辦公室工作業務知識(同名8092)辦公室工作業務知識【按】辦公室是一個部門的窗口、形象和面孔，處于承上啟下、聯系左右、協調各方的重要位置，是辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。如何圍繞服務大局這一中心，注重專業和理論兩方面學習，搞好政務、事務、財務三項服務，發揮參謀助手、綜合協調、督查督辦、后勤保障四個作用，念好“寬”（眼界寬、思維寬、胸襟寬）、“嚴”（政治嚴肅、管理嚴格、紀律嚴明）、“深”（學習深刻、調研深入、對策深化）、“實”（為人踏實、責任落實、工作務實）、“快”（運轉快、反饋快、督辦快）“五字經”，追求“零差錯”，不讓“中樞”成為“梗阻”，確保各項工作政令暢通，高效運轉，尤為重要。近日，市委、市政府制定下發了《關于開展機關作風整頓活動的實施意見》。現將市統計局黨組書記、局長高強結合市委、市政府出臺的《意見》，不久前在全局干部職工大會上所作的專題輔導報告《辦公室里無小事—兼談如何做好辦公室工作》刊發，以便使辦公室這個“窗口”更加明亮，同時與同志們共勉，進一步提升辦公室工作水平。

辦公室是一個部門辦文、辦公、辦事、辦會要吃透情況、熟悉業務。這就要求辦公室人員要注意研究經濟，研究數字，研究問題，特別是對全年重點工作要跟蹤調查，掌握進度，這樣寫出來的材料才有較強的針對性、指導性和可操作性，避免大而空。

二要樹“活電腦”形象。一是知識要廣。要廣學博采，對古今中外、歷史地理、邊緣科學、前沿知識都要有所涉獵，努力成為包羅萬象的“百科全書”和方方面面的“百事通”。二是信息要靈。辦公室人員要成為信息靈通人士，對國際、國內以及本地本部門發生的重要事件要及時了解，始終掌握最新信息，特別是對領導決策有重要參考價值的信息要快速反饋，及時提供。三是情況要熟。辦公室人員要做“有心人”，注意搜集整理各層面的情況，成為領導的“資料庫”。對兄弟市州地好的經驗和做法，注意搜集總結，并結合實際加以吸收利用；對本地本部門的情況要了如指掌，尤其是對當年重點工作、經濟發展情況、基層先進典型等要掌握具體，能夠熟記在胸，做到心中有數。四是反應要快。堅持高效率，快節奏，雷厲風行，立竿見影。對局領導交辦的事項要區分輕重緩急，做到急事急辦，特事特辦，今日事今日結，不推諉扯皮，不拖拉散漫。

三要樹“老黃牛”形象。一是敬業。辦公室工作非常辛苦，加班加點是家常便飯，在這里工作就要付出比別人更多的努力和艱辛。因此，辦公室人員必須有強烈的事業心和責任感，有高度的敬業精神，有踏踏實實的工作態度，干一行、鉆一行、愛一行。二是實干。“老黃牛”精神的實質就是干。在辦公室工作尤其需要實干，花招是站不住腳的。辦公室人員要象“老黃牛”一樣，既要抬頭看路，盯準目標方向，又要低頭實干，靠實干取得政績，靠實干贏得領導和同志們的信任，靠實干樹立良好的形象。三是誠信。誠信是人生第一大財富，也是一個人思想品質的重要體現。辦公室人員要以誠信為本，操守自重，一諾千金，不說空話，更不允許欺上瞞下，弄虛作假。四是奉獻。辦公室工作辛苦，生活清苦。在辦公室工作本身就是對一個人黨性、意志和品格的鍛煉。辦公室人員應該以苦為榮，安貧樂道，真正耐得住清貧，抵得住誘惑，守得住防線。

四要樹“勤務員”形象。無論是想問題、辦事情，還是出主意、搞協調，都要自覺做到腦勤、腿勤、口勤、手勤。腦勤，就是要多動腦，多思考，特別要注意研究和思考一些事關全局的重大問題和重點工作，理出一些規律性的東西，經常提出一些建設性意見和建議。腿勤，就是要求辦公室人員對負責的每一項工作要認真抓，多跑腿，加快工作節奏，提高工作效率，確保工作落實。口勤，就是要對基層熱情接待，不厭其煩；向領導多請示、多匯報，爭取支持；與同志多交流、多談心，加強溝通。手勤，既要多辦事，勤辦事，會辦事，又要多寫多練，不斷提高文字表達能力，提高以文輔政水平。

