行政接待管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范公司行政接待工作，樹立公司良好形象，加強(qiáng)與外界的溝通與交流，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的行政接待工作，包括但不限于來訪客戶、合作伙伴、上級領(lǐng)導(dǎo)、政府部門等的接待安排。3.原則熱情周到：以熱情友好的態(tài)度接待來訪人員，提供周到細(xì)致的服務(wù)，讓客人感受到公司的尊重和關(guān)懷。規(guī)范有序：接待工作要遵循一定的流程和規(guī)范，確保各項(xiàng)安排有條不紊，提高工作效率。勤儉節(jié)約：在接待過程中，要合理控制費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)，做到既熱情接待又節(jié)約成本。對口接待：根據(jù)來訪人員的身份和目的，安排相應(yīng)的部門或人員進(jìn)行對口接待，確保接待工作的專業(yè)性和針對性。

二、接待職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定和完善行政接待管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)籌安排公司重要接待活動，協(xié)調(diào)各部門之間的工作。負(fù)責(zé)接待費(fèi)用的預(yù)算編制、審核和報(bào)銷。負(fù)責(zé)接待場所的安排和布置，包括會議室、接待室等。負(fù)責(zé)接待車輛的調(diào)度和安排。負(fù)責(zé)接待禮品的采購、管理和發(fā)放。2.對口業(yè)務(wù)部門根據(jù)來訪人員的業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)接待工作的具體組織和實(shí)施。提前與來訪人員溝通，了解其行程安排、來訪目的和需求，制定詳細(xì)的接待方案，并報(bào)行政部門備案。負(fù)責(zé)與來訪人員進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、交流和溝通，解答相關(guān)問題，提供專業(yè)的服務(wù)和支持。負(fù)責(zé)安排陪同人員，確保接待工作的順利進(jìn)行。3.其他相關(guān)部門根據(jù)接待工作的需要，配合行政部門和對口業(yè)務(wù)部門做好相關(guān)工作，如提供技術(shù)支持、資料準(zhǔn)備等。負(fù)責(zé)本部門接待工作的費(fèi)用控制和報(bào)銷。

三、接待流程1.接待申請對口業(yè)務(wù)部門如需安排接待活動，應(yīng)提前填寫《接待申請表》，詳細(xì)說明來訪人員的基本信息、來訪目的、行程安排、接待規(guī)格、預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《接待申請表》提交至行政部門。2.接待審批行政部門收到《接待申請表》后，根據(jù)接待規(guī)格和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。對于重要客人或大型接待活動，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門將《接待申請表》反饋給對口業(yè)務(wù)部門，并開始著手安排接待工作。3.接待準(zhǔn)備信息溝通：對口業(yè)務(wù)部門及時與來訪人員取得聯(lián)系，進(jìn)一步確認(rèn)其行程安排、特殊需求等信息，并將相關(guān)信息告知行政部門。方案制定：行政部門根據(jù)審批通過的《接待申請表》和溝通了解到的信息，制定詳細(xì)的接待方案，包括接待時間、地點(diǎn)、人員安排、活動內(nèi)容、餐飲住宿安排、車輛調(diào)度等，并明確各部門的職責(zé)和分工。場地安排：根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員數(shù)量，合理安排接待場所，如會議室、接待室、餐廳等，并進(jìn)行相應(yīng)的布置，確保環(huán)境整潔、舒適、美觀。車輛調(diào)度：根據(jù)來訪人員的行程安排，提前安排好接待車輛，并確保車輛性能良好、干凈整潔。資料準(zhǔn)備：對口業(yè)務(wù)部門根據(jù)來訪人員的業(yè)務(wù)需求，準(zhǔn)備好相關(guān)的資料、文件、樣品等，以便在接待過程中進(jìn)行展示和交流。禮品準(zhǔn)備：根據(jù)公司規(guī)定和接待對象的情況，準(zhǔn)備合適的接待禮品，并確保禮品的質(zhì)量和檔次符合要求。餐飲住宿安排：根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員的飲食習(xí)慣，安排好餐飲，并提前預(yù)訂好住宿酒店，確保住宿環(huán)境舒適、安全。4.接待實(shí)施迎接引導(dǎo)：按照接待方案的安排，在指定時間和地點(diǎn)迎接來訪人員，并安排專人引導(dǎo)至接待場所。介紹交流：向來訪人員介紹公司的基本情況、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展歷程等，并安排相關(guān)人員與來訪人員進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、交流和溝通。參觀考察：根據(jù)來訪人員的需求，安排參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、展示廳等場所，讓來訪人員深入了解公司的實(shí)力和產(chǎn)品。餐飲安排：按照接待方案的要求，安排好餐飲，并注意飲食衛(wèi)生和禮儀規(guī)范。住宿安排：如有需要，安排專人協(xié)助來訪人員辦理入住手續(xù)，并確保住宿安全、舒適。活動組織：根據(jù)接待方案的安排，組織開展相關(guān)的活動，如座談會、研討會、商務(wù)宴請等，增進(jìn)與來訪人員的感情和合作。陪同服務(wù)：安排專人全程陪同來訪人員，及時解答疑問，提供必要的幫助和服務(wù)。5.接待總結(jié)接待活動結(jié)束后，對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對接待工作進(jìn)行總結(jié)，填寫《接待工作總結(jié)表》，內(nèi)容包括接待過程、取得的成果、存在的問題及改進(jìn)措施等，并報(bào)行政部門備案。行政部門對各部門的接待工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善接待工作流程和制度。對于接待工作中涉及的費(fèi)用，行政部門負(fù)責(zé)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷和結(jié)算。

