行政機票預定管理制度?總則目的為規范公司行政機票預定管理工作，確保員工出差、商務活動等出行安排的合理性、高效性和經濟性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務需要乘坐飛機出行的機票預定相關事宜。基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規以及民航相關規定進行機票預定操作。2.經濟性原則：在滿足工作需求的前提下，優先選擇經濟實惠的機票，降低公司出行成本。3.便捷性原則：確保機票預定流程簡便快捷，不影響員工正常出行安排。4.責任明確原則：明確各相關部門及人員在機票預定過程中的職責，確保工作有序開展。機票預定流程出行申請1.員工因公務需要乘坐飛機出行，應提前填寫《出差申請表》或《商務活動申請表》，詳細注明出行目的、行程安排、預計出行日期、乘坐航班要求等信息。2.申請表需經部門負責人審批同意，對于涉及重要項目或大額費用的出行申請，還需按照公司相關規定報上級領導審批。預定申請1.員工持經審批通過的申請表，向公司行政部門提交機票預定申請。申請內容應包括具體航班需求（如航空公司、航班時間、艙位等級等）。2.行政部門收到預定申請后，應根據員工出行需求及公司機票預定相關規定進行初步審核。預定操作1.審核通過后，行政部門按照以下方式進行機票預定：公司協議合作渠道：優先通過與公司簽訂協議的機票代理機構或航空公司官方網站進行預定，以獲取更優惠的價格和服務。價格比較：若協議渠道無法滿足需求，可通過其他正規機票預訂平臺進行價格比較，選擇性價比最高的機票。但需確保所選擇的平臺具備合法資質，且能夠提供有效的電子行程單和發票。預定確認：成功預定機票后，行政部門應及時與員工確認預定信息，包括航班號、起飛時間、到達時間、座位信息等，并告知員工機票預定的相關注意事項。機票變更與退票1.變更：因特殊原因需要變更機票信息（如航班時間、艙位等級等），員工應提前向行政部門提出申請。行政部門根據實際情況與航空公司或機票代理機構溝通協商，辦理變更手續。如因變更產生額外費用，按照公司費用報銷相關規定執行。2.退票：若行程取消或變更導致機票需要退票，員工同樣應提前向行政部門申請。行政部門按照航空公司或機票代理機構的退票政策辦理退票手續，并及時將退票款項退還至公司賬戶。退票產生的手續費等相關費用，由申請退票的員工承擔。機票價格管理價格監控1.行政部門應定期對市場機票價格進行監控，關注各大航空公司及機票預訂平臺的價格動態，掌握不同航線、不同時段的價格波動情況。2.通過與協議合作渠道及其他相關機構保持密切溝通，及時獲取優惠信息和價格調整通知。優惠政策利用1.充分利用公司與航空公司、機票代理機構簽訂的合作協議，爭取更多的優惠政策，如折扣優惠、積分累積、額外服務等。2.關注航空公司及相關機構推出的各類促銷活動，合理安排員工出行時間，以便能夠享受到更多優惠。價格審批1.對于超出公司常規機票價格標準的預定申請，行政部門應進行詳細審核，并填寫《機票價格審批表》。2.《機票價格審批表》應包括出行員工信息、出行事由、申請航班信息、申請價格及原因、價格對比情況等內容。3.審批表需經部門負責人、財務部門及上級領導審批同意后方可進行預定操作。機票報銷管理報銷憑證要求1.員工報銷機票費用時，應提供有效的報銷憑證，包括電子行程單和發票。電子行程單應加蓋航空公司電子客票業務專用章，發票應符合國家稅務部門的相關規定。2.報銷憑證上的信息應與機票預定信息一致，包括姓名、航班號、起飛時間、到達時間、票價、稅費等。報銷流程1.員工在完成出行后，應在規定時間內（一般為出差結束后[x]個工作日內）將填寫完整的《費用報銷單》及相關報銷憑證提交至部門負責人處進行初審。2.部門負責人對報銷內容的真實性、合理性進行審核，審核通過后簽字確認，并提交至財務部門。3.財務部門對報銷憑證及相關手續進行再次審核，重點審核報銷金額是否符合公司規定、報銷憑證是否齊全合規等。審核無誤后，辦理報銷支付手續。報銷標準1.公司根據不同職級、出行目的等制定相應的機票報銷標準。具體標準如下：職級A：國內航班經濟艙及以下艙位，特殊情況經審批可乘坐商務艙；國際航班根據實際情況及工作需要確定艙位等級。職級B：國內航班經濟艙及以下艙位，如因工作需要乘坐商務艙需提前申請并經審批；國際航班根據實際情況及工作需要確定艙位等級。職級C：國內航班經濟艙，國際航班根據實際情況及工作需要確定艙位等級。其他：如因特殊業務需求或緊急情況需要乘坐高于報銷標準的艙位，需提前提交專項申請并經上級領導審批同意。2.對于超出報銷標準的部分，原則上由員工個人承擔。如因特殊原因經公司領導批準同意報銷的，超出部分需在報銷單上注明原因及審批情況。相關部門職責行政部門1.負責公司機票預定的整體管理工作，制定和完善機票預定管理制度及流程。2.審核員工機票預定申請，按照規定進行機票預定操作，及時與員工確認預定信息。3.協調處理機票變更、退票等相關事宜，與航空公司、機票代理機構保持溝通聯系。4.定期監控機票市場價格，收集整理優惠信息，為公司爭取有利的價格政策。5.負責機票報銷憑證的初步審核工作，確保報銷憑證的真實性和完整性。部門負責人1.對本部門員工的機票預定申請進行審批，確保出行安排的合理性和必要性。2.監督本部門員工遵守機票預定及報銷相關制度，對違規行為進行糾正和處理。3.根據工作實際情況，合理安排員工出行，控制部門機票費用支出。財務部門1.負責審核機票報銷申請，對報銷金額的合規性進行把關，確保費用支出符合公司財務規定。2.按照公司財務制度辦理機票報銷支付手續，及時記錄和核算機票費用。3.對公司機票費用進行統計分析，為公司成本控制提供數據支持。員工1.按照公司規定填寫出行申請和機票預定申請，提供真實準確的出行信息。2.嚴格遵守機票預定及報銷相關制度，配合行政部門和財務部門完成各項手續。3.在出行過程中妥善保管好機票及相關報銷憑證，如有遺失應及時采取補救措施。信息管理與保密信息記錄1.行政部門應建立完善的機票預定信息記錄檔案，對每次機票預定的相關信息進行詳細記錄，包括出行員工信息、預定申請時間、預定航班信息、價格、報銷情況等。2.信息記錄應確保真實、準確、完整，以便于查詢和統計分析。保密要求1.涉及機票預定的各類信息屬于公司內部敏感信息，相關工作人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露給無關人員。2.在機票預定操作過程中，要注意保護員工個人隱私信息，防止信息泄露給第三方造成不良影響。監督與檢查內部審計1.公司內部審計部門定期對機票預定及報銷情況進行審計檢查，核實相關操作是否符合公司制度規定，費用支出是否合理合規。2.審計檢查過程中發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。違規處理1.對于違反機票預定及報銷管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處理：對于輕微違規行為，如未按規定流程申請機票預定、提供虛假報銷信息等，給予警告處分，并要求當事人立即整改。對于嚴重違規行為，如惡意套取機票費用、故意提供不實信息導致公司損失等，除追回違規所得外，還將根據公司相關規定給予紀律處分，情