餐飲采購制度管理制度?一、總則（一）目的為規范餐飲采購工作流程，確保采購的食材及物品符合質量要求，控制采購成本，保障餐飲服務的正常供應，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有餐飲門店及相關采購活動。（三）基本原則1.質量第一原則：采購的食材及物品應符合國家相關食品安全標準和行業質量要求，確保餐飲產品的質量和安全。2.成本控制原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高經濟效益。3.供應商管理原則：建立穩定、可靠的供應商網絡，加強對供應商的評估、選擇、監督和管理，確保供應商的供貨能力和信譽。4.流程規范原則：明確采購各環節的工作流程和職責，嚴格按照規定程序進行操作，確保采購工作的公開、公平、公正。二、采購組織與職責（一）采購部門設置根據公司規模和業務需求，設立專門的采購部門，配備專業的采購人員。采購部門可根據實際情況分為食材采購組、物品采購組等。（二）采購人員職責1.采購主管負責制定采購計劃和預算，組織實施采購工作。建立和維護供應商關系，進行供應商評估和選擇。審核采購合同和訂單，確保采購條款符合公司要求。監督采購流程的執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期向上級匯報采購工作進展和成本控制情況。2.采購專員根據采購計劃進行市場調研，尋找合適的供應商和采購資源。與供應商進行溝通、談判，獲取報價和樣品，比較采購成本和質量。制作采購訂單，跟進訂單執行情況，確保按時、按質、按量到貨。收集、整理采購相關資料，如供應商資料、報價單、發票等，進行歸檔管理。協助采購主管完成其他采購相關工作。三、采購流程（一）需求預測與計劃制定1.需求預測餐飲門店應根據每日、每周、每月的經營情況，結合歷史銷售數據和市場趨勢，預測食材及物品的需求數量和種類。考慮節假日、特殊活動等因素，提前做好需求預測的調整。2.采購計劃制定采購部門根據餐飲門店的需求預測，制定采購計劃。采購計劃應明確采購的食材及物品名稱、規格、數量、采購時間等。將采購計劃報采購主管審核，經批準后執行。采購計劃應根據實際情況適時進行調整。（二）供應商選擇與評估1.供應商篩選通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對供應商進行初步篩選，評估其經營范圍、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。建立供應商名錄，記錄供應商的基本信息、聯系方式、經營范圍等。2.供應商實地考察對于重要的供應商，采購部門應組織實地考察。實地考察內容包括供應商的生產場地、加工設備、質量控制體系、倉儲物流等方面。填寫供應商實地考察報告，評估供應商的實際情況與提供的信息是否相符，是否具備合作條件。3.供應商評估與選擇采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，選擇優質供應商建立長期合作關系。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（三）采購執行1.詢價與報價采購專員根據采購計劃，向多家供應商發送詢價單，注明采購的食材及物品名稱、規格、數量、質量要求等。收集供應商的報價單，進行比較分析，選擇價格合理、質量可靠的供應商。2.采購合同簽訂采購專員與選定的供應商協商采購合同條款，包括采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等。將采購合同草案報采購主管審核，經批準后與供應商簽訂正式合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保采購工作的順利進行。3.訂單下達根據采購合同，采購專員制作采購訂單，明確采購的食材及物品名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等。將采購訂單發送給供應商，并要求供應商確認訂單。跟進采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量到貨。（四）驗收與入庫1.驗收標準制定采購部門應根據國家相關食品安全標準和行業質量要求，制定食材及物品的驗收標準。驗收標準應明確食材及物品的外觀、色澤、氣味、口感、規格、重量等方面的要求。