稅務檢查的其他查證法1.詢問查證法

詢問‚往往可以很輕松地找到一些重要線索或可疑之處‚起到事半功倍之效。那么‚怎樣才能用好這個技術呢?

首先得適當選擇詢問的方式。詢問方式的選擇是查賬人員與被詢問人接觸和交談的形式‚如果選擇不當‚不僅影響查詢的效果‚有時會使詢問導入“殘局”。如對有關違法亂紀現象的知情人的詢問‚安排在大庭廣眾之下的走廊上‚人來人往‚無人不知‚知情人面對無數雙投來的目光欲說無膽‚后顧之憂甚重‚怎么能夠直言相告?再加查賬人員在有關會議上要求被詢問人提供違法亂紀者的作假證據‚顯然會造成會場“冷場”‚無人應答；所以查賬人員采取查詢法要善于發現和采用最佳的詢問方式‚追求最佳的詢問效果。

一般的詢問方式有:集體詢問、小范圍詢問、個別詢問。

集體詢問指將眾人集中于一處‚采取會議式的群體詢問的方法‚它適用于以下情況:

(1)調查了解一般的情況或查實普通問題‚這些情況和問題是大家所周知的‚無法回避和隱瞞的；

(2)調查的情況和問題無需保密；

(3)詢問的內容不會招致當事人和行為人的打擊報復‚所以被詢問人無后顧之憂‚可以暢所欲言；

(4)調查的結果不會令眾人難堪‚或造成反映情況人的不利影響和后果；

(5)被詢問人大多性情開朗‚善于言談‚無語言障礙；

(6)當眾調查有利于啟發思路‚容易達到較好的詢問效果。

小范圍詢問指對二至三人進行查詢取證‚小范圍詢問既有別于集體詢問‚也不同于個別詢問‚它是分頭對少數幾人實施詢問。

其談話的話題可以相對自由一些‚氣氛可以寬松一些；當然對詢問的對象‚查賬人員要認真研究和選擇；小范圍詢問適用于兩三位被詢問者之間無利害沖突‚對某些問題有共同的認識‚容易達到一致‚或者共同參與和介入某些業務‚但由于客觀條件所限‚對其認識的程度不甚全面‚需要一起恢復回憶‚還原事件的原有面目。如被查單位若于位群眾寫信舉報本單位財務部門、采購部門少數人的不正之風‚查賬人員便可以采取小范圍詢問的方式‚將寫信的同志集中起來‚有針對性地進行詢問；又如被查單位發生了事故‚當時現場目擊者僅兩三人‚這是眾所周知的‚查賬人員為了調查事故的起因和發生經過‚可以采取小范圍詢問法。小范圍詢問法被詢問者談話具有很強的互補性‚談及的內容具有較好的延伸性‚可以不受環境的限制‚詢問人和被詢問人之間容易為通‚對一些不善言辭的人也能起到較好的啟發開導作用。

個別詢問指查賬人員對被查單位內外某一個人單獨進行詢問。個別詢問給人的感覺有些不自在‚被詢問人總擔心說錯了什么‚心理壓力和防備是明顯的‚這種壓力既來自于查賬人員‚也來自于被查單位的環境。所以查賬人員應適當擴大個別詢問的主題‚這是既可增加信息資料的來源‚又可減輕被詢問人心理負荷的得力舉措；其次‚查賬人員要注意詢問的內容‚一般以下事項宜采用個別詢問:

