學校檔案收集管理制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案的收集與管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性，充分發揮檔案在學校教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位以及全體教職員工在工作活動中形成的各類檔案的收集與管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則學校檔案工作實行集中統一領導，由學校綜合檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規范化和標準化。2.完整準確原則各部門、各單位應按照全面、系統、準確的要求，及時收集本部門、本單位工作活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案內容的完整性和準確性。3.及時有效原則檔案收集工作應遵循及時、高效的原則，確保檔案在形成后能夠及時收集歸檔，避免檔案的散失和損壞。4.方便利用原則檔案管理應充分考慮利用的需求，便于檔案的查閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案收集范圍（一）黨群工作類1.學校黨組織的工作計劃、總結、報告、決議、決定等文件材料。2.黨員名冊、入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請書、黨員登記表等黨員檔案材料。3.黨組織開展活動的記錄、照片、視頻等資料。4.學校工會、共青團、婦聯等群眾組織的工作計劃、總結、活動記錄等文件材料。（二）行政管理類1.學校行政工作的各項規章制度、辦法、規定等文件材料。2.學校行政會議記錄、紀要、決議等文件材料。3.學校工作計劃、總結、報告、統計報表等文件材料。4.學校機構設置、人員編制、干部任免、職稱評定、工資福利等文件材料。5.學校對外聯系的函件、協議、合同等文件材料。6.學校各類證書、印章的管理文件材料。（三）教學工作類1.教學計劃、教學大綱、課程標準、教材等教學文件材料。2.教案、講稿、課件、試卷、成績冊等教學資料。3.教學實習、實驗實訓、課程設計、畢業設計等教學實踐環節的文件材料。4.教學改革、教學研究、教學成果等文件材料。5.學生學籍管理文件材料，包括招生計劃、錄取名單、學籍卡、成績單、畢業登記表等。（四）科學研究類1.科研項目申請書、立項批復、任務書、合同書等文件材料。2.科研項目研究過程中的實驗數據、研究報告、論文、著作等成果材料。3.科研項目鑒定、驗收、獎勵等文件材料。4.學術會議、學術交流活動的文件材料。（五）基本建設類1.學校基本建設項目的可行性研究報告、設計任務書、初步設計、施工圖設計等文件材料。2.基本建設項目的招投標文件、合同協議、工程預算、決算等文件材料。3.基本建設項目施工過程中的工程變更、質量檢驗、隱蔽工程記錄等文件材料。4.基本建設項目竣工驗收文件材料，包括竣工驗收報告、竣工圖紙、設備清單等。（六）儀器設備類1.儀器設備購置計劃、審批文件、合同協議等文件材料。2.儀器設備的驗收報告、使用說明書、操作規程、維修記錄等文件材料。3.儀器設備的報廢申請、審批文件、報廢清單等文件材料。（七）財會類1.學校財務管理制度、預算、決算等文件材料。2.會計憑證、賬簿、報表等會計核算資料。3.財務審計報告、財務檢查記錄等文件材料。（八）聲像類1.學校重大活動、會議、教學科研等工作的照片、錄音、錄像等聲像資料。2.學校校園風貌、教學設施、科研成果等方面的聲像資料。（九）電子文件類1.學校各部門、各單位在工作活動中形成的電子文件，包括辦公文檔、教學課件、科研數據、財務報表等。2.學校網站、信息系統等產生的電子數據。三、檔案收集要求（一）文件材料的形成1.各部門、各單位應明確專人負責文件材料的形成工作，確保文件材料的真實、完整、準確。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料和載體，字跡應清晰、工整，簽字蓋章應齊全。3.電子文件應采用通用格式進行存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。（二）文件材料的整理1.各部門、各單位應按照檔案管理的要求，對形成的文件材料進行分類整理，確保文件材料的系統性和規范性。2.整理后的文件材料應按照一定的順序進行編號、編目，便于查找和利用。3.電子文件應按照其內容和性質進行分類存儲，并建立相應的目錄索引，便于檢索。（三）文件材料的移交1.各部門、各單位應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的文件材料整理好后移交學校綜合檔案室。2.移交的文件材料應編制移交清單，一式兩份，雙方簽字確認后各執一份。3.電子文件應通過移動存儲設備或網絡傳輸等方式移交學校綜合檔案室，并確保數據的完整性和可用性。（四）特殊載體檔案的收集1.聲像類檔案應在活動結束后及時整理、編輯，并刻錄成光盤或制成錄像帶等載體，移交學校綜合檔案室。2.實物檔案應在收集后進行登記、編號，并妥善保管，定期向學校綜合檔案室移交。四、檔案收集流程（一）部門收集1.各部門指定專人負責本部門文件材料的收集工作，定期對文件材料進行清理和整理。2.收集人員應按照檔案收集范圍的要求，對本部門形成的各類文件材料進行全面收集，確保無遺漏。3.對收集到的文件材料進行初步分類和整理，剔除重復、無效的文件材料。（二）部門整理1.各部門收集人員將初步整理后的文件材料按照檔案管理的要求進行進一步分類、編號、編目。2.編制文件材料目錄清單，注明文件材料的名稱、編號、日期、來源等信息。3.將整理好的文件材料裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）部門移交1.各部門在每年[具體時間]前，將整理好的文件材料移交學校綜合檔案室。2.移交時，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。3.檔案移交清單應包括檔案類別、年度、保管期限、檔案盒數量、文件材料數量等信息。（四）檔案室接收1.學校綜合檔案室收到各部門移交的檔案后，按照移交清單進行核對驗收。2.對驗收合格的檔案進行登記、上架，并錄入檔案管理系統。3.對驗收不合格的檔案，及時通知移交部門進行補充或整改，直至驗收合格。五、檔案收集的監督與考核（一）監督檢查1.學校綜合檔案室定期對各部門檔案收集工作進行監督檢查，確保檔案收集工作的規范進行。2.監督檢查內容包括檔案收集范圍的執行情況、文件材料的完整性和準確性、整理和移交的及時性等。3.對監督檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.學校將檔案收集工作納入各部門年度考核內容，對檔案收集工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對檔案收集工作不重視、未按要求完成檔案收集任務的部門，在年度考核中予以扣分，并責令限期整改。3.考核評價結果作為部門和個人評先評優、職務晉升等的重要依據。六、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.學校綜合檔案室應按照檔案保管期限的要求，對收集到的檔案進行分類存放，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，定期對檔案進行檢查和維護。3.對電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數據維護和更新，確保電子檔案的安全和完整。（二）檔案利用1.學校各部門、各單位因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經本部門負責人簽字同意后，到學校綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時，應在檔案查閱登記本上如實