公司貨物快遞管理制度一、總則（一）目的為規范公司貨物快遞的收發管理，確保貨物安全、準確、及時送達目的地，提高工作效率，降低快遞成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因工作需要寄發和接收的貨物快遞。（三）職責分工1.行政部門負責制定、修訂和完善公司貨物快遞管理制度。統一管理公司快遞費用，與快遞公司簽訂合作協議，定期進行費用結算和核對。負責快遞面單的采購、發放和管理，確保面單的正確使用。對各部門的快遞使用情況進行統計和分析，提出改進建議。2.各部門負責本部門貨物快遞的寄發和接收工作，指定專人負責快遞事宜，并報行政部門備案。按照本制度規定填寫快遞寄件申請表，詳細注明寄件信息、收件信息、貨物清單等內容。對本部門快遞費用進行控制和審核，確保費用合理合規。負責跟蹤本部門發出快遞的物流信息，及時處理異常情況。二、快遞寄發管理（一）寄件申請1.各部門如需寄發貨物快遞，應提前填寫《快遞寄件申請表》（以下簡稱申請表），申請表應包括以下內容：寄件部門：填寫寄件部門全稱。寄件人姓名：填寫具體寄件人姓名。聯系電話：填寫寄件人手機號碼。收件部門：填寫收件部門全稱。收件人姓名：填寫具體收件人姓名。聯系電話：填寫收件人手機號碼。地址：填寫收件人詳細地址。貨物清單：詳細列出所寄貨物的名稱、數量、重量、體積等信息。快遞類型：選擇快遞服務類型，如普通快遞、加急快遞、順豐即日等。寄件原因：簡要說明寄件目的。2.申請表由寄件部門負責人簽字審核后，提交至行政部門。行政部門對申請表進行審核，重點審核寄件信息是否完整、準確，快遞類型選擇是否合理，寄件原因是否符合公司規定等。如審核通過，行政部門在申請表上加蓋公章，并安排快遞寄發；如審核不通過，行政部門應及時與寄件部門溝通，說明原因，要求其補充或修改相關信息。（二）快遞選擇1.行政部門應根據寄件要求和貨物特點，綜合考慮快遞公司的服務質量、價格、時效等因素，選擇合適的快遞公司。一般情況下，優先選擇與公司簽訂合作協議的快遞公司；如合作快遞公司無法滿足寄件需求，可選擇其他有資質的快遞公司，但需報行政部門負責人批準。2.對于重要文件、緊急貨物或價值較高的物品，應選擇服務質量較好、時效性較強的快遞公司，如順豐快遞、EMS等；對于一般性貨物，可根據實際情況選擇性價比高的快遞公司。（三）面單填寫1.行政部門負責領取和發放快遞面單，并指導寄件人正確填寫。面單填寫應字跡清晰、內容完整、準確無誤，不得涂改。2.面單上應填寫的信息包括：寄件人姓名、聯系電話、地址，收件人姓名、聯系電話、地址，貨物清單（可另附清單），寄件日期等。3.對于到付件，應在面單上注明“到付”字樣，并確保收件人知曉快遞費用由其支付。（四）貨物包裝1.寄件人應根據貨物的性質、重量、體積等因素，選擇合適的包裝材料進行包裝，確保貨物在運輸過程中不受損壞。2.對于易碎品，應采用防震、抗壓的包裝材料進行包裝，并在包裝上標明“易碎品”字樣；對于液體、粉末等特殊物品，應按照快遞公司的要求進行包裝，并確保密封良好，防止泄漏。3.包裝完成后，應在包裝上粘貼快遞面單，并確保面單粘貼牢固、清晰可見。（五）寄件交接1.寄件人將包裝好的貨物及填寫完整的申請表一并交至行政部門。行政部門指定專人負責接收，并對貨物和申請表進行核對，確保信息一致。2.核對無誤后，行政部門工作人員在申請表上簽字確認，并將貨物和申請表交予快遞公司取件人員。取件人員與行政部門工作人員辦理交接手續，雙方在交接清單上簽字確認，明確貨物數量、重量、體積等信息。3.行政部門應及時跟蹤快遞公司取件情況，如發現取件異常，應及時與快遞公司溝通解決。三、快遞接收管理（一）收件通知1.快遞公司將貨物送達公司后，行政部門應及時通知收件部門取件。通知方式可采用電話、郵件、短信等方式，確保收件部門能夠及時收到通知。2.通知內容應包括快遞單號、快遞公司名稱、貨物名稱、取件時間、取件地點等信息。（二）取件流程1.收件部門收到取件通知后，應安排專人憑有效身份證件到行政部門指定地點取件。取件人員在取件登記表上簽字確認，領取貨物。2.取件人員在取件時，應仔細核對貨物數量、重量、體積等信息，如發現貨物有損壞、缺失等異常情況，應立即與快遞公司聯系，并在取件登記表上注明異常情況。