公司房產(chǎn)證管理制度?一、總則（一）目的為加強公司房產(chǎn)證的管理，保障公司房產(chǎn)的安全與完整，規(guī)范房產(chǎn)證的取得、使用、保管、變更及處置等行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司擁有產(chǎn)權(quán)的各類房產(chǎn)所對應(yīng)的房產(chǎn)證管理，包括但不限于辦公用房、生產(chǎn)廠房、倉庫等。（三）管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保房產(chǎn)證管理工作合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障房產(chǎn)證的安全，防止丟失、損壞或被盜用。3.規(guī)范性原則：規(guī)范房產(chǎn)證的各項管理流程，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作要求。4.效益性原則：在保證房產(chǎn)安全和正常使用的前提下，合理利用房產(chǎn)證資源，提高公司資產(chǎn)運營效益。二、房產(chǎn)證的取得（一）購房合同簽訂1.公司購置房產(chǎn)時，由相關(guān)部門按照公司決策程序簽訂購房合同。合同中應(yīng)明確房產(chǎn)的具體位置、面積、價格、付款方式、交付時間等詳細條款。2.合同簽訂后，經(jīng)辦部門應(yīng)及時將合同副本提交給財務(wù)部門、法務(wù)部門及行政管理部門備案。（二）款項支付1.財務(wù)部門根據(jù)購房合同約定的付款方式和時間安排，及時足額支付購房款項。付款過程中應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)票據(jù)，確保資金支付安全。2.每筆付款完成后，財務(wù)部門應(yīng)編制付款記錄，并與相關(guān)合同進行核對，確保款項支付與合同約定一致。（三）產(chǎn)權(quán)登記申請1.在房產(chǎn)交付使用后，行政管理部門負責(zé)及時向當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門提交產(chǎn)權(quán)登記申請資料。申請資料應(yīng)包括購房合同、付款憑證、身份證明、房屋測繪報告等。2.行政管理部門應(yīng)指定專人負責(zé)跟進產(chǎn)權(quán)登記申請進度，與房地產(chǎn)管理部門保持溝通，及時了解審核情況，補充或修正相關(guān)資料。（四）房產(chǎn)證領(lǐng)取1.經(jīng)房地產(chǎn)管理部門審核通過后，行政管理部門應(yīng)及時領(lǐng)取房產(chǎn)證。領(lǐng)取時需辦理相關(guān)簽收手續(xù)，確保房產(chǎn)證領(lǐng)取過程可追溯。2.房產(chǎn)證領(lǐng)取后，行政管理部門應(yīng)在第一時間將其移交至公司檔案室妥善保管，并辦理交接手續(xù)。同時，應(yīng)將房產(chǎn)證的取得情況通知財務(wù)部門及相關(guān)資產(chǎn)使用部門。三、房產(chǎn)證的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部因業(yè)務(wù)需要，如辦理房產(chǎn)抵押、質(zhì)押、轉(zhuǎn)讓、租賃等手續(xù)，可使用房產(chǎn)證原件或復(fù)印件。2.對外提供房產(chǎn)相關(guān)證明文件時，需經(jīng)公司授權(quán)，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理。（二）使用申請1.公司內(nèi)部部門如需使用房產(chǎn)證，應(yīng)填寫《房產(chǎn)證使用申請表》，詳細說明使用目的、使用期限、使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請表提交至行政管理部門審核，行政管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行核實，并提出審核意見。對于涉及重要事項或金額較大的使用申請，還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）使用審批1.經(jīng)行政管理部門審核通過的申請，按照審批流程提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請事項的性質(zhì)和風(fēng)險程度進行審批決策。2.審批通過后，行政管理部門將申請表及相關(guān)審批文件交至檔案室，由檔案室根據(jù)審批意見提供房產(chǎn)證原件或復(fù)印件，并做好登記記錄。（四）使用登記1.使用人領(lǐng)取房產(chǎn)證原件或復(fù)印件時，需在《房產(chǎn)證使用登記表》上簽字確認(rèn)。登記表應(yīng)記錄使用人姓名、部門、使用時間、歸還時間等信息。2.使用期限屆滿或使用目的完成后，使用人應(yīng)及時將房產(chǎn)證原件或復(fù)印件歸還至檔案室，并辦理歸還登記手續(xù)。檔案室應(yīng)核對歸還的房產(chǎn)證與登記記錄是否一致。（五）使用監(jiān)督1.行政管理部門負責(zé)對房產(chǎn)證的使用情況進行定期檢查和不定期抽查，確保使用人按照規(guī)定用途和期限使用房產(chǎn)證，防止違規(guī)使用。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用行為，行政管理部門應(yīng)及時制止，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。公司將視情節(jié)輕重對相關(guān)責(zé)任人進行嚴(yán)肅處理。四、房產(chǎn)證的保管（一）保管責(zé)任1.公司檔案室負責(zé)房產(chǎn)證的保管工作，指定專人負責(zé)具體保管事宜。保管人員應(yīng)具備較強的責(zé)任心和保密意識，確保房產(chǎn)證安全存放。2.保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，定期對房產(chǎn)證進行清點和檢查，確保賬實相符。（二）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備安全可靠的保管環(huán)境，設(shè)置專門的存放區(qū)域，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.房產(chǎn)證應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、編號等進行分類存放，便于查找和管理。（三）電子檔案管理1.