公司保證金管理制度?一、總則（一）目的為規范公司保證金的管理，保障公司和相關方的合法權益，確保公司各項業務的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及與公司發生業務往來的供應商、客戶、員工等涉及保證金收取與繳納的相關活動。（三）基本原則1.依法依規原則：保證金的收取、管理和退還應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.明確透明原則：保證金的收取標準、繳納方式、管理流程、退還條件等應明確告知相關方，確保信息透明。3.?？顚Ｓ迷瓌t：保證金應專項管理，不得挪作他用。4.風險可控原則：通過對保證金的有效管理，降低公司運營風險，保障資金安全。二、保證金的種類及定義（一）業務保證金1.定義：因業務合作需要，要求供應商或客戶繳納的一定金額的保證金，以確保其履行合同義務。例如，在采購合同中，為保證供應商按時、按質、按量交付貨物，要求供應商繳納履約保證金；在銷售合同中，為保證客戶按時支付貨款，要求客戶繳納預付款保證金等。2.收取標準：根據業務風險評估和合同金額等因素確定，一般為合同金額的一定比例，具體比例由相關業務部門提出建議，報公司領導審批后執行。（二）員工保證金1.定義：為保證員工遵守公司規章制度、履行工作職責，或因特定工作需要，要求員工繳納的保證金。如員工離職時需歸還公司財物、資料等，為確保其按時足額歸還，要求繳納離職保證金；對于涉及重要財務、保密等崗位的員工，為防止其違規行為給公司造成損失，要求繳納崗位保證金等。2.收取標準：根據崗位風險程度和公司相關規定確定，一般不超過員工月工資的一定倍數，具體倍數由人力資源部門提出建議，報公司領導審批后執行。（三）其他保證金1.定義：因公司經營活動中其他特定事項需要收取的保證金，如招投標保證金、租賃保證金等。2.收取標準：按照相關法律法規、行業慣例及公司實際情況確定，具體標準由相關業務部門提出，報公司領導審批后執行。三、保證金的收?。ㄒ唬┦杖∫罁?.業務部門與供應商或客戶簽訂的合同中明確約定收取保證金條款。2.公司內部規定及相關流程要求員工繳納保證金。3.法律法規及行業規范要求公司收取的保證金。（二）收取流程1.業務發起業務部門根據業務需求，填寫《保證金收取申請表》，詳細說明收取保證金的業務背景、對方單位名稱、保證金種類、預計收取金額、收取期限等信息，并提交相關合同或協議等證明材料。對于員工保證金的收取，由人力資源部門根據公司規定和員工崗位情況，填寫《員工保證金收取申請表》，注明員工姓名、崗位、保證金種類、收取金額、收取原因等，提交相關審批材料。2.審批《保證金收取申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應重點審核業務的真實性、必要性以及保證金收取標準的合理性等，簽署審核意見后提交至財務部門。財務部門對申請表及相關材料進行財務合規性審核，審核保證金金額計算是否準確、支付方式是否符合公司規定等，審核通過后提交至公司分管領導審批。公司分管領導根據業務情況和財務審核意見進行最終審批，審批通過后申請表返回業務部門或人力資源部門。3.通知繳納業務部門或人力資源部門根據審批通過的申請表，向供應商、客戶或員工發出《保證金繳納通知書》，明確告知保證金的繳納金額、繳納方式、繳納期限等信息?！侗ＷC金繳納通知書》應加蓋公司公章，并以書面形式或電子形式送達對方。對于重要的保證金繳納通知，建議采用書面送達并要求對方簽字確認回執的方式。4.繳納供應商、客戶或員工應在規定的繳納期限內，按照《保證金繳納通知書》的要求繳納保證金。繳納方式可采用銀行轉賬、支票、現金等方式，具體方式在通知書中明確告知。財務部門收到保證金后，應及時進行賬務處理，開具收款收據，并注明保證金的種類、繳納單位或個人、繳納金額等信息。收款收據應加蓋財務專用章，并按照財務檔案管理規定進行保存。四、保證金的管理（一）賬戶設立1.公司設立專門的保證金賬戶，用于存放各類保證金。保證金賬戶應獨立核算，與公司其他賬戶嚴格區分。2.保證金賬戶的開設、變更、撤銷等應按照銀行相關規定及公司財務管理制度辦理，并報公司財務部門備案。（二）賬務處理1.財務部門應按照會計準則和公司財務制度，對保證金的收取、退還、結存等情況進行及時、準確的賬務處理。2.設立專門的保證金明細賬，詳細記錄每筆保證金的收取時間、繳納單位或個人、金額、用途、退還時間等信息，確保賬目清晰、可查。（三）定期核對1.財務部門應定期與保證金賬戶銀行對賬單進行核對，確保賬實相符。如發現差異，應及時查明原因并進行調整。2.