行政物料管理制度模板?一、總則（一）目的為加強公司行政物料的管理，規范行政物料的采購、使用、庫存等流程，合理控制物料成本，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構行政物料的管理。（三）定義1.行政物料：指公司日常辦公所需的各類物品，包括但不限于辦公用品、辦公設備、辦公家具、清潔用品、勞保用品等。2.采購周期：指從提出采購申請到物料入庫所需的時間。3.庫存周轉率：指一定時期內庫存物料周轉的次數，計算公式為：庫存周轉率=銷售成本/平均庫存余額。二、職責分工（一）行政部門1.負責行政物料管理制度的制定、修訂和完善。2.負責行政物料的需求統計、采購申請的審核與提交。3.負責行政物料采購合同的簽訂、執行與跟蹤。4.負責行政物料的驗收、入庫、保管、發放與盤點等工作。5.負責行政物料庫存的監控與管理，定期進行庫存盤點，確保賬實相符。6.負責對各部門行政物料的使用情況進行監督與檢查，及時發現和解決問題。（二）財務部門1.負責行政物料采購預算的審核與控制。2.負責行政物料采購費用的核算與報銷。3.協助行政部門進行行政物料庫存的盤點與清查。（三）使用部門1.負責本部門行政物料需求的統計與上報。2.負責本部門行政物料的領用、使用與保管。3.配合行政部門做好行政物料的盤點與清查工作。三、采購管理（一）采購計劃1.各部門應根據工作需要，每月[具體日期]前向行政部門提交下月行政物料需求計劃，注明物料名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息。2.行政部門收到各部門的需求計劃后，進行匯總和審核，結合庫存情況，編制行政物料采購計劃，并提交給財務部門審核。3.財務部門根據公司預算情況，對采購計劃進行審核，審核通過后報公司領導審批。（二）采購申請1.采購計劃經公司領導審批后，行政部門根據采購計劃向供應商發出采購申請，采購申請應明確物料名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.對于緊急采購的物料，使用部門應填寫《緊急采購申請表》，注明緊急采購的原因、物料名稱、規格、型號、數量等信息，經部門負責人簽字后提交給行政部門。行政部門審核后，報公司領導審批。公司領導批準后，行政部門應立即安排采購。（三）供應商選擇與管理1.行政部門應建立供應商檔案，對供應商的基本情況、資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等進行評估和記錄。2.采購人員應根據采購需求，從合格供應商名單中選擇供應商進行采購。對于新的供應商，采購人員應進行實地考察，評估其綜合實力和信譽，經行政部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后，將其納入合格供應商名單。3.行政部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格等方面。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵；對于表現不佳的供應商，進行警告、整改或淘汰處理。（四）采購合同1.采購人員與供應商達成采購意向后，應簽訂采購合同。采購合同應明確物料名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本提交給行政部門和財務部門備案。3.行政部門應跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商有違約行為，應及時與供應商溝通協商，要求其承擔違約責任。如協商不成，可通過法律途徑解決。（五）采購驗收1.行政物料到貨后，采購人員應及時通知行政部門進行驗收。行政部門應組織相關人員按照采購合同和質量標準對物料進行驗收。2.驗收內容包括物料的名稱、規格、型號、數量、質量、外觀等方面。如發現物料存在質量問題或數量不符等情況，應及時與供應商聯系，要求其更換或補貨。3.驗收合格的物料，行政部門應填寫《物料驗收單》，由驗收人員簽字確認后辦理入庫手續。驗收不合格的物料，行政部門應填寫《不合格物料處理單》，注明不合格原因，經部門負責人簽字后交采購人員與供應商協商處理。四、庫存管理（一）入庫管理1.行政物料驗收合格后，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫《物料入庫單》，注明物料名稱、規格、型號、數量、供應商名稱、入庫日期等信息。2.