酒店會議部門管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)酒店會議部門的管理，規(guī)范會議流程，提高會議效率，確保會議決策的貫徹落實(shí)，根據(jù)酒店管理相關(guān)規(guī)定，特制定本管理制度。

二、本管理制度適用于酒店會議部門組織的各類會議，包括但不限于：部門例會、專題協(xié)調(diào)會、項(xiàng)目評審會等。

三、會議應(yīng)遵循以下原則：

1.精簡、高效、務(wù)實(shí)原則。會議議題應(yīng)具有針對性和實(shí)用性，減少無效、重復(fù)會議，嚴(yán)格控制會議時(shí)間。

2.保密原則。會議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

3.公開、公平、公正原則。會議決策過程應(yīng)保證公開透明，充分聽取各方意見，確保決策公平、公正。

四、酒店會議部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督會議的召開，并提供會議服務(wù)。各部門應(yīng)積極配合，確保會議的順利進(jìn)行。

五、參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，按時(shí)參加，積極參與討論，認(rèn)真履行職責(zé)。

六、會議記錄應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，會議紀(jì)要應(yīng)明確決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限，便于跟蹤落實(shí)。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。酒店會議部門負(fù)責(zé)解釋本管理制度。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：明確會議的主要議題和預(yù)期達(dá)成的目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。

2.擬定會議議程：根據(jù)會議主題和目標(biāo)，合理安排會議議程，包括會議議題、討論時(shí)間、休息時(shí)間等。

3.確定參會人員：根據(jù)會議議題，邀請相關(guān)部門和人員參會，并確保參會人員具備相關(guān)知識和決策權(quán)。

4.通知與提醒：提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，并在會議前進(jìn)行提醒。

二、會議召開

1.會前簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進(jìn)行簽到，確保會議出席情況。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員，明確會議紀(jì)律。

3.會議討論：按照議程安排，逐一討論會議議題，主持人應(yīng)引導(dǎo)討論，確保會議有序進(jìn)行。

4.會議決策：針對討論議題，形成決策意見，并由主持人匯總。

5.會議總結(jié)：主持人對會議討論和決策情況進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

三、會議記錄與紀(jì)要

1.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要：根據(jù)會議記錄，整理會議紀(jì)要，明確會議決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.發(fā)布會議紀(jì)要：將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便跟蹤落實(shí)。

四、會議后續(xù)工作

1.跟蹤落實(shí)：各部門根據(jù)會議紀(jì)要，按時(shí)完成相關(guān)工作任務(wù)，并向會議部門匯報(bào)進(jìn)展情況。

2.反饋與評估：會議部門收集會議效果反饋，評估會議決策的落實(shí)情況，為今后會議提供改進(jìn)依據(jù)。

五、會議資料的歸檔與保管

1.會議紀(jì)要、簽到表等相關(guān)資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，并按照規(guī)定期限進(jìn)行保管。

2.會議資料涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，并在最短時(shí)間內(nèi)由會議負(fù)責(zé)人審批通過。

2.會議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式，及時(shí)發(fā)送給所有參會人員以及相關(guān)執(zhí)行部門。

3.對于重要會議紀(jì)要，應(yīng)確保傳達(dá)至每一位相關(guān)人員，確保每位員工了解會議決策內(nèi)容。

二、責(zé)任分配與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確指出每一項(xiàng)決策的具體執(zhí)行責(zé)任人，并設(shè)定明確的完成時(shí)限。

2.各責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，并開始執(zhí)行。

3.對于跨部門的決策，應(yīng)由相關(guān)部門協(xié)同合作，確保決策的有效執(zhí)行。

三、進(jìn)度監(jiān)控與匯報(bào)

1.會議部門應(yīng)建立會議決策跟蹤機(jī)制，定期監(jiān)控決策的執(zhí)行進(jìn)度。

2.各責(zé)任人在執(zhí)行過程中應(yīng)定期向會議部門匯報(bào)進(jìn)展情況，對于遇到的困難和問題應(yīng)及時(shí)溝通，尋求解決方案。

3.會議部門應(yīng)將跟蹤進(jìn)度匯總，并向管理層報(bào)告，確保決策層的及時(shí)了解。

四、落實(shí)評估與反饋

1.對于完成的決策事項(xiàng)，會議部門應(yīng)組織相關(guān)人員對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，確保決策目標(biāo)的達(dá)成。

2.評估結(jié)果應(yīng)反饋給相關(guān)責(zé)任人和部門，作為工作改進(jìn)的依據(jù)。

3.對于未按期完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，并重新設(shè)定完成時(shí)限。

五、持續(xù)改進(jìn)

1.會議部門應(yīng)定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的問題和建議，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善會議管理制度。

2.通過定期的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高員工對于會議紀(jì)要重要性的認(rèn)識，增強(qiáng)執(zhí)行力度。

3.根據(jù)實(shí)際執(zhí)行情況，調(diào)整會議流程和管理措施，以提高會議紀(jì)要的執(zhí)行效率和效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向會議部門提出會議室使用申請。

2.申請內(nèi)容應(yīng)包括會議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)備等，以便會議部門進(jìn)行合理安排。

3.會議部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會議室分配，確保資源合理利用。

二、會議室使用

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時(shí)間進(jìn)行，不得提前占用或延遲歸還。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，并在會議結(jié)束后將垃圾帶走。

3.使用會議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如遇設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)向會議部門報(bào)告。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會議室設(shè)備使用前，相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行簡要培訓(xùn)，確保熟練操作。

3.如需額外設(shè)備或技術(shù)支持，應(yīng)提前向會議部門申請，確保會議順利進(jìn)行。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)采取必要的安全措施，如防火、防盜等，確保會議安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置保密文件柜，用于存放會議資料，避免泄露敏感信息。

3.參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內(nèi)容及相關(guān)資料。

五、會議室服務(wù)

1.會議部門應(yīng)提供專業(yè)的會議服務(wù)，包括會場布置、茶水供應(yīng)等。

2.會議期間，會議服務(wù)人員應(yīng)保持隨時(shí)待命，確保及時(shí)解決突發(fā)問題。

3.會議結(jié)束后，會議部門應(yīng)對會議室進(jìn)行清潔和整理，為下次會議做好準(zhǔn)備。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，會議部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告等處理。

2.嚴(yán)重違反規(guī)定，導(dǎo)致設(shè)備損壞或會議延誤的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

3.會議部門應(yīng)定期對會議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高員工的遵守意識。

第五章附則

一、本管理制度解釋權(quán)歸酒店會議部門所有。

二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)