二、統籌兼顧，善彈鋼琴—實踐中要正確處理“四個”關系

辦公室工作紛繁復雜，如何在“兩眼一睜，忙到熄燈”的處境中理出一點頭緒來，在工作中爭取一點主動，少一點被動呢？

一要處理好大事和小事的關系。辦公室管了許多事，有大事、也有小事。怎樣處理好大事和小事的關系？基本的出發點是小事不能不管，大事不能不抓，應把任何事都當大事來做。作為辦公室主任或人秘科長，首先應該把自己的主要精力放在協助局領導解決大事上。局領導一個時期想什么問題，研究什么問題，需要提供什么信息，也就是辦公室主任或人秘科長同時期應該抓的大事。也就是說，應該適應決策層的要求來安排和組織辦公室的工作。特別重要的是，要千方百計替局領導擋小事，讓領導能集中精力抓大事。擋小事不是不管大事，而是把小事攬過來，由辦公室消化掉，不要使一些小事去干擾領導工作。這樣，辦公室看起來辦了一些小事，但讓領導能集中精力抓大事，從某種意義上說，也是抓了大事。

二要處理好主動和被動的關系。辦公室工作有很大的被動性，這是辦公室的工作特點所決定的。但也不是完全處于被動的地位，關鍵是要妥善處理好主動和被動的關系。一是要具有善于主動參政的意識。辦公室的工作比較接近局領導，對上級的精神、同級黨委、政府和部門一個時期的中心工作及領導的思想意圖，一般來說能較早的知道。領導的思想、意圖都離不開上級的精神，離不開每個時期的中心工作。只要吃透精神，熟悉情況，領導的思想意圖也是不難掌握的，這樣就可以及時準確地為局領導提供情況，出主意，提建議。二是要通過規范化變被動為主動。在辦公室工作的同志常感到最頭痛的是難以掌握領導的行動，作為辦公室可以建議局領導對工作實行長計劃、短安排，用“碰頭會”或其它形式，把一周或一個月的工作部署及每位局領導的工作安排，由辦公室按周或按月排出日程安排表，印發各位領導和各科室，并由辦公室協調、組織、實施。同時還要注意多與省局、隊及市委、市人大、市政府、市政協等方面聯系，加強聯系和銜接。這樣，不僅工作的計劃性和主動性增強了，而且辦公室的工作也會主動許多。三是要注意總結辦公室工作的規律性。辦公室工作雖然頭緒多，但只要善于總結，都有規律可循，大事小事按照客觀規律去辦，都會主動的。特別是在超前服務上多動腦筋、多想辦法，把工作做細做實做精，被動的問題就會迎刃而解。

三要處理好政務和事務的關系。辦公室的工作從大的方面分就是兩大塊，一是政務，一是事務。而我們普遍感到，辦公室事務性的工作太多，兩眼一睜，忙到熄燈，回頭一想又不知忙了些什么。別的科室年度述職時，一二三四，甲乙丙丁，一條一條明明白白，而辦公室的工作，一堆亂麻，理不出個頭緒，沒有一條能提得起、道得明。但是，無論是政務，還是事務，都是辦公室份內的工作，都需要辦好。這也是辦公室的職能、性質所決定的。我局辦公室按政務類和事務類作了較為明確的內部分工，將政務類與事務類工作分而管之，政務和事務的關系問題得到了較好的解決，這樣就不至于把主要負責同志纏在事務堆里。但作為辦公室主任或人秘科長，應該有全局觀念、整體觀念，眼睛不能只盯在辦公室這個小范圍，主要精力應該放在配合局領導處理好關乎全局的政務工作上。辦公室主任或人秘科長分管一大攤子，要保證雜而不亂，有章法地工作，就要象毛澤東同志講的那樣“會彈鋼琴”，按照辦公室“參謀、協調、服務”這個主旋律，奏出一個協調的樂章來。

四要處理好工作與學習的關系。辦公室主任或人秘科長沒有不忙的，可以說基本上沒有時間學習，真是“入不敷出”。怎么辦？最好的辦法是在工作中學習，在實踐中學習。一是要認識到學習如逆水行舟，不學則退，會無所作為。二是要善于抓住各種機會，向領導學習，向同事學習。平時應注意學習領導同志觀察分析和處理問題的方法；勤于發現、吸納同事的長處，善于取長補短。三是要利用各種文件、資料、信息，勤于思索，勤于積累，學以致用，為用而學，不斷充“電”，才不致落后。

三、創新服務，提高效率—促使辦公室工作向“五化”轉變

如何進一步做好統計部門辦公室工作？我個人的體會是必須在強管理、抓協調、重服務、促高效上下功夫，只有這樣，才能使辦公室工作提高到一個新的水平，更好地適應統計事業發展的需要。

（一）管理要科學化

管理出效率、出成績。近年來，市統計局人秘科堅持了周一例會、事務值班、人秘科長工作請示、信息報送督查、財務季報和目標管理考評6項制度，在作用發揮上盡職盡責，積極主動，在事務管理上嚴格程序，力求規范，在任務落實上督辦到位，扎實有效，在全省統計系統辦公室主任會議和全市黨委秘書工作座談會議上交流了經驗。