(1)詢問的內容較為重要‚不宜擴散‚走漏了消息對查賬工作的進展不利；

(2)談話內容涉及到對人和事的處理‚對被詢問人可能產生不利的影響和后果‚可能招致威脅和損害‚可能帶來當事人的打擊報復；

(3)被詢問人系為數不多的知情人‚眾人關注‚其一舉一動都可以產生牽一發而動全身的效果；

(4)詢問的內容屬于需要保密的范圍；

(5)需要與當事人、知情人和其他相關人員對質的內容；

(6)被詢問人有語言障礙或不善于交際和言談‚或存在心理障礙‚受到挫折后容易產生不良后果的；

(7)需要查賬人員引導和啟發后‚才能進入角色的；

(8)有關違法亂紀活動的涉案人、參與人、知情人的調查、核實。

調查詢問的方式可以因工作需要和案情發展而改變‚但被詢問的對象不能因為這一改變而穿梭出現于各類詢問之中‚同一被詢問者不宜既出現于集體詢問‚又出現于小范圍詢問和個別詢問；多次詢問后調查的效果會呈現出遞減之勢。

詢問方式確定之后‚查賬人員就要考慮如何選擇詢問場所‚營造詢問氣氛‚具體選擇詢問策略。詢問場所的選擇和詢問氣氛的營造雖是小事‚但它對被詢問者的心理和態度具有重要影響。查問人員應選擇環境安靜、光線明亮、空氣新鮮的地點‚如辦公室、住所、庭院等作為詢問場所‚在詢問地點應避免各種因素的干擾‚如防止不斷出現的電話鈴聲、不時有人來找、經常有噪聲影響等；外來的干擾容易打斷被詢問者的思維‚給其增加不安和煩躁‚不利于詢問工作的進行。

2.詢問查證法的技巧

查賬人員要營造良好的詢問氛圍‚具體應在以下幾個方面作出努力:

(1)查賬人員設問應和緩‚不應急躁‚讓被詢問人有輕松之感.以減輕其恐懼和壓力；

(2)查賬人員設問的定位要準確‚讓被詢問人迅速明白提問的意圖‚正確消化所提出的問題‚便于其作出及時準確的回答；查賬人員提出的問題要大小、詳簡適中‚思路明確‚用詞得當‚語言干練‚條理清楚‚順序自然；

(3)查賬人員的態度應是誠懇而嚴肅的‚能妥善處理與被詢問人觀點的分歧‚冷靜分析和對待被詢問人的各種態度和表現；不要輕易打斷被詢問人的發言‚讓其自由表達其思想認識和所知悉的情況‚即使是不甚正確的觀點和不太準確的情節；對其再度發問應盡量在其發言完畢之后。查賬人員為查證某些內容‚可采取請其復述、核對查賬人員陳述、重點說明等方式。

(4)在遇到冷場的時候。查賬人雖應耐心等待或談一些與詢問無關的事宜‚以寬松其緊張的心態。同時喚起其記憶；也可以采取暗示的辦法‚巧妙地引出主題；也可以先行休息一下‚調節一下氣氛；發現被詢問人有思想顧慮‚應著力打消其疑慮‚解除其思想疙瘩。

(5)詢問中查賬人員要靈活運用詢問技巧‚采取多種設問技術‚特別對知情人、當事人狡猾對抗、拒不說明情況和問題的時候‚要以巧制“滑”‚以靜制動‚以變應變‚占據詢問工作之主動‚具體的對策有:

①巧設問。指通過巧妙地設計提問‚讓被詢問的人放松警惕‚誤入查賬人員布置的“圈套”之中；巧設問一般從“明處”人手‚提出一些表面看來似乎很容易回答或簡單、明擺的問題‚但從其中容易暴露出其他問題或線索‚容易引出其他話題‚而這些詢問的“副產品”正是查賬人員所需要的‚用其可以證明其他問題或事項‚可能以被詢問人之矛攻其盾‚使其不能自圓其說‚原先的說法不攻自破；

②對質。當兩人或兩人以上的詢問說法不一致‚且各執己見‚莫衷一是時‚最好的辦法是對質‚由不同觀點者直接交鋒；通過交鋒‚當事人或知情人各自陳述自己的看法和情況‚容易排除細微末節和一些不正常因素的干擾‚通過“篩選”得出最后結論；對質能有效地打消被詢問人的僥幸和抵賴心理‚打破其當面一套背后一套的嘴臉‚從而迫使當事人和知情人說出事實真相；

