第13頁共15頁 第1頁共15頁參觀接待管理辦法文件編號版本生效日期編制審批目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，提升客戶接待水平和客戶對公司的認知度，確保接待工作的有禮、有節(jié)、有序、不浪費、不違法，推進接待工作規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，結(jié)合公司實際，制定本管理辦法。適用范圍適用于政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、重要客戶和其他重要客人到廠區(qū)參觀訪問相關(guān)接待工作的安排，不包括公司客商和外部送貨人員因業(yè)務(wù)和工作需要與相關(guān)職能部門的日常業(yè)務(wù)接洽活動。3職責(zé)3.1行政部作為參觀接待工作的歸口管理部門，根據(jù)各相關(guān)部門的《來訪接待申請單》負責(zé)接待工作的安排和管理，擬定來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障。重要客戶來訪，必須制定詳細的《接待方案》，呈相關(guān)負責(zé)人確認。3.2各相關(guān)部門負責(zé)配合行政部的接待工作，及時提報、反饋來訪信息，協(xié)助擬定接待計劃，參與來賓接待4參觀接待流程4.1具體接待流程表如下：了解來訪情況了解來訪情況 確定接待級別確定接待級別報批接待申請及方案報批接待申請及方案材料及物料準(zhǔn)備材料及物料準(zhǔn)備接待服務(wù)過程接待服務(wù)過程接待后期總結(jié)及報道接待后期總結(jié)及報道4.2接待后期工作4.2.1接待負責(zé)人收集來訪人員名單和手機等聯(lián)系方式，整理在冊。4.2.2接待結(jié)束后1個工作日，接待對口人應(yīng)形成文字總結(jié)，必要時可搭配圖片，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定后刊登在公司網(wǎng)站或微信公眾號等平臺。5崗位人員配置成立接待小組，依照工作分工和技能要求，接待小組基本的人員崗位配置為：5.1接待對口人：提出接待需求，并協(xié)調(diào)接待負責(zé)人實施接待，接待結(jié)束后負責(zé)接待信息反饋與評估及接待文稿撰稿。5.2接待負責(zé)人：制定接待計劃、承擔(dān)接待工作，負責(zé)填寫《來訪接待總結(jié)表》，作為總協(xié)調(diào)人，對此次接待效果負責(zé)。5.3各環(huán)節(jié)具體負責(zé)人（例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會場布置、講解人員、攝影撰稿人員等等。）6接待級別標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)來賓的重要性、相關(guān)職務(wù)級別及來訪目的性等將接待標(biāo)準(zhǔn)劃分為一級、二級、三級。三種級別如下：級別接待標(biāo)準(zhǔn)接待人員一級1、迎接：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、行政總監(jiān)在高速路口、機場、車站迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點。2、參觀：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、行政總監(jiān)陪同，由講解員介紹公司基本情況以及產(chǎn)品相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果、點心擺放于接待室。根據(jù)需要制作客人席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調(diào)試好音響設(shè)備、投影設(shè)備、攝影攝像設(shè)備。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)及下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：總經(jīng)辦根據(jù)情況預(yù)定。5、行政部根據(jù)情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游路線。6、行政部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。總經(jīng)理、副總經(jīng)理、行政總監(jiān)二級1、迎接：由行政部人員及接待接口人到公司門口迎接，引導(dǎo)來賓。2、參觀：副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、相關(guān)部門經(jīng)理陪同，由講解員介紹公司基本情況以及產(chǎn)品相關(guān)信息。3、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯、水果擺放于接待室。4、用餐標(biāo)準(zhǔn)及下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：行政部根據(jù)情況預(yù)定。5、行政部根據(jù)情況購買禮節(jié)性禮品。