2025廈門亞翰房地產合同管理制度第一章總則第一條為規范廈門亞翰房地產有限公司（以下簡稱“本公司”）及其下屬子公司、分支機構的合同管理工作，提高合同管理的標準化、規范化水平，增強防范合同風險的能力，保障公司合法權益，根據國家相關法律法規及本公司實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于本公司及下屬子公司、分支機構在房地產開發、銷售、租賃、竣備及其他相關業務中涉及的所有合同（包括但不限于銷售合同、采購合同、施工合同、監理合同、租賃合同等）的簽訂、履行、變更、解除及檔案管理等工作。第三條合同管理應當遵循合法合規、規范管理、防范風險、促進業務發展的原則。第二章合同管理范圍及職責第四條合同管理范圍房地產開發及銷售相關合同：包括商品房買賣合同、認購協議、預定協議等。施工及工程相關合同：包括施工總承包合同、專業分包合同、監理合同、勘察設計合同等。物業管理及服務相關合同：包括前期物業服務合同、物業移交協議、專項服務合同等。采購相關合同：包括建筑材料采購合同、設備采購合同、廣告宣傳合同等。其他與公司經營相關的合同：包括戰略合作協議、咨詢服務協議、融資協議等。第五條合同管理職責法務部負責合同管理制度的制定、修訂及監督執行，提供法律咨詢和法律審查服務。合同承辦部門負責合同的起草、談判、簽訂及履行工作，并承擔合同履行過程中的相關責任。財務部負責合同款項的審核、支付及結算工作，確保資金使用安全。檔案管理中心負責合同檔案的保管、歸檔及查閱工作。第三章合同的簽訂與審查第六條合同的簽訂流程合同承辦部門根據業務需要提出合同需求，填寫《合同立項申請表》，經部門負責人審核后提交法務部。法務部對合同的合法性、合規性及風險進行審查，并提出審查意見。合同承辦部門根據法務部的審查意見進行修改，修改后的合同需提交法務部確認。合同經法務部確認后，由公司授權代表人簽字并加蓋合同專用章。第七條合同條款審查要點合同主體資格：確保合同相對方具有合法的經營資質和履約能力。合同內容合法性：合同條款不得違反國家法律法規及公司利益。權利義務約定：明確雙方的權利義務、履行期限、方式及違約責任。風險防范措施：明確爭議解決方式、擔保措施及不可抗力條款。第八條合同簽訂授權公司法定代表人或授權代表人簽署合同。授權代表人的授權范圍及權限由公司總經理辦公會審定并通過正式文件明確。第九條簽訂合同的注意事項合同文本必須使用公司統一制定的合同模板，不得隨意修改。合同內容不得遺漏重要條款，尤其是支付方式、違約責任及爭議解決方式。合同簽署前需確保對方已提供有效的營業執照、資質證書等相關證明文件。第四章合同的履行與變更第十條合同履行合同承辦部門負責合同的具體履行，定期跟蹤合同履行情況并形成書面報告。在合同履行過程中，如發現對方存在違約行為，合同承辦部門應立即向公司報告，并采取相應的法律措施維護公司權益。第十一條合同變更合同履行過程中如需變更合同內容，應由雙方協商一致并簽訂書面補充協議。變更后的補充協議需按照本制度規定的審批流程進行審查和簽署。補充協議與原合同具有同等法律效力。第十二條合同解除合同履行過程中如需解除合同，應由雙方協商一致并簽訂書面解除協議。單方解除合同的情形需符合國家法律法規及合同約定的條件，并經法務部審核后方可實施。第五章合同風險控制與法律審查第十三條合同風險控制在合同簽訂前，合同承辦部門應對合同相對方的資質、信譽及履約能力進行調查，必要時可委托專業機構進行資信調查。法務部應根據調查結果進行風險評估，提出風險防控建議。第十四條合同法律審查所有合同在簽訂前必須經過法務部的法律審查，未經審查的合同不得簽署。法務部在審查過程中發現重大問題或法律風險的，有權建議合同承辦部門暫停合同簽訂。第六章合同的檔案管理第十五條合同檔案管理合同檔案包括合同正本、副本、補充協議、往來函件、會議紀要等相關資料。合同簽訂后，合同承辦部門應在三個工作日內將合同檔案提交檔案管理中心歸檔。檔案管理中心應建立合同檔案管理臺賬，確保檔案的完整性和安全性。第十六條合同檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，需填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后方可查閱。合同檔案不得外借，確需外借的需經公司總經理批準，并辦理相關借閱手續。第七章合同信息化管理第十七條合同信息化管理本公司采用統一的合同管理信息化平臺，實現合同從起草、審批到履行、歸檔的全過程電子化管理。法務部負責合同管理平臺的日常維護和更新，確保平臺運行穩定。第十八條合同信息的保密合同管理平臺中的信息屬于公司機密，未經授權不得向外部披露。合同承辦部門應妥善保管合同信息，防止信息泄露。第八章合同管理的監督與責任第十九條監督機制法務部負責對合同管理的全過程進行監督，定期組織合同管理檢查。內部審計部負責對合同管理的合規性進行審計，發現問題及時提出整改意見。第二十條違規責任因合同承辦部門未按本制度履行職責導致公司遭受損失的，由該部門及相關責任人承擔相應責任。因合同相對方原因導致損失的，由合同承辦部門負責追償，并將追償結果報法務部備案。第二十一條獎懲機制對于在合同管理中表現突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。對于違反本制度規定，造成公司損失的部門或個人，公司將根據情節嚴重