文書管理要求

□總則

第一條目標

為使文書管理制度化，以促進文書處理之品質及效率，特訂定

本規則。

第二條范圍

本規則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各企業（含

事業部、業務實施部門）和外界來往文書（包含電報）及關系企業（含

企業內容）各部門間來往文書（包含簽呈），自收（發）文至歸檔全部

過程之辦理和控制。

□承接部門

第三條總收發部門

總企業各部門和外界來往文書收發由總管理處總務部門統一

辦理，各企業（工廠）所在地總收發由其所屬總務部門辦理。總收發

部門負責文書之收受及發送。

第四條管理部門

（一）總管理處各部、室、中心及各企業以企業名義和外界來、

往文書，以各企業總經理室或管理處為管理部門；營業、采購、工

務、資料、法律、服務、訓練等業務部匚文書，得以各該業務部門

最高主管部門為管理部門。

（-）各企業（工廠）所在地和外界來往屬地域性文書，以其所在

地之經理室或管理處（或總務部門）為管理部門。

（三）關系企業各企業、部門間來往文書標準上以廠、處、部、

室以上部門為管理部門。

（四）管理部門應指定人員負責來往文書核稿及收發、拆封、登

記、分文、稽催、校對、監印、檔案管理等事宜；文書未按要求處

理者，管理部門不得受理。

第五條主辦及會辦部門

（-）文書內容所包含業務主辦部門為該項文書主辦部門，如有

包含其它部門時，其它部門則為該項文書會辦部門。

（二）本企業各類資料對外統一報送主辦、會辦及提供部門以下

表

資料報送對象主辦部門提供部門備注

一、金融機構財務部門各各企業會計法律事

二、主管機構企業會計處處（科）各務室法律事

（一）稅務主管（科）法律事企業會計處務室財務部如

機構（二）商務室各企業（科）各企公布資料包含

業及證券主管總經理或獨立業會計處企業業務政策

機構（三）工廠區之管理部（科）各企事項應后始得

廠主管機構門資材部秘業會計處向外宣告。

（四）外匯貿易書室營業部（科）及技（一）務求文

主管機構三、門各企業總術、工務部門字簡明，設計

報界（新聞）資經理室（統一各企業會計新奇，方便作

料四、業務往格式由各企業處（科）各為企業宣傳之

業用戶（業務上會商決定，如企業總經理輔助工具。

需要及推廣產以企業體為室由營業部（-）編印前

品宣傳資）五、主，則由各企門委請設計

股東及通常性業總經理室提編制各企業

用戶（編制各企供資料并由總及總管理處

業或關系企業管理處總經理相關部門

體年報）營業部室匯編）

門

□行文

第六條行文類別

（一）函：公布規章或臨時性要求及對機關團體、企業行號、私

人或關系企業各企業間及企業內各部門間行文使用。

（二）公告：就主管業務向公眾或特定對象宣告時使用。

①對省政府、市政府所屬二級機構等行文。

②對當地市、縣政府及其所屬一級機構行文。

③對稅務、金融機關行文。

④總管理處各部、室、中心代表各企業對外行文（但本款第六

項另有要求者從其要求）。

4.以企業名義，由經理署名、蓋經理職銜簽字章：

對本款第二項所列以外公家機構或公營企業、法人團體行文。

營業、資料、工務等部門于各類規章要求核決權限或授權范圍

內對用戶、廠商之行文。

5.以部門名義，由廠處長署名蓋廠處長職銜簽字章：

營業、資材、工務等部門于各類規章要求核決權限或授權范圍

內對用戶、廠商行文。

6.以部門名義蓋部門章：

①采購部門對廠商行文。

②人事、服務、訓練、法律等部門于經辦業務之權責范圍內對

公民營事業、民間機構或個人行文。

7.應依本款第四項名義、署名及用印要求行文而該行文單位無

經理者，得蓋用企業公章行文。

8.因環境特殊或事實需要，須另行要求行文名義、署名及印信

使用者，應專案簽送總管理處總經理室轉呈董事長或總經理核準。

（二）關系企業各部門間應以部門名義行文，并依下列要求簽

署、用印：

1.正式行文者，以企業名義由總經理或事業部經理署名蓋職銜

簽字章；以業務接洽便函行文者，由經辦部門主管及經辦人署名，

蓋用部門章。

2?總管理處各部、室、中心對各企業行文油印函件，蓋用部門

章。

3.工務、資材、會計、總務等服務部門對其它部門行文蓋部門

章。

4.廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽

字章簽署。

（三）公告、人事通知單、聘用書、獎狀、契約及依法令或特定

業務（如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等），須加蓋企業或業務

