章料室管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司章料室的規(guī)范化管理，確保公司印章及相關(guān)重要資料的安全、妥善保管和規(guī)范使用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司章料室內(nèi)各類(lèi)印章、印鑒、重要文件資料（以下統(tǒng)稱(chēng)章料）的管理。管理原則1.安全第一原則：確保章料的存放安全，防止丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。2.規(guī)范使用原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限使用章料，確保使用的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。3.專(zhuān)人負(fù)責(zé)原則：明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)章料室的日常管理工作，確保責(zé)任落實(shí)到人。章料的分類(lèi)與保管印章分類(lèi)1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力的印章，具有最高的法律效力。2.法定代表人章：用于特定的文件簽署或財(cái)務(wù)事務(wù)等。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于簽訂各類(lèi)合同。5.部門(mén)章：各部門(mén)根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門(mén)內(nèi)部文件、通知等。6.其他專(zhuān)用章：如業(yè)務(wù)專(zhuān)用章、報(bào)關(guān)專(zhuān)用章等，根據(jù)公司具體業(yè)務(wù)需求設(shè)立。保管方式1.專(zhuān)用保險(xiǎn)柜存放：章料室配備專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜，各類(lèi)印章應(yīng)分別存放在不同的保險(xiǎn)柜隔層內(nèi)，確保存放安全、有序。2.雙人保管：公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等重要印章實(shí)行雙人保管制度，由指定的兩人分別持有保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼，開(kāi)啟保險(xiǎn)柜時(shí)必須兩人同時(shí)在場(chǎng)。3.印章標(biāo)識(shí)：每枚印章應(yīng)在保險(xiǎn)柜內(nèi)設(shè)有專(zhuān)門(mén)的標(biāo)識(shí)牌，注明印章名稱(chēng)、使用范圍、保管人等信息，便于查找和管理。保管人員職責(zé)1.安全維護(hù)：負(fù)責(zé)章料室的安全保衛(wèi)工作，確保章料存放環(huán)境安全，防止非授權(quán)人員進(jìn)入章料室。2.日常檢查：每日對(duì)章料進(jìn)行檢查，核對(duì)印章數(shù)量、完好情況等，如發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告并記錄。3.印章清潔：定期對(duì)印章進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保印章清晰、可用。4.登記管理：做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄印章使用時(shí)間、事由、用印人等信息。重要文件資料保管分類(lèi)歸檔1.合同文件：按照合同簽訂時(shí)間、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)歸檔，建立合同檔案索引，便于查找和查閱。2.財(cái)務(wù)資料：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、票據(jù)等，按照會(huì)計(jì)年度和類(lèi)別進(jìn)行整理歸檔。3.行政文件：公司各類(lèi)行政公文、通知、報(bào)告等，按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行歸檔。4.業(yè)務(wù)資料：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類(lèi)文件、資料、報(bào)告等，根據(jù)業(yè)務(wù)板塊進(jìn)行分類(lèi)保管。保管期限1.長(zhǎng)期保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等的文件資料，應(yīng)長(zhǎng)期妥善保管，一般不少于[X]年。2.定期保管：其他一般性文件資料，根據(jù)其重要程度和業(yè)務(wù)需求，確定保管期限，一般為[X]年至[X]年不等。保管期滿(mǎn)后，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。保管環(huán)境要求1.溫度濕度適宜：章料室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[X]%至[X]%之間，以防止文件資料受潮、發(fā)霉、變形等。2.防火防盜防蟲(chóng)：章料室內(nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、監(jiān)控?cái)z像頭、防蟲(chóng)藥劑等，確保文件資料的安全。3.防塵防潮：章料室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)文件資料造成污染和損壞。同時(shí)，要做好防潮措施，如放置干燥劑等。章料使用流程使用申請(qǐng)1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：凡需使用章料的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《章料使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印事由、文件名稱(chēng)、份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)用印事由的真實(shí)性和必要性。3.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度和審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)需經(jīng)總經(jīng)理審批。用印登記1.登記內(nèi)容：章料保管人員在受理用印申請(qǐng)后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容，無(wú)誤后進(jìn)行用印登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門(mén)、用印人、用印事由、文件名稱(chēng)、份數(shù)、審批人等信息。2.編號(hào)管理：對(duì)每次用印進(jìn)行編號(hào)，以便于查詢(xún)和追溯。用印操作1.專(zhuān)人用印：嚴(yán)格按照雙人保管制度，由保管印章的兩人共同在場(chǎng)進(jìn)行用印操作。2.正確用?。河糜r(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正地加蓋在文件規(guī)定位置上，不得模糊、歪斜、重疊。3.用印監(jiān)督：用印過(guò)程中，保管人員應(yīng)對(duì)用印情況進(jìn)行監(jiān)督，確保用印符合規(guī)定要求。用印后文件處理1.文件返還：用印完畢后，用印人應(yīng)及時(shí)將文件返還給申請(qǐng)部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。2.歸檔保存：申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)按照公司文件管理規(guī)定，將用印后的文件進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。