采購室管理制度?一、總則（一）目的為加強公司采購室的管理，規范采購工作流程，提高采購效率，保證采購質量，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購室的所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。3.成本效益原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責（一）采購室組織架構采購室設采購經理一名，采購專員若干名。（二）采購經理職責1.全面負責采購室的日常管理工作，制定采購工作計劃和預算。2.組織采購人員進行市場調研，尋找合格供應商，建立供應商檔案。3.審核采購合同，監督采購合同的執行情況。4.協調采購室與其他部門的工作關系，及時解決采購過程中出現的問題。5.定期向上級領導匯報采購工作情況，提出改進采購工作的建議。（三）采購專員職責1.根據采購計劃，負責具體的采購工作，包括詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。2.負責與供應商溝通協調，確保采購物資按時、按質、按量供應。3.對采購物資進行驗收，確保物資符合要求。4.整理采購文件和資料，建立采購檔案。5.協助采購經理完成其他采購相關工作。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、用途等。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給采購室。（二）采購審批1.采購室收到《采購申請表》后，由采購經理進行審核。2.對于金額較小的采購申請，采購經理直接審批；對于金額較大的采購申請，采購經理審核后報上級領導審批。（三）采購實施1.采購專員根據審批后的《采購申請表》，進行市場調研，尋找合格供應商。2.采購專員向供應商發送詢價單，要求供應商提供報價。3.采購專員對供應商的報價進行比較和分析，選擇合適的供應商進行議價。4.采購專員與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（四）采購驗收1.采購物資到貨后，采購專員通知相關部門進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關標準對采購物資進行驗收，填寫《采購驗收單》。3.如發現采購物資存在質量問題或數量短缺等情況，驗收人員應及時與供應商聯系，要求供應商處理。（五）采購付款1.采購專員根據《采購驗收單》和采購合同，填寫《付款申請單》。2.《付款申請單》經采購經理審核簽字后，報財務部門審核。3.財務部門審核通過后，按照公司財務制度進行付款。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購室應建立供應商選擇標準，包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面。2.采購專員通過市場調研、網絡搜索、供應商推薦等方式，尋找潛在供應商。3.采購專員對潛在供應商進行評估和篩選，選擇合格的供應商納入供應商檔案。（二）供應商評估1.采購室定期對供應商進行評估，評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格、服務等方面。2.采購專員根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。3.對于不合格供應商，采購室應及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應取消其供應商資格。（三）供應商合作1.采購室與供應商建立良好的合作關系，定期與供應商溝通交流，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態。2.采購室應要求供應商提供優質的產品和服務，同時為供應商提供必要的支持和幫助。3.采購室應與供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，確保合作關系的穩定和可持續發展。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購專員與供應商達成采購意向后，應及時簽訂采購合同。2.采購合同應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。3.采購合同經采購經理審核簽字后，加蓋公司公章。（二）合同執行1.采購專員應跟蹤采購合同的執行情況，及時了解供應商的生產進度和交貨情況。2.如發現供應商存在違約行為，采購專員應及時與供應商溝通，要求其承擔違約責任；如供應商拒絕承擔違約責任，采購室應采取相應的措施，如追究其法律責任等。（三）合同變更1.如因市場變化、客戶需求變更等原因需要變更采購合同，采購專員應及時與供應商協商，簽訂合同變更協議。2.合同變更協議應明確變更的內容、變更的原因、變更后的交貨期、價格、付款方式等內容。3.合同變更協議經采購經理審核簽字后，加蓋公司公章。（四）合同終止1.采購合同履行完畢后，采購專員應及時辦理合同終止手續。2.采購專員應整理合同執行過程中的相關文件和資料，建立合同檔案。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購室應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、質量風險、供應商風險、合同風險等。2.采購專員應關注市場動態，及時了解市場價格波動情況，評估市場風險。3.采購專員應加強對采購物資質量的檢驗和驗收，評估質量風險。4.采購專員應選擇信譽良好、實力雄厚的供應商，評估供應商風險。5.采購專員應認真審核采購合同，評估合同風險。（二）風險評估1.采購室應根據風險識別的結果，對采購過程中可能存在的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。2.采購專員應根據風險評估的結果，制定相應的風險應對措施。（三）風險應對1.對于市場風險，采購室可以采取套期保值、簽訂長期合同等方式進行應對。2.對于質量風險，采購室可以加強對采購物資質量的檢驗和驗收，要求供應商提供質量保證文件等方式進行應對。3.對于供應商風險，采購室可以選擇多家供應商，建立供應商備份機制等方式進行應對。4.對于合同風險，采購室可以認真審核采購合同，明確雙方的權利和義務，加強對合同執行情況的監督等方式進行應對。七、采購預算管理（一）預算編制1.采購室應根據公司年度經營計劃和采購需求，編制采購預算。2.采購預算應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期等內容。3.采購預算經采購經理審核簽字后，報上級領導審批。（二）預算執行1.采購專員應嚴格按照采購預算執行采購任務，控制采購成本。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購專員應及時填寫《采購預算調整申請表》，報采購經理審核，上級領導審批。（三）預算分析1.采購室應定期對采購預算的執行情況進行分析，對比實際采購支出與預算的差異。2.采購專員應分析差異產生的原因，提出改進措施，為下一年度采購預算的編制提供參考。八、采購檔案管理（一）檔案分類采購檔案分為采購文件檔案和供應商檔案。（二）檔案內容1.采購文件檔案包括采購申請表、采購合同、采購驗收單、付款申請單、詢價單、報價單、議價記錄等。2.供應商檔案包括供應商基本信息、供應商評估報告、供應商合作協議等。（三）檔案保管1.采購專員應定期整理采購檔案，將檔案分類存放，確保檔案的完整性和準確性。2.采購檔案應妥善保管，保存期限按照公司相關規定執行。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，經采購經理審批后，方可查閱。2.查閱采購檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自復印、涂改、銷毀檔案。九、采購監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對采購室的采購活動進行審計，檢查采購流程是否規范，采購行為是否合規。2.采購室應定期向上級領導匯報采購工作情況，接受上級領導的監督和