專用章文件?，均應蓋章，并視業務需要依要求加蓋董事長或總經理

之職銜簽字章或耿章或加蓋于其權限或授權范圍內部門主管簽字

章或私章。

（四）特定簽署人及印信文件從其要求。

（五）需以對等身份簽署人名義復文者，應斟酌實情處理。

第八條行文判行權限

（一）以董事長署名行文者，應送總管理處總經理室轉呈董事長

判行。

（二）以總經理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各企

業對外行文得由經理（主任）判行者外，應送各企業總經理室轉呈總

經理判行。

（三）以事業部經理署名行文者、應送經理室轉呈經理判行。

（四）以部門名義由廠處長署名行文者，應由部門主管判行。

（五）以部門名義行文者，應由部門主管判行。

（六）以企業名義蓋用企業公章行文者，應由經理級人員判行。

（七）因專案業務需要，如進出口、稅務、關稅、勞保、投標等

使用企業名義，須蓋用董事長或總經理之業務專用章者，行文時應

經該業務部門主管于授權之范圍內經核準后始得為之。

（八）固定格式文書，應由署名主管于原稿判行后，授權業務主

辦部門主管依式行文。

□文書處理程式

I.通則

第九條文書分類

（一）機密類：含有專利性、獨特技術性資料及特定列管業務機

密文件，應依本要求第八章要求辦理。

（二）A類：凡關系重大，足以影響企業權益文書，應呈總經理核

閱后始得分文辦理。

（三）B類：通常文書及常常性業務往來文書。

（四）C類：通常通知或參考性函件無須呈判者，僅登記分文直

接交經辦部門處理后歸檔。

（五）其它類：和企業業務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件,

無需收文、登記，可直接送相關部門參閱。

第十條收發文登記單

（一）第一聯為收（發）文登記單，收發人員按流水號碼次序裝訂

存查。

（二）第二聯為催辦單，于送經辦部門簽收文件后，收發人員收

回，按處理期限或待復日期之前后次序整理，按日查對催辦。

（三）第三聯為主管催辦單，經辦部門主管于交辦文件后留存，

按處理期限或待復日期之前后整理，以備隨時稽催督導用。

（四）第四聯為經辦人員存查聯，于文件辦妥后按結案、未結案

分類存查。

（五）第五聯為核查聯，于文件辦妥時隨文歸檔，如系代行或授

權判行文件，由收發人員轉送主管核閱后歸檔。

第十一條收（發）文字號制訂管理

（一）對外行文字號

1.企業：XIX2（X3）總字第OOOO號。XIX2為企業

簡稱；X3為地域分，不需

分地域者省略；OOOO為企業收（發）文流水號。

2.事業部（含直屬部門）：XIX2（X3）X4字第OOOO號

（X4為事業部或直屬部門代字，由各企業總經理室制訂管理）。

3.營業部門：出各企業總經理室制訂。

（二）對關系企業行文字號

1.由各企業總經理室統一制訂管理。

2.總管理處各部、室、中心由總管理處總經理室統一制訂管理。

（三）收發文編號

1.由文書管理部門按年份依流水號碼一文一號編列。“業務接

洽便函”另行編定，亦采取流水號碼一文一號編列。

2.復文以收文號碼為發文號碼，如有二號以上來文并案處理，

以最終收文號碼為發文號碼。

3.主動發文號碼和通常收復文號碼采取同一編號次序。

II.和外界來往文件

第十二條收文

（一）登記、分文

來文由收發人員拆封后，于“收（發）文登記單''登記收文編號、

收文日期、來文者、來文字號、來文日期、附件及摘要后，送分文

人員依其性質判定文書類別、經辦部門，再由收發人員分發。

（二）文件分送

收發人員分發文件，應留存“收（發）文登記單''第一聯，依收文

編號之流水號碼裝訂之。其它第二、三、四、五聯連同來文以''分

文專用卷宗''送交經辦部門主管核定“要”“否”回復及處理期限，記入

“收（發）文登記單“第二、三、四、五聯，第二聯于當日簽收后，夾

放于“分文專用卷宗''退還收發人員，由收發人員按處理期限日期前

后給予整理為文件催辦之用。

（三）文件交辦

經辦部門主管將文件批交辦理時，應將經辦人姓名記入“收（發）

文登記單''第三、四、五聯，留存第三聯按處理日期之前后整理稽

催督導，第四、五聯連同文件交經辦人辦理。

（四）文件處理

1.經辦人辦理文件時，應將擬辦或復文擬搞簽呈主管判行。

2.經辦人應將處理經過、結果或復文摘要統計于“收（發）文登

記單”第四、五聯記要聯記要欄（如不敷使用時，得以“文書簽辦單”

