公司正版化管理制度?一、總則（一）目的為規范公司軟件正版化工作，保護公司和軟件著作權人的合法權益，促進公司合法、合規、健康發展，依據《計算機軟件保護條例》等相關法律法規，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司全體員工。（三）定義1.軟件正版化：指公司使用的各類軟件均通過合法授權渠道獲得，并按照軟件許可協議的規定進行安裝、使用、復制、分發、傳播等操作。2.侵權軟件：未經軟件著作權人許可，擅自復制、安裝、使用、傳播的軟件，包括但不限于盜版軟件、破解版軟件、未經授權的開源軟件修改版本等。二、軟件采購管理（一）采購需求評估1.各部門根據工作需要，提出軟件采購需求。需求應明確軟件的功能、性能、使用范圍、預計使用人數等具體要求。2.信息部門對采購需求進行技術評估，確保需求的合理性和可行性，并從技術角度提供相關建議。（二）采購渠道選擇1.優先選擇通過正規軟件供應商或經銷商采購軟件，確保所購軟件來源合法、渠道正規。2.對于開源軟件，應遵循開源軟件的開源協議，確保使用符合開源協議要求，避免因不當使用導致法律風險。（三）采購流程1.采購部門根據批準的采購需求，向選定的軟件供應商或經銷商發出采購詢價單或招標邀請書。2.供應商應提供詳細的軟件報價、功能說明、授權條款等資料。采購部門對供應商提供的信息進行審核和比較，選擇最合適的供應商。3.確定供應商后，采購部門與供應商簽訂軟件采購合同。合同應明確軟件的名稱、版本、數量、價格、授權方式、售后服務等條款。4.采購部門負責跟蹤軟件采購合同的執行情況，確保軟件按時、按質、按量交付。（四）軟件授權管理1.采購軟件時，必須確保獲得軟件著作權人的合法授權。授權方式應符合軟件許可協議的規定，包括但不限于永久授權、定期授權、按用戶數授權等。2.采購部門應要求供應商提供軟件授權證明文件，如軟件許可證、授權書等，并妥善保管。授權證明文件應作為軟件采購檔案的重要組成部分。3.對于通過網絡下載的軟件，應確保從軟件官方網站或經授權的下載渠道獲取，并按照下載頁面提示的授權方式進行操作。三、軟件安裝與使用管理（一）安裝前審核1.員工在安裝新軟件前，應填寫《軟件安裝申請表》，詳細說明軟件名稱、版本、用途、預計使用人數等信息，并提交所在部門負責人審核。2.部門負責人應根據工作實際需求，對軟件安裝申請進行審核。審核通過后，報信息部門備案。3.信息部門對安裝申請進行技術審核，檢查軟件是否符合公司的信息安全策略和技術標準，是否存在安全風險。對于存在安全風險的軟件，信息部門有權要求員工進行整改或拒絕安裝。（二）安裝規范1.員工應按照軟件許可協議的規定進行軟件安裝，不得擅自修改軟件的安裝路徑、文件名等信息。2.安裝軟件時，應確保安裝環境符合軟件運行要求，避免因環境問題導致軟件運行異常或出現故障。3.對于需要序列號、密鑰等授權信息的軟件，員工應妥善保管授權信息，不得泄露給他人。（三）使用規范1.員工應嚴格按照軟件許可協議的規定使用軟件，不得超出授權范圍使用軟件。2.不得將公司購買的正版軟件擅自復制、分發、傳播給其他單位或個人。如需共享軟件，應按照公司的相關規定進行申請和審批。3.對于軟件的升級和更新，員工應及時關注軟件供應商發布的通知，并按照要求進行操作。在進行軟件升級和更新前，應備份重要數據，以免數據丟失。4.不得使用未經授權的軟件破解工具、盜版軟件等侵權軟件。如發現侵權軟件，應及時向公司信息部門報告。四、軟件資產管理（一）資產登記1.信息部門負責建立公司軟件資產臺賬，對公司購買的正版軟件進行詳細登記。登記內容包括軟件名稱、版本、購買日期、購買金額、授權方式、使用部門、使用人等信息。2.員工離職或崗位調動時，所在部門應及時通知信息部門，信息部門負責對其使用的軟件資產進行清查和回收。（二）資產清查1.信息部門應定期對公司軟件資產進行清查，確保軟件資產的數量、狀態、使用情況等信息與臺賬記錄一致。2.清查過程中發現軟件資產存在丟失、損壞、未授權使用等問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。（三）資產維護1.信息部門負責對公司軟件資產進行日常維護，包括軟件的更新、升級、故障排除等工作。2.對于軟件資產的維護，應制定詳細的維護計劃，并按照計劃進行操作。維護過程中應做好記錄，以備后續查詢和審計。五、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對公司軟件正版化工作進行審計，檢查軟件采購、安裝、使用、資產管理等環節是否符合本制度的規定。2.審計過程中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于違反本制度的行為，審計部門有權提出處理建議。（二）日常檢查1.信息部門負責對公司各部門軟件正版化情況進行日常檢查，檢查內容包括軟件安裝情況、使用情況、授權情況等。2.對于檢查中發現的問題，信息部門應及時通知相關部門進行整改。整改期限屆滿后，信息部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。（三）外部檢查應對1.如遇國家有關部門或軟件著作權人對公司軟件正版化情況進行檢查，公司應積極配合，如實提供相關資料和信息。2.對于外部檢查中發現的問題，公司應及時制定整改措施，并在規定期限內完成整改。整改完成后，應將整改情況及時反饋給檢查部門。六、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人力資源部門將軟件正版化相關知識納入公司培訓計劃，定期組織員工進行培訓。培訓內容包括軟件正版化法律法規、公司軟件正版化制度、軟件使用規范等。2.根據不同崗位的需求，制定有針對性的培訓課程，確保員工能夠了解和掌握軟件正版化的相關知識和技能。（二）培訓實施1.培訓可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種方式進行。內部培訓由公司內部專業人員授課，外部培訓可邀請軟件行業專家或律師進行講解。2.在培訓過程中，應注重案例分析和互動交流，提高員工的學習積極性和參與度。培訓結束后，應對員工進行考核，考核結果作為員工績效評估的參考依據。（三）宣傳推廣1.通過公司內部網站、宣傳欄、電子郵件等渠道，宣傳軟件正版化的重要性和公司軟件正版化制度的相關內容，提高員工的法律意識和正版化意識。2.定期發布軟件正版化工作動態和典型案例，引導員工自覺遵守軟件正版化規定，營造良好的公司軟件正版化氛圍。七、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權安裝、使用軟件的。2.使用盜版軟件、破解版軟件等侵權軟件的。3.擅自復制、分發、傳播公司購買的正版軟件的。4.未按照軟件許可協議的規定使用軟件的。5.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發現違規行為的員工，公司將給予警告，并責令其立即整改。2.對于多次發現違規行為或情節嚴重的員工，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括但不限于罰款、降職、辭退等。3.因員工違規行為給公司造成經濟損失或法律風險的，公司將依法追究其賠償責任。（三）申訴機制1.員工如對公司的違規處理決定不服，可在接到處理通知后的[x]個工作日內，向公司人力資源部門提出申訴。2.人力資源部門應在接到申訴后的[x]個工作日內，組織相關部門對申訴事項進行調查核實，并將調查結果反饋給申訴人。3.如申訴人對調查結果仍不滿意，可在接到反饋通知后的[x]個工作日內，向公