除紙質(zhì)房產(chǎn)證外，檔案室還應(yīng)建立房產(chǎn)證電子檔案。電子檔案應(yīng)包括房產(chǎn)證掃描件、相關(guān)合同文件、產(chǎn)權(quán)登記資料等。2.電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)做好電子檔案的保密和權(quán)限管理工作，防止信息泄露。（四）盤點與清查1.每年末，檔案室應(yīng)對房產(chǎn)證進行全面盤點，核對房產(chǎn)證的數(shù)量、編號、存放位置等信息，確保賬實一致。2.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如房產(chǎn)證丟失、損壞等，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補救措施。同時，應(yīng)將盤點結(jié)果書面報告公司領(lǐng)導(dǎo)。五、房產(chǎn)證的變更（一）變更情形1.房產(chǎn)所有權(quán)人發(fā)生變更，如公司名稱變更、股權(quán)變更導(dǎo)致房產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)移等。2.房產(chǎn)信息發(fā)生變更，如房屋面積調(diào)整、地址變更、用途變更等。（二）變更申請1.當(dāng)出現(xiàn)房產(chǎn)證變更情形時，相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)及時向行政管理部門提出變更申請，并提交相關(guān)證明文件。申請內(nèi)容應(yīng)包括變更事項的詳細說明、變更原因、預(yù)計變更時間等。2.行政管理部門收到申請后，應(yīng)進行初步審核，核實申請材料的真實性和完整性。對于符合變更條件的申請，予以受理；對于不符合條件的申請，應(yīng)及時告知申請人并說明原因。（三）變更審批1.受理后的變更申請按照公司內(nèi)部審批流程進行審批。涉及重要事項或金額較大的變更，需報公司董事會審議通過。2.審批通過后，行政管理部門負責(zé)按照房地產(chǎn)管理部門的要求準(zhǔn)備變更登記所需資料，并及時辦理變更登記手續(xù)。（四）變更登記1.行政管理部門指定專人負責(zé)與房地產(chǎn)管理部門溝通協(xié)調(diào)，辦理房產(chǎn)證變更登記手續(xù)。在辦理過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序提交資料，確保變更登記工作順利完成。2.變更登記完成后，行政管理部門應(yīng)及時領(lǐng)取新的房產(chǎn)證，并將變更情況通知檔案室進行檔案更新。同時，應(yīng)將變更后的房產(chǎn)證復(fù)印件分發(fā)給財務(wù)部門及相關(guān)資產(chǎn)使用部門。六、房產(chǎn)證的處置（一）處置情形1.公司因戰(zhàn)略調(diào)整、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型等原因，決定出售、轉(zhuǎn)讓、抵押、報廢房產(chǎn)。2.根據(jù)法律法規(guī)要求或公司內(nèi)部規(guī)定，需要對房產(chǎn)進行處置的其他情形。（二）處置申請1.相關(guān)部門提出房產(chǎn)處置申請時，應(yīng)詳細說明處置原因、處置方式、預(yù)計處置價格等內(nèi)容，并提交相關(guān)可行性分析報告。2.申請?zhí)峤恢列姓芾聿块T審核，行政管理部門會同財務(wù)部門、法務(wù)部門等對申請進行綜合評估，提出審核意見。對于重大房產(chǎn)處置事項，需報公司董事會審議。（三）處置審批1.經(jīng)審核通過的房產(chǎn)處置申請，按照公司審批流程報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請事項的重要性和風(fēng)險程度進行決策。2.審批通過后，成立專門的房產(chǎn)處置工作小組，負責(zé)具體實施房產(chǎn)處置工作。工作小組應(yīng)包括行政管理、財務(wù)、法務(wù)等相關(guān)人員，明確各成員的職責(zé)分工。（四）處置實施1.對于出售、轉(zhuǎn)讓房產(chǎn)的情形，工作小組負責(zé)按照市場規(guī)則進行交易談判、簽訂合同等工作。交易過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，確保交易合法合規(guī)。2.對于抵押房產(chǎn)的情形，工作小組應(yīng)與抵押權(quán)人協(xié)商確定抵押事宜，辦理相關(guān)抵押登記手續(xù)。抵押登記完成后，應(yīng)將抵押情況告知檔案室，并在房產(chǎn)證上進行相應(yīng)標(biāo)注。3.對于報廢房產(chǎn)的情形，工作小組應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)報廢管理規(guī)定進行處置。處置過程中應(yīng)做好資產(chǎn)清理、評估等工作，確保資產(chǎn)處置價值最大化。（五）處置后續(xù)工作1.房產(chǎn)處置完成后，行政管理部門負責(zé)辦理房產(chǎn)證的注銷或變更手續(xù)。注銷或變更手續(xù)完成后，應(yīng)及時將相關(guān)情況通知檔案室進行檔案處理。2.財務(wù)部門負責(zé)對房產(chǎn)處置收入進行核算和管理，確保資金及時足額入賬。同時，應(yīng)按照公司財務(wù)制度進行賬務(wù)處理，反映房產(chǎn)處置對公司財務(wù)狀況的影響。3.法務(wù)部門負責(zé)對房產(chǎn)處置過程中的法律文件進行審核和把關(guān)，確保處置行為符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對房產(chǎn)證的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查房產(chǎn)證的取得、使用、保管、變更及處置等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）行政管理部門自查1.行政管理部門每月對房產(chǎn)證的管理工作進行自查，重點檢查房產(chǎn)證的使用登記情況、保管環(huán)境、變更手續(xù)辦理等方面。2.自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取有效措施進行整改。自查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（三）考核評價1.將房產(chǎn)證管理工作納入公司對相關(guān)部門及人員的績效考核體系，設(shè)定明確的考核指