部門公章使用管理制度?一、總則（一）目的為規范公司部門公章的使用管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序和合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門公章的使用管理。（三）基本原則1.依法依規原則：公章的使用必須嚴格遵守國家法律法規和公司的各項規章制度。2.審批規范原則：公章使用應經過嚴格的審批流程，確保用章事項真實、合法、合理。3.安全保密原則：加強公章保管和使用過程中的安全保密措施，防止公章被盜用、冒用或濫用。4.責任明確原則：明確公章使用各環節的責任，對因公章使用不當造成的后果追究相關人員責任。二、公章的種類與保管（一）公章種類1.部門行政章：用于部門內部一般性文件、通知、報告等的簽署。2.業務專用章：根據業務需要設置，如合同專用章、財務專用章等，用于特定業務文件的簽署。（二）保管職責1.指定專人保管：各部門應指定專人負責公章的保管，保管人員須具備高度的責任心和保密意識。2.保管環境要求：公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，確保公章存放環境安全，防止丟失、損壞或被盜。3.保管人員變動：公章保管人員因工作變動等原因需要更換時，必須辦理嚴格的交接手續，由部門負責人監督交接過程，并在交接清單上簽字確認。三、公章使用審批流程（一）用章申請1.填寫申請表：使用部門公章時，需填寫《部門公章使用申請表》，詳細注明用章事項、用章文件名稱、用章時間、用章份數等信息。2.提交相關材料：根據用章事項的不同，申請人應提交相應的證明材料，如合同文本、審批文件、授權委托書等，確保用章事項真實、合法、有效。（二）部門負責人審批1.初審：部門負責人對用章申請進行初審，重點審查用章事項是否符合部門職責和工作流程，相關材料是否齊全、真實。2.簽署意見：部門負責人根據審查情況，在申請表上簽署審批意見，同意用章的，注明同意用章及用章要求；不同意用章的，說明理由。（三）其他審批1.涉及重要事項或重大金額的用章：如涉及對外投資、融資、重大合同簽訂等重要事項或金額較大的業務用章，需按照公司相關規定，提交公司高層領導或相關決策機構審批。2.特殊情況審批：對于緊急、特殊情況下的用章申請，無法按照正常流程審批的，應先電話或口頭向相關領導報告，在用章后及時補辦審批手續。（四）蓋章登記1.登記臺賬：公章保管人員應建立《部門公章使用登記臺賬》，對每次用章情況進行詳細登記，包括用章日期、用章部門、用章事項、用章文件名稱、用章份數、審批人等信息。2.編號管理：對每次用章進行編號，以便于查詢和追溯。四、公章使用規范（一）用章位置1.文件首頁：一般應加蓋在文件首頁的公司名稱、文件標題、正文結尾等位置，確保公章清晰、端正，與文件內容協調一致。2.合同文本：應加蓋在合同文本規定的蓋章處，一般為合同首頁、尾頁及騎縫處，確保騎縫章完整、清晰，能夠有效覆蓋合同內容。（二）用章方式1.蓋章操作：公章保管人員應在審批通過后，按照規定的用章位置和方式進行蓋章操作，確保蓋章清晰、完整，不得模糊、遺漏或重疊。2.蓋章份數：嚴格按照用章申請批準的份數蓋章，不得多蓋或擅自增加蓋章份數。（三）特殊情況處理1.空白文件蓋章：原則上不得在空白文件上加蓋公章。如因工作需要必須在空白文件上蓋章的，需經公司高層領導特批，并嚴格登記備案，明確空白文件用途和使用期限。2.異地用章：如需在異地使用公章，應通過郵寄或專人攜帶等方式將公章及相關審批文件送達指定地點，并確保公章安全運輸和使用。同時，應做好異地用章的記錄和跟蹤工作。五、公章使用監督與檢查（一）內部監督1.定期檢查：公司行政部門或審計部門定期對各部門公章使用情況進行檢查，重點檢查用章審批流程是否規范、用章登記是否完整、公章保管是否安全等。2.日常監督：部門負責人應對本部門公章使用情況進行日常監督，發現問題及時糾正，并向公司相關部門報告。（二）違規處理1.發現違規行為：如發現公章使用過程中存在違規行為，如未經審批用章、超范圍用章、私自刻制公章等，應立即停止用章，并對違規行為進行調查核實。2.責任追究：根據違規行為的性質和造成的后果，對相關責任人進行嚴肅處理，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等；構成違法犯罪的，依法追究法律責任。六、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.部門撤銷或合并：因部門撤銷、合并等原因，原部門公章不再使用的。2.公章損壞或遺失：公章出現損壞無法正常使用或遺失的。3.其他原因：因其他原因需要停用公章的。（二）停用手續1.申請停用：部門負責人填寫《部門公章停用申請表》，說明停用原因及停用時間。2.審批確認：經公司相關部門審批同意后，辦理公章停用手續。（三）銷毀程序1.制定銷毀方案：對于停用的公章，應制定銷毀方案，明確銷毀方式、時間、地點等。2.監督銷毀：銷毀公章時，應至少有兩名以上人員在場監督，確保公章被徹底銷毀。3.銷毀記錄：對公章銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由監督人員簽字確認。七、附則（一）解釋權本制度由公司[具體部門]負責解釋。