資料分包單位管理制度?總則1.目的為了加強(qiáng)對資料分包單位的管理，規(guī)范資料分包行為，確保工程資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性和及時性，提高工程管理水平，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及資料分包的工程項目，包括但不限于建筑工程、市政工程、裝修工程等。3.基本原則合法合規(guī)原則：資料分包單位必須具備合法的經(jīng)營資質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。質(zhì)量第一原則：確保分包資料符合工程建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，真實反映工程實際情況。責(zé)任明確原則：明確公司與資料分包單位之間的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，避免出現(xiàn)管理漏洞。監(jiān)督考核原則：建立有效的監(jiān)督考核機(jī)制，對資料分包單位的工作進(jìn)行定期檢查和評估，確保各項工作落實到位。資料分包單位的選擇與準(zhǔn)入1.資質(zhì)審查資料分包單位應(yīng)具備與所承擔(dān)分包業(yè)務(wù)相適應(yīng)的資質(zhì)等級，包括但不限于檔案管理資質(zhì)、工程資料整理資質(zhì)等。公司負(fù)責(zé)對資料分包單位的資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證件進(jìn)行審查，確保其合法合規(guī)經(jīng)營。2.業(yè)績考察了解資料分包單位以往的工程資料分包業(yè)績，包括項目名稱、規(guī)模、完成情況等。對其業(yè)績進(jìn)行實地考察或向相關(guān)業(yè)主、總包單位等進(jìn)行調(diào)查，評估其工作質(zhì)量和信譽(yù)。3.人員配備資料分包單位應(yīng)配備足夠數(shù)量的專業(yè)資料管理人員，人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉工程資料管理流程。要求提供人員簡歷及相關(guān)資格證書，確保人員素質(zhì)滿足工作要求。4.設(shè)備與場地具備必要的辦公設(shè)備和資料整理、存儲場地，保證資料管理工作的正常開展。辦公設(shè)備應(yīng)滿足資料錄入、打印、復(fù)印、裝訂等工作需要；存儲場地應(yīng)符合防火、防潮、防蟲等要求，確保資料安全。5.準(zhǔn)入審批符合上述條件的資料分包單位，由公司項目管理部門填寫《資料分包單位準(zhǔn)入申請表》，附上相關(guān)證明材料，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意后，資料分包單位方可進(jìn)入公司合格分包商名錄，參與公司項目的資料分包業(yè)務(wù)。資料分包合同管理1.合同簽訂公司與資料分包單位確定合作意向后，應(yīng)簽訂詳細(xì)的資料分包合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，包括資料范圍、工作要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費用支付、違約責(zé)任等條款。合同文本應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司合同管理規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。2.合同交底合同簽訂后，公司項目管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，向資料分包單位詳細(xì)說明合同條款和要求。資料分包單位應(yīng)認(rèn)真理解合同內(nèi)容，明確工作目標(biāo)和責(zé)任，確保能夠按照合同要求履行義務(wù)。3.合同執(zhí)行與變更資料分包單位應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定開展工作，確保資料的質(zhì)量和進(jìn)度。公司項目管理部門負(fù)責(zé)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。如因工程變更等原因需要對合同內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，雙方應(yīng)協(xié)商一致，簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。4.合同結(jié)算資料分包工作完成并經(jīng)驗收合格后，公司按照合同約定進(jìn)行費用結(jié)算。資料分包單位應(yīng)提交完整的結(jié)算資料，包括工作成果、費用明細(xì)等。公司項目管理部門對結(jié)算資料進(jìn)行審核，報公司財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。資料分包工作要求1.資料范圍與內(nèi)容資料分包單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔工程項目從前期準(zhǔn)備到竣工驗收全過程的各類資料，包括但不限于工程前期文件、施工過程資料、竣工圖等。資料內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，符合工程建設(shè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，能夠反映工程建設(shè)的實際情況。2.工作流程與規(guī)范建立健全資料管理工作流程，明確資料收集、整理、審核、歸檔等各環(huán)節(jié)的工作要求和責(zé)任人。資料整理應(yīng)按照分類清晰、編號規(guī)范、裝訂整齊的原則進(jìn)行，確保資料便于查閱和保管。