公司門房快遞管理制度總則目的為規(guī)范公司門房快遞收發(fā)管理，確保快遞包裹的安全、及時、準確收發(fā)，保障公司正常辦公秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及進入公司辦公區(qū)域的快遞服務相關(guān)人員。基本原則1.安全第一原則：確保快遞包裹在收發(fā)過程中的安全，防止丟失、損壞或延誤。2.高效準確原則：優(yōu)化快遞收發(fā)流程，提高工作效率，保證快遞信息的準確傳遞。3.服務至上原則：為員工提供便捷、優(yōu)質(zhì)的快遞收發(fā)服務，滿足員工合理需求。門房快遞管理職責門房職責1.快遞接收負責接收各類快遞包裹，對包裹進行初步檢查，查看是否有破損、變形等異常情況。核對快遞單上的收件地址、收件人姓名等信息，確保與公司信息一致。對接收的快遞進行登記，記錄快遞單號、寄件人、收件部門、收件人等詳細信息。2.快遞保管將接收的快遞妥善存放在指定區(qū)域，確保包裹存放有序，便于查找。注意保管區(qū)域的安全，防止快遞包裹被盜或損壞。3.快遞通知與發(fā)放根據(jù)快遞登記信息，及時通過郵件、短信或內(nèi)部通訊工具等方式通知收件人取件。收件人取件時，核對收件人身份信息，確認無誤后發(fā)放快遞包裹，并要求收件人在快遞簽收登記表上簽字確認。對于因特殊原因無法及時通知到收件人的快遞，要做好記錄，并妥善保管，等待收件人前來領取。員工職責1.提供準確信息：員工應確保在快遞寄件時填寫準確的公司收件地址、收件部門、收件人姓名等信息，以便快遞能夠準確送達。2.及時取件：收到取件通知后，應盡快在規(guī)定時間內(nèi)到門房取件，避免快遞包裹積壓。3.配合檢查：取件時應配合門房工作人員的檢查，如有疑問或發(fā)現(xiàn)問題及時與門房溝通。快遞接收管理快遞接收流程1.快遞員到達：快遞員將快遞包裹送至公司門房，門房工作人員進行初步接待。2.檢查包裹：對快遞包裹外觀進行檢查，查看是否有明顯破損、變形、水漬等情況。如有異常，當場與快遞員確認，并在快遞單上注明。3.核對信息：仔細核對快遞單上的收件地址、收件人姓名、收件部門等信息，與公司內(nèi)部記錄進行比對。若信息不一致，及時聯(lián)系收件人核實或要求快遞員更正。4.登記信息：準確記錄快遞單號、寄件人、收件部門、收件人、快遞類型（文件、包裹等）、快遞重量等詳細信息，登記在《快遞接收登記表》上。5.存放包裹：將檢查無誤的快遞包裹按照類別、大小等進行分類存放，存放在專門的快遞保管區(qū)域。特殊快遞處理1.貴重物品快遞：對于價值較高或重要的快遞包裹（如電子產(chǎn)品、重要文件、珠寶首飾等），門房工作人員應進行重點標記，并單獨存放。同時，及時通知收件人前來領取，并提醒收件人注意包裹安全。2.到付快遞：收到到付快遞時，門房工作人員應先與收件人聯(lián)系，確認是否同意支付費用及支付方式。收件人同意支付后，方可接收快遞，并在快遞單上注明“到付”字樣。3.拒收快遞：若發(fā)現(xiàn)快遞包裹存在不符合公司規(guī)定或無法正常接收的情況（如寄件人信息不明、包裹內(nèi)容違規(guī)等），門房工作人員應拒絕接收，并及時與快遞員溝通說明原因。快遞保管管理保管區(qū)域設置1.專門區(qū)域：公司應設置專門的快遞保管區(qū)域，確保該區(qū)域安全、干燥、通風良好，能夠有效保護快遞包裹。2.分類存放：根據(jù)快遞包裹的大小、類型、收件部門等進行分類存放，便于查找和管理。例如，文件類快遞可單獨存放，大件包裹可按照樓層或區(qū)域進行劃分存放。3.標識清晰：在保管區(qū)域設置明顯的標識牌，標明快遞存放的規(guī)則和注意事項，如“貴重物品請單獨存放”、“請按照收件部門分類存放”等。保管要求1.安全防護：加強保管區(qū)域的安全防護措施，安裝必要的監(jiān)控設備，確保快遞包裹的安全。同時，定期檢查保管區(qū)域的門窗、門鎖等設施，確保其正常使用。2.環(huán)境維護：保持保管區(qū)域的清潔衛(wèi)生，定期清理灰塵、雜物等，防止快遞包裹受到污染或損壞。注意控制保管區(qū)域的溫度和濕度，避免因環(huán)境因素影響快遞質(zhì)量。