一要強化職責。一是明確分工。對辦公室工作要按性質合理分工，使人人有責任、有任務，個個各司其職，精誠協作，形成精干、高效、創新、團結的戰斗團隊。對臨時性工作要切忌同時交給同一職級的兩個人。否則，就會出現“龍多不下雨”、“三個和尚沒水吃”等相互推諉、互相扯皮的現象。即使不得已需要兩位或多位同志辦理同一工作時，也要講明責任，明確誰牽頭，誰配合。二是量化考核。要建立崗位目標責任制，從辦公室領導所應承擔的責任到每個工作人員肩上的任務，都要科學合理地設置，盡量做到細化、量化、操作性強。對事務性的崗位，如辦會、辦事、收發、接待等不宜量化的環節，制定規范目標；對以效率質量為主的崗位，制定效率質量目標。三是靠實責任。對領導交辦的任務要“熱心辦、馬上辦、辦得好”，不推拖、延誤。把“辦公室里無小事”的工作理念印在腦海，牢記每一件事都牽涉大局，關乎局機關整體利益，必須時刻注意。

二要抓主保重。辦公室工作的運轉形態大致有兩類：一是確定性的，二是非確定性的。每項確定或不確定的工作都有相對穩定的辦理方式和程序。對確定性的工作只要在總結經驗的基礎上，制定出規范化的制度，然后照章行事，就能形成有序的運行機制；對非確定性的工作，主要是指局領導臨時交辦任務、應急工作和突發事件的處理等，除加強預見性外，更重要的是要有靈活應變能力，做到“三巧”：巧籌劃、巧運時、巧用兵。巧籌劃，即工作上分清輕重緩急，把重點放在抓大事、急事上；巧運時，即合理運籌時間，既保證按時完成任務，又做到忙而不亂；巧用兵，即運用分權、分責等辦法，調動眾人的積極性。這樣，工作再重、再急、再難，也可做到井然有序。

三要力求規范。提高辦公室工作效率和服務質量，必須把加強制度建設、強化內部管理、大力推進辦公自動化放在突出位置，將各項工作納入規范化軌道。一是規范行為。建立健全各項規章制度，對各個崗位什么能做、什么不能做、怎么做、做到什么程度都要有明確規定，做到有章可循。二是規范工作。對辦公室各項工作應遵循和注意的環節，制定嚴格標準，使各項工作程序化；努力改進辦公室工作條件，實現辦公自動化、信息網絡化。三是規范機制。在辦公室內部建立良好的選人、用人機制。在選人上，要嚴把“入口關”，真正將那些思想政治素質高、熱愛辦公室工作的同志充實進來；在用人上，引入競爭機制，真正將那些埋頭苦干，業務精湛，群眾信得過，領導滿意度高的同志安排到重要崗位上來。

（二）協調要規范化

協調是紐帶、是橋梁。在具體工作中，我們始終堅持“兩不”、“兩多”、“兩少”、“五不讓”。“兩不”，即“鞍前”不越位，“馬后”不掉隊；“兩多”，即事先多商請，事后多溝通；“兩少”，即少擺架子，少添亂子；“五不讓”，即不讓領導安排的工作在科里延誤，不讓辦理的文件、事務在科里積壓，不讓各種差錯在科里發生，不讓銜接的事項在科里斷檔，不讓局機關的形象在科里受損害。

一要發揮橋梁紐帶作用。在協調方面，要特別注意做好上情下達和下情上報，既有縱向的溝通，也要有橫向的聯絡，充分發揮好辦公室的橋梁紐帶作用。這就要求我們必須找準位置，選好切入點。辦公室是窗口，代表著統計部門、統計隊伍的形象，平時待人接物的幾句話、接電話的口氣都關乎橋梁紐帶的作用的發揮，確實沒有小事。同時，督辦、信息、保密、文書處理等工作，對下都有管理、指導、協調職能，不僅要做好辦公室自身工作，還要拿出足夠的精力去管理和指導面上的工作。安全保衛、后勤服務等工作，都需要據情督查落實，杜絕出現不到位的問題。

二要發揮綜合協調作用。溝通、協調、綜合是辦公室的一項重要工作。情況綜合、工作協調、確實不容易。比如召開一次會議頂多半天、一天時間，但具體的協調、綜合任務提前數天就得著手準備，領導講話要趕寫，有關情況要搜集綜合，開會時間、地點、參會人員要協調，會后各縣區的貫徹落實情況還要整理反饋，一環扣一環，環環不可少，少了哪一個環節都會出問題。因此，綜合情況角度要準，有理有據，準確可靠；協調工作要有力度，橫到邊，豎到底，發揮最大效能。