③攻心。是對被詢問人講明厲害關系‚從心理上戰勝對方‚攻破被詢問人的心理防線‚使之說出知道的全部實情；特別是詢問之初‚被詢問人與詢問人存在對立的情況下、被詢問人不愿正面回答查賬人員的問題‚并且持有明顯的對抗和防范情緒‚這時查賬人員取得詢問進展的關鍵是打破這種“僵局”‚所使用的武器是攻心術‚查賬人員可以動之以情；曉之以理。如被詢問人有思想包袱‚擔心說清問題受到處理‚查賬人員應告訴其抵賴與狡辯是無濟于事的‚甚至適得其反‚查賬人員遲早會弄清事實真相‚遲說不如早說‚少說不如多說‚說清問題‚爭取主動‚否則思想的包袱會越背越重‚對己、對家庭不利；再如被詢問人講哥們兒義氣‚而不愿說明實情‚查賬人員應說明以情義代替原則的危害性‚或例舉哥們兒出賣朋友的事實‚勸告被詢問人不必為所謂的哥們兒犧牲自己的前途‚等等；通過攻心能夠瓦解被詢問人的對立和防范‚取得意想不到的效果；

④開門見山。即單刀直入‚直逼主題‚先發制人‚切中要害‚在對方沒有防備的情況下‚猛攻其薄弱環節‚使被詢問人步步死守、轉移視線、拖延時間的企圖化為泡影‚開門見山式的先發制人關鍵在于掌握好突擊的“火候”‚過早或過遲都會影響其效果；

⑤提示或暗示。當被詢問人有意無意地中斷回答‚或打岔、轉移話題或者不能回憶起所述事實的時候‚查賬人員適當的提示或暗示是必要的‚適當的提示或暗示既說明查賬人員已經掌握了基本證據材料‚胸有成竹‚同時又能較好地把握詢問的方向‚不使游離基本主題；提示或暗示的技巧在于‚不讓被詢問人知道查賬人員的底細和意圖‚不能讓其知道查賬人員已掌握的情況和線索；

⑥變向。在采取多種策略不能奏效的情況下‚如果一味強攻‚可能不能再有收獲‚這時查賬人員退一步進兩步‚及時改變提問方式和方向。正面攻不下就側面攻‚改變一種提問的方式的主題‚可能轉移被詢問人的視線‚放松其警惕‚而在其防守不嚴的側面尋機發起進攻‚在被詢問人還沒來得及構筑防線之前實施突破‚往往能取得強攻所不能取得的效果。

3.經濟活動分析

經濟活動分析是指利用會計、統計等經濟資料‚對一定時期的經濟活動及其經濟效益進行比較、分析、評價‚借以發現問題‚查明原因‚改善管理‚提高效益的一種方法。

此法有時因指標本身可比性差而得出不正確的結論。因此在應用這種方法時‚應特別注意對比指標的可比性‚包括計算口徑、計價基礎、時間、單位等。

4.比較分析法

比較分析法是通過對相同經濟內容的相關經濟指標的對比分析‚從中發現和查證問題的一種方法。采用這種方法時‚應先將用價值反映的綜合指標分解為各種具體因素‚然后將這些具體因素及因素的不同指標進行對比‚以觀察各種變動的有利因素與不利因素‚再查明各變動因素的變動情況及變動的原因。這種方法‚按其指標表現形式不同‚可以分為絕對數比較法和相對數比較法。

(1)絕對數比較法

絕對數比較法‚是通過經濟指標絕對數的直接對比分析來衡量經濟活動的成果和差異的方法。

(2)相對數比較法

相對數比較法‚亦稱比率分析法或百分數比較法。是利用比率對比分析來說明相關項目之間的關系‚測定財務狀況及經濟效益的一種方法。采用這種方法時‚應先將需要對比的數值換算成比率‚再從相關比率對比分析中‚發現和分析存在的問題。