3.定期盤點：門房工作人員應定期對快遞包裹進行盤點，核對實際數(shù)量與登記記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查找原因并進行處理。快遞通知與發(fā)放管理通知方式1.郵件通知：對于重要快遞或批量快遞，優(yōu)先采用郵件方式通知收件人取件。郵件內(nèi)容應包含快遞單號、寄件人、快遞類型、取件時間、取件地點等詳細信息。2.短信通知：對于一般性快遞，可通過短信方式通知收件人。短信內(nèi)容簡潔明了，告知收件人有快遞到件，請及時到門房取件。3.內(nèi)部通訊工具通知：利用公司內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋┌l(fā)布快遞取件通知，方便員工及時獲取信息。通知時應注明快遞單號、寄件人、收件部門、收件人等關(guān)鍵信息。通知時間1.及時通知：門房工作人員在接收快遞并完成登記后，應盡快通知收件人取件。原則上，當天接收的快遞應在當天或次日通知收件人。2.特殊情況：對于因特殊原因（如快遞數(shù)量較多、收件人外出等）無法及時通知的快遞，門房工作人員應在快遞接收后的24小時內(nèi)記錄在案，并在后續(xù)合適時間盡快通知收件人。發(fā)放流程1.收件人取件：收件人收到取件通知后，按照通知要求的時間和地點到門房取件。2.身份核對：門房工作人員核對收件人身份信息，可要求收件人出示有效身份證件或提供與登記信息一致的其他證明材料。3.簽字確認：收件人確認身份無誤后，在《快遞簽收登記表》上簽字領取快遞包裹。簽字時應確保字跡清晰、準確，注明取件時間。4.異常處理：如收件人發(fā)現(xiàn)快遞包裹有破損、丟失等異常情況，門房工作人員應協(xié)助收件人當場與快遞員核實，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。快遞費用管理寄件費用1.員工寄件：員工因工作需要寄件的，應按照公司相關(guān)規(guī)定填寫寄件申請單，經(jīng)部門負責人審批后，可到指定地點辦理寄件手續(xù)。寄件費用按照公司與快遞公司協(xié)商的價格標準執(zhí)行，由公司統(tǒng)一結(jié)算。2.特殊寄件：對于因特殊業(yè)務需求需要采用特殊快遞服務（如加急快遞、國際快遞等）的，員工應提前向部門負責人說明情況，經(jīng)公司領導審批同意后，方可辦理寄件手續(xù)。特殊寄件費用超出公司規(guī)定標準的部分，由員工自行承擔。到付費用1.收件人支付：對于到付快遞，收件人應在取件時按照快遞單上注明的費用金額支付快遞費用。門房工作人員應協(xié)助快遞員收取費用，并確保費用金額準確無誤。2.費用核對：門房工作人員在收取到付費用后，應及時與快遞公司核對費用明細，確保公司支付的費用與實際收件金額一致。如有差異，應及時與快遞公司溝通解決。考核與監(jiān)督考核內(nèi)容1.門房工作人員考核：對門房工作人員的快遞收發(fā)工作進行考核，考核內(nèi)容包括快遞接收的準確性、及時性，快遞保管的安全性、規(guī)范性，快遞通知與發(fā)放的有效性、服務質(zhì)量等方面。2.員工考核：對員工的快遞收發(fā)行為進行考核，考核內(nèi)容包括提供信息的準確性、取件的及時性等方面。對于因員工自身原因?qū)е驴爝f收發(fā)出現(xiàn)問題的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司人力資源部門負責對快遞收發(fā)管理工作進行定期檢查和不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門和人員進行整改。2.員工監(jiān)督：鼓勵員工對快遞收發(fā)管理工作進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)門房工作人員存在違規(guī)操作或服務質(zhì)量問題，可向人力資源部門或相關(guān)領導反映。3.投訴處理：對于員工或外部人員的