生態環境檔案著錄細則ii目 次前言 ii用圍 1范引文件 1語定義 1錄識號 2錄文字 2錄目著格式 2錄據庫 3錄息源 5錄目則 611生態環境檔案著錄細則本標準適用于各級生態環境主管部門及其所屬單位的檔案著錄，可用于建立生態環境檔案的檢索系統。本標準引用了下列文件或其中的條款。凡是注明日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是未注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。GB/T3860文獻主題標引規則GB/T7408數據元和交換格式信息交換日期和時間表示法HJ/T7中國檔案分類法環境保護檔案分類表下列術語和定義適用于本標準。3.1生態環境檔案ecologicalandenvironmentalarchives在生態環境保護各項工作和活動中直接形成的，對國家、社會和單位具有利用價值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄。3.2著錄description3.3著錄項目descriptionitem揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。3.4條目entry組成檔案目錄的單元，是對檔案的內容和形式特征所作的一條記錄，它由著錄項目組成，是著錄的結果。3.5著錄格式descriptionformat著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。333.6檔案目錄archivescatalog按照一定的次序編排而成的條目的匯集，是檔案管理、檢索和報道的工具。著錄標識符號規定如下：a）=并列題名；；用于分隔兩個（）（）d）+用于正本與附件、附件與附件、多種稿本之間的連接；[]()[]a）案卷題名；b）文件題名；c）e）（；e）（）案卷級目錄數據庫結構見表1。44表1 案卷級目錄數據庫結構序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2案卷題名AJTM字符型200必選3總頁數YS數值型/必選4保管期限BGQX字符型4必選5備注BZ字符型80可選6起止日期QZRQ日期型20必選7載體類型ZTLX字符型20可選8件數JS數值型/必選9載體單位ZTDW字符型4可選10密級MJ字符型20可選11主題詞或關鍵詞ZTCHGJC字符型40可選12檔案館（室）代號DAGSDH字符型10可選卷內文件級目錄數據庫結構見表2。表2卷內文件級目錄數據庫結構序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2文件編號WJBH字符型40必選3責任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5日期RQ日期型8必選6頁數YS數值型/必選7備注BZ字符型80可選8密級MJ字符型20可選9保密期限BMQX字符型20可選10公開屬性GKSX字符型20可選11控制標識KZBS字符型20可選12保管期限BGQX字符型4必選13稿本GB字符型20必選14文種WZ字符型10可選15載體類型ZTLX字符型20可選16載體數量ZTSL數值型/可選17載體單位ZTDW字符型4可選18載體規格ZTGG字符型20可選19標準編號及有關記載BZBH字符型60可選20電子文檔號DZWDH字符型40可選21分類號FLH字符型20可選22縮微號SWH字符型20可選23主題詞或關鍵詞ZTCHGJC字符型30可選24提要TY字符型400可選55歸檔文件目錄數據庫結構見表3。表3歸檔文件目錄數據庫結構序號著錄項目字段名字段類型字段長度約束性1檔號DH字符型40必選2文件編號WJBH字符型40必選3責任者ZRZ字符型50必選4文件題名TM字符型200必選5日期RQ日期型8必選6密級MJ字符型20可選7頁數YS數值型/必選8備注BZ字符型80可選9機構名稱JGMC字符型20必選10保密期限BMQX字符型20可選11公開屬性GKSX字符型20可選12控制標識KZBS字符型20可選13保管期限BGQX字符型4必選14稿本GB字符型20必選15文種WZ字符型10可選16載體類型ZTLX字符型20可選17載體數量ZTSL數值型/可選18載體單位ZTDW字符型4可選19載體規格ZTGG字符型20可選20標準編號及有關記載BZBH字符型60可選21電子文檔號DZWDH字符型40可選22分類號FLH字符型20可選23縮微號SWH字符型20可選24主題詞或關鍵詞ZTCHGJC字符型30可選25提要TY字符型400可選26檔案館（室）代號DAGSDH字符型10可選77）+“的”+文種。示例：生態環境部、XX有限公司關于審查XX項目環境影響報告書的請示、評審意見、會議紀要、批復示例：生態環境部辦公廳關于加強環境保護檔案安全工作的通知示例：XXX同志在XX年全國生態環境系統扶貧工作會議上的講話：堅決扛起脫貧攻堅政治責任協同打好污染防治和精準脫貧攻堅戰即為并列題名，應當著錄，著錄時應當在并列題名前加“=”號。與正題名并列的漢語拼音不能視為并列題名，不予著錄。示例：聯合國開發署（UNDP）工作組關于中國臭氧層保護的考察報告（CPR/89/029）=REPORTOFAUNITEDNATIONSDEVELOPMENTMISSIONTOINVESTIGATEOZONELAYERPROTECTIONINCHINA（CPR/89/029）示例：第二次全國污染源普查公報：時期資料為XXXX年度[]示例：生態環境部令（第25號）[生態環境部關于修改部分部門規章的決定]示例：國務院關于印發《大氣污染防治行動計劃》的通知，在備注項注明：“大氣十條”++件原文的，應當在備注項中說明。示例：國家核安全局關于頒發XX有限公司民用核安全設備制造許可證的通知+民用核安全設備制造許可證()（[]機構名稱著錄機關單位的內設機構名稱，如：辦公室、法規處、綜合處等。（9932020010按照GB/T740881～45～67～80示例：2020年6月5日著錄為“20200605”（0示例1：2018年5月×日，著錄為“20180500”示例2：××××年×月×日，著錄為“00000000”接。示例：2019年1月5日至2019年11月15日著錄為“20190105-20191115”+示例：紙質+光盤（）著錄每卷檔案中的實有件數。載體數量用阿拉伯數字記錄。著錄檔案載體的尺寸及型號等。一件檔案有多種載體規格時，應當同時著錄，并用“+”連接。示例1：35㎜（表示膠片長度）示例2：A4+A310109.1.2.79.1.2.89.3.39.3.49.4.2.29.4.2.4著錄國際、國內的標準書（刊）號和有特殊意義的記載事項，如出版物的國際標準書號（NUDC示例：ISBN978-7-5086-3312-1200依據HJ/T7有關規定著錄。（）著錄檔案館（室）的代號，無相應代號可不著錄。（（-43位阿拉伯數字；分類號依據HJ/T74342WS）3BGS）（）010D3D0”標識。示例1：G258-045-1234-028（表示G258全宗的、第45目錄的、第1234卷的、第28件的檔案）示例2：G258-SA22-1234-120（表示G258全宗的、分類為SA22即生態環境監測數據管理的、第1234卷的、第120件的檔1111案）示例3：G258-DQGJ-1234-100（G258