業務部門或人力資源部門應定期與財務部門核對保證金的收取、退還情況，確保業務記錄與財務記錄一致。（四）安全管理1.加強保證金賬戶的安全管理，設置必要的安全防護措施，如密碼、權限管理等，防止保證金被盜用或挪用。2.財務人員應妥善保管保證金相關的票據、憑證、合同等資料，按照財務檔案管理規定進行歸檔保存，確保資料的完整性和安全性。五、保證金的退還（一）退還條件1.業務保證金：在供應商或客戶按照合同約定履行完所有義務后，經業務部門驗收合格，且無任何違約行為，按照合同約定退還保證金。2.員工保證金：員工在離職時，按照公司規定歸還所有應歸還的財物、資料等，且無任何違規行為，在辦理完離職手續后的規定時間內退還保證金。3.其他保證金：根據相關合同約定或法律法規規定的退還條件，在條件成就時予以退還。（二）退還流程1.申請業務部門或人力資源部門在保證金符合退還條件時，填寫《保證金退還申請表》，詳細說明退還保證金的業務背景、對方單位名稱或個人姓名、保證金種類、繳納金額、退還原因等信息，并提交相關證明材料，如合同履行完畢證明、離職手續辦理完畢證明等。2.審核《保證金退還申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應核實業務情況及證明材料的真實性，簽署審核意見后提交至財務部門。財務部門對申請表及相關材料進行審核，重點審核保證金的繳納記錄、是否存在未結清款項或違約情況等，審核通過后提交至公司分管領導審批。公司分管領導根據審核意見進行最終審批，審批通過后申請表返回業務部門或人力資源部門。3.通知退還業務部門或人力資源部門根據審批通過的申請表，向供應商、客戶或員工發出《保證金退還通知書》，明確告知保證金的退還金額、退還方式、退還時間等信息?！侗ＷC金退還通知書》應加蓋公司公章，并以書面形式或電子形式送達對方。對于重要的保證金退還通知，建議采用書面送達并要求對方簽字確認回執的方式。4.退還財務部門根據《保證金退還通知書》的要求，辦理保證金的退還手續。退還方式應與繳納方式一致，如采用銀行轉賬方式退還的，應確保轉賬信息準確無誤；如采用現金退還的，應要求對方簽字領取。財務部門在完成保證金退還手續后，應及時進行賬務處理，沖減相應的保證金賬目記錄，并將相關憑證按照財務檔案管理規定進行保存。六、保證金的逾期處理（一）業務保證金逾期處理1.對于供應商或客戶逾期未履行合同義務的，業務部門應及時跟進，查明原因，并按照合同約定采取相應措施，如扣除部分或全部保證金、追究違約責任等。2.扣除保證金后，業務部門應填寫《保證金扣除申請表》，詳細說明扣除原因、扣除金額等信息，并提交相關合同及違約證明材料，按照保證金收取流程進行審批。3.審批通過后，財務部門根據申請表進行賬務處理，將扣除的保證金轉為公司收入，并記錄相關明細。4.如供應商或客戶在逾期后仍履行了合同義務，且無其他違約行為，業務部門應根據實際情況，在審批通過后將扣除的保證金部分或全部退還供應商或客戶，并進行相應的賬務調整。（二）員工保證金逾期處理1.對于員工逾期未歸還公司財物、資料等或存在違規行為的，人力資源部門應按照公司規定進行處理，如扣除部分或全部保證金、給予紀律處分等。2.扣除保證金后，人力資源部門應填寫《員工保證金扣除申請表》，注明扣除原因、扣除金額、員工姓名、崗位等信息，并提交相關證明材料，按照保證金收取流程進行審批。3.審批通過后，財務部門進行賬務處理，扣除相應的保證金金額，并記錄員工保證金賬戶變動情況。4.如員工在逾期后完成了應盡義務且無其他違規行為，人力資源部門應根據公司規定，在審批通過后將扣除的保證金部分或全部退還員工，并進行賬務調整。（三）其他保證金逾期處理參照業務保證金或員工保證金逾期處理的相關規定，根據具體情況進行相應處理。如涉及法律法規糾紛的，按照法律法規要求辦理。七、監督與檢查（一）內部審計監督1.公司內部審計部門定期對保證金的收取、管理和退還情況進行審計監督，檢查保證金管理制度的執行情況、賬務處理的準確性、資金的安全性等。2.審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。（二）業務部門自查1.業務部門應定期對本部門涉及的保證金業務進行自查，檢查保證金的收取是否符合規定、合同履行情況與保證金管理是否匹配、退還手續是否齊全等。2.業務部門應將自查情況形成報告，報送公司分管領導和財務部門，發現問題及時整改。（三）違規處理1.對于在保證金管理過程中違反本制度規定的部門或個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、紀律處分等。