規范采購工作管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采購工作的管理，規范采購行為，降低采購成本，提高采購效率，確保公司生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品、服務等各類物資和服務的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購行為合法合規。2.經濟性原則：在保證物資和服務質量的前提下，充分考慮成本因素，通過合理的采購策略和方法，降低采購成本。3.效益性原則：采購工作要以滿足公司生產經營需求為出發點，注重采購物資和服務的性價比，提高公司整體效益。4.公正性原則：采購過程要公平、公正、公開，確保所有供應商享有平等的參與機會，避免不正當競爭。5.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系，維護公司的商業信譽。二、采購組織與職責（一）采購部門設置公司設立獨立的采購部門，負責公司各類物資和服務的采購工作。采購部門根據工作需要可設置采購經理、采購專員等崗位。（二）采購部門職責1.采購計劃制定：根據公司生產經營計劃和庫存情況，編制年度、季度、月度采購計劃，明確采購物資和服務的品種、數量、規格、質量要求、交貨時間等。2.供應商開發與管理：負責供應商的開發、評估、選擇、準入和退出管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價，確保供應商提供的物資和服務符合公司要求。3.采購執行：按照采購計劃組織實施采購活動，與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執行情況，確保物資和服務按時、按質、按量供應。4.采購成本控制：通過市場調研、招標采購、詢價比較等方式，選擇性價比最優的供應商和采購方案，降低采購成本。5.采購風險管理：識別、評估和應對采購過程中的風險，如供應商違約、價格波動、質量問題等，制定相應的風險防范措施，保障公司采購安全。6.采購信息管理：及時收集、整理、分析采購相關信息，建立采購信息數據庫，為公司決策提供支持。7.與其他部門協作：與公司內部各部門密切溝通協作，了解物資和服務需求，協調解決采購過程中出現的問題，確保采購工作與公司整體運營相匹配。（三）其他部門職責1.需求部門：負責提出物資和服務的需求申請，明確需求的詳細信息，包括規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等，并對需求的合理性和準確性負責。在采購過程中，積極配合采購部門進行供應商選擇、合同簽訂、驗收等工作。2.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監督采購資金的支付，確保采購資金的合理使用和安全。對采購成本進行核算和分析，提供財務數據支持和財務風險預警。3.質量部門：參與采購物資和服務的質量標準制定，負責對采購物資和服務進行檢驗和驗收，確保其符合質量要求。對采購過程中的質量問題進行跟蹤處理，提出改進建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據生產經營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計交貨時間、用途等信息，并經部門負責人審核簽字。2.提交采購申請：采購申請表經需求部門負責人審核后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性、合規性進行初審。初審內容包括采購物資和服務是否在采購計劃范圍內、需求信息是否準確完整、采購預算是否充足等。2.相關部門會審：對于金額較大、技術復雜或涉及重要生產經營環節的采購項目，采購部門組織相關部門（如財務部門、質量部門、技術部門等）進行會審。會審主要對采購項目的技術可行性、經濟合理性、質量可靠性、資金預算等方面進行評估和審核，并形成會審意見。3.領導審批：采購申請經采購部門初審和相關部門會審后，按照公司審批權限規定，提交公司領導審批。審批通過后，采購申請進入采購執行環節；審批不通過的，采購部門應及時將審批意見反饋給需求部門，并說明原因。（三）采購實施1.制定采購策略：采購部門根據采購申請的內容和特點，制定采購策略。采購策略包括采購方式選擇（如招標采購、詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等）、供應商選擇標準、采購時間安排等。2.供應商選擇與采購談判：根據采購策略，采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如供應商目錄、行業網站、供應商推薦、市場調研等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績信譽等方面的審核，篩選出符合要求的供應商。