補充，簽辦單隨同“收（發）文登記單“第五聯步驟處理），并填記預

定保留期限及銷案或待復日期后連同來文（復文時需附復文稿）經

呈判后打字、校對再轉送文書管理部門收發人員。經辦部門主管于

文件判行后，將“收（發）文登記單”第三聯抽出銷案。

3.收發人員收到辦妥來文及“收（發）文登記單”第四、五聯時：

①如無需復文者，依其類別編定檔號填記于第四、五聯將檔號

及銷案日期轉記第一聯，抽出原留存第二聯銷案，并將第五聯同文

件歸檔，將第四聯退還經辦人。

②如需復文者，將復文及復文稿送請監印人員用印后，復文封

發投郵；來文、復文稿、復文底本則依其類別編寫檔號填記于第四、

五聯后，第五聯連同來文、復文稿、復文底本歸檔，并抽出原留存

第二聯銷案（如需待復者，則將笫二聯依待復日期前后整理以備稽

催），再將第四聯退還經辦人。經辦部門如業務需要，能夠復文底

本留存。

4.來文附件如屬現金、支票、匯票或其它有價證券等，經辦部

門經辦人于接到來文時，應即繳交出納部門簽收不應隨文傳輸。

第十三條主動發文

（一）擬稿、登記

經辦人以公文稿箋擬妥文稿，檢附“收（發）文登記單”一式五

聯，填寫受文者、類別、經辦部門、內容摘要、附件、經辦人姓名、

預定保留年限及銷案或待復期限等欄，呈部門主管核稿人員經判

行，送收發人員編號，轉打字、校對后，送交文書管理部門收發人

員。

（二）發文處理

收發人員收到發文文件、原稿“收（發）文登記單”（一式五聯），立

即發文文件及原稿送請監印人員用印。文件封發投郵后，登記單第

一聯依收發文編號流水號裝訂；無須待復文件，第二、三聯即予銷

案，如須待復者，第二聯由收發人員暫存，第三聯送經辦部門主管,

均依待復日期前后整理以備稽催；第四、五聯連同發文原稿及底本

依其類別編寫檔號，將檔號及銷案日期填記于第一聯后，第四聯交

還經辦人存查，第五聯連同發文原稿、底本歸檔。

笫十四條外界復文處理

收發人員及文書經辦部門收到外界復文，除按收文程序處理

外，收發人員應抽出原發文第二聯銷案，將銷案日期轉記原發文第

一聯，并將收文日期及字號轉記于原發文后歸檔第五聯，經辦部門

接到復文時，主管應抽出原發文第三聯銷案，經辦人應于原發文第

四聯填記收文日期及字號。

in.關系企業來往文件

第十五條行文方法

（一）正式以公文用紙或油印函件行文者，依本章要求處理。通

常性要求、通知、

公告等函件無需復文時，發文部門仍辦剪發文手續，受文部門則依

下列方法處理：

1.主管部門對其直轄部門行文時，受文部門免辦收文手續。

2.總管理處各部、室、中心及各企業相互行文，由受文企業總

經理室或部、室、中心文書管理部門辦理收文，其轉交所屬部門時,

所屬部門免辦收文手續。

3.受文部門依前二項要求免辦收文者仍應處理呈核后依收文

日期前后次序歸檔。

（二）以“業務接洽便函”行文者，依第十六條要求辦理。

（三）各類文書行文，應就組織層級需要數量一次印發，避免逐

層轉文重印延誤時效。

第十六條業務接洽便函之處理

（一）發文

經辦人發文時，應將接洽內容列記于“業務接洽便函”第一聯，并

填記文書類別、受文者、待復期限、附件等各欄，呈請主管判行后

