采購,費用和報銷制度財務付款和費用及報銷管理制度一、目的：為了使財務付款及報銷流程明晰化、規范化。二、范圍：適用于總部、分公司、各部門。三、報銷辦法⒈報銷范圍商品類采購(指商品等)、辦公用品類采購(包括文化用品、勞保用品、花卉等)、固定資產采購(包括汽車、電腦、打印機、辦公家具等)、圖書音像資料、差旅費、運費、廣告費、其他(如業務招待費、伙食費、零星支出等)。⒉報銷憑證報銷時應提供購貨合同書、購貨協議書、購貨訂單、物品申購審批單、出差申請審批表及其他相應資料。3.報銷流程⑴報銷人填寫企業微信審批后，經公司相關部門經理審批通過后，每周六上繳憑證下周一至出納員處領款或劃撥，最后交財務中心會計賬務處理。⑵流程圖報銷人→相關部門經理→會計→出納員→賬務4.特別規定（1）員工因公出差可以借差旅費。由出差人申請“費用”，注明出差地點、時限、事由，并由部門主管批準，由財務部批準，到出納處辦理。（2）出差較為頻繁（如外圍業務員）及業務費較多（如分公司經理），可采用定額備用金方式。其中各公司經理不超過5000元，業務員不超過1000元，當其崗位變動時或年終放假時扣回。（3）當月連續幾次出差，在上次借款未還清的，不予再借款。試用期不足一月人員單獨出差，不予借差旅費。特殊情況經部門主管同意可借不超過本人半個月的工資。（4）借款人員終結事務，在報銷時扣回借款，當時不能扣回的，在本月開資時就借款總額一并扣回。（5）大額借款（大于5000元）需經公司總經理批準。四、報銷辦法1、差旅費報銷辦法（1）員工出差交通工具標準為：火車硬坐、汽車普客、輪船三等艙位。在晚上8：00到次日7：00之間出差，乘車船超過4小時，可以乘坐火車臥鋪、汽車臥鋪或豪華空調、輪船二等艙。但同時扣減一夜住宿費補貼。員工符合乘坐臥鋪或豪華空調，輪船二等艙的，非主觀原因未能乘坐的，可按硬坐車票或三等艙票價的50%發給補貼。（2）各公司領導因公出差，所發生的招待費、車資費、住宿費等合理費用憑票據報銷；遠距離出差，可乘坐火車硬臥或經集團公司總經理批準可以乘坐飛機普通艙。如果員工與公司領導一起出差，所有與業務相關的開支均由公司統一支付。（3）出差期間補助標準：公司內部所有員工為早餐5元、中餐15元、晚餐15元，即伙食補助35元/天，住宿標準120元/天；如遇長期駐地，可就近租房居住。出差到經濟發達地區如深圳、廣州、上海、南京等地，住宿標準可上浮30元/天。出差時間不足一天，視實際誤餐數執行。出差在50公里以內（含市內），不享受伙食補助。如果在公司食堂就餐或在標準內報銷餐費（不含對外宴請，宴請需要直接領導批準），則不享受對應伙食補助。多人共同出差，同住一間房的，可按同住人中職務最高的人員標準報銷住宿費。（4）出差人員出差回來，憑有效車船票據實報銷。有效車船票指出發點到目的地區間車票，時間上符合出差時限，中途不得繞路辦其他事宜。應優先選擇出差地分公司宿舍住宿，當不能解決時憑有效票據在規定標準內據實報銷住宿費，超過部分自負。2、辦公用品、低值易耗品報銷辦法（1）每月底由各使用部門負責人根據工作需要填寫“辦公用品、低值易耗品使用計劃表”，交各公司辦公室匯總，提請各公司領導審批后購買。專業性、技術性強的物品，可委托相關人員購買。（2）所購辦公用品、低值易耗品，實行定人驗收、保管、領用登記的辦法。（3）購買后由各公司辦公室有關經辦人按財務規定粘貼有關報銷單據，經有關領導簽字批準或企業微信批準、財務審核后，予以報銷。3、固定資產購置費用報銷辦法（1）各下屬公司原則上沒有直接采購固定資產的決策權。（2）由各有關部門提出書面申請，并做出可行性分析報告，報公司各對口部門審核，報公司總經辦批準后，到企業微信上申請費用購買。（3）固定資產購買、安裝、調試、驗收合格后，主管部門應盡快將有關單據到各公司財務部辦理報銷手續。（4）所購固定資產納入公司，統一管理。4、業務招待費報銷辦法公司因工作、業務需要，經公司領導安排，接待客戶及相關人員，本著不浪費的前提下，所發生的招待費，經辦人應在招待費發票上背書其招待人員及人數，經各部門領導審核批準后，予以報銷。5、交通費報銷辦法（1）原則上應優先坐公交車，特殊情況經部門經理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車。（2）出租車票上需背書從哪里到哪里，做什么事，經部門領導審核，報主管領導簽字批準后，予以報銷。公交車，地鐵等交通工具最后出業績做獎勵，不再單報。6、通訊費報銷辦法（1）手機通訊補助每月通過工資發放，不再報銷。凡由公司委托銀行代扣手機費的，在其工資中自動扣減相關費用。7、其它費用報銷辦法（1）采購物品報銷時，除提供費用報銷單外，還應提供經物品管理人員簽字的驗收單或入庫單。（2）未涉及的其它事項發生的費用，根據實際情況，由各公司經理酌情處理。四、有關費用和采購（1）費用是指即將需要支出的花銷部分，因為出差外地或者數額固定或者數額較大需要提前支取可以進行費用申請。企業微信上此功能目前僅限用于工程上的支出，比如單項工程差旅費和工人工費。（2）采購目前是項目工程專用，主要用于申請采購工程主材，輔材，設備等一切單項工程專用物資。（3）申請人工費用等為固定日每周六申請周一出納付款給工人。費用需要工人提前寫收據和備注電話。（4）申請采購為了不耽誤材料或設備采購時間需提前申請以便及時支付。材料采購需要供貨商開發票或者提前寫收據蓋章并備注電話。五、注意事項1、憑證填寫要求（1）應用藍色或黑色簽字逐項填寫，禁止使用紅色筆、圓珠筆或鉛筆；（2）字跡要清晰，不得涂改。2、發票規定（1）通過銀行結算(如：轉賬支票、電匯等)的款項，申請人在申請款項同時需向財務部提供詳細的收款單位名稱、帳號、開戶行。（2）公司員工采購商品所取得的發票必須符合稅務局相關規定。發票取得人應對其所取得發票的真實性、合法性負責。對不符合財務規定的票據，財務人員有權拒絕接受，予以退回，并向有關領導報告。（3）購貨單位：要填寫全稱，應準確無誤或者可以不填。（4）發票日期：應如實填寫。（5）金額：大小寫數字應一致、無誤。（6）發票上應清楚蓋有“發票專用章”或“財務專用章”。如是增值稅專用發票，必須符合國家有關規定。3、結算規定（1）財務部對所有公司經濟業務負審核和簽署責任，總經辦對公司經濟業務負審核和簽署責任。當其超越權限或不符合制度規定簽署時，財務人員有權拒絕報銷付款，并以適當渠道反映。（2）公司員工在其編制機構報銷，對于新調人員，調入機構除調遣差旅費外不得報銷調入人員調入前發生的一切費用。