學術交流會合同范本編號：__________

甲方：[甲方名稱]

地址：[甲方地址]

乙方：[乙方名稱]

地址：[乙方地址]

鑒于甲方[甲方名稱]（以下簡稱“甲方”）與乙方[乙方名稱]（以下簡稱“乙方”）愿意在平等、自愿、公平、誠實信用的原則基礎上，共同舉辦學術交流會，以促進學術交流與合作，達成以下協議：

一、合同目的

本合同旨在明確甲乙雙方在舉辦學術交流會過程中的權利、義務和責任，確保學術交流會的順利進行。

二、合同背景

甲乙雙方在[具體背景描述，如：雙方在學術領域有著廣泛的交流與合作，為推動學術發展，共同決定舉辦學術交流會。]

三、合同期限

本合同自雙方簽字之日起生效，至學術交流會結束之日止。

四、舉辦方式

1.學術交流會以線下形式舉辦，地點為[具體地點]。

2.交流會內容包括但不限于專題報告、學術討論、論文交流等。

五、費用承擔

1.甲方負責提供會議場地、設備及相關物資。

2.乙方負責邀請嘉賓、組織參會人員、宣傳推廣等。

六、違約責任

1.甲方未按約定提供會議場地、設備及相關物資，應承擔違約責任。

2.乙方未按約定邀請嘉賓、組織參會人員、宣傳推廣，應承擔違約責任。

七、爭議解決

本合同在履行過程中如發生爭議，雙方應友好協商解決；協商不成的，任何一方均有權向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