5.因素分析法

因素分析法是通過先把綜合經濟指標分解為相互聯系的若干因素‚然后分析這些因素對綜合指標的影響程度‚再查明其原因和責任的一種方法。運用這種方法便于對綜合指標進行分析‚從多種方法的因素中‚找出最關鍵最本質的因素‚為進一步詳查提供審計依據。此法多用于經濟效益審汁。因素分析法主要包括因素分攤法和因素替代法。

(1)因素分攤法

因素分攤法‚是把綜合指標分解為相互聯系的若干因素‚運用數學方法‚按一定標準對這些指標所形成的差異進行分攤‚以測定各因素差異對綜合指標的影響程度‚其作用與因素替代法相同。

(2)因素替代法

因素替代法‚亦稱連鎖替代法。它是從數量上確定一個綜合指標所包含的各個因素的變動對該綜合指標影響程度的一種方法。采用這種方法時‚應首先把綜合指標分解為相互聯系的若干因素‚然后按照一定的順序確定各個因素變動對指標變動的影響程度。在應用因素替代法時‚必須正確進行指標分解‚并確定替代順序。替代順序的確定‚要從經濟指標組成因素之間的相互關系出發‚選定適當的條件‚使分析結果具有客觀性、有效性‚能夠明確區分經濟責任‚有利于加強計劃管理和經濟核算。

6.推理分析法查證

推理分析法可分為兩種:

(1)直接觀察推理法

是指審計人員通過直接進行觀察‚以感性經濟為依據作出判斷的一種方法。

如對現金進行突擊盤點‚根據盤點結果‚得出的長余短少原因的判斷‚即屬此類。

(2)間接觀察推理法

是指審計人員根據掌握的信息資料把許多原有的判斷進行對比‚從中作出新的判斷的一種方法。

如進行違反財經法紀的專家審計時‚對于被審單位的偷稅漏稅行為‚就需要根據許多資料提供的信息‚進行分析判斷‚才能做出新的結論。

審計人員必需善于搜集資料‚掌握情況‚思維敏捷‚反復思考‚全面觀察‚才能透過現象‚抓住事物本質‚才能做出正確的判斷。

7.非統計抽樣

非統計抽樣法是指根據被審對象的實際情況進行判斷‚確定重點‚有選擇地抽查某些樣本的一種抽查方法。

為了減少審計風險‚在使用抽樣審查時‚必須慎重考慮‚周密安排好抽查對象‚應當注意解決好以下幾個問題:

(1)適用范圍

抽樣法適用于工作基礎比較好‚內部控制比較健全的單位。一般應具備以下幾個條件:

①被審查單位內部組織機構比較健全‚干部素質較高；

②具有嚴格的經濟責任制度和科學管理制度‚并能認真執行；

③企業管理、會計基礎工作比較好‚會計制度比較健全；

④內部控制制度比較嚴格‚能發揮監督作用。

(2)抽查對象和抽查重點

在選定抽查對象‚確定抽查范圍之后‚適當提出抽查重點:一般應著眼以下幾個方面:

①選定比較重要的賬戶。如審計有無貪污舞弊的行為時‚常以現金、銀行存款和各種結算款項為重點；審查商業企業財務收支時‚商品購銷業務、商品庫存及商品銷售成本計算應當作為重點；

②詳細審查金額較大的會計事項。但是‚對金額雖不大.容易出現差錯或弊端的會計事項也要進行抽查。③抓住管理比較混亂的部門。企業單位往往存在內部管理水平不平衡‚有些部門比較健全‚內部控制制度也比較嚴密；有些部門不夠健全‚財產出入中管理手續不嚴‚財產丟失嚴重‚管理混亂‚也應把它作為抽查重點。

④把握住各方面產生差錯的時機。

一般來說‚業務繁忙時容易產生差錯。

在對序時賬記載的業務進行選擇抽查時‚可以平均抽查‚如每季選一個月‚每月選一個旬‚每周選一日‚也可采用單雙日、單雙同、單雙月等抽查方法‚為提高抽取樣本的可靠性‚可在業務繁忙的季節、月份、日期多抽查一些。

