集中采購小組管理制度?總則目的為規范公司集中采購小組的運作，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司集中采購小組負責的所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。基本原則1.公開透明原則：采購過程應公開透明，接受公司內部監督。2.公平競爭原則：確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會。3.公正原則：采購決策應公正，不受任何不正當因素影響。4.效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化。集中采購小組組織架構及職責組織架構集中采購小組由組長、副組長、采購專員、質量審核員、財務專員等成員組成。職責1.組長職責全面負責集中采購小組的工作，制定采購策略和計劃。協調采購過程中的各項事宜，解決重大問題。對采購結果負責。2.副組長職責協助組長開展工作，負責具體采購項目的組織實施。審核采購文件和合同，確保其合規性。監督采購過程，及時發現和糾正問題。3.采購專員職責收集采購需求信息，進行市場調研，尋找合適的供應商。與供應商進行溝通、洽談，組織招標、詢價等采購活動。整理采購文件，記錄采購過程和結果。4.質量審核員職責對采購物資和服務的質量進行審核，確保符合公司要求。參與供應商評估，提出質量方面的意見和建議。監督采購物資的驗收過程，對質量問題進行跟蹤處理。5.財務專員職責參與采購預算的編制和審核。審核采購合同的付款條款，確保財務風險可控。負責采購資金的支付和賬務處理。采購流程需求提報1.各部門根據業務需要，定期或不定期向集中采購小組提報采購需求。2.采購需求應明確物資或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等詳細信息。需求審核1.集中采購小組收到采購需求后，由采購專員進行初步整理和分類。2.采購專員將整理后的需求提交給副組長，副組長組織相關人員對需求的合理性、必要性進行審核。3.審核通過的需求進入采購流程，未通過的需求反饋給提報部門并說明原因。采購計劃制定1.根據審核通過的采購需求，采購專員制定采購計劃，明確采購方式、采購時間節點等。2.采購計劃經副組長審核后，報組長批準。供應商選擇與管理1.供應商開發采購專員通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。2.供應商評估采購專員組織質量審核員、相關技術人員等對潛在供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的資質、生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行打分和排序，確定合格供應商名單。3.供應商管理與合格供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行評價和考核，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行淘汰或整改。采購實施1.采購方式選擇根據采購物資或服務的特點、金額大小等因素，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購等。采用公開招標方式的，應按照相關法律法規和公司規定發布招標公告，組織開標、評標等活動。采用邀請招標方式的，應向不少于三家符合條件的供應商發出邀請書，組織招標活動。采用競爭性談判方式的，應與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。采用詢價采購方式的，應向不少于三家供應商發出詢價單，根據報價情況確定成交供應商。2.采購文件編制根據采購方式和采購需求，編制采購文件，如招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購物資或服務的技術要求、商務條款、評標標準等內容。3.采購活動組織采購專員按照采購文件的要求，組織采購活動，包括發布采購信息、接收供應商響應文件、組織開標或談判等。在采購活動過程中，應確保所有供應商都有平等的參與機會，嚴格按照規定的程序和標準進行評審。合同簽訂1.采購活動結束后，采購專員根據評審結果確定成交供應商，并與其簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、違約責任等內容。3.采購合同經副組長審核后，報組長批準。驗收1.采購物資到貨前，采購專員應通知質量審核員、使用部門等相關人員做好驗收準備。2.物資到貨后，由質量審核員、使用部門等相關人員按照合同要求和驗收標準進行驗收。3.驗收合格的物資辦理入庫手續，驗收不合格的物資應及時與供應商溝通協商處理，如退貨、換貨、補貨等。付款1.采購專員根據采購合同和驗收情況，填寫付款申請單，經副組長審核后，報財務專員。2.財務專員按照公司財務制度和采購合同的付款條款，審核付款申請單，辦理付款手續。采購風險管理風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷等風險。2.質量風險：采購物資或服務不符合質量要求的風險。3.合同風險：合同條款不完善、合同執行過程中出現糾紛等風險。4.供應商風險：供應商破產、違約、提供虛假信息等風險。風險評估1.集中采購小組定期對采購風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度。2.根據風險評估結果，確定風險等級，為制定風險應對措施提供依據。風險應對1.市場風險應對建立市場價格監測機制，及時掌握市場價格動態，合理安排采購時間和數量。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應商壟斷風險。2.質量風險應對加強對供應商的質量管控，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商進行質量抽檢。在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強驗收環節的管理，確保采購物資或服務符合質量要求。3.合同風險應對制定規范的采購合同模板，明確合同條款，避免合同漏洞。在簽訂合同前，組織相關人員對合同進行審核，確保合同合法合規。加強合同執行過程中的監督和管理，及時解決合同糾紛。4.供應商風險應對對供應商進行嚴格的資質審查和信用評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商。在合同中約定供應商的違約責任，加強對供應商的約束。定期對供應商進行評價和考核，及時發現和處理供應商存在的問題。采購監督與考核內部監督1.公司內部審計部門定期對集中采購小組的采購活動進行審計，檢查采購程序是否合規、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等。2.公司設立舉報郵箱和電話，接受員工對采購活動中違規行為的舉報，對舉報事項進行調查處理。外部監督1.主動接受政府相關部門的監督檢查，配合提供采購活動的相關資料。2.邀請供應商、客戶等外部相關方對公司采購活動進行監督和評價，聽取他們的意見和建議。考核1.建立集中采購小組考核機制，對采購專員、質量審核員、財務專員等成員的工作表現進行考核。2.考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制情況、采購質量保證情況、采購效率提升情況、供應商管理情況等。3.根據考核結果，對表現優秀的成員給予獎勵，對存在問題的成員進行批評教育或處罰。信息管理采購信息收集1.采購專員定期收集市場價格信息、供應商信息、采購政策法規等相關信息，建立采購信息數據庫。2.關注行業動態和競爭對手的采購情況，及時掌握市場變化趨勢。采購信息共享1.集中采購小組內部建立信息共享平臺，成員之間可以及時共享采購需求、采購計劃、采購結果等信息。2.與公司其他部門進行信息溝通與協調，確保采購活動與公司整體業務需求相匹配。采購檔案管理1.采購專員負責采購檔案的整理、歸檔和保管，采購檔案包括采購需求文件、采購計劃、采購文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等。2.采購檔案應按照公司檔案管理規定進行分類、編號和存放，確保檔案的完整性和可查閱性。培訓與發展培訓計劃制定集中采購小組根據成員的崗位需求和業務發展情況，制定年度培訓計劃。培訓內容1.采購業務知識培訓：包括采購流程、采購方式、采購談判技巧等方面的知識。2.法律法規培訓：學習國家相關采購法律法規和公司內部制度。3.質量管理知識培訓：提高對采購物資質量的把控能力。4.溝通技巧培訓：提升與供應商、內部部門等溝通