另依式填寫三聯連同第一聯呈主管簽署，一并送收發人員編號并記

載于“收（發）文編號記錄表“再送監印人員用印后，由收發人員將

“業務接洽便函“第二、三、四聯送交受文部門，第一聯則依待復日

期之前后整理以備稽催。

（二）收文

受文部門收發人員收至廣業務接洽便函”第二、三、四聯，于便

函上填記收文時間、編定收文號碼并記載“收（發）文編號記錄表”將

便函第二、三、四聯送呈部門主管批定經辦人后，由收發人員將二、

三聯交由經辦人承接，第四聯經經辦人簽收后由收發人員按發文部

門要求待復日期前后整理，以備稽催。

（三）復文

經辦人收到來文應于第三聯擬具復文稿并填寫銷案或待復日

期，及預定保留期限（如需簽辦，則以“文書簽辦單”辦理，簽辦單

連同“業務接洽便函”第三聯處理），經主管判行后，依式填寫于第

二聯，一并呈主管簽署再送由收發人員轉請用印并抽出原暫存之第

四聯轉記銷案或待復日期，將第二聯送交受文部門（原發文部門），

第三、四聯編定檔號填記于檔號欄后；第三聯依其類別歸檔；第四

聯依收文流水編號次序存查。如未結案，則第四聯按待復日期前后

整理以備稽催。

（四）回文處理

發文部門收發人員收到復文部門送達便函第二聯時，于原暫存

第一聯注記復文收文時間；第二聯轉送經辦人呈閱辦妥并注明預定

保留期限送收發人員抽出第一聯銷案，再一并編定檔號填記于檔號

欄，第一聯依發文流水編號次序裝訂存查，第二聯依其類別存檔，

如未結案，第一聯需加注復文部門要求待復日期，并按此日期前后

整理以備稽催，再行復文時，則依發文程序辦理。

□文書處理方法

第十七條文書結構

（一）公告：以“主旨”、“依據”、“公告事項”三段式斟酌利用。

（二）函、簽呈：以“主旨”、“說明”、“措施”、”請求、擬辦或提

議”三段式斟酌利用。（三）業務接洽便函：以公文三段式或以條

例方法逐點敘述。

（四）采取語體文以達成“簡、淺、明、確”要求，可用表格處理

盡可能利用表格。

第十八條信函處理

（一）指名營業、工務、資材及采購人員收受信函由信封上記載

可認為公務文書者，應視同公務文書拆封，如系私事，再予發還；

經其本人拆封后如系公務文書，應交收發人員依本規則處理

（二）指名經副理以上人員信函，徑送其本人，如系公務文書，

再交收發人員依本規則辦理。

第十九條簽呈處理

（一）經辦人因特殊案件處理，需簽請主管核示時，以簽呈用紙

繕寫一份行之，簽呈經核決并依示辦妥后應依類別歸檔。

（二）經辦人簽擬后層呈主管核示，如需呈轉經（副）理級以上主

管核示者（各企業經理室、總經理室和總管理處各部、室、中心為

呈總經理或董事長核示者）則于廠（處）長（部、室主管）簽示后，由

廠（處）、部（室）收發人員登記于“簽呈事務備查表“轉呈經（副）理以

上主管（各企業經理室、總經理室及總管理處為總經理或董事長）核

示，于核示后由廠（處）部（室）收發人員轉記“指示”情形，呈送廠（處）

長（部室主管）核閱后，交由經辦人依示辦理，但和會辦部門相關者

應復印分送會辦部門協同處理或備查。經辦人辦妥后，將簽呈交由

廠（處）、部（室）收發人員編定檔號填記于簽呈及“簽呈事務備查表”

