目次1總則 352術語 363基本規定 384建設電子文件的形成 404.1創建與保存 404.2文件分類 415建設電子文件的歸檔 435.1歸檔范圍 435.2歸檔文件格式 435.3捕獲和固化 435.4整理 475.5歸檔要求 475.6檢驗 476建設電子檔案移交和接收 496.1建設電子檔案的移交 496.2建設電子檔案的接收 497建設電子檔案的保管 507.1存儲與備份 507.2遷移 507.3安全保護 507.4鑒定銷毀 508建設電子檔案的利用 521總則1.0.1為適應我國建設行業信息化發展的要求，規范建設電子文件的形成、歸檔，以及建設電子檔案的管理，確保建設電子文件與電子檔案的真實、完整、可用和安全，維護歷史記錄完整，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管，促進建設檔案信息資源的有效開發利用，制定本規范。此既是制定本規范的目的，也是制定本規范的指導思想。1.0.2本規范適用于城鄉規劃、建設及其管理活動形成的建設電子文件和電子檔案的管理。凡從事城鄉規劃、建設及其管理活動，產生、保管、利用建設電子文件和電子檔案的單位都應執行本規范，并按本規范的規定對建設電子文件和電子檔案進行全程管理。1.0.3建設電子文件歸檔與電子檔案管理除執行本規范外，尚應執行現行《城市建設檔案著錄規范》GB/T50323、《建設工程文件歸檔規范》GB/T50328、《城建檔案業務管理規范》CJJ/T158、《建設電子檔案元數據標準》CJJ/T187等標準規范的規定。

2術語2.0.1建設電子文件electronicconstructionrecords建設電子文件主要包括建設系統業務管理電子文件和建設工程電子文件兩大類。其中建設系統業務管理電子文件主要產生于建設系統各行業、專業管理部門(包括城鄉規劃、城市建設、村鎮建設、建筑業、住宅房地產業、勘察設計咨詢業、市政公用事業等行政管理部門，以及供水、排水、燃氣、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環衛、公共客運、規劃、勘察、設計、抗震、人防等專業管理單位)；建設工程電子文件產生于工程建設活動中，主要包括工程準備階段電子文件、監理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件。2.0.11電子文件管理系統electronicrecordsmanagementsystem電子文件管理系統主要負責從各業務系統中對電子文件的識別、捕獲，維護文件之間、文件與業務之間的各類關系，并支持文件存儲、維護、利用和處置等進行管理和控制活動的信息系統。其也可以輔助管理非電子的實體文件的管理。如，建設工程文件歸檔管理系統等。電子文件管理系統是電子文件從業務系統遷移到城建檔案信息管理系統的中介和橋梁，是電子文件全過程管理的一環。2.0.12業務系統businesssystem業務系統是用于支持單位業務工作開展，并形成電子文件的管理系統，既包括常用的辦公自動化系統、電子商務系統、財務管理系統等，也包括城市規劃管理系統、建設工程管理系統等專門、專業系統。2.0.14形成是電子文件管理流程的源頭，形成過程中可產生電子文件的內容、結構和背景信息，以便被建設電子文件管理系統捕獲。2.0.22封裝encapsulate封裝形成的數據單元稱為封裝包。封裝包的數據結構稱為封裝格式。在封裝過程中，電子文件本身及其內容、結構、背景信息成為數據，封裝將這些數據和元數據打包在一個結構規范的信息包中。在封裝包中，數據和元數據在邏輯上既是結合的，又是相互獨立的。當數據發生變化時，元數據可以記錄這些變化，同時元數據本身也可以變化。2.0.30電子簽名是指數據電文中以電子形式所含、所附，用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。其常見的表現形式是電子簽章。電子簽章是利用圖像處理技術將電子簽名操作轉化為與紙質文件蓋章操作相同的可視效果，同時利用電子簽名技術保障電子信息的真實性和完整性以及簽名人的不可否認性。2.0.31城建檔案信息管理系統是城建檔案管理機構以正確且長期有效的方式存儲、管理電子文件并提供利用的軟件信息系統。