3.行政部門應定期對取件登記表進行整理和歸檔，保存期限為[X]年，以備查詢。（三）異常處理1.如收件部門在取件時發現貨物有損壞、缺失等異常情況，應及時與快遞公司協商解決。協商不成的，可向快遞公司提出索賠要求，并提供相關證明材料，如貨物清單、快遞面單、照片、視頻等。2.行政部門應協助收件部門處理快遞異常情況，及時與快遞公司溝通協調，跟蹤索賠進展情況，并將處理結果反饋給收件部門。3.對于因快遞原因導致的貨物延誤、丟失、損壞等情況，行政部門應及時統計相關數據，并定期向快遞公司反饋，要求其改進服務質量。四、快遞費用管理（一）費用標準1.行政部門應根據快遞公司的收費標準，結合公司實際情況，制定公司快遞費用標準。費用標準應明確不同快遞服務類型的收費標準、首重、續重價格等信息，并定期進行更新和調整。2.各部門應嚴格按照公司快遞費用標準寄發快遞，不得擅自選擇超出標準的快遞服務類型或支付額外費用。（二）費用結算1.行政部門每月定期與快遞公司進行費用結算，核對當月寄發快遞的數量、重量、費用等信息。結算完成后，行政部門應編制《快遞費用結算清單》，詳細列出各部門當月快遞費用明細，并提交財務部門審核。2.財務部門對《快遞費用結算清單》進行審核，審核無誤后，按照公司財務制度進行費用支付。如發現費用異常或存在問題，財務部門應及時與行政部門溝通核實，并要求其進行調整。3.行政部門應將每月快遞費用結算情況向公司管理層匯報，為公司成本控制提供數據支持。（三）費用控制1.各部門應加強對快遞費用的控制，合理安排寄件時間和快遞服務類型，避免不必要的快遞費用支出。2.對于可通過電子郵件、內部系統等方式傳遞的文件和資料，應盡量減少快遞寄發；對于緊急且重要的文件和資料，可優先選擇電子傳輸方式，如確實需要快遞寄發，應嚴格按照寄件申請流程進行審批。3.行政部門應定期對各部門快遞費用使用情況進行統計和分析，對于快遞費用較高的部門，應與其溝通了解原因，并提出改進建議，督促其合理控制快遞費用。五、快遞信息管理（一）信息記錄1.行政部門應建立快遞信息管理臺賬，詳細記錄公司寄發和接收快遞的相關信息，包括快遞單號、快遞公司名稱、寄件部門、寄件人姓名、收件部門、收件人姓名、聯系電話、地址、寄件日期、取件日期、快遞費用等。2.快遞信息管理臺賬應采用電子表格或專門的管理軟件進行記錄，確保信息的準確性、完整性和可查詢性。（二）信息查詢1.各部門因工作需要可查詢快遞信息管理臺賬，了解本部門快遞寄發和接收情況。查詢時，應填寫《快遞信息查詢申請表》，注明查詢內容、查詢原因等信息，經部門負責人簽字審核后，提交至行政部門。2.行政部門根據申請表內容進行查詢，并將查詢結果反饋給申請部門。如涉及公司機密信息或其他敏感信息，行政部門應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制查詢范圍和人員。（三）信息保密1.行政部門和各部門工作人員應嚴格遵守公司保密制度，對快遞信息中的寄件人、收件人信息、貨物清單等內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.未經寄件人或收件人同意，任何人不得擅自查閱、復印、傳播快遞信息。如因工作需要確需使用快遞信息，應按照公司規定的審批流程進行申請和授權。六、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門負責對公司貨物快遞管理制度的執行情況進行監督檢查，定期或不定期對各部門快遞寄發、接收、費用管理等情況進行抽查。2.監督檢查內容包括：寄件申請流程是否規范、快遞選擇是否合理、面單填寫是否準確、貨物包裝是否符合要求、寄件交接是否及時、收件通知是否到位、取件流程是否合規、費用結算是否準確、信息管理是否完善等。3.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核機制1.公司將各部門貨物快遞管理制度執行情況納入績效考核體系，對執行情況良好的部門和個人給予表彰和獎勵；對執行不力、違反制度規定的部門和個人進行批評教育，并視情節輕重給予相應的處罰。2.考核指