副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、相關(guān)部門經(jīng)理三級參觀：相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員陪同，由講解員紹公司基本情況以及產(chǎn)品相關(guān)信息。2、座談：公司人員確保公司環(huán)境、室內(nèi)、洗手間清潔，將公司簡介或相關(guān)資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標(biāo)準(zhǔn)及下榻賓館標(biāo)準(zhǔn)：行政部根據(jù)情況預(yù)定。相關(guān)對口的部門經(jīng)理及人員7來訪接待注意事項7.1.接待注意事項：7.1.1接機7.1.1.1舉的接機牌應(yīng)該有公司名、人名和歡迎辭。7.1.1.2客人來了要主動接行李，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。7.1.1.3接機用車根據(jù)業(yè)務(wù)和客人的重要性確定。7.1.2用餐（根據(jù)情況選定餐廳）飯桌上談業(yè)務(wù)是中國的特色。顧客定方向，主人定消費額度。菜的個數(shù)應(yīng)該比人數(shù)多一道，酒水占總金額的40%。問過客人之后再定餐廳，菜可以先點好，依照客戶進行小改動。7.1.3酒店根據(jù)客人需求和級別來訂酒店。（三星-五星）總經(jīng)辦負責(zé)具體的方案制定和酒店的預(yù)訂工作。7.2特別注意事項7.2.1禮品為體現(xiàn)對客人尊重，選擇的禮品要突出地區(qū)特色、公司特色，做到不失禮、不浪費，尊重客人的意見。7.2.2合影來公司考察的所有客戶均需合影留念，根據(jù)客戶級別安排不同等級的領(lǐng)導(dǎo)合影。特別說明：國家級部委領(lǐng)導(dǎo)及以上領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)準(zhǔn)備文房四寶進行題詞工作。7.2.3必要擺放客戶座位前擺放筆記本、公司資料及名牌等，名牌內(nèi)容包括：公司名稱、客人姓名（視情況注明職位）。7.2.4幻燈片介紹公司的歷史要簡明扼要，而關(guān)于公司間的合作歷史要詳之又詳。重點介紹公司滿足客戶需求的能力。7.2.5廠區(qū)參觀在客人來之前需提前演示參觀各環(huán)節(jié)和內(nèi)容，以免出現(xiàn)疏漏。客人參觀時應(yīng)充分展現(xiàn)公司實力和亮點，同時對核心技術(shù)等公司機密做好必要的保密工作。7.2.6反饋末次晚宴時，與客人交流本次到訪的感受，了解客戶需求。8來訪接待人員禮儀規(guī)范8.1男士著裝8.1.1襯衫、領(lǐng)帶、西裝（成套）、皮鞋。8.1.2不許留長發(fā)、蓄長須、留長指甲；整體儀表干凈整潔。8.2女士著裝：8.2.1職業(yè)套裝/套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙/西褲、絲襪（肉色/黑色）高跟鞋（3—5公分適宜）。8.2.2化淡妝、頭發(fā)整潔（盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā)）。8.3禁忌怪異造型/發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等。8.4禮儀規(guī)范8.4.1儀表：面容清潔，衣著得體。8.4.2舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。8.4.3言語：語氣溫和、禮貌文雅。8.4.4態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。8.4.5迎接來賓時：要注意把握迎候時間，提前等候于公司門口或車站機場，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。正規(guī)的做法，先介紹身份較低的一方，然后再介紹身份較高的一方。即先介紹主人，后介紹客人；先介紹職務(wù)低者，后介紹職務(wù)高者；先介紹男士、后介紹女士；先介紹晚輩、后介紹長輩；先介紹個人，后介紹集體。在接待外國來訪者時，若賓主雙方皆不止一個，則為其雙方進行介紹時，要先介紹主人一方，后介紹來賓一方。不過在介紹各方人士時，通常應(yīng)當(dāng)由尊而卑，按照其職務(wù)的高低，依次而行。來訪時主人先伸手表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度，初次見面時，時間一般控制在3秒內(nèi)。介紹時就把身份、地位低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。8.4.6接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。8.4.7過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意。8.4.8進電梯時：要告訴客人上幾樓，讓客人先進、先出。8.4.9座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領(lǐng)導(dǎo)，后同事。8.4.10送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，送至公司門口、汽車旁。9商務(wù)接待中的座次安排9.1會議主席臺座次的安排9.1.1主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)對號入座，避免上臺之后互相謙讓。