3基本規定3.0.1電子文件的形成是文件生命周期的開始，電子文件形成單位應遵循電子文件形成的特點及規律，按照文件生命周期管理原則和文件管理部門的要求，結合本單位信息化建設、業務工作和檔案工作的實際情況開展電子文件的管理工作，并保障電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。3.0.2電子文件形成單位應應用電子文件管理系統，實現本單位業務管理系統和城建檔案信息管理系統之間的銜接，確保實現電子文件自形成到歸檔、保管、利用的全過程管理。3.0.3電子文件形成單位的檔案機構應承擔監督和指導本單位業務管理電子文件的形成、捕獲、積累、整理和歸檔以及定期向當地城建檔案管理機構移交的職責。3.0.6城建檔案管理機構應加強對電子文件全過程指導，尤其要加強前端控制。前端控制就是把一切需要和可能在文件形成階段，甚至文件形成以前實現的檔案管理功能盡量提前到這些階段進行。前端控制是實現電子文件全過程管理的重要保障，是全面、系統、優化思想的集中體現；是確保電子文件真實、可靠、完整、安全、長期可讀的有效策略；也是優化管理功能，提高管理效率的科學理念。3.0.7建設電子文件的安全技術措施主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。具體應該包括以下方面：1建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制。2設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等。3對電子文件采用防寫、防錯漏和防調換的措施。4采取電子簽名、電子簽章等簽署技術措施防止非法篡改。

4電子文件的形成4.1創建與保存4.1.5保證電子文件的安全需要相關技術的支持和保障，比如目前使用得比較廣泛的電子簽名技術、文件加密技術、電子水印技術等。4.1.6電子文件長期保存的目標要求：1保存電子文件的比特流。通過對電子文件存儲介質的保護和遷移，確保存儲其中的物理數字文件信息能被準確完好地讀出；2保存電子文件的出處/來源。電子文件的出處能證實該信息的來源和歷史，有助于確認該信息是真實、完整和可信的；3保存電子文件格式與處理信息。通過保存有關電子文件的編碼、格式、標記、結構、壓縮、加密等方面的及技術方法信息，確保能夠識別和解析電子文件的內容；4保存電子文件的管理手段。包括：電子文件的內容校驗、身份認證、版本演變、知識產權管理機制、信息安全管理機制等。這樣做的目的是為了確保能可信、可靠和合法鑒別、使用被保存的電子文件。電子文件長期保存的最終目標是能夠證明當前保存的電子文件能夠真實地還原原始的電子文件信息，也就是保證歸檔電子文件的真實性。4.2文件分類4.2.3電子文件形成單位可選擇采用下列方法設置電子文件分類方案：1對業務管理電子文件，可綜合運用年度、內設機構、主題等特征，按照圖4.2.3-1所示的層級結構，采用年度—機構—主題方法設置分類方案；或采用機構—年度—主題等方法設置分類方案；圖4.2.3-1業務管理電子文件分類方案層級結構2對工程電子文件，可運用參建單位、文件類別、分部分項、專業等特征，采用圖4.2.3-2所示的層級結構，按建設工程—文件類別—單位工程—分部（子分部）—分項的邏輯方法設置分類方案。圖4.2.3-2工程電子文件分類方案層級結構對電子文件分類方案中的每個層級應進行命名，命名時應根據層級內電子文件內容和業務特征提煉出類名，類名一般不應超過30個字。