嚴(yán)格執(zhí)行資料審核制度，對重要資料應(yīng)進(jìn)行多級審核，確保資料質(zhì)量。3.時間節(jié)點要求根據(jù)工程建設(shè)進(jìn)度，制定詳細(xì)的資料提交計劃，明確各階段資料提交的時間節(jié)點。資料分包單位應(yīng)嚴(yán)格按照時間節(jié)點要求提交資料，確保工程資料與工程進(jìn)度同步。如因特殊原因需要延期提交，應(yīng)提前向公司項目管理部門申請并說明原因。4.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)資料應(yīng)符合國家和地方現(xiàn)行的工程資料管理規(guī)范及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等。資料的書寫、繪圖、簽字等應(yīng)清晰、工整、規(guī)范，不得使用易褪色的書寫材料。竣工圖應(yīng)與工程實際相符，加蓋竣工圖章，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。監(jiān)督與檢查1.日常監(jiān)督公司項目管理部門應(yīng)安排專人對資料分包單位的工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查資料的收集、整理情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。監(jiān)督人員應(yīng)做好檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行跟蹤，確保問題得到及時解決。2.定期檢查公司定期組織對資料分包單位的工作進(jìn)行全面檢查，檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等方面。檢查結(jié)束后，出具檢查報告，對資料分包單位的工作進(jìn)行評價，對存在的問題提出整改要求和期限。3.專項檢查根據(jù)工程建設(shè)需要或上級主管部門要求，針對特定的資料內(nèi)容或工作環(huán)節(jié)進(jìn)行專項檢查。專項檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點和方法，確保檢查工作的有效性。4.整改落實資料分包單位對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行整改，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保整改工作按時完成。整改完成后，向公司項目管理部門提交整改報告，申請復(fù)查。公司項目管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。考核與獎懲1.考核指標(biāo)建立資料分包單位考核指標(biāo)體系，包括資料質(zhì)量、工作進(jìn)度、人員管理、合同執(zhí)行等方面。具體考核指標(biāo)及評分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同中明確約定，并根據(jù)實際情況進(jìn)行動態(tài)調(diào)整。2.考核方式考核分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核由公司項目管理部門負(fù)責(zé)組織實施，季度考核和年度考核由公司統(tǒng)一組織。考核采用定量與定性相結(jié)合的方式，通過查閱資料、現(xiàn)場檢查、聽取匯報等方式收集考核信息，按照考核指標(biāo)體系進(jìn)行評分。3.獎勵措施對于考核優(yōu)秀的資料分包單位，公司給予以下獎勵：優(yōu)先推薦參與公司其他項目的資料分包業(yè)務(wù)。給予一定的經(jīng)濟(jì)獎勵。在公司內(nèi)部進(jìn)行通報表揚。4.懲罰措施對于考核不合格的資料分包單位，公司采取以下懲罰措施：責(zé)令限期整改，整改期間暫停支付部分費用。情節(jié)嚴(yán)重的，終止合同，禁止其參與公司后續(xù)項目的資料分包業(yè)務(wù)，并追究相應(yīng)的法律責(zé)任。培訓(xùn)與溝通1.培訓(xùn)計劃公司根據(jù)工程建設(shè)需要和資料分包單位的實際情況，制定年度培訓(xùn)計劃，對資料分包單位的管理人員和業(yè)務(wù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括工程資料管理規(guī)范、法律法規(guī)、職業(yè)道德等方面，提高資料分包單位人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場指導(dǎo)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。定期組織培訓(xùn)交流活動，邀請資料分包單位分享工作經(jīng)驗和心得，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)和提高。3.溝通機(jī)制建立公司與資料分包單位的溝通機(jī)制，定期召開工作協(xié)調(diào)會，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。設(shè)立專門的溝通渠道，如電話、郵件、微信群等，方便雙方隨時溝通聯(lián)系。資料分包單位在工作中遇到問題應(yīng)及時向公司項目管理部門匯報，公司應(yīng)及時給予答復(fù)和指導(dǎo)。資料安全與保密1.安全管理資料分包單位應(yīng)建立健全資料安全管理制度，加強(qiáng)對資料存儲場地和設(shè)備的安全管理，確保資料不發(fā)生丟失、損壞、泄露等情況。配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，定期對資料進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.保密措施資料分包單位應(yīng)對涉及公司商業(yè)