大學(xué)文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校文件管理工作，確保文件的規(guī)范生成、傳遞、存儲(chǔ)與利用，提高學(xué)校管理效率和工作質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門(mén)、各學(xué)院、各直屬單位以及全體教職員工。（三）文件管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校文件管理工作由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、歸檔等環(huán)節(jié)要準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)高效，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件的安全保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞。4.便于利用原則：文件管理要便于查詢、檢索和利用，提高文件的使用價(jià)值。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括學(xué)校發(fā)布的決定、命令、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等各類行政公文。2.黨務(wù)文件：包括學(xué)校黨委發(fā)布的決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等各類黨務(wù)公文。3.教學(xué)文件：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、講義、試卷等與教學(xué)相關(guān)的文件。4.科研文件：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、著作等與科研相關(guān)的文件。5.學(xué)生工作文件：包括學(xué)生管理規(guī)定、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)與處分辦法、學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)文件等與學(xué)生工作相關(guān)的文件。6.其他文件：除上述文件類別外的其他各類文件，如后勤保障文件、財(cái)務(wù)管理文件等。（二）文件編號(hào)1.行政文件編號(hào)：采用"學(xué)校簡(jiǎn)稱+年份+發(fā)文順序號(hào)"的形式，如"XX大學(xué)[20XX]XX號(hào)"。2.黨務(wù)文件編號(hào)：采用"學(xué)校簡(jiǎn)稱+年份+黨字+發(fā)文順序號(hào)"的形式，如"XX大學(xué)[20XX]黨字XX號(hào)"。3.教學(xué)文件編號(hào)：采用"學(xué)校簡(jiǎn)稱+學(xué)科門(mén)類+年份+教學(xué)文件類別+發(fā)文順序號(hào)"的形式，如"XX大學(xué)[20XX]教字（文科）XX號(hào)"。4.科研文件編號(hào)：采用"學(xué)校簡(jiǎn)稱+年份+科研文件類別+發(fā)文順序號(hào)"的形式，如"XX大學(xué)[20XX]科字XX號(hào)"。5.學(xué)生工作文件編號(hào)：采用"學(xué)校簡(jiǎn)稱+年份+學(xué)字+發(fā)文順序號(hào)"的形式，如"XX大學(xué)[20XX]學(xué)字XX號(hào)"。6.其他文件編號(hào)：根據(jù)文件性質(zhì)和管理需要，參照上述編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。三、文件起草與審核（一）文件起草1.主辦部門(mén)負(fù)責(zé)文件的起草工作。起草文件應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校政策要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、簡(jiǎn)潔，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語(yǔ)言規(guī)范。2.涉及多個(gè)部門(mén)的文件，由主辦部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同起草。相關(guān)部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的資料和意見(jiàn)。3.文件起草應(yīng)明確文件的主題、目的、依據(jù)、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素。如有附件，應(yīng)在文件中注明附件名稱和數(shù)量。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審查文件內(nèi)容是否符合要求，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言是否準(zhǔn)確等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，文件應(yīng)提交學(xué)校辦公室進(jìn)行審核。學(xué)校辦公室審核主要審查文件的合法性、合規(guī)性、規(guī)范性以及與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性等。3.涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文件，還應(yīng)提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批主要審查文件的必要性、可行性以及對(duì)學(xué)校工作的影響等。4.文件審核過(guò)程中，審核人員應(yīng)提出明確的審核意見(jiàn)，起草部門(mén)應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。修改后的文件應(yīng)再次提交審核，直至審核通過(guò)。四、文件印發(fā)與傳遞（一）文件印發(fā)1.文件審核通過(guò)后，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制，確保文件質(zhì)量。2.文件印發(fā)前，學(xué)校辦公室應(yīng)進(jìn)行排版、校對(duì)等工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。文件印發(fā)后，應(yīng)加蓋學(xué)校公章或相關(guān)部門(mén)印章。3.對(duì)于需要緊急印發(fā)的文件，應(yīng)優(yōu)先安排印制，確保文件能夠及時(shí)傳達(dá)和執(zhí)行。（二）文件傳遞1.文件印發(fā)后，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)將文件傳遞給相關(guān)部門(mén)和人員。傳遞方式可采用紙質(zhì)文件傳遞、電子文件傳遞等方式。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)通過(guò)專人送達(dá)、機(jī)要交換、郵政快遞等方式進(jìn)行傳遞，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)通過(guò)學(xué)校內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。傳遞電子文件時(shí)，應(yīng)確保文件的完整性和可讀性，并注明文件的密級(jí)和緊急程度。4.文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)做好文件的簽收、登記等工作，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性和可追溯性。五、文件存儲(chǔ)與歸檔（一）文件存儲(chǔ)1.學(xué)校辦公室應(yīng)建立文件存儲(chǔ)管理制度，對(duì)各類文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)。存儲(chǔ)方式可采用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)、電子檔案存儲(chǔ)等方式。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照文件類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類整理，裝入檔案盒或檔案柜進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案盒或檔案柜應(yīng)標(biāo)明文件類別、年份、保管期限等信息，便于查詢和檢索。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照文件類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立電子文件目錄。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.文件存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)等，確保文件的安全存儲(chǔ)。（二）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、格式規(guī)范，并符合檔案管理的要求。2.歸檔文件應(yīng)按照文件類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。歸檔目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、發(fā)文日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。3.歸檔文件應(yīng)移交學(xué)校檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案管理的規(guī)定，對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、編目、裝訂、上架等工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。4.對(duì)于重要文件和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，確保檔案的完整性和可靠性。六、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.學(xué)校教職員工因工作需要查閱文件，可到學(xué)校辦公室或檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)文件查閱登記表，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱日期、查閱人等信息。2.查閱文件時(shí)，應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將文件帶出查閱場(chǎng)所。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)文件，不得涂改、損壞、丟失文件。3.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播文件內(nèi)容。（二）文件借閱1.學(xué)校教職員工因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫(xiě)文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱日期、借閱期限、借閱人等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，借閱人應(yīng)到學(xué)校辦公室或檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括填寫(xiě)借閱登記表、簽訂借閱協(xié)議等。3.借閱文件時(shí)，應(yīng)按照借閱協(xié)議規(guī)定的期限及時(shí)歸還文件。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘抄、傳播文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告學(xué)校辦公室或檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.學(xué)校教職員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)和學(xué)校保密制度，對(duì)涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)、保管和傳遞。文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。3.學(xué)校教職員工在工作中接觸到涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍，不得在非工作場(chǎng)所談?wù)撐募?nèi)容，不得將文件帶回家中或轉(zhuǎn)借他人。4.對(duì)于不再需要的涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，不得隨意丟棄或出售。（二）文件銷毀1.文件保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。銷毀文件應(yīng)填寫(xiě)文件銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等信息，并提交學(xué)校辦公室或檔案管理部門(mén)審批。2.文件銷毀申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，學(xué)校辦公室或檔案管理部門(mén)應(yīng)組織專人對(duì)文件進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。3.文件銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀完畢后，應(yīng)填寫(xiě)文件銷毀登記表，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期、監(jiān)督人等信息。4.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、學(xué)校機(jī)密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)在保密場(chǎng)所進(jìn)行，銷毀記錄應(yīng)妥善保存。八、文件管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件起草、審核、印發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)、歸檔、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行。檢查結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給被檢查部門(mén)，并要求其限期整改。3.對(duì)于違反文件管理制度的行為，學(xué)校辦公室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照學(xué)校有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核評(píng)價(jià)1.學(xué)校應(yīng)將文件管理工作納入部門(mén)和個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括文件管