輸電工程檔案管理實施細則?一、總則（一）目的為加強輸電工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和有效利用，依據國家有關法律法規及公司相關規定，結合輸電工程實際情況，制定本實施細則。（二）適用范圍本細則適用于公司所屬輸電工程從項目前期策劃、可行性研究、設計、施工、調試到竣工驗收全過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.統一領導、分級管理原則公司檔案管理部門統一領導輸電工程檔案管理工作，各相關部門和參建單位按照職責分工，負責本部門或本單位所形成檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.全過程管理原則檔案管理貫穿輸電工程建設全過程，與工程建設同步進行，確保檔案的形成、積累、整理與工程建設進度相適應。3.質量第一原則嚴格把控檔案質量，確保檔案內容真實、準確、完整，書寫規范、字跡清晰、圖像清晰，載體及裝具符合要求。4.便于利用原則檔案整理應便于保管和利用，按照一定的分類標準和編號規則進行整理，建立完善的檢索系統，方便快速查找和調閱檔案。二、管理職責（一）公司檔案管理部門職責1.貫徹執行國家和上級有關檔案管理的法律法規、方針政策，制定和完善公司輸電工程檔案管理規章制度。2.負責指導、監督和檢查輸電工程各參建單位的檔案管理工作。3.組織對輸電工程檔案的驗收工作，對檔案的完整性、準確性、系統性進行審查。4.接收、保管和提供利用輸電工程檔案，建立檔案數據庫，實現檔案信息化管理。（二）項目管理部門職責1.負責組織、協調輸電工程建設過程中的檔案管理工作，明確各參建單位的檔案管理職責。2.將檔案管理工作納入工程建設管理程序，與工程建設同步部署、同步檢查、同步考核。3.參與工程檔案的整理、審核和驗收工作，對檔案的質量和完整性負責。（三）設計單位職責1.按照國家和行業有關規定及工程檔案管理要求，負責收集、整理和歸檔工程設計階段形成的各類檔案，包括設計基礎資料、設計文件、圖紙會審記錄、設計變更等。2.對設計文件的準確性、完整性負責，確保設計文件符合工程建設要求，并及時向項目管理部門和施工單位提供準確的設計資料。3.配合項目管理部門和施工單位做好工程檔案的整理、審核和驗收工作。（四）施工單位職責1.建立健全項目檔案管理制度，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位在施工過程中形成的檔案收集、整理、歸檔工作。2.按照工程建設合同要求和檔案管理規定，及時收集、整理施工過程中的各類文件資料，包括施工組織設計、施工方案、技術交底、施工日志、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件、工程變更通知等，確保檔案真實、準確、完整。3.對施工過程中形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向項目管理部門移交檔案，并配合做好工程檔案的審核和驗收工作。（五）監理單位職責1.負責對施工單位的檔案管理工作進行監督檢查，審核施工單位報送的檔案資料，確保檔案資料的真實性、準確性和完整性。2.收集、整理監理過程中形成的檔案，包括監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理日志、監理通知單、工程質量評估報告等，并及時向項目管理部門移交。3.協助項目管理部門做好工程檔案的整理、審核和驗收工作，對工程檔案的質量進行全程監督。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目核準文件等。2.設計文件設計基礎資料、初步設計文件、施工圖設計文件、設計變更文件等。3.施工文件施工組織設計、施工方案、技術交底、施工日志、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件、工程變更通知、施工總結等。4.監理文件監理規劃、監理實施細則、監理月報、監理日志、監理通知單、工程質量評估報告等。5.設備文件設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備質量證明文件、設備說明書等。6.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工圖、工程質量保修書、工程決算文件等。7.其他文件與工程建設有關的會議紀要、協議、來往信函、聲像資料等。（二）收集要求1.各參建單位應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍和時間要求，及時收集本單位在工程建設過程中形成的各類文件資料。2.收集的文件資料應真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對歸檔的電子文件，應確保其內容完整、系統，格式規范，能夠長期有效讀取，并與其紙質文件內容一致。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.按照分類標準和編號規則進行整理，做到分類科學、編號統一、排列有序、目錄清晰。（四）整理方法1.分類輸電工程檔案一般分為工程前期文件、設計文件、施工文件、監理文件、設備文件、竣工驗收文件等六大類，每大類下再根據具體內容進行細分。2.編號采用分類編號法，按照檔案類別和形成時間順序進行編號。例如，工程前期文件編號為"QT年份序號"，設計文件編號為"SJ年份序號"等。3.組卷根據文件的數量和內容，將相關文件組成一卷或多卷。卷內文件應按照重要程度和時間順序排列，編寫頁號。4.編目編制卷內文件目錄，包括文件編號、責任者、文件題名、日期、頁號等內容。同時，編制案卷目錄，包括案卷編號、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限等內容。四、檔案歸檔（一）歸檔時間1.項目前期文件應在項目立項批復后及時歸檔。2.設計文件應在設計完成并經審核后歸檔。3.施工文件應隨工程進度同步歸檔，工程竣工后一個月內完成全部歸檔工作。4.監理文件應在監理工作結束后及時歸檔。5.設備文件應在設備到貨驗收合格后或設備安裝調試完成后歸檔。6.竣工驗收文件應在工程竣工驗收合格后三個月內歸檔。（二）歸檔程序1.施工單位、監理單位等參建單位在完成檔案整理后，向項目管理部門提交檔案移交清單，申請檔案移交。2.項目管理部門對參建單位提交的檔案進行審核，審核合格后辦理檔案移交手續。3.公司檔案管理部門接收項目管理部門移交的檔案，對檔案進行再次審核，審核無誤后辦理入庫手續。五、檔案保管（一）保管場所公司應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限輸電工程檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案包括項目立項批復、可行性研究報告、環境影響評價報告、項目核準文件、工程竣工驗收報告、竣工圖、工程質量保修書等。2.長期保存的檔案保存期限為30年，主要包括設計文件、施工文件、監理文件、設備文件等。3.短期保存的檔案保存期限為10年，如工程變更通知、施工日志、監理月報等。（三）保管要求1.檔案應按照類別和保管期限分別存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，確保檔案的完整和安全。3.對破損或褪色的檔案，應及時進行修復或復制。六、檔案利用（一）利用范圍公司內部各部門因工作需要可查閱輸電工程檔案，涉及對外提供檔案利用的，應按照國家有關規定和公司相關程序辦理審批手續。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案庫房查閱紙質檔案，檔案管理人員應提供必要的協助和服務。2.借閱檔案因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續借手續。3.復制檔案利用者如需復制檔案，應填寫復制申請表，經部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內容、歸還時間等，以便對檔案利用情況進行統計和分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立輸電工程檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數字化掃描對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為清晰、完整、可長期保存的PDF或TIFF格式。（三）數據錄入將檔案目錄信息和數字化掃描圖像錄入檔案管理信息系統，確保數據準確、完整。（四）系統功能檔案管理信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計、報表生成等功能，實現檔案信息的自動化管理和共享利用。（五）安全管理加強檔案信息化系統的安全管理，采取數據備份、訪問控制、防火墻、防病毒等措施，確保檔案信息的安全可靠。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門、項目管理部門、設計單位、施工單位、監理單位等相關人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據檔案保管期限和重要程度，按照國家有關規定和公司相關標準進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內容。2.檔案銷毀清冊經檔案鑒定小組組長簽字后，報公司主管領導批準。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監銷人應在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。九、監督與考核（一）監督檢查公司檔案管理部門定期對輸電工程各參建單位的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案管理制度執行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保