四、接待規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)1.接待規(guī)格高規(guī)格接待：主要適用于重要客戶、合作伙伴、上級領(lǐng)導(dǎo)、政府部門等，安排公司高層領(lǐng)導(dǎo)全程陪同，接待活動較為隆重，包括參觀公司重要場所、舉行座談會或商務(wù)宴請等。中規(guī)格接待：適用于一般客戶、合作伙伴等，安排公司中層管理人員陪同，接待活動相對簡潔，包括介紹公司情況、業(yè)務(wù)洽談、工作餐等。低規(guī)格接待：適用于一般性來訪人員，由相關(guān)業(yè)務(wù)人員或行政人員進(jìn)行接待，主要是提供必要的信息和協(xié)助，接待活動較為簡單。2.接待標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)高規(guī)格接待：根據(jù)客人的身份和需求，安排入住五星級酒店或當(dāng)?shù)刈詈玫木频辍Ｖ幸?guī)格接待：安排入住四星級酒店或同等檔次的酒店。低規(guī)格接待：安排入住三星級酒店或經(jīng)濟(jì)實(shí)惠型酒店。餐飲標(biāo)準(zhǔn)高規(guī)格接待：安排商務(wù)宴請，菜品豐富、檔次較高，酒水飲料選擇知名品牌，人均消費(fèi)不低于[X]元。中規(guī)格接待：安排工作餐，菜品質(zhì)量較好，有一定的特色，人均消費(fèi)不低于[X]元。低規(guī)格接待：提供普通工作餐，人均消費(fèi)不超過[X]元。交通標(biāo)準(zhǔn)高規(guī)格接待：安排專車接送，車輛使用豪華型轎車或商務(wù)車。中規(guī)格接待：根據(jù)客人數(shù)量安排合適的車輛接送，車輛使用舒適型轎車或商務(wù)車。低規(guī)格接待：根據(jù)實(shí)際情況安排車輛接送，如乘坐公共交通工具或使用普通轎車。禮品標(biāo)準(zhǔn)高規(guī)格接待：贈送高檔禮品，如名貴茶葉、高檔工藝品、知名品牌紀(jì)念品等，禮品價(jià)值不低于[X]元。中規(guī)格接待：贈送中等檔次禮品，如特色禮品、品牌文具、實(shí)用生活用品等，禮品價(jià)值不低于[X]元。低規(guī)格接待：贈送一般性禮品，如公司宣傳資料、小紀(jì)念品等，禮品價(jià)值不超過[X]元。

五、接待費(fèi)用管理1.預(yù)算編制行政部門根據(jù)年度接待計(jì)劃和預(yù)計(jì)接待任務(wù)，編制接待費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)接待費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和總額，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括住宿、餐飲、交通、禮品、場地布置、活動組織等方面的費(fèi)用。2.費(fèi)用控制接待工作要嚴(yán)格按照預(yù)算控制費(fèi)用支出，不得超支。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)提前報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對口業(yè)務(wù)部門在接待過程中，要合理安排接待活動，避免不必要的浪費(fèi)，嚴(yán)格控制各項(xiàng)費(fèi)用的支出。行政部門負(fù)責(zé)對接待費(fèi)用的支出情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保費(fèi)用使用合理、合規(guī)。3.報(bào)銷流程接待活動結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上《接待申請表》和《接待工作總結(jié)表》等相關(guān)資料，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將費(fèi)用報(bào)銷單提交至行政部門進(jìn)行審核。行政部門審核無誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。