后，簽呈依其類別歸檔。簽呈內容不宜為公眾周知者，應指定專員

專案簽辦。

第二十條合約處理

（一）簽訂或修改合約時，經辦部門擬稿后判行前，應將文稿轉

送總管理處法律事務室核稿。判行后依業務需要份數送請繕打、校

對、用印。

（-）固定格式合約書其原稿應依前款要求經核稿判行后使用，

經辦部門使用時依式填寫所需份數呈準后，直接送請用印O

（三）合約書簽約代表原稿、正本保管部門要求以下表

合約書類別簽約代表人正本及原稿保管部門

資材買賣合企業總經理或事企業總經理室、事業部經理室或

約書資材業部經理總管該廠區文書管理部門總管理處

統購合約書理處資材部管理資材部資材管理科企業總經理

資材外購合企業總經理或事室、事業部經理室或該廠區文書

約書資材業部經理企業管理部門企業總經理室、事業部

托工合約書總經理或事業部經理室或該廠區文書管理部門

工程修造合經理企業總經企業總經理室、事業部經理室或

約書營業理或事業部經理該廠區文書管理部門企業總經

買賣合約書企業總經理、事理室、事業部經理室或該廠區文

聘約及定時業部經理或營業書管理部門企業總經理室、事業

契約人職四處長事業部部經理室或該廠區文書管理部門

員合約書經理各企業視人事部門或該廠區文書管理部門

其它合約書業務需自行訂定企業總經理室、事業部經理室或

該廠區文書管理部門

保管部門收到合約書正本應即貼足印花并予銷印后和原稿一

并歸檔。其它業務相關部門均以副本留存備用。

第二十一條副本及圖書處理

副本視同正式文書，應依要求處理、歸檔；各類圖書應指定部

門集中管理。

第二十二條電報處理

電報視同文書，依本規則辦理。

第二十三條文書處理關鍵點

（一）經辦文書遇相關系重大足以影響企業權益之關鍵文件，應

將正本妥為保藏，每有應用均以副本或影本。

（二）為利于文書處理并達分層負責目標，經辦人應就內容關鍵

點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應對文

案注意見，避免只署名而無意見。

（三）經辦、會稿、核稿等人員之署名，應清楚可辨，不得潦草

難認。

（四）經辦文書應視其輕重而定緩急，如案情包含其它部門應照

會辦理，會稿案件會辦部門應按速件處理之。

第二十四條文件處理期限

（一）收發人員收文時，標準上應隨到隨送，不得積壓，最遲

應于文到一小時送交相關人員。

（一）分文人員分文時期，由各企業視其收文數量自行訂定。

（三）經辦人員處理期限。

1.速件、電報、機密文件等應隨到隨辦，于文到一日內處理完

成為標準。

2?通常案件由部門主管斟酌經辦人工作量，指定處理期限，通

常以文到三日內處理完成為標準。

3.來文定有回復期限者，應盡力于來文所定時限內處理完成。

4.計劃、試驗、研究、開發、規章修訂、測定、搜集資料等特

殊案件部門主管應斟酌實際需要分別要求其處理期限。

5.監印人員標準上于當口完成用印。

6.文件歸檔，應日案日清，最遲不得逾二日。

7.簽呈案件，按分層負責，由各企業自行訂定時限。

第二十五條文件稽催

（一）經辦人如未能準期辦妥文件，應于處理期限屆滿前，經請

示部門主管同意后，以口頭通知文書收發人員更改處理期限。

（二）收發人員應按日檢驗催辦聯，到期未見辦妥銷案者，應先

以口頭通知經辦部門主管，如再俟一天仍不見辦妥銷案者，應即以

