湖南商務職業技術學院畢業設計長沙飛龍有限公司付款審批流程優化設計長沙飛龍有限公司簡介長沙飛龍有限公司位于長沙市岳麓區，公司經營范圍為電子產品的生產與銷售，主要生產抽油煙機、電視機、微波爐等家用電器。長沙飛龍有限公司本著誠信為本，顧客至上的銷售理念，堅持做一家以技術導向為核心，集產品研發和制造為一體的現代化企業。通過智能生產，實現從產品零部件到配件再到電子成品的全自動化生產模式，為顧客提供家用電器全方位的設計制造服務。長沙飛龍有限公司付款審批模式目前，長沙飛龍有限公司在日常經營活動中最常遇到的付款是采購付款和費用報銷付款。單據到財務部入賬付款申請單據到財務部入賬付款申請成本管理審批通過財務總監審批通過資金管理支付款項超過100萬低于100萬圖2-1長沙飛龍有限公司采購付款審批流程圖2-2圖2-2長沙飛龍有限公司費用報銷付款審批流程報銷人申請成本管理審批資金管理付款報銷單據到財務部入賬這種付款審批流程因為無需通過財務總監審批，所以在一定程度上提高了工作效率。但在實際工作中，這種付款審批流程存在著許多問題。長沙飛龍有限公司付款審批流程中存在的問題內部控制薄弱不管是采購付款審批流程還是費用報銷付款審批流程，只要付款申請在100萬以下，就只需要成本管理審批通過即可，不需要財務總監進行審批。在此過程中，由于沒有相關人員對成本管理和資金管理進行監督或者牽制，所以很有可能會增加財會人員徇私舞弊、弄虛作假的現象發生。這種現象在同行業的公司中經常出現，一旦長沙飛龍有限公司出現財會人員徇私舞弊，或者和采購人員或公司供應商相勾結的情況，就很有可能導致公司出現資金緊張，或者因為原材料質量得不到保障，從而引發產品質量出現問題、退貨、公司聲譽受損、賠償等一系列問題發生。對成本管理人員要求過高在實際工作中，這種付款審批流程對于成本管理崗位的人員要求很大。例如在采購付款審批流程中，成本管理需要仔細審批采購合同，不然很有可能出現了供應商發錯貨，或者規格、質量、數量出現問題的現象都不知情；不僅如此，成本管理還需要對公司的資金做好統籌規劃，以防公司資金周轉不開。對于一般公司的財會人員來說，他們只需要用自己的專業技能做好工作，對原始憑證的真實性、合法性、準確性和完整性進行審核就行。但對于長沙飛龍有限公司來說，他們需要一個全能型人才，幫助公司處理好財務問題，同時還要對其他環節進行監督審核，這對財會人員的要求過高。容易忽視公司的預算執行制度在該公司的付款審批流程中，只要付款申請符合要求，就可以通過審批，拿到申請款項。這樣一來，公司的預算制度便形同虛設，很容易發生超支浪費的狀況。但對于電子產品制造公司來說，不管是購買生產產品時使用的原材料、機器設備，還是支付生產人員工資、廠房租金等等，這些都是金額比較大的花費開銷，如果在采購付款、費用報銷或者其他付款審批流程中，不嚴格按照預算制度執行，就很有可能超出預算，從而降低企業利潤。增加企業財務風險長沙飛龍有限公司的付款審批流程對成本管理人員要求過高，而該公司的成本管理人員對于公司的現金流以及資本結構的把控能力明顯不足，對于財務支出以及現金流出的合理性等方面的審核思考能力也偏弱，這樣很容易給公司增加財務風險。一旦成本管理在采購付款審批方面思考過于簡單，目光不長遠，很有可能因為付款，造成公司資金不足，影響企業正常運轉。例如，長沙飛龍有限公司在采購材料時，采用貨到付款的結算方式，同時供應商會根據付款時間給予相應的現金折扣。那么如果是在公司資金不是很充裕的情況下，成本管理在付款審批時，為了爭取現金折扣，選擇提前把貨款付清，而恰好在這時，公司需要支付一筆廣告費，來增加公司的知名度，提高價格，增加銷量，或者有出現其他需要資金的情況，那么這時，公司就會面臨資金緊張等問題。長沙飛龍有限公司審批流程存在問題分析公司內部結構建設不完善崗位設置不合理，權責分配不恰當長沙飛龍有限公司存在一崗多職的情況，崗位設置非常不合理。如圖4-1所示，公司的財務部門只設了財務總監、資金管理和成本管理三個崗位。財務總監董事會財務總監董事會總經理成本管理資金管理運營總監銷售部研發部采購部圖4-1長沙飛龍有限公司基本治理結構圖因此，我們通過公司的崗位職責規定不難看出，財務總監在整個付款審批過程中對成本管理既沒有監督的作用，且對于100萬以下的日常業務付款也不參與，而成本管理不僅擔任公司的成本會計，還兼任了稅務會計以及日常付款審批業務等重要工作。在這種情況下，成本管理崗位的員工很容易因為任務繁重，從而發生付款審批工作出現紕漏的現象，或者利用公司崗位職責設置的這一缺陷，和公司其他人員串通貪污等等。缺乏內部監督內部控制的五大要素中，內部監督是內部控制的重要保證。而長沙飛龍有限公司并沒有設立專門的監督部門，也沒有有效的監督制度。在公司的整個付款審批流程中，只有成本管理進行了審批工作，在此過程中沒有任何監督手段，因此不論是材料付款的適度性，或者是財務支出的合理性還有各項支出的合法性都得不到保障。