三要發揮“一盤棋”作用。辦公室是一個整體，要使這架機器正常運轉，就需要各個崗位和全體工作人員之間的相互合作。怎樣做到相互配合支持、溝通協調呢？一是要搞好相互之間的團結。沒有全體人員思想感情的溝通和交流，就不會有工作上的溝通和交流，就沒有好的工作基礎和氛圍，也不可能把工作做好。二是要加強在工作中的磨合，多信任，多支持，多理解。要像運動員踢足球、打籃球一樣，必須做到球到人到，配合默契，才能取得好成績。如果能在工作上達到這種默契的狀態，就能使整個辦公室的工作水平提高一個層次。

（三）服務要優質化

優質服務的關鍵是創新。要根據新形勢、新任務的需要，突出抓好服務方式的創新，強化“三種意識”，實現“三個轉變”。

一要強化超前服務的意識，實現由被動服務向力爭主動服務轉變。一方面，要善于分析、總結辦公室工作的規律，積極運用這種規律努力增強工作的主動性；另一方面，要增強工作的計劃性，科學規劃工作，注重超前預測，既要想領導之所想，更要想領導之未想，及早發現工作中可能出現的困難和問題，并提出相應的對策，掌握做好工作的主動權。

二要強化服務全局的意識，實現由只辦好具體事務向當高參轉變。這要求辦公室工作人員要勇于開拓，敢于創新，在抓好日常具體事務的同時，圍繞中心工作想事、謀事、干事，做到能辦大事，會辦難事，敢辦新事，創造性地開展工作，推動當年重點工作和全局工作的開展和落實。

三要強化優質服務的意識，實現按“慣例”辦事向開拓新局面轉變。要優質服務，以實現工作“零差錯”為標準，嚴謹細致地做好每一個環節的工作。特別是要克服墨守成規的經驗主義做法，面對不斷發展變化的新形勢，善于應變求新，盡可能堵塞工作上、制度上的漏洞，為統計業務工作的順利開展提供全過程的優質化服務。

（四）信息要超前化

信息是領導掌握全局、決策工作的第一手資料。多年來，我們堅持按月編發以經濟分析、調研報告為主的《慶陽統計》和以發布各行業月進度數據為主的《慶陽統計月報》兩種信息內刊，在拓展信息資源上下功夫，在豐富咨詢內容上做文章，在提升服務水平上求實效，為領導決策、經濟發展、社會需要提供了大量的經濟社會信息資料。實踐中要做好信息工作，必須突出“三點”、把握“三性”、抓好“三新”。

一在信息內容上應突出“三點”。一是捕捉亮點。在實施“工業強市、產業富民”戰略進程中，全市、各縣區、各行業、各部門的工作都卓有成效，但最重要的是要善于透過進度數據尋覓亮點、通過調研反映綜合的、行業的、部門的閃光之處。二是關注熱點。不僅要及時報送各行業經濟社會發展的動態信息，而且要特別注意扣緊群眾反映強烈、領導極為關注的重大經濟社會問題，超前編報苗頭性、傾向性的預警信息。三是剖析難點。對重大的經濟現象，例如與西隴海西蘭經濟段的對接、長-環經濟帶的發展、油煤氣產業的開發等，要在深入調研的基礎上，剖析問題及原因，有針對性地提出對策建議，幫助領導“解難”。

二在信息質量上應把握“三性”。一要有真實性。要全面準確反映客觀現象，切忌隨意修飾、筆下生花，必須用事實和數據說話，避免摻雜個人主觀成份，切實做到不渲染、不遮掩、不擴大、不縮小，有喜報喜，有憂報憂，為領導提供真實可靠的信息。二要有時效性。信息的時效性是關乎信息質量的重要因素。信息一經形成，提供的時間越短，其價值就越大，而時間的延誤，會使信息的價值衰減以至消失。同時，要充分發揮信息網絡優勢，增強信息傳輸時效。三要有超前性。要從新情況、新問題中篩選信息，要從領導關心而亟待解決的問題中透視信息，要從不同時間帶傾向性和關鍵性的問題中過濾信息，做到靠前提供，超前預警。

三在信息拓展上應抓好“三新”。一要在發展、變化中抓新。要善于尋覓無形的新信息，如觀念轉變、思想變化、作風改進等方面的信息；善于借鑒外地的新信息，要及時整理反映外地、外部門各有千秋、各具特點的新鮮經驗；善于捕捉隱性的新信息，要把握發展過程中量的增減以及對質所產生的影響和作用。二要在觀察、思考中出新。只觀察不思考盡管有時能捕捉到新信息，但難免浮淺，只思考不觀察又易出現空泛，觀察加思考