與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資和服務的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等條款，爭取有利的采購條件。采購談判過程中，采購人員應做好談判記錄。3.簽訂采購合同：采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經法務部門審核后，與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規、詳細準確、公平合理。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。4.采購訂單下達：采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資和服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，采購部門應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保訂單按時、按質、按量執行。（四）采購驗收1.到貨通知：采購物資和服務到貨前，供應商應提前通知采購部門。采購部門及時將到貨信息通知需求部門和質量部門。2.驗收準備：需求部門和質量部門根據采購合同和相關標準，制定驗收方案，明確驗收人員、驗收內容、驗收方法、驗收標準等。驗收人員應熟悉采購物資和服務的技術要求和質量標準，做好驗收準備工作。3.實物驗收：采購物資和服務到貨后，驗收人員按照驗收方案進行實物驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、外觀質量、性能指標等是否與采購合同和相關標準一致。對于需要進行檢驗檢測的物資，應按照規定委托專業機構進行檢驗檢測。4.驗收報告出具：驗收合格的，驗收人員出具驗收報告，經需求部門、質量部門負責人簽字確認后，交采購部門存檔。驗收不合格的，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨、降價等措施解決問題，并跟蹤處理結果。（五）采購付款1.發票審核：采購物資和服務驗收合格且收到供應商開具的發票后，采購部門將發票連同驗收報告、采購合同等相關資料提交給財務部門進行發票審核。財務部門按照公司財務制度和稅務法規，對發票的真實性、合法性、完整性進行審核。2.付款申請：發票審核通過后，采購部門根據采購合同約定的付款方式和付款時間，填寫付款申請表，經部門負責人審核簽字后，提交財務部門。付款申請表應注明采購合同編號、供應商名稱、采購物資和服務名稱、金額、付款方式、付款時間等信息。3.付款審批：財務部門收到付款申請表后，按照公司審批權限規定進行付款審批。審批通過后，財務部門安排資金支付；審批不通過的，財務部門應及時將審批意見反饋給采購部門，并說明原因。四、采購方式（一）招標采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術規格復雜、市場競爭充分的物資和服務采購項目。2.招標程序：采購部門制定招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準等內容。在公司內部網站、行業媒體等渠道發布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。對報名參加投標的供應商進行資格預審，確定合格投標人名單。組織開標、評標會議，按照評標標準對投標人的投標文件進行評審，確定中標候選人。發布中標公告，與中標供應商簽訂采購合同。（二）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、規格型號單一、市場價格比較透明的物資和服務采購項目。2.詢價程序：采購部門向多家供應商發出詢價通知書，明確采購物資和服務的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等信息，要求供應商在規定時間內報價。收集供應商的報價文件，對報價進行比較分析，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。與成交供應商簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的物資和服務采購項目。2.談判程序：采購部門制定談判文件，明確談判項目的技術規格、商務條款、談判程序等內容。邀請符合條件的供應商參加談判，向供應商發出談判邀請書。組織談判會議，與供應商進行多輪談判，要求供應商對報價和技術方案進行澄清、說明和調整。根據談判結果，確定成交供應商，并簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的物資和服務采購項目。2.采購程序：采購部門填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的原因、采購項目的基本情況、擬采購供應商的名稱等信息，并經相關部門審核和公司領導審批。與擬采購供應商進行商務談判，簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商開發1.