材料室樣品管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)材料室樣品的管理，確保樣品的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，規(guī)范樣品的采集、存儲(chǔ)、使用、處置等流程，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于材料室各類樣品的管理，包括但不限于原材料、半成品、成品及相關(guān)試驗(yàn)檢測(cè)樣品等。3.職責(zé)分工材料室主管：全面負(fù)責(zé)樣品管理工作的組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督，制定和修訂樣品管理制度，審核樣品相關(guān)流程及文件。樣品管理員：具體負(fù)責(zé)樣品的接收、登記、存儲(chǔ)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、回收及處置等日常管理工作，建立和維護(hù)樣品管理臺(tái)賬。相關(guān)檢測(cè)人員：按照規(guī)定的程序和方法對(duì)樣品進(jìn)行檢測(cè)分析，在檢測(cè)過程中妥善保管樣品，確保樣品的狀態(tài)符合檢測(cè)要求。

二、樣品的采集1.采集計(jì)劃根據(jù)檢測(cè)任務(wù)或質(zhì)量控制要求，由相關(guān)部門或人員提前制定樣品采集計(jì)劃，明確采集的樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來源、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)及采集方法等信息。采集計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過材料室主管審核批準(zhǔn)后實(shí)施，如有特殊情況需要變更采集計(jì)劃，應(yīng)及時(shí)辦理變更手續(xù)。2.采集方法采樣人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉采樣標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在采樣過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的方法進(jìn)行操作，確保所采集的樣品具有代表性。對(duì)于不同類型的樣品，應(yīng)采用合適的采樣工具和容器。采樣工具和容器應(yīng)清潔、干燥、無異味，不影響樣品的質(zhì)量和性能。在采集過程中，應(yīng)注意避免樣品受到污染、損壞或變質(zhì)。對(duì)于易受環(huán)境因素影響的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如冷藏、保溫、密封等。3.樣品標(biāo)識(shí)采集后的樣品應(yīng)立即進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、編號(hào)、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)、采集人等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，能夠保證在樣品流轉(zhuǎn)過程中不脫落、不模糊。標(biāo)識(shí)可采用標(biāo)簽、標(biāo)記、掛牌等形式，粘貼或懸掛在樣品容器或包裝上。4.樣品包裝為保證樣品在運(yùn)輸和存儲(chǔ)過程中的質(zhì)量和安全，應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b。包裝材料應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和要求選擇，確保能夠有效保護(hù)樣品。對(duì)于易損、易碎、易揮發(fā)、易污染等特殊樣品，應(yīng)采取特殊的包裝措施，如防震包裝、密封包裝、冷藏包裝等，并在包裝上注明相應(yīng)的警示標(biāo)識(shí)。5.樣品運(yùn)輸樣品運(yùn)輸應(yīng)確保其安全、及時(shí)送達(dá)材料室。運(yùn)輸過程中應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，防止樣品受到損壞、變質(zhì)或污染。對(duì)于有特殊運(yùn)輸要求的樣品，如需要冷藏、保溫、防潮等，應(yīng)按照規(guī)定的條件進(jìn)行運(yùn)輸，并確保運(yùn)輸過程中的溫度、濕度等環(huán)境條件符合要求。樣品運(yùn)輸過程中，應(yīng)妥善保管樣品標(biāo)識(shí)，確保標(biāo)識(shí)的完整性和可追溯性。

三、樣品的接收1.接收流程樣品送達(dá)材料室后，樣品管理員應(yīng)按照采集計(jì)劃對(duì)樣品進(jìn)行核對(duì)，檢查樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、編號(hào)、數(shù)量、包裝、標(biāo)識(shí)等信息是否與采集計(jì)劃一致。核對(duì)無誤后，樣品管理員應(yīng)填寫樣品接收記錄，記錄內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、編號(hào)、采集時(shí)間、采集地點(diǎn)、采集人、接收時(shí)間、接收人等信息，并簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)樣品存在問題，如包裝破損、標(biāo)識(shí)不清、數(shù)量不符等，樣品管理員應(yīng)及時(shí)與采樣人員或送樣單位聯(lián)系，查明原因并進(jìn)行處理。對(duì)于不符合要求的樣品，應(yīng)拒絕接收，并做好記錄。2.緊急樣品處理對(duì)于緊急檢測(cè)的樣品，可在樣品管理員確認(rèn)樣品基本信息后，先安排檢測(cè)，同時(shí)及時(shí)補(bǔ)辦樣品接收手續(xù)。

