受控文件管理制度`?一、目的為了加強公司受控文件的管理，確保文件的準確性、完整性和有效性，保證公司各項工作按照規定的程序和標準進行，特制定本制度。

二、適用范圍本制度適用于公司內部所有受控文件的編制、審核、批準、發布、分發、使用、保管、變更、作廢及銷毀等全過程的管理。

三、職責1.文件管理部門負責制定和完善受控文件管理制度，并監督執行。負責受控文件的統一編號、分類、歸檔和保管。負責受控文件的分發、回收、借閱和銷毀等工作的管理。負責對各部門受控文件管理工作進行指導和檢查。2.文件編制部門負責本部門受控文件的起草、修訂和審核工作。確保文件內容符合國家法律法規、行業標準及公司實際情況。配合文件管理部門做好文件的分發、回收等相關工作。3.文件審批部門負責對提交的受控文件進行審批，確保文件的合法性、合規性和有效性。對文件內容提出修改意見和建議，督促文件編制部門進行修改完善。4.文件使用部門負責本部門受控文件的領取、使用、保管和歸還工作。嚴格按照文件規定的程序和要求開展工作，確保文件的有效執行。及時反饋文件在執行過程中出現的問題，并配合文件管理部門進行處理。

四、受控文件的分類與編號1.分類原則根據文件的性質、用途和管理要求，將受控文件分為管理文件、技術文件、作業文件等類別。管理文件包括公司的各項規章制度、程序文件、管理標準等。技術文件包括產品設計圖紙、工藝文件、技術標準等。作業文件包括操作規程、作業指導書、檢驗規范等。2.編號規則受控文件編號由公司代號、文件類別代碼、年份、順序號等部分組成。公司代號：采用公司名稱英文縮寫的首字母組合。文件類別代碼：管理文件用"M"表示，技術文件用"T"表示，作業文件用"O"表示。年份：用公元紀年的后兩位數字表示。順序號：按照文件發布的先后順序依次編排，用三位數字表示。例如：公司代號為ABC，2023年發布的第12號管理文件，編號為ABCM23012。

五、受控文件的編制與審核1.編制要求文件編制應遵循相關法律法規、行業標準及公司的管理要求，確保文件內容準確、完整、清晰、易懂。明確文件的目的、范圍、職責、工作程序和要求等內容，避免出現模糊不清或歧義的表述。文件格式應統一規范，包括字體、字號、排版等，便于閱讀和理解。2.審核流程文件初稿完成后，編制部門應進行自審，確保文件內容符合編制要求。自審通過后，將文件提交給相關部門進行會審。會審部門應從各自專業角度對文件進行審核，提出修改意見和建議。文件編制部門根據會審意見對文件進行修改完善后，提交給文件審批部門進行審批。

六、受控文件的批準與發布1.批準權限管理文件由公司總經理批準發布。技術文件由公司技術負責人批準發布。作業文件由相關部門負責人批準發布。2.發布方式受控文件經批準后，由文件管理部門統一發布。發布方式包括紙質文件發布和電子文件發布。紙質文件發布時，應加蓋"受控文件"印章，并注明文件編號、版本號、發布日期等信息。電子文件發布時，應確保文件的完整性和可讀性，并在文件管理系統中進行登記和管理。

七、受控文件的分發1.分發原則根據文件的使用范圍和工作需要，將受控文件分發給相關部門和人員。確保每個需要使用文件的部門和人員都能及時獲得最新版本的受控文件。2.分發流程文件管理部門根據文件批準發布的通知，填寫《受控文件分發登記表》，明確文件名稱、編號、版本號、分發部門、分發份數等信息。將受控文件的紙質版或電子版按照《受控文件分發登記表》進行分發，并要求接收部門和人員在登記表上簽字確認。對于需要保密的受控文件，應按照公司保密制度的要求進行分發，并采取相應的保密措施。

八、受控文件的使用與保管1.使用要求文件使用部門和人員應嚴格按照文件規定的程序和要求開展工作，確保文件的有效執行。不得擅自修改、復印、轉借受控文件，如需引用文件內容，應注明文件編號和版本號。如發現文件存在問題或與實際工作不符，應及時向文件管理部門反饋，不得自行處理。2.保管責任文件使用部門應指定專人負責受控文件的保管，確保文件的安全、完整。保管人員應建立受控文件臺賬，記錄文件的名稱、編號、版本號、發放時間、發放對象、回收時間等信息。受控文件應存放在干燥、通風、防火、防盜的地方，避免文件受損或丟失。

九、受控文件的變更1.變更原因法律法規、行業標準發生變化。公司內部管理要求、業務流程發生調整。文件在執行過程中發現存在問題或缺陷。其他需要變更文件的情況。2.變更流程文件編制部門提出變更申請，說明變更的原因、內容和影響范圍。填寫《受控文件變更申請表》，經相關部門審核同意后，提交給文件審批部門進行審批。文件審批部門批準變更申請后，文件編制部門對文件進行修訂，并重新進行審核、批準和發布。文件管理部門按照新的文件版本進行分發，并收回舊版本的受控文件。變更后的受控文件應在文件管理系統中進行更新，確保文件信息的一致性。

十、受控文件的作廢與銷毀1.作廢條件文件已被新的文件版本替代。文件所依據的法律法規、行業標準已廢止。文件不再適用于公司實際工作需要。2.作廢標識對于作廢的受控文件，文件管理部門應在文件上加蓋"作廢"印章，并注明作廢日期。在文件管理系統中對作廢文件進行標識，防止誤使用。3.銷毀流程文件管理部門定期對作廢文件進行清理，填寫《受控文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、版本號、作廢原因等信息。經相關部門審核同意后，按照公司規定的方式進行銷毀。銷毀方式可包括粉碎、焚燒等。對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。

十一、受控文件的借閱與歸還1.借閱申請因工作需要借閱受控文件的部門或人員，應填寫《受控文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、版本號、借閱目的、借閱時間等信息。經所在部門負責人批準后，提交給文件管理部門進行審批。2.借閱審批文件管理部門對借閱申請進行審核，如符合借閱規定，批準借閱申請，并在《受控文件借閱申請表》上簽字確認。對于涉及公司機密的受控文件，應按照公司保密制度的要求進行嚴格審批。3.借閱期限文件借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理借閱申請手續。4.歸還要求借閱人員應在規定的借閱期限內歸還受控文件，歸還時應確保文件的完整性和可讀性。文件管理部門對歸還的受控文件進行檢查，如發現文件有損壞或丟失情況，應及時追究借閱人員的責任。

十二、監督與考核1.監督檢查文件管理部門定期對各部門受控文件的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件的編制、審核、批準、分發、使用、保管、變更、作廢等環節。對檢查中發現的問題，及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況。2.考核機制建立受控文件管理考核機制，將各部門受控文件管理工作納入績效考核體系。對于在受控文件管理工作中表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵。對于違反受控文件管理制度的