《物料入庫單》應一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門記賬，一聯交采購人員作為結算憑證。3.倉庫管理人員應按照物料的類別、規格、型號等進行分類存放，并建立物料臺賬，記錄物料的出入庫情況。（二）庫存保管1.倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，確保物料不受潮、不受損、不丟失。2.對于易燃、易爆、有毒等危險物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全措施。3.倉庫管理人員應定期對庫存物料進行盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行調整。（三）庫存盤點1.行政部門應定期組織庫存盤點，盤點周期為[具體周期]。盤點時，倉庫管理人員應停止物料的收發作業，配合盤點人員進行盤點。2.盤點人員應按照物料臺賬逐一核對物料的實際數量，并填寫《物料盤點表》。如發現物料盤盈或盤虧，應查明原因，并填寫《物料盤盈盤虧報告表》，報行政部門負責人審核。3.行政部門負責人審核通過后，將《物料盤盈盤虧報告表》提交給財務部門進行賬務處理。對于盤盈的物料，應及時辦理入庫手續；對于盤虧的物料，應查明原因，屬于正常損耗的，經批準后核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。（四）庫存預警1.行政部門應根據物料的使用頻率、采購周期等因素，設定庫存預警指標。當庫存低于預警指標時，倉庫管理人員應及時通知行政部門采購人員進行補貨。2.行政部門采購人員應根據庫存預警情況，及時調整采購計劃，確保物料的正常供應。五、發放管理（一）領用流程1.各部門員工因工作需要領用行政物料時，應填寫《物料領用申請表》，注明物料名稱、規格、型號、數量、領用原因等信息，經部門負責人簽字后提交給行政部門。2.行政部門收到《物料領用申請表》后，進行審核。對于符合領用規定的，倉庫管理人員應按照申請表上的數量發放物料，并填寫《物料發放單》，由領用人員簽字確認。3.《物料發放單》應一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門記賬，一聯交領用部門留存。（二）領用標準1.行政部門應根據工作需要和實際情況，制定各類行政物料的領用標準，明確不同崗位、不同級別員工的領用數量和頻率。2.領用標準應定期進行評估和調整，確保其合理性和適用性。（三）特殊情況領用1.對于特殊情況需要臨時領用行政物料的，領用部門應填寫《緊急物料領用申請表》，注明緊急領用的原因、物料名稱、規格、型號、數量等信息，經部門負責人簽字后提交給行政部門。行政部門審核后，報公司領導審批。公司領導批準后，倉庫管理人員應按照申請表上的數量發放物料，并填寫《緊急物料發放單》，由領用人員簽字確認。2.《緊急物料發放單》應一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門記賬，一聯交領用部門留存。六、使用管理（一）使用要求1.各部門員工應按照規定的用途和方法使用行政物料，不得擅自轉借、挪用或浪費。2.對于貴重或稀缺的行政物料，應實行專人專用制度，確保物料的安全和正常使用。（二）損壞賠償1.因員工個人原因造成行政物料損壞或丟失的，應按照原價進行賠償。2.賠償金額應在規定的時間內交至財務部門，財務部門開具收據。（三）定期檢查1.行政部門應定期對各部門行政物料的使用情況進行檢查，發現問題及時督促整改。2.檢查內容包括物料的使用是否符合規定、是否存在浪費現象、是否按時歸還等方面。七、報廢管理（一）報廢條件1.行政物料已超過使用年限，且無法正常使用的。2.行政物料因損壞、丟失等原因，無法修復或找回的。3.行政物料因技術更新、產品換代等原因，已被淘汰的。（二）報廢申請1.各部門員工發現符合報廢條件的行政物料時，應填寫《物料報廢申請表》，注明物料名稱、規格、型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，經部門負責人簽字后提交給行政部門。2.行政部門收到《物料報廢申請表》后，組織相關人員進行鑒定和審核。對于符合報廢條件的，報公司領導審批。（三）報廢處理1.公司領導批準后，行政部門負責對報廢的行政物料進行處理。處理方式包括出售、捐贈、報廢銷毀等。2.對于出售或捐贈的報廢行政物料，行政部門應按照相關規定辦理手續，并將收入及時上繳財務部門。3.對于報廢銷毀的行政物料，行政部門應安排專人進行監督，確保物料得到妥善處理。（四）賬務處理1.財務部門應根據行政部門提交的