完善細化資料管理制度總則目的為了加強公司資料管理，確保公司各類資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中所涉及的各類資料的管理。定義1.公司資料：指公司在運營過程中產生的各種文件、檔案、記錄、報表、合同、協議、證照等信息載體。2.資料管理：包括資料的收集、整理、分類、存儲、檢索、使用、保管、銷毀等一系列活動。基本原則1.真實性原則：資料應如實反映公司的實際工作情況和業務活動。2.完整性原則：確保資料的全面性，不遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內容準確無誤，數據真實可靠。4.規范性原則：資料的格式、編號、分類等應符合公司統一規定。5.保密性原則：對于涉及公司機密的資料，應嚴格保密，防止泄露。6.及時性原則：資料應及時收集、整理和歸檔，確保其時效性。資料分類與編號資料分類1.行政類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃與總結、規章制度、證照等。2.人事類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利資料等。3.財務類：財務報表、會計憑證、審計報告、預算資料、合同等。4.業務類：銷售合同、采購訂單、項目文檔、客戶資料、市場調研報告等。5.技術類：研發文檔、技術圖紙、工藝文件、測試報告等。編號規則1.資料編號采用“部門代碼+年份+順序號”的格式。2.部門代碼：根據公司組織架構確定，如行政部為XZ，人事部為RS，財務部為CW等。3.年份：取資料形成年份的后兩位數字，如2023年為23。4.順序號：按照資料形成的先后順序依次編號，從001開始。5.示例：RS23001表示人事部2023年形成的第1份資料。資料收集與整理收集職責1.各部門負責本部門資料的收集工作，指定專人負責資料的日常收集和整理。2.涉及多個部門的資料，由主辦部門負責牽頭收集，相關部門配合。收集要求1.資料應在業務活動完成后及時收集，確保資料的完整性和及時性。2.收集的資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改。3.對于電子資料，應確保其格式正確、內容清晰，并進行備份存儲。整理要求1.資料收集后，應按照分類標準進行整理，剔除重復、無效的資料。2.對資料進行編號、編目，編制資料清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。3.資料應按照一定的順序排列，便于查閱和管理。資料存儲與保管存儲方式1.紙質資料：應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、有序。2.電子資料：應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，按照文件夾結構進行分類存儲，文件夾命名應規范、清晰。3.重要資料：對于涉及公司機密或重要業務的資料，應進行加密存儲，并采取相應的安全防護措施。保管期限1.公司資料的保管期限根據相關法律法規和公司實際情況確定，一般分為短期（13年）、中期（35年）和長期（5年以上）。2.具體保管期限如下：行政類資料：短期保管的有一般性文件、通知等；中期保管的有重要會議紀要、規章制度修訂記錄等；長期保管的有公司章程、營業執照等證照。人事類資料：短期保管的有員工入職申請表、試用期考核表等；中期保管的有員工培訓記錄、績效考核檔案等；長期保管的有員工檔案。財務類資料：短期保管的有月度財務報表、費用報銷憑證等；中期保管的有年度財務報表、審計報告等；長期保管的有會計憑證、賬簿等。業務類資料：短期保管的有一般銷售合同、采購訂單等；中期保管的有重要項目文檔、客戶合作協議等；長期保管的有公司核心業務的長期合同、戰略合作伙伴協議等。技術類資料：短期保管的有一般性技術文檔、測試報告等；中期保管的有研發項目文檔、技術改進記錄等；長期保管的有核心技術資料、專利文件等。保管責任1.各部門負責本部門資料的保管工作，指定專人負責資料的日常保管和維護。2.檔案管理人員應定期對資料進行檢查、清點，確保資料的安全和完整。3.對于損壞、丟失的資料，應及時查明原因，采取補救措施，并向上級報告。資料檢索與使用檢索方式1.紙質資料：通過查閱資料清單、檔案目錄等進行檢索。2.電子資料：利用公司的文件管理系統或搜索引擎進行檢索，輸入關鍵詞即可快速查找所需資料。使用權限1.公司員工因工作需要查閱資料時，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、編號、用途等信息，經部門負責人批準后，方可查閱。2.涉及公司機密的資料，查閱人應嚴格遵守保密規定，不得擅自復制、傳播或泄露。3.外單位人員因工作需要查閱公司資料時，應提前與公司相關部門聯系，經公司領導批準后，由專人陪同查閱，并簽署保密協議。使用記錄1.資料查閱人應在《資料查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人、查閱資料名稱及編號、查閱用途等信息。2.檔案管理人員應定期對資料查閱記錄進行整理和歸檔，以便追溯和查詢。資料借閱與歸還借閱流程1.公司員工因工作需要借閱資料時，應填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、編號、借閱期限等信息，經部門負責人批準后，到檔案管理人員處辦理借閱手續。2.檔案管理人員應在《資料借閱登記表》上記錄借閱人、借閱資料名稱及編號、借閱期限、歸還日期等信息，并將資料交付借閱人。借閱期限1.資料借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向檔案管理人員說明，并辦理續借手續。2.涉及公司機密的資料，借閱期限應嚴格控制，一般不超過[X]個工作日。歸還要求1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。2.歸還資料時，借閱人應確保資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應照價賠償。3.檔案管理人員應在收到歸還資料后，對資料進行檢查，確認無誤后，在《資料借閱登記表》上注明歸還日期，并將資料歸位。資料保密與安全保密措施1.公司建立健全資料保密制度，明確保密責任，加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。2.對于涉及公司機密的資料，應嚴格限制接觸范圍，實行專人專管，并采取加密存儲、訪問控制、物理隔離等安全防護措施。3.在資料的傳輸、存儲和使用過程中，應確保其安全性，防止資料被竊取、篡改或泄露。安全管理1.公司應加強對資料存儲場所的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施，確保資料的安全存放。2.定期對資料進行備份，防止因自然災害、設備故障等原因導致資料丟失。3.加強對電子資料的安全管理，安裝殺毒軟件、防火墻等安全防護軟件，定期進行病毒查殺和系統更新，防止網絡攻擊和惡意軟件入侵。資料銷毀銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且已無留存價值的。2.因公司業務調整、機構撤銷等原因，不再需要的資料。3.涉及公司機密的資料，在保密期限屆滿后，經公司領導批準，可以進行銷毀。銷毀流程1.各部門應定期對本部門保管的資料進行清理，提出銷毀申請，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請表》經部門負責人審核、公司領導批準后，由檔案管理人員負責組織銷毀工作。3.銷毀資料時，應至少有兩名專人在場監督，并在《資料銷毀記錄》上簽字確認。4.資料銷毀方式可以采用粉碎、焚燒、電子刪除等方式，確保資料無法恢復。監督與檢查監督職責1.公司設立資料管理監督小組，負責對公司資料管理工作進行監督檢查。2.監督小組由公司領導、各部門負責人等組成，定期對公司資料管理情況進行檢查和評估。檢查內容1.資料管理制度的執行情況，包括資料的收集、整理、存儲、檢索、使用、保管、銷毀等環節。2.資料的完整性、準確性、安全性和可追溯性。3.員工對資料管理制度的知曉程度和執行情況。問題整改1.監