食醋企業采購管理制度?總則1.目的為加強公司采購管理，規范采購行為，確保采購工作的高效、有序進行，保障公司生產經營所需物資的及時供應，提高采購質量，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有生產經營所需物資的采購活動，包括但不限于原材料（如糧食、麩皮、大曲等）、包裝材料（如玻璃瓶、瓶蓋、標簽等）、生產設備及備品備件、辦公用品、勞保用品等。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產經營計劃和實際需求，合理安排采購數量和時間，避免盲目采購和庫存積壓。質量優先原則：嚴格把控采購物資的質量，確保所采購的物資符合國家相關標準和公司生產要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。價格合理原則：在保證物資質量的前提下，通過市場調研、招標、詢價等方式，選擇性價比高的供應商和采購價格，降低采購成本。公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，確保所有供應商享有平等的競爭機會。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，嚴禁接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益，確保采購工作的廉潔性。采購組織與職責1.采購部門設置及人員職責采購部經理全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。建立和完善采購管理制度和流程，確保采購工作的規范化和標準化。組織市場調研，分析市場動態和價格走勢，為公司采購決策提供依據。負責供應商的開發、評估、選擇和管理，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。審核采購合同，監督采購合同的執行情況，協調解決采購過程中的問題。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，完成領導交辦的其他工作任務。采購專員根據采購計劃和需求，負責具體采購任務的執行，包括詢價、比價、議價、下單、跟蹤訂單進度等。收集、整理供應商信息，協助采購部經理進行供應商的評估和選擇。參與采購合同的起草、審核和簽訂工作，確保合同條款符合公司要求和法律法規規定。負責采購物資的驗收工作，對驗收過程中發現的問題及時反饋并協助解決。建立采購臺賬，記錄采購物資的名稱、規格、數量、價格、供應商等信息，定期進行核對和統計分析。完成采購部經理交辦的其他臨時性工作任務。2.其他部門在采購中的職責生產部門根據公司生產計劃，提前向采購部提交物資需求計劃，明確物資的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間等信息。參與采購物資的驗收工作，對物資的質量和適用性進行檢驗，及時反饋驗收意見。協助采購部解決采購過程中與生產相關的問題，如物資規格變更、交貨時間調整等。質量部門制定采購物資的質量標準和驗收規范，參與采購合同中質量條款的審核。負責采購物資的質量檢驗工作，對不合格物資提出處理意見，確保所采購物資符合質量要求。定期對供應商的質量管理體系進行評估和審核，協助采購部選擇質量可靠的供應商。財務部門審核采購合同中的付款條款，確保付款方式和時間符合公司財務規定。負責采購資金的支付和核算工作，對采購成本進行監控和分析，提供財務支持和決策依據。協助采購部進行供應商的信用評估，防范財務風險。采購流程1.采購需求計劃的提出各部門應根據公司生產經營計劃和實際需求，提前制定物資需求計劃。物資需求計劃應明確物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計使用時間等詳細信息。物資需求計劃應經部門負責人審核后提交至采購部。采購部對各部門提交的需求計劃進行匯總、整理和分析，結合庫存情況，編制采購計劃。2.供應商選擇與管理供應商開發采購部根據采購需求，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，篩選出符合公司基本要求的供應商，并對其進行實地考察或問卷調查。實地考察內容包括供應商的生產能力、質量控制體系、管理水平、信譽狀況等方面。問卷調查主要了解供應商的產品價格、交貨期、售后服務等情況。根據考察和調查結果，對供應商進行綜合評估，評估合格的供應商納入公司供應商名錄。供應商評估與考核采購部定期對供應商進行評估和考核，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合同執行情況等方面。評估方式采用定量與定性相結合的方法，通過對供應商提供的相關數據和信息進行分析，以及與供應商溝通交流、實地考察等方式進行。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。供應商關系維護采購部與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋公司的采購需求和質量要求，及時了解供應商的生產經營情況和產品供應情況。對于供應商在合作過程中出現的問題，采購部應及時與供應商協商解決，共同尋求最佳解決方案，維護良好的合作關系。采購部應定期組織供應商座談會或交流會，加強與供應商的溝通與合作，促進雙方共同發展。3.采購實施詢價與比價采購專員根據采購計劃，向多家供應商發出詢價函，詢價函應明確物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等信息。供應商收到詢價函后，應在規定時間內回復報價。采購專員對各供應商的報價進行整理和比較，選擇報價合理、質量可靠、信譽良好的供應商作為潛在合作對象。對于重要物資或金額較大的采購項目，采購專員應組織相關部門人員進行比價談判，通過與供應商進行面對面的溝通和協商，爭取更優惠的采購價格和條款。采購合同簽訂采購專員根據比價談判結果，選擇確定最終供應商后，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同起草完成后，應提交采購部經理審核。采購部經理對合同條款進行審核，確保合同內容符合公司要求和法律法規規定。審核通過后，采購合同提交至公司相關領導審批。采購合同經公司領導審批同意后，由采購專員與供應商簽訂合同。簽訂合同前，應確保雙方簽字蓋章齊全，合同生效。訂單下達與跟蹤采購專員根據簽訂的采購合同，及時向供應商下達訂單。