公司貨款欠單管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司貨款欠單的管理，加強(qiáng)應(yīng)收賬款的回收，保障公司資金安全，維護(hù)公司正常的經(jīng)營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨款欠單的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)等產(chǎn)生的貨款往來。3.基本原則依法合規(guī)原則：貨款欠單的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。風(fēng)險(xiǎn)控制原則：加強(qiáng)對(duì)貨款欠單的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制，確保應(yīng)收賬款的及時(shí)回收，降低壞賬風(fēng)險(xiǎn)。責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在貨款欠單管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。動(dòng)態(tài)跟蹤原則：對(duì)貨款欠單進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)掌握欠款情況，采取有效措施進(jìn)行催收。二、管理職責(zé)1.銷售部門負(fù)責(zé)客戶信用調(diào)查與評(píng)估，建立客戶信用檔案。簽訂銷售合同，明確付款方式、付款期限等條款，并確保合同的有效性和可執(zhí)行性。及時(shí)跟進(jìn)客戶訂單執(zhí)行情況，對(duì)逾期未付款的客戶進(jìn)行催收，并定期向財(cái)務(wù)部門反饋貨款回收情況。協(xié)助財(cái)務(wù)部門處理貨款糾紛，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)貨款欠單的賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄應(yīng)收賬款的發(fā)生、收回等情況。定期對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，向銷售部門提供欠款客戶名單及欠款金額等信息。制定貨款催收計(jì)劃，協(xié)助銷售部門進(jìn)行催收工作，并對(duì)催收結(jié)果進(jìn)行跟蹤和反饋。對(duì)貨款欠單進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和防范措施建議。負(fù)責(zé)與客戶進(jìn)行對(duì)賬工作，確保雙方賬目一致。3.法務(wù)部門審核銷售合同等相關(guān)法律文件，確保合同條款合法合規(guī)，保護(hù)公司合法權(quán)益。參與貨款糾紛的處理，提供法律支持和建議，協(xié)助制定解決方案。對(duì)涉及貨款欠單的重大法律問題進(jìn)行研究和分析，提出應(yīng)對(duì)策略。4.其他部門其他部門應(yīng)配合銷售部門、財(cái)務(wù)部門等做好貨款欠單管理工作，如提供相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、協(xié)助催收等。三、客戶信用管理1.信用調(diào)查銷售部門在與新客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系前，應(yīng)對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括客戶的基本信息、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄等。可以通過多種渠道獲取客戶信用信息，如查閱客戶的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件，查詢信用評(píng)級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)告，向銀行、供應(yīng)商等了解客戶的信用情況，實(shí)地考察客戶經(jīng)營場(chǎng)所等。2.信用評(píng)估銷售部門根據(jù)收集到的客戶信用信息，對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)可包括客戶的經(jīng)營規(guī)模、盈利能力、資產(chǎn)負(fù)債狀況、信用記錄等。采用定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)客戶信用進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，確定客戶的信用等級(jí)。信用等級(jí)可分為A、B、C、D四級(jí)，其中A級(jí)為信用良好，B級(jí)為信用一般，C級(jí)為信用較差，D級(jí)為信用惡劣。3.信用檔案建立銷售部門應(yīng)為每個(gè)客戶建立獨(dú)立的信用檔案，檔案內(nèi)容包括客戶信用調(diào)查資料、信用評(píng)估報(bào)告、銷售合同、付款記錄等。信用檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。銷售部門應(yīng)定期對(duì)客戶信用檔案進(jìn)行審查和評(píng)估，根據(jù)客戶信用狀況的變化調(diào)整信用等級(jí)和信用額度。4.信用額度設(shè)定根據(jù)客戶信用等級(jí)，為客戶設(shè)定相應(yīng)的信用額度。信用額度是指公司允許客戶在一定期限內(nèi)累計(jì)欠款的最高金額。信用額度的設(shè)定應(yīng)綜合考慮客戶的信用狀況、經(jīng)營規(guī)模、合作歷史等因素。對(duì)于信用等級(jí)較高的客戶，可以適當(dāng)提高信用額度；對(duì)于信用等級(jí)較低的客戶，應(yīng)嚴(yán)格控制信用額度。銷售部門在與客戶簽訂銷售合同時(shí)，應(yīng)確保合同金額在客戶信用額度范圍內(nèi)。如因特殊情況需要超出信用額度簽訂合同的，須經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審批，并報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。四、貨款欠單的生成與管理1.