四、樣品的存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)環(huán)境材料室應(yīng)根據(jù)樣品的性質(zhì)和要求，設(shè)置適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保樣品在存儲(chǔ)過程中的質(zhì)量穩(wěn)定。存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)滿足溫度、濕度、通風(fēng)、光照、防塵、防潮、防蟲、防火、防盜等要求。對(duì)于不同類型的樣品，應(yīng)分別存儲(chǔ)在相應(yīng)的區(qū)域。例如，化學(xué)試劑應(yīng)存放在專門的試劑柜中，按照試劑的性質(zhì)分類存放；易燃易爆物品應(yīng)存放在符合安全要求的防爆柜中；易受潮的樣品應(yīng)存放在干燥的環(huán)境中，可配備除濕設(shè)備；有溫度要求的樣品應(yīng)存放在恒溫恒濕箱或冷庫中。2.存儲(chǔ)方式樣品應(yīng)按照類別、批次、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并建立清晰的標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。對(duì)于相似或易混淆的樣品，應(yīng)采取有效的區(qū)分措施，避免誤取誤用。樣品應(yīng)存放在專用的貨架、櫥柜、容器等存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保其干凈、整潔、無損壞。對(duì)于貴重或稀缺的樣品，應(yīng)采取特殊的存儲(chǔ)保護(hù)措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)、定期盤點(diǎn)等，確保樣品的安全和完整。3.庫存管理樣品管理員應(yīng)建立樣品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄樣品的入庫、出庫、存儲(chǔ)位置、數(shù)量、狀態(tài)等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保賬物相符。定期對(duì)樣品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符或樣品存在問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。根據(jù)樣品的使用情況和有效期，合理控制樣品庫存數(shù)量，避免積壓或短缺。對(duì)于超過有效期或長期不用的樣品，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處置。

五、樣品的標(biāo)識(shí)與編號(hào)1.標(biāo)識(shí)管理樣品標(biāo)識(shí)應(yīng)保持清晰、準(zhǔn)確、完整，在樣品存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)和檢測(cè)過程中不得隨意更改或丟失。如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)損壞或模糊，應(yīng)及時(shí)更換或補(bǔ)充標(biāo)識(shí)。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)符合本制度第二章第3條的要求，能夠準(zhǔn)確反映樣品的基本信息和來源。標(biāo)識(shí)應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保在樣品整個(gè)生命周期內(nèi)可識(shí)別。2.編號(hào)規(guī)則材料室應(yīng)制定統(tǒng)一的樣品編號(hào)規(guī)則，樣品編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于樣品的管理和追溯。樣品編號(hào)應(yīng)包含樣品類型、年份、順序號(hào)等信息，例如：原材料20XX00X，其中"原材料"表示樣品類型，"20XX"表示年份，"00X"表示順序號(hào)。對(duì)于同一批次的樣品，應(yīng)在編號(hào)后加上批次號(hào)進(jìn)行區(qū)分，如原材料20XX00XA01，其中"A01"表示批次號(hào)。3.編號(hào)應(yīng)用在樣品的接收、存儲(chǔ)、發(fā)放、回收及檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)文件和記錄中，應(yīng)使用統(tǒng)一的樣品編號(hào)，確保信息的一致性和準(zhǔn)確性。樣品管理員應(yīng)根據(jù)樣品編號(hào)規(guī)則，對(duì)新接收的樣品進(jìn)行編號(hào)，并將編號(hào)及時(shí)標(biāo)注在樣品標(biāo)識(shí)上。在樣品流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)保證編號(hào)的傳遞和使用準(zhǔn)確無誤。

六、樣品的發(fā)放1.發(fā)放流程當(dāng)需要使用樣品時(shí)，使用部門或人員應(yīng)填寫樣品發(fā)放申請(qǐng)表，注明樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、編號(hào)、數(shù)量、用途、使用時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。樣品發(fā)放申請(qǐng)表應(yīng)提交給材料室主管進(jìn)行審核批準(zhǔn)，材料室主管根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和庫存情況進(jìn)行審批，如同意發(fā)放，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字。樣品管理員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，從庫存中取出相應(yīng)的樣品，并填寫樣品發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、編號(hào)、數(shù)量、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放人、領(lǐng)取人等信息，并雙方簽字確認(rèn)。樣品發(fā)放后，樣品管理員應(yīng)及時(shí)更新樣品庫存臺(tái)賬，確保賬物相符。2.特殊情況處理如庫存樣品數(shù)量不足，樣品管理員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門或人員，說明情況并協(xié)商解決方案。如需要重新采集樣品，應(yīng)按照本制度第二章的規(guī)定進(jìn)行操作。對(duì)于有特殊要求的樣品，如限量發(fā)放、需專人領(lǐng)取等，樣品管理員應(yīng)在發(fā)放時(shí)向領(lǐng)取人明確說明，并做好相應(yīng)的記錄。

