第11頁共11頁2024年學校人事檔案管理制度模版公司人事檔案管理辦法規章制度一、目的為確保公司員工人事檔案的妥善管理與機密保護，維護檔案的完整性，防止材料損壞，并促進檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內容1.員工入職檔案：涵蓋個人簡歷、入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議等。2.員工培訓檔案：包括培訓通知、培訓總結報告或考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表等。3.績效管理檔案：按月歸類整理員工績效考核相關資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動關系、死亡等情形的相關資料。三、檔案相關規定1.基礎管理原則：分類標準明確，歸檔及時，排列有序，層次清楚，整理規范。真實性核查：員工入職前，人力資源部需對人事檔案的真實性、有效性進行核查，發現虛假可不予錄用或解聘。歸檔與編號：按入職時間分類歸檔，區分在職與離職人員，及時登記于《入職員工人事檔案登記》與《離職員工人事檔案登記》，并對檔案進行編號，原則上永久保存。資料更新：員工基本資料變動時，應及時提交復印件歸檔，原件現場查驗。調動與錄用：調動及新入職員工需在辦理手續前調閱檔案，并登記新檔案。完整性維護：及時收集、整理考察、考核、培訓、獎懲等材料，確保真實、清晰、手續齊備。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，原則上保存三年后方可銷毀（高管及核心人員延長至離職后若干年）。環境管理：保持檔案管理環境清潔、整潔。編號與電子目錄：分類編號存放，避免重名重姓交叉，制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅限檔案室閱覽，非保密檔案因工作需要查借閱需填寫《查、借閱人事檔案單》，經行政人力資源部經理批準。跨部門與上下級限制：一般不得跨部門查借閱，下級員工不得查借閱上級員工檔案。領導直接查借閱：公司級領導及行政人力資源部可直接查借閱。歸還與登記：借閱檔案需三日內歸還（特殊情況可延長），損壞、復印、遺失者依規處理，并做好查借閱登記。3.查借閱檔案注意事項禁止涂改、抽取、撤換檔案材料。未經允許不得復印、拍攝檔案內容，取證需經行政人力資源部經理同意。嚴禁擅自泄露檔案內容，違者嚴懲。4.檔案的銷毀銷毀須經同意，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經行政人力資源部經理批準后實施。銷毀前需認真核對，做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實施本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部負責實施，其修訂與廢止亦同。2024年學校人事檔案管理制度模版（二）一、公司內部的人事檔案管理涵蓋公司內部員工的相關文件，具體包括：1.個人履歷表；2.身份證與戶口本的復印件；3.學歷證明及職稱證書的復印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉正審批表；6.公司對員工的考核、獎懲及任免情況的相關文件；7.公司認為必要的其他存檔材料。二、對于正式員工，其個人的國家公職檔案需存入公司設立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關系介紹信；2.工資轉移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉正及定級審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規定：1.公司內部人事檔案由人力資源部專職人員負責保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對檔案進行及時編號，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應不斷優化管理方法，以實現檔案管理的科學化和規范化；4.查閱人事檔案需獲得人力資源部負責人的許可。四、若員工的個人信息發生變更，如地址、婚姻狀況、子女出生情況或銀行賬戶名稱等，員工需在變