供應商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商目錄、行業網站、供應商推薦、市場調研、參加行業展會等。2.供應商篩選與評估：根據公司采購需求和供應商選擇標準，對收集到的供應商信息進行篩選，確定潛在供應商名單。對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、技術水平、管理水平、財務狀況、信譽等方面。要求潛在供應商提供相關證明文件，如營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績證明等，對其進行資格審查。3.供應商準入：經過篩選和評估，符合要求的供應商進入公司供應商名錄，成為公司合格供應商。采購部門與新準入供應商簽訂供應商合作協議，明確雙方的權利和義務。（二）供應商考核1.考核指標設定：采購部門根據公司采購要求和供應商合作協議，設定供應商考核指標，包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合同執行情況等方面。2.考核周期：采購部門定期（每季度或每半年）對供應商進行考核評價，考核周期內供應商的表現作為考核依據。3.考核方式：考核方式包括供應商自評、采購部門評價、需求部門評價、質量部門評價等。采購部門匯總各方評價意見，形成供應商考核報告。4.考核結果應用：根據供應商考核結果，采購部門對供應商進行分類管理。對于考核優秀的供應商，給予優先采購、增加訂單量、延長付款期限等獎勵；對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其限期整改。如供應商在規定期限內仍未達到要求，采購部門可采取減少訂單量、暫停合作、取消供應商資格等措施。（三）供應商退出1.主動退出：供應商因自身原因主動提出退出與公司的合作關系，應提前向采購部門提交書面申請，說明退出原因和退出時間。采購部門在收到申請后，與供應商協商處理相關事宜，如未履行完的合同、庫存物資、款項結算等。2.被動退出：供應商出現以下情況之一的，采購部門有權決定其退出公司供應商名錄：連續兩次考核不合格，且經整改后仍未達到要求的。提供虛假信息或產品質量存在嚴重問題，給公司造成重大損失的。發生重大違約行為，如未按時交貨、擅自變更合同條款等，嚴重影響公司生產經營的。因經營不善、破產等原因無法繼續履行合同的。供應商被動退出時，采購部門應及時清理與該供應商的業務往來，采取必要措施減少公司損失，并將相關情況通報公司內部各部門。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購風險識別：采購部門定期對采購過程中的風險進行識別，包括但不限于供應商風險（如供應商違約、破產、質量問題等）、市場風險（如價格波動、市場供應短缺等）、合同風險（如合同條款漏洞、合同執行糾紛等）、法律風險（如法律法規變化、采購行為違法違規等）、內部管理風險（如采購流程不規范、采購人員失職等）。2.采購風險評估：采購部門采用定性與定量相結合的方法，對識別出的采購風險進行評估，確定風險發生的可能性和影響程度。根據風險評估結果，對采購風險進行等級劃分，分為高風險、中風險和低風險。（二）風險應對措施1.高風險應對：對于高風險采購項目，采購部門應制定專項風險應對方案，采取多種風險應對措施，如選擇多家供應商、簽訂框架協議、要求供應商提供擔保、購買商業保險、加強合同管理和監督等，降低風險發生的可能性和影響程度。2.中風險應對：對于中風險采購項目，采購部門應采取適當的風險應對措施，如加強供應商管理、密切關注市場動態、完善合同條款、建立風險預警機制等，及時發現和處理風險。3.低風險應對：對于低風險采購項目，采購部門可采取常規的管理措施，如按照采購流程操作、定期對采購工作進行檢查等，對風險進行監控和控制。（三）風險監控與預警1.風險監控：采購部門建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和跟蹤，及時掌握風險的變化情況。風險監控內容包括風險應對措施的執行情況、風險指標的變化情況、供應商的經營狀況和履約情況等。2.風險預警：采購部門根據風險監控結果，設置風險預警指標和閾值。當風險指標達到預警閾值時，采購部門及時發出風險預警信號，提醒相關部門和人員采取措施應對風險。同時，采購部門對風險預警信息進行分析和評估，調整風險應對策略，確保風險得到有效控制。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.內部信息收集：采購部門定期收集公司內部各部門的采購需求信息、庫存信息、質量反饋信息等，確保采購工作與公司生產經營需求相匹配。2.外部信息收集：采購部門通過多種渠道收集外部采購信息，包括市場價格信息、供應商信息、行業動態信息、法律法規信息等。外部信息收集渠道包括行業網站、專業期刊、市場調研機構、供應商提供的資料、政府部門發布的信息等。（二）采購信息整理與分析1.采購信息整理：采購部門對收集到的采購信息進行分類整理，建立采購信息數據庫，便于信息的存儲、查詢和使用