章料借用管理借用申請(qǐng)1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：因工作需要借用章料的，需填寫(xiě)《章料借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借用章料的名稱(chēng)、借用時(shí)間、借用用途、歸還時(shí)間等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)借用事由的真實(shí)性和必要性。3.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)借用事項(xiàng)的重要程度和審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般借用事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要借用事項(xiàng)需經(jīng)總經(jīng)理審批。借用手續(xù)辦理1.簽訂借用協(xié)議：章料保管人員在受理借用申請(qǐng)并經(jīng)審批通過(guò)后，與借用人員簽訂《章料借用協(xié)議》，明確借用雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借用期限、歸還時(shí)間、保管責(zé)任、違約責(zé)任等。2.交付章料：借用人員在簽訂借用協(xié)議后，憑有效證件從章料保管人員處領(lǐng)取借用的章料，并進(jìn)行當(dāng)面核對(duì)，確保章料完好無(wú)損。3.登記備案：章料保管人員對(duì)借用情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，記錄借用章料的名稱(chēng)、借用時(shí)間、借用人員、歸還時(shí)間等信息。借用期間管理1.專(zhuān)人保管：借用人員應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管借用的章料，不得轉(zhuǎn)借他人。2.安全使用：借用人員應(yīng)妥善保管章料，確保章料安全，防止丟失、被盜、損壞等情況發(fā)生。在借用期間，如因保管不善導(dǎo)致章料損壞或丟失的，借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.使用記錄：借用人員應(yīng)對(duì)章料的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用時(shí)間、事由、文件名稱(chēng)、份數(shù)等信息，以便于追溯和查詢(xún)。歸還章料1.按時(shí)歸還：借用人員應(yīng)在借用期限屆滿(mǎn)前，將借用的章料按時(shí)歸還章料保管人員。如需延長(zhǎng)借用期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檢查驗(yàn)收：章料保管人員在收到歸還的章料后，應(yīng)認(rèn)真檢查章料的完好情況，核對(duì)借用記錄，如發(fā)現(xiàn)章料有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借用人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.解除協(xié)議：章料保管人員在確認(rèn)章料完好無(wú)損且借用記錄無(wú)誤后，與借用人員解除《章料借用協(xié)議》。章料廢止與銷(xiāo)毀廢止條件1.印章?lián)p壞：印章因磨損、損壞等原因無(wú)法正常使用的，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)。2.機(jī)構(gòu)變動(dòng)：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致印章不再使用的，應(yīng)及時(shí)廢止。3.其他原因：因法律法規(guī)變更、政策調(diào)整等其他原因，需要廢止印章的，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理。廢止申請(qǐng)1.填寫(xiě)申請(qǐng)表：印章使用部門(mén)或保管人員發(fā)現(xiàn)印章符合廢止條件的，應(yīng)填寫(xiě)《章料廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止印章的名稱(chēng)、廢止原因、廢止時(shí)間等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)廢止事由的真實(shí)性和必要性。3.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)廢止事項(xiàng)的重要程度和審批權(quán)限，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。一般廢止事項(xiàng)由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重要廢止事項(xiàng)需經(jīng)總經(jīng)理審批。廢止登記1.登記內(nèi)容：章料保管人員在受理廢止申請(qǐng)并經(jīng)審批通過(guò)后，對(duì)廢止印章進(jìn)行登記備案，記錄廢止印章的名稱(chēng)、廢止時(shí)間、廢止原因、審批人等信息。2.封存保管：廢止印章應(yīng)及時(shí)進(jìn)行封存保管，與在用印章分開(kāi)存放，防止誤用。銷(xiāo)毀流程1.制定銷(xiāo)毀方案：根據(jù)公司文件管理規(guī)定和印章管理要求，制定章料銷(xiāo)毀方案，明確銷(xiāo)毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息。2.審批銷(xiāo)毀方案：銷(xiāo)毀方案經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后實(shí)施。3.組織銷(xiāo)毀：按照銷(xiāo)毀方案組織實(shí)施章料銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)全程錄像，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.銷(xiāo)毀記錄：對(duì)章料銷(xiāo)毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、印章名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式、參與人員等信息，并由參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。5.歸檔保存：將章料銷(xiāo)毀記錄及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。監(jiān)督與檢查定期檢查1.檢查內(nèi)容：公司定期對(duì)章料室進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括章料存放情況、保管人員職責(zé)履行情況、使用登記情況、借用管理情況等。2.檢查頻率：每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次專(zhuān)項(xiàng)檢查。不定期抽查1.抽查內(nèi)容：公司不定期對(duì)章料使用情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查用印審批手續(xù)是否齊全、用印登記是否規(guī)范、用印文件是否符合規(guī)定等。2.抽查方式：通過(guò)查閱用印申請(qǐng)表、用印登記記錄、用印文件等方式進(jìn)行抽查。問(wèn)題整改1.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：檢查人員在檢查過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《章料室檢查問(wèn)題記錄表》，詳細(xì)記錄問(wèn)題情況。2.整改要求：針對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，章料保管人員應(yīng)立即進(jìn)行整改，整改期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。整改