2.驗收流程食材及物品到貨后，采購部門應及時通知質量控制部門或相關人員進行驗收。驗收人員按照驗收標準對食材及物品進行檢驗，檢查其質量、數量、規格等是否符合要求。對于驗收合格的食材及物品，驗收人員應填寫驗收報告，并辦理入庫手續。對于驗收不合格的食材及物品，應及時與供應商聯系，協商處理辦法。3.入庫管理倉庫管理人員根據驗收報告，對驗收合格的食材及物品進行入庫登記，建立庫存臺賬。按照食材及物品的類別、特性等進行分類存放，確保庫存安全、整潔、有序。定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。（五）付款與結算1.付款申請采購專員根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明采購的食材及物品名稱、規格、數量、采購金額、付款方式等。將付款申請單報采購主管審核，經批準后提交財務部門。2.付款審核與支付財務部門對付款申請進行審核，檢查采購合同、驗收報告、發票等相關資料是否齊全、合規。審核無誤后，按照公司財務制度和采購合同約定的付款方式進行支付。財務部門應及時記錄付款信息，確保財務賬目清晰。四、采購成本控制（一）成本分析與預算編制1.成本分析采購部門定期對采購成本進行分析，包括食材及物品的采購價格、運輸成本、倉儲成本等。分析采購成本的變動趨勢，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。2.預算編制根據餐飲門店的經營目標和采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購金額、采購數量、采購成本控制目標等。將采購預算報公司管理層審核，經批準后作為采購成本控制的依據。（二）價格談判與成本節約1.價格談判技巧采購人員應掌握價格談判技巧，與供應商進行充分溝通和協商，爭取更優惠的采購價格。在價格談判中，要了解供應商的成本結構和市場行情，合理提出降價要求。可以通過批量采購、長期合作、優化采購條款等方式，降低采購成本。2.成本節約措施尋找替代食材或物品，在保證質量的前提下，降低采購成本。優化采購流程，減少中間環節，提高采購效率，降低采購費用。加強與供應商的合作，共同探討成本節約方案，實現互利共贏。（三）采購成本監控與考核1.成本監控采購部門應定期對采購成本進行監控，與采購預算進行對比分析，及時發現成本偏差。對于成本偏差較大的情況，要深入分析原因，采取有效措施進行調整。2.考核機制建立采購成本考核機制，將采購成本控制指標納入采購人員的績效考核體系。根據采購成本控制目標的完成情況，對采購人員進行獎勵或懲罰，激勵采購人員積極控制采購成本。五、供應商管理（一）供應商檔案建立與維護1.檔案內容采購部門應為每個供應商建立檔案，檔案內容包括供應商基本信息、營業執照、食品經營許可證、產品質量檢測報告、報價單、采購合同、交貨記錄、售后服務記錄等。定期更新供應商檔案信息，確保檔案的準確性和完整性。2.檔案管理供應商檔案應分類存放，便于查詢和管理。嚴格保密供應商檔案信息，防止信息泄露。（二）供應商評估與管理1.評估周期采購部門定期對供應商進行評估，評估周期一般為每季度一次。對于重要供應商，可適當增加評估次數。2.評估指標評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、環保要求、社會責任等方面。根據不同的采購項目和供應商特點，合理確定各項評估指標的權重。3.評估方法采用定性與定量相結合的評估方法，如問卷調查、實地考察、數據分析、績效評估等。綜合各項評估指標的得分，對供應商進行排名和分類管理。4.供應商激勵與淘汰對于評估優秀的供應商，給予一定的激勵措施，如增加采購量、優先付款、合作新項目等。對于評估不合格的供應商，及時發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應予以淘汰。（三）供應商溝通與合作1.定期溝通機制采購部門與供應商建立定期溝通機制，每月或每季度召開供應商會議，總結采購工作情況，溝通合作中存在的問題，共同探討解決方案。采購專員應定期與供應商聯系，及時了解供應商的生產經營情況、產品質量情況、交貨期情況等。2.合作關系維護通過優質的服務和良好的合作態度，維護與供應商的合作關系。及時處理供應商的投訴和建議，增強供應商的滿意度和忠誠度。六、質量控制（一）質量標準制定1.