公司檔案管理規(guī)定?一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司的檔案管理工作。3.定義本規(guī)定所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等資料。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)和保管。負(fù)責(zé)檔案的收集、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等工作。組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記工作。指導(dǎo)和監(jiān)督公司所屬各部門、分公司、子公司的檔案管理工作。2.各部門檔案管理職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、保管和移交工作。確定本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案管理工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。按照規(guī)定及時(shí)向公司檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。三、檔案的形成與收集1.檔案形成要求公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文件材料，并按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章手續(xù)齊全。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。2.檔案收集范圍公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、董事會(huì)決議、驗(yàn)資報(bào)告等。公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的文件，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目、工作計(jì)劃、總結(jié)等。公司科研、技術(shù)開發(fā)活動(dòng)中形成的文件，如科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、技術(shù)方案、專利文件等。公司會(huì)議活動(dòng)中形成的文件，如會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。公司人事管理活動(dòng)中形成的文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核材料等。公司行政管理活動(dòng)中形成的文件，如行政公文、規(guī)章制度、辦公文件、印章使用記錄等。公司固定資產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的文件，如固定資產(chǎn)購置合同、清單、卡片、維修記錄等。公司對(duì)外宣傳、公關(guān)活動(dòng)中形成的文件，如宣傳資料、新聞報(bào)道、廣告策劃等。其他具有保存價(jià)值的文件材料。3.檔案收集程序各部門兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，并于每年[具體時(shí)間]前將上一年度的檔案移交公司檔案管理部門。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，承辦部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)整理歸檔，并向公司檔案管理部門移交。公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。四、檔案的整理與分類1.檔案整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。便于整理和檢索，提高檔案管理的效率。2.檔案分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行分類，如綜合管理類、市場(chǎng)營(yíng)銷類、財(cái)務(wù)管理類、技術(shù)研發(fā)類等。保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）。3.檔案整理要求紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類裝訂，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，并按照分類順序排列上架。電子檔案應(yīng)按照分類要求進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和時(shí)間順序進(jìn)行整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)。五、檔案的編號(hào)與編目1.檔案編號(hào)公司檔案編號(hào)采用"年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+順序號(hào)"的結(jié)構(gòu)。年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如"2023"。機(jī)構(gòu)代碼：根據(jù)公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，采用兩位或三位字母或數(shù)字表示，如"ZH"（綜合管理部）、"SC"（市場(chǎng)營(yíng)銷部）等。保管期限代碼：永久用"Y"表示，長(zhǎng)期用"C"表示，短期用"D"表示。順序號(hào)：按照檔案整理順序依次編寫，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如"001"。示例：2023ZHY001，表示綜合管理部2023年度永久保存的第1份檔案。2.檔案編目檔案編目是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，包括編制卷內(nèi)目錄、全引目錄、檔案檢索工具等。卷內(nèi)目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。全引目錄應(yīng)將卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表合并編制，以反映檔案的全貌。檔案檢索工具應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制，如卡片式目錄、機(jī)讀目錄等，方便檔案的查找和利用。六、檔案的存儲(chǔ)與保管1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案存儲(chǔ)方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照分類順序排列上架，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。聲像檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)進(jìn)行保存，如光盤、磁帶等，并注明相關(guān)信息。3.檔案保管期限公司檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。具體保管期限如下：永久保存：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。長(zhǎng)期保存：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、工作計(jì)劃、總結(jié)等，保管期限為[具體年限]年。短期保存：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等，保管期限為[具體年限]年。4.檔案保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。七、檔案的利用與借閱1.檔案利用原則公司檔案利用應(yīng)遵循"方便利用、嚴(yán)格審批、確保安全"的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。2.檔案利用方式查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)。3.檔案利用審批查閱、借閱涉及公司機(jī)密或重要檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案利用審批應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保審批意見明確、手續(xù)齊全。4.檔案利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、確保重點(diǎn)的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判定檔案是否仍有保存價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀程序檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。九、檔案信息化管理1.檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案信息化管理要求公司應(yīng)按照檔案信息化建設(shè)的要求，配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描設(shè)備等硬件設(shè)施。檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描圖像應(yīng)清晰、完整，并與電子檔案進(jìn)行掛接。電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和管理，建立健全電子檔案的元數(shù)據(jù)管理和安全保密制度。3.檔案信息化安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。建立檔案信息化安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)訪問等情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。十、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方