“文書催辦單”一式二聯，送經辦部門主管交由經辦人填注“擬完成

日期”及“拖延原因”經主管批核后，經辦部門自存一份，一份送還

收發人員繼續依期稽催，收發人員應隨時將稽催情形統計于稽催

聯。

第二十六條發送方法

文書發送方法分為專送、郵寄（平信、限時、掛號、航空）、電

報（平常、加急、書信、打字）及集運等，經辦人應于文書底稿上注

明。

第二十七條文件遞送

（一）呈閱文件遞送方法

文件呈閱、呈判、會辦時，如為一般案件以淺灰色卷宗遞送，

如系機密，緊急或A類案件，則以桔紅色卷宗遞送。

（二）部門間文件遞送

L發文及受文部門在同一廠區內，能夠文件直接遞送，如需簽

收者，能夠自存聯送請請受文部門簽收后取回稽催。

2.發文及受文部門在不一樣廠區者，發文部門收發人員需將文

件依受文部門地域分以（處）、部（室）為單位裝入“內部信封”給予遞

送，“內部信封”僅書寫受文部門廠、處、部、室名稱不另注明經辦

人姓名，由受文部門收發人員統一拆封分發。

3,各企業于各辦公地域應設一文件“寄送中心”，總企業為各企

業總經理室，各企業（工廠）所在地為總務部門，各“寄送中心”得要

求每日截止收件時間，方便整理集中裝運。

4.收發人員將文件遞交“寄送中心”后，“寄送中心”人員應將同

一受文部門之廠（處）部（室）文件集中整理，開具“文件遞送清單''一

式三聯，第一聯自存，第二、三聯連同文件匯總裝入地域分專用“文

件袋”寄送。收文地域之“寄送中心''人員收至e文件袋”拆開后，即以

“文件遞送清單“第二、三聯連同文件送交各廠（處）收發人員簽收后

留存第二聯，第三聯以當日“文件袋”送還原發文“寄送中心”存查。

5.總管理處各部、室、中心寄送各廠區文件，一律遞交各企業

“寄送中心登記轉送。

6.總企業各“寄送中心”“文件袋L需于下午5時前送交總管理處

總務部門統一運寄。

7.標準上文件應隨到隨送，不得積壓，“寄送中心”人員須于每

日早晨上班后30分鐘內將“文件袋”內文件分送各廠（處）、部（室）收

發人員簽收。

□印信

I.印信種類

第二十八條種類

（-）公章：各企業向主管機構登記之企業印鑒及特定業務專用

之企業印信。

（二）職章：1.董事長、各企業總經理刻有企業名銜及職別印信。

2.刻有職別及特定業務專用主管印信。

（三）職銜簽字章：各企業廠、處長以上主管刻有職銜及署名印

信。

（四）部門章：刻有企業及部門名銜之印信。如為不得對企業外

行文之部門，應于部門章上加注“對內專用”之字樣。

（五）校對章、騎縫章、附件章：刻有企業名銜及“校對章”或“騎

縫章”、“附件章”等字樣之印信。

第二十九條印信資料及形式

全部印信均為圓形橡皮質。

n.印信使用

第三十條監印人員

（-）各企業公章及董事長職章之監印人員應簽請本企業董事

長核定后任用。

（二）特定業務專用圖記及董事長職章、公章、總經理職章之監

印人員應簽請各企業總經理核定后任用。

（三）各部門主管職銜簽字章及部門章由各部門主管指定監印

人員。

（四）監印人員不在時，應由代理人代為監印，代理人任用應依

前三款要求簽準或指派。

第三十一條印信蓋用

（一）行文時應依第八條要求判行送請監印人員依第七條要求

于函件、文稿及底本上用印。

（二）其它文件需蓋用印信者，經辦人應填具“蓋用印信申請單''