雙方的責任和義務：

甲方責任和義務：

1.提供學術交流會的場地，確保場地設施齊全、安全，符合舉辦學術交流會的需求。

2.負責會議設備的租賃、安裝和維護，確保會議期間設備正常運行。

3.負責會議資料的準備和分發，包括會議日程、嘉賓介紹、參會指南等。

4.負責會議期間的安全保障，包括但不限于消防、醫療等緊急情況的應對措施。

5.按照約定的時間節點，向乙方提供會議場地和設備的相關信息。

6.按照約定的時間節點，向乙方提供會議資料和宣傳推廣材料。

7.對乙方在會議籌備過程中提供的資料和意見給予必要的反饋和協助。

甲方權利：

1.享有會議場地和設備的優先使用權。

2.享有會議資料的完整性和準確性。

3.對乙方提供的資料和意見有最終決定權。

乙方責任和義務：

1.負責邀請和確認嘉賓參加學術交流會，確保嘉賓的專業性和權威性。

2.負責組織參會人員，包括報名、簽到、座位安排等。

3.負責學術交流會的宣傳推廣工作，包括制作宣傳材料、發布信息等。

4.負責會議期間的服務工作，如接待、引導、解答疑問等。

5.按照約定的時間節點，向甲方提供嘉賓名單和參會人員信息。

6.按照約定的時間節點，向甲方提供宣傳推廣材料和會議服務方案。

7.對甲方提供的場地和設備進行必要的檢查和確認。

乙方權利：

1.享有對會議內容的知情權。

2.享有對會議服務的評價權。

3.享有對會議成果的分享權。

雙方在履行合同過程中應遵循以下原則：

1.誠信原則：雙方應誠實守信，遵守合同約定，不得隱瞞事實真相。

2.協作原則：雙方應相互配合，共同推進學術交流會的順利進行。

3.效率原則：雙方應提高工作效率，確保會議各項工作的及時完成。

4.節約原則：雙方應合理使用資源，避免浪費。

任何一方違反上述責任和義務，均應承擔相應的違約責任，并向守約方支付違約金。違約金的具體數額由雙方另行協商確定。

合同金額與支付方式：

本合同的總金額為人民幣[合同總金額]元，具體如下：

1.會務組織費用：人民幣[會務組織費用]元，用于包括但不限于場地租賃、設備租賃、資料印刷、宣傳推廣等。

2.嘉賓邀請及接待費用：人民幣[嘉賓邀請及接待費用]元，用于邀請嘉賓的差旅費、住宿費、餐飲費等。

3.參會人員費用：人民幣[參會人員費用]元，用于參會人員的資料費、紀念品費等。

支付方式如下：

1.預付款：甲方向乙方支付人民幣[預付款金額]元作為預付款，支付時間應為合同簽訂之日起[預付款支付天數]天內。

2.進度款：甲方在乙方完成以下工作后，向乙方支付相應的進度款：

-場地及設備租賃：甲方在乙方確認場地及設備租賃協議后支付人民幣[場地及設備租賃款金額]元。

-宣傳推廣：甲方在乙方完成宣傳推廣工作并提交相關成果后支付人民幣[宣傳推廣款金額]元。

3.結算款：學術交流會結束后，乙方提交會議總結報告及財務報告，甲方在確認無誤后支付結算款，金額為合同總金額扣除已支付款項后的余額。

支付條件：

1.甲方應在支付款項前，向乙方提供正規發票或收據。

2.乙方應在收到款項后，及時提供相應的服務或交付相應的成果。

3.若因甲方原因導致合同無法履行，甲方應全額退還已支付的款項。

4.若因乙方原因導致合同無法履行，乙方應承擔違約責任，并支付違約金。

為確保雙方利益，合同金額中應包含但不限于以下額外費用：

1.不可預見費用：合同總金額中預留人民幣[不可預見費用金額]元作為不可預見費用的預算。

2.稅費：乙方在提供服務過程中產生的稅費，由乙方自行承擔。

3.其他費用：雙方在合同履行過程中可能產生的其他費用，應根據實際情況協商解決。

雙方應按照上述支付方式和支付條件履行付款義務，任何一方違反支付義務，均應承擔相應的違約責任。

違約與爭議解決機制：

一、違約責任

1.違約行為：任何一方違反本合同約定的條款，均構成違約行為。

2.違約責任：

a.違約方應立即采取措施糾正違約行為，并賠償守約方因此遭受的直接損失。

b.若違約行為導致合同無法履行或履行效果大打折扣，違約方應支付相當于合同總金額一定比例的違約金，具體比例由雙方協商確定。

c.若違約行為給對方造成重大損失，違約方應承擔相應的賠償責任。

二、賠償方式

1.守約方有權要求違約方賠償因其違約行為造成的直接損失。

2.賠償方式包括但不限于：

a.退還已支付的費用。

b.支付違約金。

c.承擔訴訟費用、仲裁費用、調解費用等。

d.恢復合同原狀或采取其他補救措施。

三、爭議解決

1.爭議解決方式：雙方應首先通過友好協商解決爭議。若協商不成，則可采取以下方式解決爭議：

a.訴訟：雙方可向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

b.仲裁：雙方可向具有管轄權的人民法院申請仲裁。

c.調解：雙方可向具有調解資格的第三方申請調解。

2.適用法律：本合同的簽訂、效力、解釋、履行、變更、解除及爭議的解決均適用中華人民共和國法律。

3.管轄法院：雙方同意，合同簽訂地人民法院為解決本合同爭議的管轄法院。

四、其他

1.若因不可抗力導致合同無法履行，雙方應相互理解，并協商解決。

2.本合同違約與爭議解決機制為本合同不可分割的一部分，與合同其他條款具有同等法律效力。

3.本合同違約與爭議解決機制的修改或補充，必須經雙方書面同意并簽署。

雙方在履行合同過程中，如發生任何違約行為或爭議，應嚴格遵守本條款的規定，共同協商解決。如協商不成，可依法向有管轄權的人民法院提起訴訟或申請仲裁，以維護自身合法權益。

附則：

一、生效條件

本合同自甲乙雙方簽字蓋章之日起生效。合同生效前，雙方應完成所有必要的審批、登記手續，確保合同的合法性。

二、有效期

本合同的有效期為[合同期限]，自合同生效之日起計算。除非雙方另有約定，合同到期后自動終止。

三、變更

1.本合同的任何變更，必須以書面形式由雙方共同簽署，并經雙方簽字蓋章后方可生效。

2.任何對合同條款的修改或補充，均不影響本合同其他條款的效力。

四、終止

1.本合同在以下情形下終止：

a.合同約定的期限屆滿；

b.雙方協商一致，決定終止合同；

c.因不可抗力導致合同無法履行；

d.一方違約，經另一方書面通知后[違約方整改期限]內未糾正違約行為；

e.法律、法規規定的其他終止情形。

2.合同終止后，雙方應按照約定進行結算，并各自承擔相應的法律責任。

五、通知

1.雙方應通過書面形式相互通知有關合同的事項，包括但不限于變更、終止、違約等情況。

2.通知應以掛號信或快遞方式發送，自發出之日起[通知送達期限]日內視為送達。

六、不可抗力

1.本合同所指的不可抗力是指自然災害、戰爭、政府行為、社會異常事件等無法預見、無法避免且無法克服的事件。

2.發生不可抗力事件，導致一方無法履行合同義務時，該方應及時通知對方，并采取一切可能的措施減輕損失。

3.不可抗力事件持續超過[不可抗力持續期限]日，雙方可協商決定合同的解除。

七、其他

1.本合同未盡事宜，由雙方另行協商解決。

2.本合同一式兩份，甲乙雙方各執一份，具有同等法律效力。

3.本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，如有未盡事宜，可按本附則的規定執行。

八、合同附件

本合同附件包括但不限于以下文件：

1.學術交流會日程安排

2.會議費用預算

3.參會人員名單

4.其他與本合同履行相關的文件

附件與本合同具有同等法律效力。

附件：

1.學術交流會日程安排

-會議時間表

-嘉賓演講主題及時間安排

-參會人員簽到表

-會議議程調整通知

2.會議費用預算

-場地租賃費用明細

-設備租賃費用明細

-嘉賓費用明細（包括差旅、住宿、餐飲等）

-參會人員費用明細（包括資料費、紀念品費等）

-宣傳推廣費用明細

-其他費用明細

3.參會人員名單

-參會人員基本信息

-參會人員報名信息

-參會人員參會方式（如需住宿、交通等）

4.學術交流會議題及論文摘要

-會議主題

-嘉賓演講題目及摘要

-參會人員論文題目及摘要

5.會議場地及設備清單

-場地設施列表

-設備清單及使用說明

6.宣傳推廣材料

-宣傳海報

-會議邀請函

-宣傳稿件

7.甲方相關證件復印件

-甲方營業執照副本復印件

-甲方稅務登記證復印件

-甲方法定代表人身份證明復印件

8.乙方相關證件復印件

-乙方營業執照副本復印件

-乙方稅