某省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司電商采購(gòu)管理辦法?一、總則（一）目的為規(guī)范某省工業(yè)設(shè)備安裝有限公司（以下簡(jiǎn)稱"公司"）電商采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，加強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各單位通過電商平臺(tái)進(jìn)行的各類設(shè)備、材料、服務(wù)等采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，確保電商采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購(gòu)信息公開，采購(gòu)過程透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，充分利用電商平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.誠(chéng)信合作原則：與電商平臺(tái)供應(yīng)商建立誠(chéng)信合作關(guān)系，共同維護(hù)市場(chǎng)秩序。二、電商采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電商采購(gòu)管理制度和流程。2.審核電商采購(gòu)計(jì)劃，確定采購(gòu)方式和采購(gòu)平臺(tái)。3.組織實(shí)施電商采購(gòu)活動(dòng)，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。4.對(duì)電商采購(gòu)供應(yīng)商進(jìn)行管理和評(píng)價(jià)。5.負(fù)責(zé)電商采購(gòu)合同的審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤。（二）需求部門1.根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出電商采購(gòu)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃。2.參與電商采購(gòu)供應(yīng)商的選擇和評(píng)價(jià)。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收和使用反饋。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)電商采購(gòu)資金的預(yù)算安排和支付審核。2.對(duì)電商采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。（四）審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)電商采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)行為的合規(guī)性和效益性。三、電商采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃申報(bào)1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，提前編制電商采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購(gòu)管理部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃審核1.采購(gòu)管理部門對(duì)需求部門申報(bào)的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)計(jì)劃的合理性、必要性、合規(guī)性等。2.對(duì)于不符合要求的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)管理部門及時(shí)與需求部門溝通，提出修改意見，需求部門修改后重新申報(bào)。（三）采購(gòu)方式確定1.根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)、采購(gòu)金額、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，采購(gòu)管理部門確定電商采購(gòu)方式，主要包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)采購(gòu)等。2.對(duì)于達(dá)到公司規(guī)定招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)按照招標(biāo)程序進(jìn)行采購(gòu)；對(duì)于未達(dá)到招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)項(xiàng)目，可以根據(jù)實(shí)際情況選擇其他采購(gòu)方式。（四）電商平臺(tái)選擇1.根據(jù)采購(gòu)方式和采購(gòu)需求，采購(gòu)管理部門選擇合適的電商平臺(tái)。2.選擇電商平臺(tái)時(shí)，應(yīng)綜合考慮平臺(tái)的信譽(yù)度、知名度、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力、物流配送等因素。3.采購(gòu)管理部門與選定的電商平臺(tái)簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）采購(gòu)信息發(fā)布1.在選定的電商平臺(tái)上發(fā)布采購(gòu)信息，包括采購(gòu)物資的詳細(xì)規(guī)格、技術(shù)要求、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等。2.采購(gòu)信息應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整、清晰，不得有虛假、誤導(dǎo)性內(nèi)容。（六）供應(yīng)商報(bào)名與資格審查1.供應(yīng)商在電商平臺(tái)上看到采購(gòu)信息后，按照要求進(jìn)行報(bào)名。2.采購(gòu)管理部門對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.對(duì)于資格審查合格的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門將其納入供應(yīng)商庫(kù)；對(duì)于資格審查不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)管理部門及時(shí)通知其報(bào)名無(wú)效。（七）采購(gòu)文件發(fā)放1.向資格審查合格的供應(yīng)商發(fā)放采購(gòu)文件，采購(gòu)文件包括采購(gòu)公告、采購(gòu)需求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。2.采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)則和要求，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購(gòu)需求。（八）投標(biāo)文件提交與開標(biāo)評(píng)標(biāo)1.供應(yīng)商按照采購(gòu)文件要求編制投標(biāo)文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交至電商平臺(tái)。2.采購(gòu)管理部門在電商平臺(tái)上組織開標(biāo)評(píng)標(biāo)活動(dòng)，按照事先確定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)候選人。3.開標(biāo)評(píng)標(biāo)過程應(yīng)全程記錄，確保公平、公正、公開。（九）中標(biāo)通知與合同簽訂1.采購(gòu)管理部門向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，通知其中標(biāo)結(jié)果。2.中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)管理部門簽訂采購(gòu)合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合采購(gòu)文件和投標(biāo)文件的要求。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)管理部門將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（十）合同執(zhí)行與驗(yàn)收1.需求部門按照采購(gòu)合同要求，跟蹤供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.物資到貨后，需求部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。3.驗(yàn)收合格后，需求部門出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；驗(yàn)收不合格的，需求部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。（十一）付款與結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.付款時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核采購(gòu)發(fā)票等相關(guān)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性。3.采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)與電商平臺(tái)進(jìn)行結(jié)算，確保采購(gòu)資金的安全、準(zhǔn)確支付。四、電商采購(gòu)供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，如具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力、良好的商業(yè)信譽(yù)、健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度、履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力等。2.采購(gòu)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行審核，審核通過后將其納入供應(yīng)商庫(kù)。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。2.采購(gòu)管理部門可以通過收集供應(yīng)商的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)、客戶反饋、市場(chǎng)評(píng)價(jià)等信息，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，及時(shí)更新供應(yīng)商信息。2.對(duì)于供應(yīng)商的重大變化，如企業(yè)改制、經(jīng)營(yíng)范圍調(diào)整、質(zhì)量體系變更等，采購(gòu)管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，調(diào)整供應(yīng)商管理策略。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商座談會(huì)，了解供應(yīng)商的需求和意見，共同解決合作中存在的問題。五、電商采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)管理部門定期對(duì)電商采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，簽訂詳細(xì)的采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的合同執(zhí)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)采取措施應(yīng)對(duì)供應(yīng)商違約行為。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾和售后服務(wù)承諾，對(duì)于質(zhì)量不合格的物資及時(shí)退換貨或要求供應(yīng)商整改。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判和比價(jià)，合理確定采購(gòu)價(jià)格，簽訂價(jià)格調(diào)整條款，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)對(duì)電商采購(gòu)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)，在采購(gòu)合同中明確法律適用條款和爭(zhēng)議解決方式，避免法律糾紛。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)電商采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采購(gòu)管理部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。六、電商采購(gòu)監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)電商采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)行為的公正性、采購(gòu)結(jié)果的合理性等。2.采購(gòu)管理部門應(yīng)配合審計(jì)部門的審計(jì)工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，及時(shí)公開采購(gòu)信息，保障供應(yīng)商和社會(huì)公眾的知情權(quán)和監(jiān)督權(quán)。2.對(duì)于供應(yīng)商和社會(huì)公眾的投訴和舉報(bào)，采購(gòu)管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人和舉報(bào)人。（三）考核評(píng)價(jià)1.建立電商采購(gòu)考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)采購(gòu)管理部門和需求部門的電商采購(gòu)工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括采購(gòu)計(jì)劃完成率、采購(gòu)成本降低率、采購(gòu)物資質(zhì)量合格率、供應(yīng)商滿意度等。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表