食材質量標準根據國家相關食品安全標準和行業質量要求，結合餐飲門店的菜品特點，制定食材質量標準。食材質量標準應包括食材的品種、產地、規格、外觀、色澤、氣味、口感、農藥殘留、獸藥殘留、重金屬含量等方面的要求。2.物品質量標準制定餐飲用品、設備等物品的質量標準，確保其符合使用要求和安全標準。物品質量標準應包括物品的品牌、規格、型號、材質、性能、質量認證等方面的要求。（二）采購環節質量控制1.供應商資質審核在選擇供應商時，嚴格審核供應商的資質文件，確保其具備合法經營資格和良好的信譽。要求供應商提供產品質量檢測報告、認證證書等相關文件，證明其產品符合質量標準。2.樣品檢驗在采購新的食材或物品時，要求供應商提供樣品進行檢驗。檢驗合格后，方可簽訂采購合同。樣品檢驗應按照質量標準進行，確保樣品的質量符合要求。3.采購合同質量條款在采購合同中明確質量標準和質量驗收方法，約定供應商對產品質量負責的期限和方式。要求供應商提供質量保證承諾，確保所供食材及物品的質量穩定可靠。（三）驗收環節質量控制1.驗收人員培訓對驗收人員進行專業培訓，使其熟悉質量標準和驗收方法，掌握驗收技能。定期組織驗收人員進行考核，確保其具備良好的業務素質和責任心。2.驗收過程監督采購部門應加強對驗收過程的監督，確保驗收人員嚴格按照質量標準進行檢驗。對于驗收過程中發現的問題，及時與供應商溝通協商，要求其采取整改措施。（四）質量問題處理1.問題反饋與記錄驗收人員發現質量問題后，應及時填寫質量問題反饋單，詳細記錄問題情況，包括食材及物品名稱、規格、數量、問題描述、發現時間等。將質量問題反饋單及時提交給采購部門和相關部門。2.問題處理流程采購部門接到質量問題反饋單后，應立即與供應商聯系，要求其在規定時間內做出解釋和處理方案。組織相關部門對質量問題進行分析評估，確定問題的嚴重程度和影響范圍。根據分析評估結果，與供應商協商制定解決方案，如退貨、換貨、補貨、降價等。跟蹤質量問題的處理進度，確保問題得到妥善解決。對質量問題進行總結分析，采取預防措施，防止類似問題再次發生。七、風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別采購部門應識別采購過程中可能存在的風險，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質量安全風險、法律法規風險等。通過對采購流程、供應商情況、市場環境等進行分析，全面識別潛在風險。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，對風險進行排序，確定重點關注的風險。（二）風險應對措施1.價格波動風險應對建立價格預警機制，關注市場價格動態，及時掌握價格波動信息。與供應商協商簽訂價格調整條款，約定在市場價格波動較大時的價格調整方式。采用套期保值等金融工具，規避價格波動風險。2.供應商違約風險應對加強對供應商的管理和監督，定期評估供應商的信譽和履約能力。在采購合同中明確違約責任和賠償條款，約束供應商的行為。建立供應商違約應急預案，在供應商出現違約情況時，能夠及時采取措施，減少損失。3.質量安全風險應對嚴格執行質量控制制度，加強采購環節和驗收環節的質量把控。要求供應商提供質量保證承諾和質量保險，降低質量安全風險。建立質量安全追溯體系，一旦發生質量安全問題，能夠迅速追溯源頭，采取有效措施進行處理。4.法律法規風險應對采購人員應熟悉國家相關法律法規和政策要求，確保采購活動合法合規。定期組織法律法規培訓，提高采購人員的法律意識和風險防范能力。在采購合同中明確雙方的法律責任和義務，避免法律糾紛。（三）風險監控與預警1.風險監控建立風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估。跟蹤風險應對措施的執行情況，及時發現新的風險因素。2.預警機制制定風險預警指標和閾值，當風險指標達到預警閾值時，及時發出預警信號。根據預警信號，采取相應的風險應對措施，防止風險擴大。八、信息管理（一）采購信息系統建設1.系統功能需求建立采購信息系統，實現采購流程的信息化管理。采購信息系統應具備采購計劃制定、供應商管理、采購訂單下達、驗收管理、付款管理、數據分析等功能。采購信息系統應與餐飲門店的銷售系統、庫存系統等進行集成，實現信息共享。2.系統選型與實施根據公司實際情況和業務需求，選擇合適的采購信息系統。制定系統實施計劃，明確系統實施的步驟、時間節點和責任人。組織采購