六、接待禮品管理1.禮品采購行政部門負(fù)責(zé)接待禮品的統(tǒng)一采購，根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際需求，選擇合適的禮品供應(yīng)商，并簽訂采購合同。禮品采購應(yīng)注重品質(zhì)和檔次，同時要符合公司的文化和形象，不得采購低俗、劣質(zhì)的禮品。采購禮品時，要嚴(yán)格按照公司的采購流程進(jìn)行，確保采購過程的合規(guī)、透明。2.禮品保管行政部門設(shè)立專門的禮品倉庫，負(fù)責(zé)對接待禮品進(jìn)行分類保管，并建立禮品臺賬，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、發(fā)放情況等信息。禮品倉庫要保持通風(fēng)、干燥、整潔，確保禮品不受潮、損壞或丟失。3.禮品發(fā)放根據(jù)接待方案和實(shí)際情況，行政部門負(fù)責(zé)將接待禮品發(fā)放給來訪人員，并做好發(fā)放記錄。禮品發(fā)放時，要注意禮儀規(guī)范，向來訪人員介紹禮品的特點(diǎn)和用途，并表達(dá)公司的祝福和感謝。

七、接待場所管理1.會議室管理行政部門負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護(hù)，確保會議室設(shè)施齊全、環(huán)境整潔、秩序良好。會議室使用前，使用部門應(yīng)提前預(yù)約，并填寫《會議室使用申請表》，說明使用時間、會議主題、參會人數(shù)等信息，報(bào)行政部門審批。行政部門根據(jù)申請情況，合理安排會議室，并提前做好準(zhǔn)備工作，如調(diào)試設(shè)備、擺放桌椅、準(zhǔn)備茶水等。使用部門在會議結(jié)束后，要及時清理會議室，保持會議室整潔衛(wèi)生。2.接待室管理行政部門負(fù)責(zé)接待室的布置和管理，營造舒適、溫馨的接待環(huán)境。接待室使用前，行政部門應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和來訪人員的需求，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，如擺放鮮花、水果、飲料等。接待人員要熱情接待來訪人員，為其提供周到的服務(wù)，及時解答疑問，滿足其合理需求。接待結(jié)束后，接待人員要及時清理接待室，整理相關(guān)物品，保持接待室整潔有序。

八、接待車輛管理1.車輛調(diào)度行政部門負(fù)責(zé)接待車輛的統(tǒng)一調(diào)度和安排，根據(jù)來訪人員的行程和需求，合理調(diào)配車輛，確保車輛按時、準(zhǔn)確到達(dá)指定地點(diǎn)。車輛調(diào)度要遵循安全、高效、節(jié)約的原則，優(yōu)先使用公司自有車輛，如自有車輛無法滿足需求，可考慮租用外部車輛。行政部門應(yīng)建立車輛調(diào)度臺賬，詳細(xì)記錄車輛的使用情況，包括出車時間、地點(diǎn)、任務(wù)、司機(jī)等信息。2.車輛維護(hù)行政部門負(fù)責(zé)對接待車輛進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保車輛性能良好、安全可靠。司機(jī)要每天對車輛進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除車輛故障，確保車輛正常運(yùn)行。車輛出現(xiàn)故障或需要維修時，司機(jī)應(yīng)及時向行政部門報(bào)告，行政部門安排專人負(fù)責(zé)聯(lián)系維修廠家進(jìn)行維修，并做好維修記錄。3.司機(jī)管理司機(jī)應(yīng)具備良好的駕駛技能和服務(wù)意識，嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車安全。司機(jī)要提前到達(dá)指定地點(diǎn)等候客人，按照規(guī)定的路線行駛，不得擅自改變行程。司機(jī)在接待過程中要熱情、禮貌，為客人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，如開關(guān)車門、搬運(yùn)行李等。司機(jī)要保持車輛整潔衛(wèi)生，定期清理車內(nèi)雜物，更換座套等。

九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對各部門的接待工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括接待流程執(zhí)行情況、接待規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn)遵守情況、接待費(fèi)用控制情況、接待禮品管理情況、接待場所和車輛管理情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.考核評價(jià)公司將接待工作納入各部門的績效考核體系