文書(shū)管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)管理，確保文書(shū)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)之間以及與外部單位往來(lái)的各類文書(shū)，包括但不限于文件、報(bào)告、通知、函件、合同、協(xié)議等。（三）管理原則1.準(zhǔn)確及時(shí)：文書(shū)內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，傳遞和處理應(yīng)及時(shí)高效，確保信息的時(shí)效性。2.規(guī)范統(tǒng)一：遵循統(tǒng)一的格式、流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證文書(shū)的規(guī)范性和一致性。3.安全保密：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保文書(shū)在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全性，防止信息泄露。4.精簡(jiǎn)高效：在保證工作需要的前提下，盡量精簡(jiǎn)文書(shū)數(shù)量，提高工作效率。二、文書(shū)的分類與編號(hào)（一）分類1.行政類：包括公司發(fā)布的各類行政文件、通知、決定、公告等。2.業(yè)務(wù)類：涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)告、項(xiàng)目文件等。3.財(cái)務(wù)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、費(fèi)用報(bào)銷文件等。4.人事類：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.其他類：不屬于以上分類的其他文書(shū)。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則采用年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)的形式。例如：2023HR001，表示2023年人力資源部的第1份文件。部門(mén)代碼根據(jù)公司部門(mén)設(shè)置進(jìn)行統(tǒng)一編碼，如行政部為XZ，財(cái)務(wù)部為CW等。2.編號(hào)管理文書(shū)起草部門(mén)負(fù)責(zé)為本部門(mén)的文書(shū)編號(hào)。編號(hào)應(yīng)連續(xù)，不得重復(fù)或跳號(hào)。三、文書(shū)的起草與審核（一）起草1.責(zé)任主體：文書(shū)起草由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或指定人員負(fù)責(zé)。2.內(nèi)容要求主題明確，內(nèi)容完整，邏輯清晰，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了。涉及重要事項(xiàng)、政策法規(guī)、資金等方面的文書(shū)，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證。引用的數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)準(zhǔn)確可靠，并注明出處。3.格式規(guī)范：按照公司統(tǒng)一的文書(shū)格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、文號(hào)、主送單位、正文、附件、落款等。（二）審核1.初審文書(shū)起草完成后，先由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和格式規(guī)范性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，在文書(shū)上簽署初審意見(jiàn)和姓名、日期。2.終審涉及重要事項(xiàng)、重大決策等文書(shū)，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核文書(shū)內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)或批準(zhǔn)執(zhí)行。四、文書(shū)的發(fā)布與傳遞（一）發(fā)布1.內(nèi)部發(fā)布以公司名義發(fā)布的行政文件、通知等，由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一排版、印刷和發(fā)放。其他部門(mén)的業(yè)務(wù)文件，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可自行打印發(fā)放，但應(yīng)確保格式規(guī)范統(tǒng)一。重要文件可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布，同時(shí)印發(fā)紙質(zhì)版存檔。2.外部發(fā)布對(duì)外發(fā)布的合同、協(xié)議、函件等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的格式和程序進(jìn)行簽署和蓋章。發(fā)布渠道包括郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的方式，并確保文件準(zhǔn)確送達(dá)對(duì)方。（二）傳遞1.紙質(zhì)文書(shū)傳遞內(nèi)部傳遞應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部文件傳遞渠道，如文件柜、專人傳遞等，確保文書(shū)及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。傳遞過(guò)程中應(yīng)做好登記，記錄文書(shū)名稱、編號(hào)、傳遞時(shí)間、接收部門(mén)和人員等信息。2.電子文書(shū)傳遞通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)傳遞電子文書(shū)時(shí)，應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行，確保文件的安全性和完整性。重要電子文書(shū)應(yīng)進(jìn)行備份，并注明備份時(shí)間和存儲(chǔ)位置。五、文書(shū)的簽收與登記（一）簽收1.紙質(zhì)文書(shū)簽收接收部門(mén)或人員收到紙質(zhì)文書(shū)后，應(yīng)及時(shí)在文書(shū)傳遞登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)文書(shū)有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)與發(fā)送部門(mén)聯(lián)系。2.電子文書(shū)簽收通過(guò)辦公系統(tǒng)接收電子文書(shū)時(shí)，應(yīng)及時(shí)下載并閱讀，確認(rèn)文件內(nèi)容無(wú)誤后，在系統(tǒng)中進(jìn)行簽收操作。（二）登記1.文書(shū)登記應(yīng)包括以下內(nèi)容文書(shū)編號(hào)、名稱、文號(hào)、密級(jí)。起草部門(mén)、起草人、審核人、批準(zhǔn)人。主送單位、抄送單位。發(fā)文日期、接收日期。份數(shù)、附件情況等。2.登記方式可采用紙質(zhì)登記本或電子表格進(jìn)行登記，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。六、文書(shū)的存檔與保管（一）存檔1.紙質(zhì)文書(shū)存檔文書(shū)辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)版文書(shū)整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行排列，確保便于查找和查閱。對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)裝訂或?qū)９翊娣拧?.電子文書(shū)存檔電子文書(shū)應(yīng)按照分類和編號(hào)建立文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件命名規(guī)范、易于識(shí)別。定期對(duì)電子文書(shū)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（二）保管1.保管期限根據(jù)文書(shū)的性質(zhì)和重要程度，確定不同的保管期限，一般分為短期（13年）、中期（310年）和長(zhǎng)期（10年以上）。具體保管期限參照國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。2.保管要求檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、安全，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。嚴(yán)格限制檔案查閱人員范圍，查閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)。七、文書(shū)的查閱與借閱（一）查閱1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文書(shū)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、文書(shū)名稱和編號(hào)等信息。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.外部查閱外單位因工作需要查閱公司文書(shū)檔案的，應(yīng)持單位介紹信和有效身份證件，填寫(xiě)《文書(shū)查閱申請(qǐng)表》，注明查閱范圍和用途。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱1.借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文書(shū)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限等。經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般文書(shū)檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。3.借閱歸還借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借文書(shū)檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告。八、文書(shū)的保密與銷毀（一）保密1.保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、人事信息等重要內(nèi)容的文書(shū)，均屬于保密范疇。2.保密措施對(duì)保密文書(shū)應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，嚴(yán)格限制知悉范圍。存儲(chǔ)保密文書(shū)的計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行殺毒和數(shù)據(jù)備份。在文書(shū)傳遞、處理過(guò)程中，應(yīng)采取加密、專人傳遞等方式，防止信息泄露。（二）銷毀1.銷毀條件文書(shū)保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。涉及保密內(nèi)容的文書(shū)，應(yīng)先進(jìn)行解密處理后再銷毀。2.銷毀程序由檔案管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《文書(shū)銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文書(shū)的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行銷毀。