七、樣品的使用1.使用要求使用部門或人員應(yīng)按照規(guī)定的方法和程序使用樣品，確保檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。在使用過程中，應(yīng)妥善保管樣品，不得擅自更改樣品的狀態(tài)、性質(zhì)或損壞樣品。如因檢測(cè)需要對(duì)樣品進(jìn)行預(yù)處理或加工，應(yīng)在材料室進(jìn)行或在材料室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并在樣品管理員的監(jiān)督下按照規(guī)定的方法進(jìn)行操作。預(yù)處理或加工過程中產(chǎn)生的廢棄物應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。使用后的樣品應(yīng)及時(shí)歸還材料室，如因特殊情況需要暫時(shí)保留樣品，應(yīng)經(jīng)材料室主管批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。保留期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)將樣品歸還材料室或按照規(guī)定進(jìn)行處置。2.使用記錄使用部門或人員應(yīng)建立樣品使用記錄，詳細(xì)記錄樣品的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人、使用方法、使用過程中的現(xiàn)象和數(shù)據(jù)等信息。使用記錄應(yīng)真實(shí)、完整、可追溯。樣品使用記錄應(yīng)定期整理歸檔，保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定要求，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱和追溯。

八、樣品的回收1.回收流程檢測(cè)完成后，檢測(cè)人員應(yīng)及時(shí)將使用過的樣品歸還材料室。樣品管理員在接收回收樣品時(shí)，應(yīng)檢查樣品的完整性、標(biāo)識(shí)及狀態(tài)等信息，與發(fā)放記錄進(jìn)行核對(duì)。如回收樣品符合要求，樣品管理員應(yīng)填寫樣品回收記錄，記錄內(nèi)容包括樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、編號(hào)、回收時(shí)間、回收人、檢測(cè)結(jié)果等信息，并簽字確認(rèn)。對(duì)于檢測(cè)過程中發(fā)現(xiàn)問題或不符合要求的樣品，檢測(cè)人員應(yīng)及時(shí)通知樣品管理員，并說明情況。樣品管理員應(yīng)根據(jù)具體情況對(duì)樣品進(jìn)行標(biāo)識(shí)、隔離和處理。2.特殊樣品回收對(duì)于有毒有害、易燃易爆等特殊樣品，在回收時(shí)應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行操作，確?；厥者^程的安全。回收后，應(yīng)按照專門的處置程序進(jìn)行處理，不得隨意丟棄或混入普通垃圾中。對(duì)于有放射性的樣品，應(yīng)嚴(yán)格按照放射性物質(zhì)管理規(guī)定進(jìn)行回收和處置，確保環(huán)境安全。

九、樣品的處置1.處置原則樣品處置應(yīng)遵循環(huán)保、安全、經(jīng)濟(jì)、合理的原則，根據(jù)樣品的性質(zhì)、狀態(tài)和檢測(cè)結(jié)果等因素，選擇合適的處置方式。對(duì)于仍有使用價(jià)值的樣品，應(yīng)進(jìn)行妥善保存或重新利用；對(duì)于已無使用價(jià)值或超過有效期的樣品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行廢棄處理，防止對(duì)環(huán)境造成污染。2.處置方式保存：對(duì)于因特殊原因需要長期保存的樣品，如作為質(zhì)量追溯依據(jù)、用于對(duì)比分析等，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)條件進(jìn)行妥善保存，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保樣品的質(zhì)量穩(wěn)定。重新利用：對(duì)于經(jīng)過檢測(cè)但仍有使用價(jià)值的樣品，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行重新調(diào)配、加工或其他方式的再利用。重新利用前，應(yīng)進(jìn)行必要的評(píng)估和驗(yàn)證，確保其質(zhì)量符合要求。廢棄處理：對(duì)于已無使用價(jià)值或超過有效期的樣品，應(yīng)按照廢棄物管理規(guī)定進(jìn)行分類收集、存放和處置。廢棄物的處置應(yīng)委托有資質(zhì)的單位進(jìn)行，確保處置過程符合環(huán)保要求。3.處置記錄樣品管理員應(yīng)建立樣品處置記錄，詳細(xì)記錄樣品的處置方式、處置時(shí)間、處置單位、處置數(shù)量等信息。處置記錄應(yīng)真實(shí)、完整、可追溯，保存期限應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定要求。

十、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督材料室主管應(yīng)定期對(duì)樣品管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括樣品的采集、接收、存儲(chǔ)、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、使用、回收及處置等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，樣品管理臺(tái)賬的記錄情況，存儲(chǔ)環(huán)境的狀況等。對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。對(duì)違反樣品管理制度的行為，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.外部審核配合公司內(nèi)部審計(jì)部門、質(zhì)量管理部門及上級(jí)