某空調(diào)公司年度費用報銷管理規(guī)定?一、總則1.目的為了加強公司財務管理，規(guī)范費用報銷行為，合理控制費用支出，確保公司各項工作的順利開展，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工在日常工作中發(fā)生的各類費用報銷。3.基本原則真實性原則：費用報銷必須以實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務為依據(jù)，如實反映經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容，不得虛報、瞞報。合理性原則：費用報銷應符合公司的相關規(guī)定和實際工作需要，不得鋪張浪費。合法性原則：費用報銷必須符合國家法律法規(guī)和公司的財務制度，不得報銷違法違規(guī)的費用。及時性原則：員工應及時辦理費用報銷手續(xù)，不得拖延，以保證公司資金的正常周轉(zhuǎn)。二、費用報銷的審批流程1.報銷人填寫報銷單報銷人應根據(jù)實際發(fā)生的費用情況，按照公司規(guī)定的格式填寫費用報銷單，包括報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、費用明細、金額等信息。費用報銷單應字跡清晰、內(nèi)容完整，不得涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋報銷人印章。2.部門負責人審核部門負責人應對報銷費用的真實性、合理性進行審核，確認費用是否與實際工作相關，是否符合公司的規(guī)定和預算。如部門負責人認為報銷費用不合理或不符合規(guī)定，應在報銷單上注明理由，并退回報銷人重新填寫或補充相關資料。3.財務部門審核財務部門收到報銷單后，應按照公司財務制度對報銷憑證的合法性、完整性、準確性進行審核。審核內(nèi)容包括：報銷憑證是否真實有效、發(fā)票是否符合規(guī)定、報銷金額是否正確、報銷手續(xù)是否齊全等。如財務部門發(fā)現(xiàn)報銷憑證存在問題，應及時與報銷人溝通，要求其補充或更正相關資料。如報銷人無法提供有效資料，財務部門有權(quán)拒絕報銷。4.審批人審批根據(jù)公司的審批權(quán)限，報銷單經(jīng)部門負責人和財務部門審核后，報相應的審批人審批。審批人應在規(guī)定的時間內(nèi)對報銷單進行審批，如同意報銷，應在報銷單上簽字批準；如不同意報銷，應注明理由并退回報銷人。5.報銷付款經(jīng)審批人批準的報銷單，由財務部門按照公司的資金支付流程進行付款。財務部門應及時將報銷款項支付給報銷人，不得無故拖延。三、費用報銷的分類及標準1.差旅費定義：差旅費是指員工因公務需要，到外地出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。報銷標準：交通費用：乘坐飛機應根據(jù)公司規(guī)定的艙位等級乘坐，特殊情況需乘坐高一級艙位的，應事先經(jīng)上級領導批準。乘坐火車（動車、高鐵）應根據(jù)實際情況選擇合適的車次和座位等級，長途汽車費用應根據(jù)實際發(fā)生額報銷。市內(nèi)交通費用應根據(jù)出差地的實際情況合理報銷，一般可按照每天[X]元的標準報銷。住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的不同，分為一類地區(qū)、二類地區(qū)和三類地區(qū)，報銷標準分別為每天[X]元、[X]元、[X]元。住宿應選擇公司指定的合作酒店，如因特殊情況需要在非合作酒店住宿的，應事先經(jīng)上級領導批準，并按照實際發(fā)生額報銷。餐飲費用：按照每天[X]元的標準報銷，如因業(yè)務需要發(fā)生招待費用的，應按照公司的招待費管理規(guī)定另行報銷。報銷要求：員工應在出差結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)，逾期未報的，財務部門有權(quán)不予受理。差旅費報銷應提供真實有效的發(fā)票、車票、住宿發(fā)票等憑證，憑證上應注明出差日期、起止地點、事由等信息。如因特殊情況需要改變行程或延長出差時間的，應事先經(jīng)上級領導批準，并在報銷時注明原因。2.業(yè)務招待費定義：業(yè)務招待費是指公司為開展業(yè)務活動，招待客戶、供應商等所發(fā)生的餐飲、住宿、禮品等費用。報銷標準：業(yè)務招待費應嚴格按照公司規(guī)定的標準進行控制，一般不得超過當年銷售（營業(yè)）收入的[X]%。招待客戶應遵循勤儉節(jié)約、合理適度的原則，不得鋪張浪費。招待費用應在發(fā)生時及時取得合法有效的發(fā)票，并注明招待對象、事由、時間等信息。報銷要求：業(yè)務招待費報銷應填寫專門的業(yè)務招待費報銷單，并注明招待對象、事由、時間等詳細信息。報銷時應提供發(fā)票、消費清單等相關憑證，憑證上應加蓋收款單位印章。業(yè)務招待費報銷應經(jīng)部門負責人、財務部門審核后，報公司總經(jīng)理審批。3.辦公費定義：辦公費是指公司為滿足日常辦公需要，購買辦公用品、文具、紙張、電腦耗材等所發(fā)生的費用。報銷標準：辦公費應根據(jù)公司的實際需要進行合理采購，不得盲目采購造成浪費。辦公用品的采購應通過公司指定的采購渠道進行，如因特殊情況需要從其他渠道采購的，應事先經(jīng)上級領導批準。辦公費報銷應提供真實有效的發(fā)票，并注明購買物品的名稱、數(shù)量、金額等信息。報銷要求：辦公費報銷應填寫辦公用品采購清單，并附上發(fā)票、入庫單等相關憑證。辦公用品采購清單應由采購人和驗收人簽字確認，確保采購物品的真實性和準確性。