8.統計抽樣

統計抽樣是運用統計方法‚從總體中隨機抽取樣本‚并根據樣本的特征來推斷總體特征的一種抽樣方法。9.統計樣本

(1)樣本的設計

圍繞樣本的性質、樣本量、抽樣組織方式、抽樣工作質量要求所進行的計劃工作稱為樣本設計。查賬人員在設計樣本時‚應當考慮以下基本因素:

①審計目的；

②審計對象總體與抽樣單位；

③抽樣風險和非抽樣風險；

④可信賴程度。

⑤可容忍誤差

可容忍誤差是查賬人員認為抽樣結果可以達到審計目的而愿意接受的審計對象總體的最大誤差。查賬人員應當在審計計劃階段‚根據審計重要性原則‚合理確定可容忍誤差。可容忍誤差越小‚所選取的樣本量就應越大。

⑥預期總體誤差

查賬人員應根據前期審計所發現的誤差、企業經濟業務和經營環境的變化、內部控制制度的評價及分析性復核的結果等來確定審計對象總體的預期誤差。如果存在預期誤差‚則應當選取較大的樣本量。

⑦分層

分層是將某一審計對象總體劃分為若干具有相似特征的級次總體的過程。

查賬人員可以利用分層著重審計可能有較大錯弊的項目并減少樣本量。

采用分層‚總體可以按經濟業務的重要性分層‚也可按經濟業務的類型等分層。

分層時‚必須注意以下幾點:

a.總體中的每一抽樣單位必須屬于一個層次‚并且只屬于這一層次；

b.必須有事先能夠確定的、有形的、具體的差別來明確區分不同的層次；

c.必須能夠事先確定每一層次中抽樣單位的準確數字。

分層主要適用于內部各組成部分具有不同特征的總體‚分層除了提高抽樣效率外‚也可使查賬人員能按項目的重要性、變化頻率或其他特征而選取不同的樣本數‚且可對不同層次使用不同的審計程序。通常‚查賬人員應對包含最重要項目的層次實施百分之百的審查。

例如:為函證應收賬款‚可以將應收賬款賬戶按應收賬款賬戶金額的重要性分層‚分為三層‚即賬戶金額在100000元以上的‚在50000元到100000元以內的‚50000元以下的。對應收賬款賬戶金額在100000元以上的賬戶進行100%的函證。

(2)樣本的選取

樣本選取的方法有多種‚查賬人員應根據審查目的的需要、被審查單位實際情況、審查自身條件的限制等方面因素來具體加以選擇‚以達到預期的審查質量與效率。常用的樣本選取方法有隨機抽樣、系統選樣、貨幣單位選樣、隨意選樣等方法。

①隨機選樣

隨機選樣是指對審計對象總體內或每一層次內所有項目‚以事先確定的機會來選取樣本。

②系統選樣

系統選樣是指首先計算間隔‚確定選樣起點‚然后再根據間隔‚順序選取的一種選樣方法。

例如:查賬人員希望采用系統選樣法從4000張憑證中選出200張作為樣本。首先計算間隔為20(4000÷200)。假定查賬人員確定隨機起點為100‚則每隔20張憑證選一張‚共選取200張憑證作為樣本即可。如‚100為頭一張‚則往下的順序為80、60等‚往上的順序為120、140等。系統選樣方法使用方便‚并可用于無限總體。但使用系統選樣方法要求總體必須是隨機排列的‚否則容易發生較大的偏差。所以在使用這種方法時‚必須先確定總體是否隨機排列‚若不是隨機排列‚則不宜使用。

③貨幣單位選樣。貨幣單位選樣。又稱元單位選樣。貨幣單位選樣‚是以審計對象總體的總額(元)作為抽樣單位‚以使每一金額單位有相同的被選取機會的一種選樣方法。采用此種選樣方法‚能使查賬人員有較大的可能選取金額較大的項目。其基本步驟如下:計算總體的貨幣價值總額(記為V)。

