合同管理制度范本與流程圖及內(nèi)控體系表?一、引言合同作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的重要法律文件，對(duì)保障企業(yè)權(quán)益、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、防范法律風(fēng)險(xiǎn)具有至關(guān)重要的作用。為了加強(qiáng)合同管理，提高合同管理水平，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本合同管理制度。

二、合同管理制度范本

（一）總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同管理流程，確保合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合法性、合規(guī)性和有效性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司及其所屬各部門、子公司簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。3.基本原則依法簽訂原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)公平、公正，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)當(dāng)誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或者解除合同。

（二）合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，由公司總經(jīng)理?yè)?dān)任主任，副總經(jīng)理?yè)?dān)任副主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議公司重大合同，協(xié)調(diào)合同管理中的重大問題，對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.合同管理部門公司設(shè)立合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理。合同管理部門的主要職責(zé)包括：制定和完善合同管理制度；參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的管理工作；建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、登記、歸檔等管理；監(jiān)督檢查合同的履行情況，協(xié)調(diào)處理合同糾紛；定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。3.合同承辦部門合同承辦部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、終止等具體工作，并指定專人作為合同承辦人。合同承辦人的主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)合同的前期調(diào)研和可行性分析；起草合同文本，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司要求；組織合同談判，與對(duì)方協(xié)商合同條款；將合同文本提交合同管理部門審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行修改；負(fù)責(zé)合同的簽訂、履行、變更、終止等具體工作，及時(shí)向合同管理部門報(bào)告合同履行情況；妥善保管合同相關(guān)資料，包括合同文本、往來函件、會(huì)議紀(jì)要等。

（三）合同簽訂管理1.合同起草合同承辦人應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同內(nèi)容和要求，起草合同文本。合同文本應(yīng)當(dāng)包括合同雙方的基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。合同文本應(yīng)當(dāng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述清晰、準(zhǔn)確、完整，避免使用模糊、歧義、矛盾的條款。2.合同審核合同承辦人應(yīng)當(dāng)將起草好的合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等進(jìn)行審核，并提出審核意見。合同管理部門在審核合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：合同雙方的主體資格是否合法有效；合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司要求；合同條款是否公平合理，是否存在顯失公平、重大誤解等情況；合同的履行期限、地點(diǎn)和方式是否明確、合理；合同的違約責(zé)任是否明確、具體，是否具有可操作性；合同的爭(zhēng)議解決方式是否明確、合法有效。合同承辦人應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同管理部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。如雙方對(duì)審核意見存在分歧，應(yīng)當(dāng)及時(shí)溝通協(xié)商，必要時(shí)可提交合同管理委員會(huì)審議。3.合同簽訂合同文本經(jīng)審核通過后，由合同承辦人按照公司授權(quán)制度的規(guī)定，辦理合同簽訂手續(xù)。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或者公章。合同簽訂人應(yīng)當(dāng)在簽訂合同前，仔細(xì)核對(duì)合同文本的條款內(nèi)容，確保合同內(nèi)容與審核通過的文本一致。如發(fā)現(xiàn)合同文本存在問題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)與合同管理部門溝通協(xié)商，進(jìn)行修改完善。合同簽訂后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將合同文本副本送合同管理部門備案，并將合同正本及相關(guān)資料移交公司檔案室歸檔保管。

（四）合同履行管理1.合同履行計(jì)劃合同承辦人應(yīng)當(dāng)根據(jù)合同約定，制定合同履行計(jì)劃，并明確合同履行的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作要求等。合同履行計(jì)劃應(yīng)當(dāng)報(bào)合同管理部門備案。合同承辦人應(yīng)當(dāng)按照合同履行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作，確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。2.合同履行跟蹤合同管理部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度和存在的問題。如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知合同承辦人，并協(xié)助其采取措施解決問題。合同承辦人應(yīng)當(dāng)定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況，包括合同履行進(jìn)度、質(zhì)量情況、付款情況、存在的問題及解決措施等。如遇重大問題或者緊急情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。3.合同變更與解除合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或者解除合同的，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。變更或者解除合同的協(xié)議應(yīng)當(dāng)報(bào)合同管理部門審核，并按照公司授權(quán)制度的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。合同變更或者解除后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將變更或者解除的情況通知合同管理部門，并對(duì)合同相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。

（五）合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防合同管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。合同承辦人應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，積極與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。2.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料。合同管理部門應(yīng)當(dāng)會(huì)同法律顧問等相關(guān)人員對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。合同糾紛處理方案應(yīng)當(dāng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情節(jié)、影響等因素，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式進(jìn)行處理。在糾紛處理過程中，應(yīng)當(dāng)注意收集和保留相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司的合法權(quán)益。合同糾紛處理結(jié)束后，合同承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將糾紛處理情況向合同管理部門報(bào)告，并對(duì)合同糾紛處理結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。

（六）合同檔案管理1.檔案收集合同承辦人應(yīng)當(dāng)在合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)結(jié)束后，及時(shí)將合同相關(guān)資料收集整理，移交合同管理部門。合同相關(guān)資料包括合同文本、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的合同相關(guān)資料進(jìn)行整理分類，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行編號(hào)、登記，并建立合同臺(tái)賬。合同管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)合同文本進(jìn)行掃描備份，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案一并歸檔保管。3.檔案保管合同管理部門應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的保管工作，確保合同檔案的安全、完整。合同檔案應(yīng)當(dāng)存放在專門的檔案柜中，并按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放。合同檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為自合同終止之日起[X]年。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱合同檔案應(yīng)當(dāng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由合同管理部門專人負(fù)責(zé)陪同。查閱人應(yīng)當(dāng)愛護(hù)合同檔案，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印合同檔案資料的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