一式二聯，經呈準后憑以申請用印，監印人員除于文件上用印外，

還應于“蓋用印信申請單”正面加蓋使用印信，并收存第一聯，第二

聯退回經辦部門存查。

第三十二條印色使用

公章、職章以紅色印泥或紅色打印水用印。

III.印信管理

第三十三條印信核定及制發部門

（一）公章、董事長及各企業總經理之職章及職銜簽字章均經總

管理處董事長核定，由總管理處總經理室為管理部門統一制發。

（二）總管理處各部、室、中心部門章或特定業務之主管職章經

各部（室）經理（主任）核定，由總管理處總經理室為管理部門統一制

發。

（三）各事業部經理、廠（處）長職銜簽字章、特定業務之主管職

章及各部門部門章經各企業總經理核定由各企業總經理室為管理

部門統一制發。

第三十四條印信登記

業務主辦部門需用特定印信或業務專用印信向相關主管機構

報備時，該印信登記、更換、撤銷等手續，均由該主辦部門辦理。

第三十五條印信申請

（-）印信制發申請

因業務需要或組織變更，由主辦部門填具“請（制）發印信申請

表''一份，依本規則第三十三條要求呈請核定后由管理部門制發。

（二）印信換發申請

1.印信印文磨損申請換發時.，由監印人員填具“請（換）發印信

申請表“一份，于備注欄拓具印模，敘明制發日期，依本要求第三

十三條要求呈請核定后由管理部門換發。

2.原有廢舊印信應于換發印信收到后一周內，由監印人員依本

規則第三十六條要求辦理。

（三）印信補發申請

1.印信毀損或遺失時，監印人員除向該印信登記機構報備并依

法公告作廢外，應填具“請（補）發印信申請表”一份，于備注欄敘明

原印種類、字體、制發H期、毀損或遺失經過及瀆職人員議處，并

依本規則第三十三條要求呈經核定后，由管理部門補發。

2.補發印信文字體應有異于原印信，以資區分。

3.遺失印信尋獲時，應即交由監印人員于二日內依本要求第三

十六條要求辦理。

（四）印信增刊申請

1.一個印信以制發一枚為標準，但如因業務需要或受地域限制

需增刊者，由業務主辦部門依本條第一款規則申請。

2.增刊印信應由管理部門斟酌實情設法加以區分。

第三十六條印信繳銷

（一）廢舊、撤銷或遺失尋獲印信，應由監印人員填具“繳銷印

信申請表”一份，印信管理部門依本規則第三十三條之要求呈經核

定后，檢具繳銷之印信，送繳管理部門撤銷。

（二）印信管理部門收到繳銷印信，即斟酌實情給予保留或截角

注銷。

第三十七條印信管理

（一）多種印信由各監印人員負責保管，如有遺失或誤用由監印

人員負完全責任。

（二）印信管理部門應指定專員負責印信之制發、換發、補發、

稽查等管理工作，并設置“印信記錄表“拓具印模、樣本，依序裝訂

成冊，以利管理.°

（三）印信不固定換發年限，印信管理人員每十二個月最少應稽

查一次。

（四）主管、監印人員或印信管理人員交接時，應拓具印模樣本

列冊專案移交，并報送印信管理部門。

□檔案管理

I.管理部門

第三十八條管理部門

（一）文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門視實

際需要留存影本。如為特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部

門保管者，應經文書管理部門主管同意后妥為保留，文書管理部門

以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影木。

（二）各企業檔卷分類目錄及編號標準，由各企業總經理室或事

業部經理室統一制訂管理；總管理處各部、室、中心則由各部門自

行編定報送總管理處總經理室。

H.整理和分類

第三十九條文件點收

文件結案移交歸檔時，依以下標準點收：

（一）檢驗文件本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

（一）文件如經抽存者，應有管理部門主管簽認。

（三）文件處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補

辦。

（四）和本案無關文件或不應隨案歸檔文件，應即退回經辦部

門。

（五）有價證券或其它珍貴物品，應退回經辦部門，經辦部門應

送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。

第四十條文件整理

點收文件后，應依下列方法整理：

（一）漢字直寫文件以右方裝訂為標準，漢字橫寫或外文文件則

以左方裝訂為標準。

（二）右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準

左上角理齊釘牢。

（三）文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切

折疊，使其整齊劃一。

第四十一條檔案分類

（-）檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等原因，

按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分，部門別以后依案

件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

（二）檔案分類應努力爭取切合實用。倘因案件較多，前款三

級不敷應用時得于第三級以后另增第四級“細類”。如案件不多，亦

可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

（三）同一“小類”（或細類）之案件以裝訂于一檔夾為標準，如案

件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上檔夾裝訂，并于小

類（或細類）以后增設“卷次''編號，方便查考。

（四）每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、

登錄；并以每一案一個“目次”編號為標準。

（五）檔號之表示方法以下

A1A2—BIB2CIC2D1—EIE2

A1A2為經辦部門代號，BIB2為大類號，CIC2為小類

號。D1為檔卷卷次，EIE2為檔案目次。

第四十二條檔案名稱及編號

（一）檔案各級分類應給予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充

足表示檔案內容性質為標準，且有一定范圍，不宜籠統含混。

（二）各級分類、卷次及目次編號，均以十進阿拉伯數字表示；

其位數使用視案件多篡及增加情形而斟酌決定。

（三）檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”,

立即全部分類各級名稱及其代表數字編號，用一定次序依次排列，

方便查閱。

（四）檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備未來組織擴大

或業務增繁時，隨時增補之用。

（五）檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修

改，如確有修改必需，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號

對照表，以免混淆。

第四十三條檔號編定

（一）案件如系新案，應就''檔案分類編號表〃，查明該案件所屬

類別及其卷次、目次次序編列檔號。

（二）案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號給予同號編列。

（三）檔號以一案一號為標準，遇有一案件敘述數事或一案歸入

多類者，應先確定其關鍵類別，編列檔號U

（四）檔號應自左而右編列，右方裝訂案件，應將檔號填寫于案

件首頁左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

山.歸檔和檔案清理

第四十四條保留期限

（一）歸檔文件，應依目次號次序以活頁方法裝訂于相關類別檔

夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，方便翻閱。

（二）檔夾背脊應標明檔夾內所含案件分類編號及名稱，方便查

檔。

第四十五條保留期限

文件保留期限除政府相關法令或本企業其它規章特定者外，依

下列要求辦理:

（一）永久保留：1.企業章程；2.股東名簿；3,組織規程及辦事

細則；4.董事會及股東會統計；5.財務報表；6.政府機關核準文件;

7.不動產全部權狀及其它債權憑證；8.工程設計圖；9.其它經核定

須永久保留文書。

（二）保留：L預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料;