計算總體內項目的數目(記為N)。

計算選樣間隔(記W)。

w=V/N

在l到w之間隨機選一個數碼記為P。

選取包括第P元在內的第—項目‚并繼續選取的包括第(P±w)元在內的第二個項目‚包括第(P土2W)元在內的第三個項目……直到按樣本量選取完畢為止。

查賬人員也可事先分層‚將貨幣價值大于K的項目做l00%的審查‚剩下的‚再按上述方法選取。

貨幣單位選樣的樣本量可按以下公式確定:

樣本量:總體貨幣價值總額×風險系數/可容忍誤差

①隨意選樣。隨意選樣不是考慮金額大小、資料取得的難易程度及個人偏好‚以隨意的方式選取樣本。隨意選樣的缺點在于很難完全無偏見地選取樣本項日。

10.統計抽樣審計

(1)統計抽樣審計的特點

抽樣審計法‚簡單說來‚是對審計項目的一切單位‚不作l00%的全面檢查‚而僅檢查其中的一部分‚從而推斷全部情況的一種方法。

審計項目中的一切單位‚稱為總體；

從中抽出來的一部分單位‚稱為樣本。

統計抽樣審計法的要點‚就是用概率論的原則和數量統計的方法‚從總體中抽出一部分樣本；而這一部分樣本的特征‚必須盡可能的反映總體特征‚使審計工作以盡可能少的工作量取得盡可能大的成效。統計抽樣審計法與判斷抽樣審計法(或稱非統計抽樣法)不同‚后者有重點、有選擇地抽查一部分樣本；而前者是按概率論的原理‚隨機地抽查樣本‚這就是兩種抽樣審計法的區別所在。在統計抽樣審計法下‚要使樣本的特征盡可能地反映總體的特征。最重要的問題就是樣本的代表性有多大‚反過來說。也就是有多少抽樣誤差的問題。

如果要使樣本有較高的代表性‚或使樣本誤差較小.必須使抽樣方法得當。

(2)屬性抽樣審計法中的標準差和平均誤差

屬性抽樣法是通過抽查樣本的某特征的發生率‚來推斷總體的這一特征的發生率。在審計實踐中。主要是檢查差錯發生率。即從樣本中查出差錯發生率‚來推斷總體差錯發生率‚借以查明差錯的類型、內容、發生的原因和影響等。這種方法曾在統計中得到廣泛的應用‚也可有效地應用于審計工作中。

屬性抽樣審計法服從二項分布的原則‚即將總體為“有”某一特征或“無”某一特征為標志。例如‚在投擲輔幣時‚只能有“正面”和“背面”兩種概率‚兩者是相互排斥的。在屬性抽樣審計中‚被審項目也只有“正確”和“錯誤”兩種概率‚兩者也是相互排斥的‚例如‚在銷售發票的檢查中‚如果差錯率為2%‚則正確率為98%(100—2%)。

由于兩者是相互排斥的‚我們可以二項分布的原則‚以“1”來表示“有”這一特征(即差錯發生率)的標志‚而以“o”來表示“無”這一特征(即正確發生率)的標志。

根據“1”和“0”可以計算平均數和標準差。現在‚用P代表“有”某特征的數量在總體中所占的概率‚用(1一P)代表“無”某一特征在總體中的概率‚這樣‚我們就可以用表達式來計算標準差和平均誤差了。

11.變量抽樣法

變量抽樣是對審計對象總體的貨幣金額進行實質性測試時所采用的抽樣方法。

變量抽樣法可用于確定賬戶金額是多少‚是否存在重大誤差等。

變量抽樣法通常運用于:

審查應收賬款金額；

審查工資費用；

審查交易活動‚以確定未經適當批準的交易金額。

實質性測試時‚一般采用單位平均估計抽樣、比率估計抽樣和差額估計抽樣等變量抽樣方法‚這些方法均可通過分層來實現。

(1)單位平均估計抽樣

單位平均估計抽樣是通過抽樣審查確定樣本的平均值‚根據樣本平均值推斷總體的平均值和總值。這種方法適用范圍十分廣泛‚無論被審計單位提供的數據是否完整、可靠‚甚至在被審計單位缺乏基本的經濟業務或事項賬面記錄的情況下‚均可使用該方法。