（七）附則1.本制度由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本制度自發(fā)布之日起施行。

三、合同管理流程圖

（一）合同簽訂流程圖1.合同承辦人起草合同文本合同承辦人根據(jù)業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求，起草合同文本。合同文本應(yīng)包含合同雙方基本信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。2.提交合同管理部門審核合同承辦人將起草好的合同文本提交給合同管理部門。合同管理部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等進(jìn)行審核，并提出審核意見。3.修改完善合同文本合同承辦人根據(jù)合同管理部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。如雙方對(duì)審核意見存在分歧，及時(shí)溝通協(xié)商，必要時(shí)提交合同管理委員會(huì)審議。4.辦理合同簽訂手續(xù)合同文本經(jīng)審核通過后，合同承辦人按照公司授權(quán)制度的規(guī)定，辦理合同簽訂手續(xù)。簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，并加蓋公司合同專用章或者公章。5.備案與歸檔合同簽訂后，合同承辦人將合同文本副本送合同管理部門備案。合同正本及相關(guān)資料移交公司檔案室歸檔保管。

（二）合同履行流程圖1.制定合同履行計(jì)劃合同承辦人根據(jù)合同約定，制定合同履行計(jì)劃。合同履行計(jì)劃應(yīng)明確合同履行的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、工作要求等，并報(bào)合同管理部門備案。2.組織實(shí)施合同履行合同承辦人按照合同履行計(jì)劃組織實(shí)施合同履行工作。確保合同按時(shí)、按質(zhì)、按量履行。3.跟蹤合同履行情況合同管理部門定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查。合同承辦人定期向合同管理部門報(bào)告合同履行情況。4.處理合同履行問題如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)異常情況，合同管理部門及時(shí)通知合同承辦人。合同承辦人采取措施解決問題，并及時(shí)向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告重大問題或緊急情況。5.合同變更與解除因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，合同承辦人與對(duì)方協(xié)商并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的協(xié)議報(bào)合同管理部門審核，并按公司授權(quán)制度辦理相關(guān)手續(xù)。

（三）合同糾紛處理流程圖1.糾紛預(yù)防合同管理部門加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的監(jiān)督檢查。合同承辦人嚴(yán)格按合同約定履行義務(wù)，積極溝通協(xié)調(diào)，預(yù)防合同糾紛發(fā)生。2.糾紛報(bào)告如發(fā)生合同糾紛，合同承辦人及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料。3.分析研究與制定方案合同管理部門會(huì)同法律顧問等相關(guān)人員對(duì)合同糾紛進(jìn)行分析研究。制定糾紛處理方案，根據(jù)糾紛性質(zhì)、情節(jié)、影響等因素，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式處理。4.實(shí)施糾紛處理按照糾紛處理方案實(shí)施處理措施。注意收集和保留相關(guān)證據(jù)，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.總結(jié)分析與改進(jìn)糾紛處理結(jié)束后，合同承辦人及時(shí)向合同管理部門報(bào)告處理情況。對(duì)合同糾紛處理結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。

四、合同管理內(nèi)控體系表

|內(nèi)控環(huán)節(jié)|關(guān)鍵控制點(diǎn)|控制措施|責(zé)任部門|||||||合同簽訂|主體資格審查|審核合同雙方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等|合同承辦部門、合同管理部門|||合同條款審核|審查合同主要條款的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性|合同管理部門|||授權(quán)簽訂|按照公司授權(quán)制度規(guī)定辦理合同簽訂手續(xù)|合同承辦部門||合同履行|履行計(jì)劃制定|合同承辦人制定合同履行計(jì)劃并報(bào)合同管理部門備案|合同承辦部門|||履行跟蹤檢查|合同管理部門定期跟蹤檢查合同履行情況|合同管理部門|||問題處理|及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，重大問題及時(shí)報(bào)告|合同承辦部門||合同變更與解除|協(xié)商一致|合同承辦人與對(duì)方協(xié)商變更或解除合同，并簽訂書面協(xié)議|合同承辦部門|||審核備案|變更或解除合同的協(xié)議報(bào)合同管理部門審核，并按規(guī)定辦理手續(xù)|合同管理部門||合同糾紛處理|糾紛預(yù)防|加強(qiáng)合同履行監(jiān)督，預(yù)防糾紛發(fā)生|合同管理部門、合同承辦部門|||糾紛報(bào)告|及時(shí)報(bào)告合同糾紛情況并提供相關(guān)資料|合同承辦部門|||處理方案制定|會(huì)同法律顧問等相關(guān)人員制定糾紛處理方案|合同管理部門|||實(shí)施處理|按照糾紛處理方案采取措施處理糾紛，收集保留證據(jù)|合同承辦部門||合同檔案管理|檔案收集|合同承辦人及時(shí)收集合同相關(guān)資料并移交合同管理部門|合同承辦部門|||檔案整理|合同管理部門對(duì)合同資料進(jìn)行整理分類、編號(hào)登記，建立臺(tái)賬|合同管理部門|||檔案保管|指定專人負(fù)責(zé)合同檔案保管，確保