4.其它經核定須保留文書。

（三）5年保留：1.期滿或解除之合約；2.其它經核定保留5年文

書。

（四）1年保留：結案后無長久保留必需者。

（五）規章由規章管理部門永久保留，使用部門視其使用期間給

予保留。

第四十六條檔卷清理

（一）管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐

朽。每十二個月年度更換時，依第四十五條要求清理一次，已屆保

留期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必需時向主管

官署報備，并于目次表之附注欄內注明銷毀日期。

（二）保管期限屆滿文件中，部分經核定仍有保留參考價值者，

管檔人員應將“收（發）文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并

在第五聯上注明部分銷毀之日期。

IV.調卷

第四十七條調卷程序

（一）各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷

單”經其部門主管（科長以上）核準后持向管檔人員調閱。

（二）管檔人員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于

“調卷單”上填注借出口期，將檔案交和調卷人員。“調卷單”則

依預定歸還日期之前后整理，以備稽催。

（三）于檔案室當場借閱者，得免填“調卷單二

（四）檔案歸還時，經管檔人員核查無訛并于“調卷單”填注歸

還日期及簽章確定后，檔案即行歸入檔夾。“調卷單”由管檔人員

留存備查。

第四十八條調卷管理

（-）“調卷單”以一單一案為標準，借閱時間最長以一周為限,

如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。

（二）調卷人員對于所調案件，不得抽換增損，如有拆開必需時,

亦須報明原因，請管檔人員負責處理

（三）調卷人員調閱檔案，應于要求期限內歸還，如有其它人員

調閱同一檔案時，應經調卷變更登記，不得私自授受。

（四）調閱案件限和經辦業務相關者，如調閱和經辦業務無關之

案件，應經文書管理部門主管同意。

□機密文件

第四十九條范圍

（-）生產設備設計圖：含有專利性和獨特征之機械設計圖，

和生產設備部署圖。

（-）技術性資料：獨特技術性操作標準，和外人技術合作或

外人技術指導資料，產品配方，產品開發，改良或試驗資料，國外

現場實習匯報及其它技術上屬于機密性之資料。

（三）業務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業務考察

匯報及其它業務上屬于機密性之資料。

（四）其它經廠處長以上主管認為有必需列入機密文件管理之

一切資料。

第五十條保管部門

（一）外來機密文件應以各企業總經理室為保管部門；經各企業

總經理核準得于事業部、研究所或工廠所在地保留者，應以事業部

經理室、研究所所長室、駐廠經（副）理室或總經理指定之部門為保

管部門。

（二）屬技術、開發、工務、營業等部門自行建立之專業性機密

文件，應以各事業部經理室或廠區文書管理部門為保管部門。

（三）總管理處各部、室、中心之機密文件，屬各該部門承接之

專責性質者，應以各該部、室、中心為保管部門。

（四）各保管部門應指定專員經各企業總經理核定（總管理處由

總經理核定），負責機密文件收發、登記及歸檔等事務。

第五十一條外來機密文件處理

（一）外來機密文件由代表企業取得該文件人員徑送該企業總

經理室機密文件保管人員，以“收（發）文登記單”一式五聯登記，

呈請總經理核派經辦人（主辦人）及指定史理期限后，其分文、經辦、

復文或主動發文均依第四章之要求步驟史理。惟其遞送均應親自為

之，不得假手她人。

（二）若文件內容影響企業權益重大時，保管人員于文件分類辦

理時，應以影本為之，原文件由保管人員妥藏。

（三）主辦人于文件處理期間，需負保密全責；如需分配其所屬

人員辦理時，則于每日上班以“文件傳輸統計卡”注明時間、用途

由經辦人簽章后，“文件傳輸統計卡”由主辦人留存，密件交經辦

人辦理。于當日下班（或完工）時主辦人應負責將密件收回，并于“文

件傳輸統計卡”填注收回時間，由經辦人簽認后隨“收（發）文登記

單”第五聯和密件一并歸檔。

（四）密件辦妥后由主辦人親自遞送或封妥簽章交予文書管理

部門收發人員寄送。

第五十二條自創之專業性機密文件處理

（一）隸屬性技術、開發、工務、營業等部門工作人員于承接特

定項目之業務所建立資料，應視同機密文件，依本章要求辦理。

（二）前款各項機密文件經辦部門應于每個月底編制翌月“工作

計劃表”寫明交辦特定業務工作專題、內容摘要、經辦人及預定完

成期限等，經主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。

第五十三條經辦方法

（一）經辦人應于辦公場所處理機密文件，不得私自攜帶外出或

轉借、出示于她人，處理期間并應妥善收存，預防她人輕易取得或

翻閱。

（二）經辦人不得請托她人代抄、代描機密文件，非經經