(2)評價抽樣結果。

根據以上抽樣結果‚如被審計單位應收賬款的賬面價值為16140000‚處于16217382～16041498間‚則其應收賬款金額并無重大誤差。這時‚查賬人員就將估計的總體金額16129441元與16140000元之間的差額視為審計差異‚在對會計報表發表意見時予以考慮‚同時.建議被審計單位予以調整。

如抽樣結果表明被審計單位應收賬款的賬面價值沒有落入16217382元～116041498元之間‚則查賬人員應詳細檢查其應收賬款‚并加以調整。

12.函證查證法

函證法的技術要點在于:

(1)選擇函證的方法‚即采用積極函證還是采用消極函證；

(2)設計函證的格式和內容；

(3)有關函證事宜的妥善處置。

函證方式的選擇要根據查賬工作的具體需要‚凡是在賬務資料上能查清的問題。能在被查單位內部弄清的問題就無需采取函證的形式。因為函證的信件往返需要較長的時間‚有時可能石沉大海‚有去無回‚而查賬人員事先對此無法確切把握‚一旦函件出現阻礙就有可能延誤查賬的進程‚因此查賬人員不能對函證抱有十分把握‚只有到非函證不可的地步‚才組織實施函證。

函證的事宜要經過查賬人員的討論商議‚一般情況下查賬人員不得以個人的名義函證而只能經過查賬小組組長同意后‚以查賬小組或委托機構的名義進行。

函證所用的方式‚應視查證的內容及其重要性而定‚一般情況下‚以下的內容宜采用積極函證法:

(1)查賬的事宜特別重要‚對于弄清事實、查清問題有重要的作用‚而查賬人員對此存在很大疑義‚但尚未掌握充分證據‚需要通過函證提供有力而準確的資料依據。所謂重要可據以下特征來衡量:所查事項涉及較大金額‚對查賬目標的實現影響重大；所查賬事項或業務事關重大‚對查賬項目的進展起關鍵作用；是查賬項目取得突破的“瓶頸”‚如果該問題不能突破‚查賬項目將功虧一簣；案件定性、定量所需要的重要事實、情節、數據金額、單據等。

(2)經過對被查單位內部調查取證‚幾乎所有的查賬程序和方法均實施后仍一籌莫展‚通過函證可望取得新的證據材料‚弄清有關事實真相。

(3)應查證事項的發生、發展涉及到被查單位以外的許多人和事‚其背景材料和有關的資料大多存于被查單位以外‚而這些材料對查賬工作不可缺少。

(4)應查證事項與查賬日相距甚遠‚在被查單位內證據材料已自然消失或中斷‚采用積極函證法有利于內部潛在的證據材料的恢復。

(5)其他需要采用積極函證的情形。

除此之外的其他被查事宜‚可以采用消極函證方法。消極函證法適用于對一般事項的查證.如是否存在信用期內的應收賬款業務、與客戶是否保持正常業務往來、稅務結算有無拖欠、企業供貨是否及時、市場營銷是否平穩等等。消極函證發出一定數量的函證函‚只有一部分被默認或回函質疑‚便算達到發函目的；消極發函所取得的材料只能作為旁證材料‚間接擴充或補充支持查賬結論。函證函的設計要突出查賬人員提出的問題‚且易理解‚便于回答‚不至于導致誤解和異議。

函證函的形式可以有多種‚常見的形式是調查表格‚但也可以是圖表式和文字式。

回答問題的方式可以是說明式、是否式、填充式、打勾式等‚但積極函證法下必須要留出空間給被調查人發表自己的意見‚即部分采用說明式。

13.函證函調查的內容

函證函調查的內容應包括以下幾