訂單應明確物資的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息。采購專員應定期跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。如發現供應商在訂單執行過程中出現問題，應及時采取措施解決，如要求供應商加快生產進度、調整交貨時間等。在訂單執行過程中，如因公司生產計劃變更、物資規格調整等原因需要變更訂單內容，采購專員應及時與供應商協商溝通，簽訂補充協議或變更合同，確保雙方權益得到保障。4.采購驗收驗收準備質量部門根據采購物資的特點和要求，制定驗收標準和驗收規范。驗收標準和規范應明確物資的質量要求、檢驗方法、檢驗工具等內容。采購專員在物資到貨前，應提前通知質量部門和相關使用部門做好驗收準備工作。質量部門和相關使用部門應安排專人負責驗收工作，并準備好必要的驗收工具和設備。驗收實施物資到貨后，采購專員應及時通知質量部門和相關使用部門進行驗收。驗收人員按照驗收標準和規范對物資的數量、規格、型號、質量等進行檢驗。對于重要物資或金額較大的采購項目，質量部門應組織相關部門人員進行聯合驗收。聯合驗收人員應包括質量部門人員、采購專員、使用部門人員等，確保驗收工作的全面性和準確性。在驗收過程中，如發現物資存在質量問題或數量不符等情況，驗收人員應及時填寫驗收報告，并注明問題情況和處理意見。采購專員應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取措施解決問題，如換貨、補貨、退款等。驗收結果處理驗收合格的物資，由質量部門出具驗收合格報告，采購專員將物資移交至相關使用部門。相關使用部門應按照公司規定辦理入庫手續，并妥善保管物資。驗收不合格的物資，質量部門應出具驗收不合格報告，采購專員應及時與供應商聯系，要求供應商在規定時間內處理問題。如供應商拒絕處理或處理結果不符合要求，采購專員應按照合同約定采取相應措施，如扣除貨款、追究違約責任等。采購專員應將驗收結果及時錄入采購臺賬，作為采購成本核算和供應商評估的依據。采購預算管理1.采購預算的編制采購部應根據公司年度生產經營計劃和財務預算，結合市場價格走勢和歷史采購數據，編制年度采購預算。年度采購預算應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、預計采購金額等信息。采購部在編制年度采購預算時，應充分征求各部門意見，確保預算的合理性和準確性。各部門應根據本部門的實際需求，提供詳細的物資需求計劃和價格建議，協助采購部編制采購預算。年度采購預算編制完成后，應提交至公司財務部門審核。財務部門對采購預算進行審核，確保預算符合公司財務規定和經營目標。審核通過后，采購預算提交至公司管理層審批。2.采購預算的執行與控制采購部應嚴格按照經批準的采購預算執行采購任務，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照公司規定的預算調整程序進行審批。采購專員在采購過程中，應密切關注市場價格變化，合理控制采購成本。對于超出預算的采購項目，應及時向采購部經理匯報，并說明原因和解決方案。采購部經理應根據實際情況進行審核，必要時提交公司管理層審批。財務部門應定期對采購預算的執行情況進行監控和分析，及時發現預算執行過程中存在的問題，并提出改進措施和建議。采購部應積極配合財務部門的工作，共同做好采購預算的執行與控制工作。采購風險管理1.風險識別與評估采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險、付款風險等。市場風險主要指市場價格波動、市場供應短缺等因素對采購工作造成的影響；質量風險指采購物資不符合質量要求，影響公司生產經營和產品質量；供應商風險指供應商出現違約、破產、停產等情況，導致物資供應中斷或質量下降；合同風險指采購合同條款不明確、不合理，導致公司權益受損；付款風險指付款方式不當、付款時間延遲等原因，給公司帶來財務風險。采購部應根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低風險發生的可能性和影響程度。2.風險應對措施市場風險應對措施采購部應加強市場調研，及時了解市場價格走勢和供應情況，合理安排采購時間和數量，避免因市場價格波動而造成采購成本增加。與供應商簽訂長期合作協議，鎖定采購價格和供應數量，降低市場價格波動對采購工作的影響。建立物資儲備制度，合理儲備一定數量的常用物資，以應對市場供應短缺情況。質量風險應對措施嚴格把控供應商選擇關，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，并要求供應商提供質量保證文件和樣品。加強采購物資的檢驗和驗收工作，嚴格按照質量標準和驗收規范進行檢驗，確保所采購物資符合質量要求。建立供應商質量跟蹤和評估機制，定期對供應商的質量管理體系進行評估和審核，及時發現和解決質量問題。供應商風險應對措施加強供應商管理，對供應商進行全面評估和考核，建立供應商檔案，定期更新供應商信息。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，包括違約責任、賠償條款等，以約束供應商的行為。分散供應商，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商出現問題而導致物資供應中斷的風險。合同風險應對措施采購合同起草完成后，應提交專業法律人員或法律顧問進行審核，確保合同條款符合法律法規規定和公司要求。在簽訂采購合同前，應仔細審查合同條款，特別是關于質量標準、交貨時間、付款方式、違約責任等重要條款，確保合同內容明確、合理、公平。加強采購合同的執行和監督，定期檢查合同執行情況，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。付款風險應對措施嚴格按照采購合同約定的付款方式和時間付款，避免因付款不當而給公司帶來財務風險。加強對供應商的信用評估，對于信用狀況不佳的供應商，應采取相應的風險防范措施，如要求提供擔保、縮短付款期限等。建立付款審批制度，明確付款審批流程和審批權限，確保付款行為得到有效控制。采購監督與審計1.內部監督公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否有效、采購成本是否合理等。審計部門在審計過程中，可通過查閱采購文件、合同、發票、驗收報告等資料，與采購人員、供應商、使用部門人員等進行溝通交流，