但是一個公司的正常運轉與有效的監督是分不開的，尤其是在付款審批流程當中，如果沒有強有力的監督方式，資金的流出得不到控制，就會很容易出現貪污腐敗的現象，從而使公司一步步走向衰落。沒有健全的現金流量管理體系對于電子產品制造公司來說，現金流是十分重要的，它是衡量企業償債能力、資金變現能力以及經營狀況是否良好的一個重要指標。相較于其他行業來說，電子產品制造公司所需原材料更貴，需要的人力、機器設備也更多。因此，對于長沙飛龍有限公司來說，為了公司能夠持續正常經營，保障資金周轉狀況良好，必須要保證現金流充足。預算管理意識不夠在長沙飛龍有限公司的付款審批流程中，存在很大的一個問題就是沒有嚴格按照預算進行采購付款，公司做的各項預算在實際工作中沒有體現，導致很多方面的支出是超出了預算的。這也說明長沙飛龍有限公司的管理層對預算控制并不重視，才導致了超支浪費的現象發生。一是管理層沒有針對公司做的預算制定相關的預算執行制度，才導致公司的預算體制形同虛設，落實不到實際工作中來；二是財務部人員受財務總監影響，對公司制定的預算制度并不重視，導致預算制度無法順利展開。現金管理意識不強在付款審批流程圖中可以看出，長沙飛龍有限公司的現金管理非常簡單，并沒有從企業整體運營出發，對企業日常采購、銷售、支出等做一個全面系統的規劃管理，管理者對于企業的現金流入和流出也沒有做過全面的分析。追根究底還是因為企業管理層對于現金流管理根本不重視，因此才會隨意把公司的付款審批任務堆在成本管理崗位上。長沙飛龍有限公司付款審批流程優化方案完善內部結構建設完善崗位設置長沙飛龍有限公司可以在財務部增設一名出納，專門負責企業現金、銀行存款的收支，以及支票、發票、收據的開發和儲存管理等工作。資金管理負責企業日常業務經營處理以及月末核算業務處理。將原先的日常付款審批流程只有成本管理審核，變為成本管理和資金管理兩人審核。加強內部監督在公司內設置稽查崗位，成員數量不用很多，可以從公司內部選拔或者向外招聘，選出幾位可靠、正直有威懾力并且具備一定財務素質的員工，對公司的日常工作內容進行稽核。稽查人員可以在付款審批流程上起到重要的監督作用。例如對公司每日的現金流入和現金流出進行稽核，定時統計公司各部門每月發生的各項費用，與財務部相關人員進行核對。這在一定程度上，能夠監督付款審批流程的合理合法性，降低公司貪污腐敗的現象發生，讓公司風氣越來越好。提高財會人員素養財會人員作為付款審批流程中的重要參與人員，對付款審批是否合理、適度、科學起著重要作用。因此提高財會人員專業素養，為公司培養優秀人才，對公司未來的發展是大有益處的。長沙飛龍有限公司可以通過定期開展技能培訓、請專業財務人員為公司員工上課，以及為員工爭取進修名額等活動，達到提高公司財會人員專業素養的目的。完善現金流量管理體系加強管理人員現金管理意識要將付款審批流程優化，就必須得完善好公司的現金流量管理體系。而讓公司上下都真正重視現金流量管理的重要性，還得從管理層抓起。首先可以通過對公司管理層進行系統培訓，提高管理人員對現金管理重要性的認知，在實際工作中重視現金管理；其次，可以向外招聘水平更高、經驗更加豐富的財務人員，對現金流入和現金流出進行科學合理的安排，從而提升公司現金管理水平。完善預算管理執行制度長沙飛龍有限公司可以根據公司的戰略目標，結合公司實際經營情況，詳細制定各個生產經營活動中的預算標準，做好資金籌劃。將預算標準下發到各個部門，規定各個部門嚴格按照標準開展活動；還可以制定獎懲機制，對于嚴格按照預算標準開展活動的部門進行獎勵；同時讓稽核人員定時統計各部門產生的費用，將發現的不合規定的現象及時反饋給管理層，不斷完善制度、加強管理。這樣可以讓財務人員在報銷審核時有規定參考，讓付款審批流程更加嚴格、各項費用支出更加合理，有效減少超支浪費的現象發生。圖5-1優化后的采購付款審批流程出納付款圖5-1優化后的采購付款審批流程出納付款資金管理復核、審批財務總監審批簽字單據到財務部入賬付款申請成本管理審核超過100萬不超過100萬如圖5-1所示，成本管理負責審核付款申請是否符合公司制定的預算標準，資金管理進行復核，并且根據企業資金狀況，綜合決定是否通過付款申請（若付款申請數額超過100萬，則需要財務總監進行審核簽字），然后由出納進行支付款項，并將相關單據送至資金管理處進行記賬。如圖財務總監審批簽字出納付款報銷單據到財務部入賬3000元以下報銷人申請財務總監審批簽字出納付款報銷單據到財務部入賬3000元以下報銷人申請成本管理審批3000元以上圖5-2優化后的費用報銷付款審批流程這樣一來，既減輕了成本管理在付款審批流程中的壓力，又削弱了成本管理在這一環節的權利，不僅能使付款審批流程更加規范，同時也能在保證工作質量的同時，提高工作效率。小結綜上所述，長沙飛龍有限公司要想不斷前進，就必須得不斷找出問題，解決問題。作為電子產品制造公司，一定要重視付款審批的問題，結合公司實際情況，不斷完善、優化付款審批流程，讓