辦公費報銷應經(jīng)部門負責人審核后，報財務部門報銷。4.通訊費定義：通訊費是指員工因工作需要，使用手機、固定電話等通訊工具所發(fā)生的費用。報銷標準：根據(jù)員工的崗位性質(zhì)和工作需要，分為不同的通訊費報銷標準。具體標準如下：高層管理人員：每月[X]元。中層管理人員：每月[X]元。普通員工：每月[X]元。員工應根據(jù)實際發(fā)生的通訊費用進行報銷，不得超出報銷標準。報銷要求：通訊費報銷應提供正規(guī)的通訊費發(fā)票，并注明手機號碼、使用月份等信息。如員工因工作需要更換手機號碼，應及時通知財務部門，并提供新的通訊費發(fā)票進行報銷。通訊費報銷應經(jīng)部門負責人審核后，報財務部門報銷。5.差旅費定義：差旅費是指員工因公務需要，到外地出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費用。報銷標準：交通費用：乘坐飛機應根據(jù)公司規(guī)定的艙位等級乘坐，特殊情況需乘坐高一級艙位的，應事先經(jīng)上級領導批準。乘坐火車（動車、高鐵）應根據(jù)實際情況選擇合適的車次和座位等級，長途汽車費用應根據(jù)實際發(fā)生額報銷。市內(nèi)交通費用應根據(jù)出差地的實際情況合理報銷，一般可按照每天[X]元的標準報銷。住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的不同，分為一類地區(qū)、二類地區(qū)和三類地區(qū)，報銷標準分別為每天[X]元、[X]元、[X]元。住宿應選擇公司指定的合作酒店，如因特殊情況需要在非合作酒店住宿的，應事先經(jīng)上級領導批準，并按照實際發(fā)生額報銷。餐飲費用：按照每天[X]元的標準報銷，如因業(yè)務需要發(fā)生招待費用的，應按照公司的招待費管理規(guī)定另行報銷。報銷要求：員工應在出差結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)，逾期未報的，財務部門有權(quán)不予受理。差旅費報銷應提供真實有效的發(fā)票、車票、住宿發(fā)票等憑證，憑證上應注明出差日期、起止地點、事由等信息。如因特殊情況需要改變行程或延長出差時間的，應事先經(jīng)上級領導批準，并在報銷時注明原因。6.車輛費用定義：車輛費用是指公司車輛因使用所發(fā)生的加油費、過路費、停車費、保養(yǎng)費、維修費用等。報銷標準：加油費應根據(jù)車輛的實際使用情況進行報銷，報銷時應提供正規(guī)的加油發(fā)票，并注明加油日期、加油量、金額等信息。過路費、停車費應根據(jù)實際發(fā)生額報銷，報銷時應提供相應的發(fā)票或收據(jù)。車輛保養(yǎng)費、維修費用應在公司指定的維修保養(yǎng)點進行，并提供正規(guī)的發(fā)票和維修清單。報銷要求：車輛費用報銷應填寫專門的車輛費用報銷單，并注明車輛牌號、費用明細、金額等信息。報銷時應提供發(fā)票、維修清單等相關憑證，憑證上應加蓋收款單位印章。車輛費用報銷應經(jīng)部門負責人審核后，報財務部門報銷。四、費用報銷的憑證要求1.發(fā)票費用報銷必須提供合法有效的發(fā)票，發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章或財務專用章。發(fā)票內(nèi)容應真實、完整，包括發(fā)票號碼、開票日期、購買方名稱、銷售方名稱、服務內(nèi)容、金額等信息。發(fā)票應與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務相符，不得虛開發(fā)票。2.收據(jù)除發(fā)票外，部分費用可以使用收據(jù)報銷，但收據(jù)應加蓋收款單位財務專用章或發(fā)票專用章。收據(jù)內(nèi)容應清晰、準確，包括收款日期、收款單位名稱、收款事由、金額等信息。對于不符合規(guī)定的收據(jù)，財務部門有權(quán)拒絕報銷。3.其他憑證根據(jù)實際情況，費用報銷還可能需要提供其他相關憑證，如車票、機票、住宿發(fā)票、合同協(xié)議等。其他憑證應真實有效，與費用報銷內(nèi)容相關，并按照公司規(guī)定的格式和要求填寫。五、費用報銷的時間要求1.員工應在費用發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)填寫報銷單，并提交相關部門負責人審核。2.部門負責人應在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提交財務部門。3.財務部門應在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提交審批人審批。4.審批人應在收到報銷單后的[X]個工作日內(nèi)完成審批。如遇特殊情況需要延長審批時間的，審批人應及時通知報銷人。5.經(jīng)審批人批準的報銷單，財務部門應在[X]個工作日內(nèi)完成付款。六、費用報銷的其他規(guī)定1.員工在辦理費用報銷手續(xù)時，應如實填寫報銷內(nèi)容，不得隱瞞或虛報費用。如有違反規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.對于超標準、超預算的費用報銷，必須事先經(jīng)上級領導批準，并在報銷單上注明原因。未經(jīng)批準的超標準、超預算費用，財務部門有權(quán)拒絕報銷。3.公司實行費用報銷定期清理制度，財務部門應定期對費用報銷情況進行清理，對于長期未報銷的費用，應及時通知報銷人辦理報銷手續(xù)。如因特殊原因無法報銷的，應說明情況并經(jīng)財務部門同意。4.公司鼓勵員工節(jié)約費用，對于能夠合理控制費