5建設電子文件的歸檔5.1歸檔范圍5.1.1電子文件形成單位，包括各業務管理部門和工程建設單位。各業務管理部門應根據本單位業務范圍和工作性質，制定本單位電子文件歸檔范圍和保管期限表。建設工程電子文件形成單位，如建設、勘察、設計、施工、監理等單位，應按照建設工程電子文件的歸檔范圍《建設工程文件歸檔規范》制定建設工程電子文件的歸檔范圍和保管期限。城建檔案館應制定《向城建檔案館移交的業務管理檔案范圍》，明確各業務管理部門向城建檔案館移交的檔案內容和范圍。5.2歸檔文件格式5.2.1圖形文件通常指竣工圖文件，有條件的應采用CAD等繪圖軟件形成的dwg格式，同時轉換成PDF格式并歸檔。5.3捕獲和固化5.3.1在捕獲文件時一并要捕獲與文件相關的元數據，具體要求如下：1注冊和管理所有電子文件；保證這些文件與分類表、一份或多份文件夾相聯系；集成產生這些文件的應用軟件；驗證和控制元數據進入。2控制有關電子文件的內容，包括定義其結構的信息、保持其結構完整的信息（比如，所有的電子郵件信息和附件的原件，或一個網頁及其鏈接）；有關電子文件的信息，如文件名稱；有關文件元素的創建數據和文件元數據；有關文件在何處產生、創建和聲明的內容，如電子文件的經營過程和制作者、創作者；有關產生文件的應用程序，包括其版本。3在系統結構方面詳細說明所有元數據元素的捕獲，并且使它們一直保持與電子文件的緊密聯系。4確保經選擇的電子文件元數據的內容只能被管理人員或經批準的人員更改。5支持將同一份沒有非電子副本的電子文件分配到不同文件夾中的能力。6自動提取元數據，支持在電子文件登記方面的自動化協助工作。這些電子文件包括:辦公文件（如：Word文件）；沒有附件的電子郵件，包括發送的和接收的；傳真，包括發送的和接受的。7用元數據記錄文件登記的日期和時間。8確保每份登記了的文件都有一個可見的登記條目。9必須在以下方面記錄更詳細地描述元數據和其他元數據。1）登記的時間或處理的過程。2）當一份文件擁有一份以上的版本時，允許用戶選擇至少以下一種方式：一份登記了若干版本，將所有版本集合為一份的文件；一份只登記了一個版本的文件；一份登記了若干版本，每個版本都作為獨立一項的文件。3）為電子文件歸類決策提供自動化的支持，這些不同手段如下：為用戶制作唯一分類表；為每個用戶存儲一個關于用戶最近使用過文件的清單；提示用戶其最近使用最多的文件；提示用戶與其正在使用電子文件相關的文件；提示用戶來自文件元數據元素的文件，如：用于文件標題的關鍵字；提示用戶來自文件內容的文件。4）允許一名用戶將已完成的捕獲過程傳輸給另一個用戶。5）對于有多個成分組成的電子文件，能夠將這些文件視為一份單一、不可分割的文件進行處理，保持文件多個成分間的關系；保持文件的結構完整；支持不久將進行的集成恢復、展示、管理。6）支持在登記電子文件方面的自動化輔助功能，自動提取足夠的元數據，給不同種類的文件。5.3.2捕獲過程中應注意下列問題：1記錄重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。2當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。3如果正式文件是紙質的，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留。4對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防丟失。5對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。6對用掃描儀等設備獲取的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。7對計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據。8對用視頻或媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。9對用音頻設備獲取的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。10對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時應連同專用軟件一并收集。11計算機系統運行的信息處理等過程涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。12對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。定期制作電子文件的備份。5.4整理5.4.3電子文件形成單位的業務系統應設置歸檔整理功能，城建檔案管理機構宜提供整理電子文件的數據組織方式、信息交換方式進行整理。5.5歸檔要求5.5.6電子簽名的使用應符合《中華人民共和國電子簽名法》中對電子簽名本身及電子文書的各項規定和要求。電子簽名格式應符合現行國家標準GB/T25064《電子簽名格式規范》的要求，數字證書應符合現行國家標準GB/T20518《數字證書格式》的要求，時間戳應符合國家標準GB/T20520《時間戳規范》的要求。建設電子文件的形成單位和個人，應采取可靠的安全防護技術措施，保證建設電子文件簽名的真實性、完整性。建立對電子簽名操作人員可靠的身份識別與權限控制。對電子簽名采取防止非法使用的措施。捕獲符合安全要求的審計跟蹤數據。5.6檢驗5.6.3檢驗電子文件的內容時，宜采用驗證電子簽章合法性的方法，辨別電子文件內容的真實與否。

6建設電子檔案移交和接收6.1移交6.1.4對改建、擴建和維修工程，特別是地下管線維修改造工程，建設單位在竣工驗收前應當組織監理單位、設計單位、施工單位、竣工測量單位，對各自產生的收集匯總好的工程電子文件進行驗收，并按本規范要求，向城建檔案管理機構移交一套電子檔案。6.2接收6.2.1城建檔案管理機構在接收電子檔案時，應按照要求以及本規范5.6有關電子文件檢驗內容和項目要求，對電子檔案逐一驗收，檢驗合格率應達到100％，否則，應退回移交單位重新制作，并再次對其進行檢驗。

7建設電子檔案的保管7.1存儲與備份7.1.7完全備份是對整個系統進行完全備份，包括系統和數據。差異備