檔案管理標準流程檔案管理標準流程篇一目的：本制度的目的在于加強公司檔案管理，規范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。同時，提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。適用范圍：本制度適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。術語和定義：1.檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2.檔案管理：指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等活動。職責：1.綜合部：負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理。建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況。收集、整理、分類、鑒定、統計、保管公司的檔案和其他資料。負責公司檔案的利用和銷毀管理，監控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全。提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通。負責組織研究和培訓檔案管理辦法、使用知識。2.其他各部門相關人員：負責在工作變動時，做好或協助移交工作，并及時通知綜合部。向綜合部移交合同或文件資料原件或復印件。負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔。財務部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料。3.各部門主管人員：批準對自己部門資料或合同復印件的處置。4.各部門經理/副總：負責對檔案管理監督檢查報告的審批。工作程序：1.檔案資料的收集：各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，并編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，并編制《移交目錄》每季度向綜合部移交。歸檔范圍及移交時間。檔案資料的標識：綜合部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見公司檔案管理規定。檔案資料的日常管理：電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放于檔案室指定電腦硬盤內或制作專門光盤進行編號保存。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。文件資料和合同應按照編號順序存放于文件盒中，并加以標識，整齊排放在文件/檔案柜中。在檔案借閱時，應履行借閱手續，填寫《檔案借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內使用，不能帶出公司。如果必須帶出公司查閱，需要相關領導批準。一般情況下，檔案外借只借復印件。如果需要借原件，必須經過總經理批準。在歸還檔案時，必須當面點交清楚。如果發現遺失或損壞，應立即報告直接上級。借閱檔案用完后，應及時歸還。如果超過借閱時間，需要重新辦理手續。借檔人必須愛護檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞。在檔案銷毀時，必須寫申請銷毀報告，編制銷毀目錄，報部門經理和部門分管副總鑒定，最后報總經理的批準，方可銷毀。執行銷毀任務時，必須由綜合部人員監銷，監銷人不得少于兩人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和部門經理和總經理的批準手續文件，一并存檔永久保存。檔案資料的歸檔范圍包括公司對外發出的公文、公司收到的公文、本公司與其他單位來往的文書及權益文書、公司領導的批示、指示、重要的會議材料、反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等、公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料、本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料、本公司發布的各類廣告、宣傳材料、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等、外出公務活動所獲得或形成的檔案資料、財務檔案資料、各種實物檔案、其他具有利用和保存價值的文件資料。歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批復、復印本和正式稿和附件等必須齊全。1.一般資料應存檔一份原件，重要文件和高使用率文件可存檔兩份原件。經辦部門可根據需要留存復印件或影印本。如果原稿需要由經辦部門保管，應經總經理批準后妥善保存，綜合部則歸檔影印本。2.聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者。歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。3.子文件應與相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并備份電子文件存儲設備信息。4.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，并保持完好無損。5.即時歸檔的文件包括公司規定的密級文件、重要文件、合同、協議書等正本及過程資料、公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料、其他認為需要即時歸檔的資料。定期歸檔的文件應在每月底前整理歸檔當月文件，每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司綜合部。電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸，一般電子聲像檔案應定期完成，每年3月底前必須向綜合部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集。6.部門內檔案交接時，需填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤后簽字，綜合部見證。檔案移交公司的流程包括經辦部門檢查文件或檔案、編制移交清單、綜合部查收案卷與文件并核對檔案清單、移交雙方在移交清單上簽字并各保存一份。7.檔案應按類別賦予統一名稱，并參照《檔案分類編號表》進行編號。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。d)行政中心負責對檔案分類及編號進行增補和修訂，但任何部門和個人不得隨意修改。e)為方便查閱，建立《檔案目錄》存于案卷盒內。檔案管理標準流程篇二1、總則1、1為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發展和經營服務，特制定本制度。1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種文字圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、3公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務。1、4公司的檔案工作實行統一領導、分級管理的方式，共同維護檔案的完整與安全，便于公司在經營中的借鑒和利用。1、5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。2、檔案管理的機構與職責2、1公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統一歸檔的原則。2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進行指導、監督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔案資料。公司各部門負責人均應指定專人（兼職檔案員）負責收集、保管本部檔案資料并督促其及時歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應保持相對穩定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。2、5檔案工作人員出現工作變動或離職時，應將其經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷毀。2、6所有檔案工作人員應忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守公司秘密，不得向無關人員泄露檔案內容。3、檔案管理3、1檔案的歸檔3、1、1公司應歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業務檔案、財務檔案、設備儀器檔案、生產技術資料檔案和基建項目檔案等。3、1、2對于應當立卷歸檔的材料，各部門須按照規定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室負責整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3、1、4公司各部門（人力資源部除外）的檔案工作人員應于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。3、2檔案保管3、2、1公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。3、2、2檔案管理員應做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關部門的檔案工作人員應配合檔案管理員進行。3、2、3檔案工作人員應做好案卷的準確、及時歸檔，并根據檔案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。3、2、4檔案工作人員應參照國家的規定和公司＜保密制度＞，對檔案資料進行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經批準后執行。3、2、5所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見＜保密制度＞。3、2、6檔案工作人員應注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。3、2、7對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關規定執行。3、3檔案的查閱、借閱3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時，應嚴格辦理查閱（借閱）手續，由檔案管理員對查閱（借閱）人、所查閱檔案名稱、查閱（借閱）時間和歸還時間進行詳細登記。3、3、2查閱（借閱）密級檔案時，如查閱人為＜保密制度＞中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫＜檔案查閱（借閱）申請單＞，經檔案管理員審核，批準人審批后方可進行查閱（借閱）。公司員工不得查閱（借閱）檔案內容與本身工作無關的檔案。3、3、3檔案查閱（借閱）的批準權限：普通檔案由辦公室主任審批；秘密級檔案由行政總監審批；機密級檔案由總經理審批，絕密級檔案由董事長審批。3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴禁公司員工未經允許私自對檔案資料進行復印和復制，否則將按照公司＜保密制度＞的有關規定予以處罰。3、4檔案的銷毀3、4、1對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期銷毀。銷毀前，檔案管理員應將銷毀檔案3、4、2清單上報辦公室主任，經辦公室主任審核，報批準人批準后，方可銷