銷售業(yè)務(wù)貨款欠單銷售部門在貨物發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)開具發(fā)票，并根據(jù)合同約定的付款方式和期限，生成貨款欠單。貨款欠單應(yīng)明確客戶名稱、欠款金額、欠款期限、付款方式等信息。銷售部門應(yīng)將貨款欠單及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行賬務(wù)處理，并將貨款欠單納入應(yīng)收賬款管理臺(tái)賬。銷售部門應(yīng)定期對(duì)貨款欠單進(jìn)行核對(duì)，確保欠單信息的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)欠單信息有誤，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通并進(jìn)行更正。2.采購業(yè)務(wù)貨款欠單采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和期限，審核發(fā)票內(nèi)容及金額的準(zhǔn)確性。如發(fā)票無誤，采購部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)安排付款，并生成貨款欠單。貨款欠單應(yīng)明確供應(yīng)商名稱、欠款金額、欠款期限、付款方式等信息。采購部門應(yīng)將貨款欠單及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行賬務(wù)處理，并將貨款欠單納入應(yīng)付賬款管理臺(tái)賬。采購部門應(yīng)定期對(duì)貨款欠單進(jìn)行核對(duì)，確保欠單信息的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)欠單信息有誤，應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通并進(jìn)行更正。3.貨款欠單的跟蹤與提醒財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，根據(jù)貨款欠單的到期情況，向銷售部門和采購部門發(fā)送催款或付款提醒。銷售部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的提醒，及時(shí)對(duì)逾期未付款的客戶進(jìn)行催收。催收方式可包括電話催收、郵件催收、上門催收等。對(duì)于多次催收仍未付款的客戶，銷售部門應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門反饋情況，共同商討解決方案。采購部門應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)部門的提醒，及時(shí)安排支付到期的貨款。如因特殊原因需要延期付款的，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，并取得供應(yīng)商的同意。五、貨款糾紛處理1.糾紛原因貨款糾紛的產(chǎn)生原因主要包括客戶對(duì)貨物質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等存在異議，客戶經(jīng)營狀況惡化導(dǎo)致無力支付貨款，合同條款約定不明確等。2.糾紛處理流程當(dāng)發(fā)生貨款糾紛時(shí)，銷售部門或采購部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，如銷售合同、發(fā)票、送貨單、對(duì)賬單等，并與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，了解糾紛原因及對(duì)方訴求。如雙方能夠通過協(xié)商解決糾紛，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，明確糾紛解決方案及付款時(shí)間等事項(xiàng)。協(xié)商解決后，銷售部門或采購部門應(yīng)及時(shí)將處理結(jié)果告知財(cái)務(wù)部門。如雙方無法通過協(xié)商解決糾紛，銷售部門或采購部門應(yīng)及時(shí)將糾紛情況報(bào)告給法務(wù)部門。法務(wù)部門應(yīng)介入調(diào)查，分析糾紛的法律性質(zhì)和責(zé)任歸屬，并制定相應(yīng)的法律解決方案。法務(wù)部門可根據(jù)糾紛情況，選擇通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，銷售部門、采購部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)積極配合法務(wù)部門工作，提供相關(guān)資料和信息。3.糾紛處理記錄銷售部門或采購部門應(yīng)建立貨款糾紛處理記錄檔案，記錄糾紛發(fā)生的原因、處理過程、處理結(jié)果等信息。貨款糾紛處理記錄檔案應(yīng)作為公司重要的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行保存，以備后續(xù)查閱和參考。六、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)貨款欠單管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查貨款欠單的生成、跟蹤、催收等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)貨款欠單管理中存在的問題，并提出改進(jìn)建議。相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審計(jì)部門的建議，及時(shí)進(jìn)行整改，完善貨款欠單管理制度。2.績效考核公司應(yīng)將貨款欠單管理納入績效考核體系，對(duì)銷售部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門及人員的貨款回收情況、糾紛處理情況等進(jìn)行考核。績效考核指標(biāo)可包括應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、逾期賬款回收率、貨款糾紛解決率等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)