9.1.2主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。9.1.3幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列。可靈活掌握。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排。另外，對邀請的上級單位或平級單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。9.1.4對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認真填寫名簽，謹(jǐn)防錯別字出現(xiàn)。9.1.4.1主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

9.1.4.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)時9.2關(guān)于宴席座次的安排宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應(yīng)視情況而定。9.2.1中餐桌9.2.2西餐桌

9.3儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。9.4關(guān)于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

乘車座次安排9.5合影座次安排與主席臺安排相同9.5.1會議座位安排9.5.1.1長條桌注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席9.5.1.2沙發(fā)室9.5.2與外賓會談

注：A為主方，B為客方

9.5.3與上級領(lǐng)導(dǎo)座談

注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo)10保密原則特別申明接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內(nèi)外有別，嚴(yán)守本公司商業(yè)機密，對不宜客人攝影攝像的場合，應(yīng)提前向客人說明。11此管理辦法從頒布之日起執(zhí)行，請各部門員工嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行公司接待事務(wù)。12附表12.1《來訪接待申請單》12.2《來訪接待準(zhǔn)備清單》12.3《來訪接待總結(jié)表》12.4《來訪信息統(tǒng)計表》附件一來訪接待申請單來訪接待申請單（一）來客基本信息姓名性別年齡單位職務(wù)地址電話郵編（二）、重要來賓個人信息：1、背景：2、在項目中的具體作用：3、對公司技術(shù)、文化管理的認可度：4、來訪公司、會見領(lǐng)導(dǎo)歷史記錄：5、個人愛好、忌諱等：（三）、來訪目的：□選型□參觀□簽合同□合作□順訪□游玩□其它（四）接待級別□一級□二級□三級□其他特殊客戶對口部門及接口人：接待日期：接待負責(zé)人：手機及電話：配合部門：配合事項：（五）來訪時間及安排到達日期月日航班號（車、船次）：從至出發(fā)時刻到達時刻預(yù)計離開日期月日返程票：□已訂月日時分從至□待定月日時分從至（六）接待要求：1、迎接迎接地點：□機場□火車站□公司辦公樓□其它接待人員：□司機□指定人員其它要求：□需持鮮花迎接□需在迎接地點打歡迎□車型有特殊要求2、住宿入住酒店：□一類：五星□二類：四星□三類：三星（快捷類）□其它房間類型：□標(biāo)準(zhǔn)間間□豪華間間□套房間費用承擔(dān)：□公司全部承擔(dān)□客人完全自付□公司只承擔(dān)房費，其它費用自理其它要求：□提前辦好入住手續(xù)□開通國內(nèi)長話費□酒店包早餐□擺放水果□擺放點心□擺放鮮花□擺放公司宣傳資料□擺放公司歡迎牌3、就餐費用承擔(dān)：□公司全部承擔(dān)□公司承擔(dān)接風(fēng)、送行，其余客人自理□客人完全自理□其它接風(fēng)、送行宴建議陪同領(lǐng)導(dǎo)：□總經(jīng)理□副總經(jīng)理□部門經(jīng)理□指定人員4、路線□會議室□車間□展廳備注：5、禮品禮品類別：□電器類□文化類□工藝品類6、送行是否安排車輛：□是□否送達地點：（七）其它要求：□錄音□錄像□拍照□翻譯□做會議記錄□其它：（八）接待費用預(yù)算：元以內(nèi)申請人部門經(jīng)理審批主管副總經(jīng)理審批抄送告知部門附件二來訪接待準(zhǔn)備清單來訪接待準(zhǔn)備清單（一）公司外部責(zé)任人完成時間□歡迎橫幅□指示牌（大堂、電梯出口、樓梯間）□花籃/植物綠化□KT版□紅地毯（二）公司內(nèi)部1、參觀區(qū)：□紅地毯□植物/花盤裝飾2、會客室：□果盤□/茶水/咖啡/飲料□香煙/煙缸/打火機3、會議室：□鮮花□姓名牌□投影設(shè)備4、展廳：□產(chǎn)品彩頁□樣品5、資料：□公司宣傳片□公司宣傳冊□產(chǎn)品彩頁□演示樣品□匯報演講ppt/稿件（三）車輛安排1、一級/高級接待：□高級商務(wù)車（奔馳房車、奔馳商務(wù)）2、二級/中級接待：□中級商務(wù)車（別克商務(wù)、日產(chǎn)商務(wù)）3、三級/普通接待：□一般轎車□打車4、機動車輛：□安排1-2輛隨機車輛（四）接待小組人員安排1、調(diào)配人員：□接待對口人□接待負責(zé)人