文件名稱云南企業工程項目部文檔管理制度版號：編制人黃仙明審核人楊堂平同意人喻源勇公布單位云南龍湖頁數共9頁公布日期9月16日生效日期10月1日目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1目標 22適用范圍 23實施管理制度項目： 24、引用文件 25、管理標準 25.1工程資料 25.2工程各參建單位資料 26、管理職責 36.1工程部 36.2項目經理 36.3項目內業工程師 37、管理內容 37.1建設工程檔案分類及保管期限 37.2建設工程檔案架構及移交銷毀 47.3施工圖說版本管理 47.4項目工程文檔流轉管理 57.5項目工程檔案歸檔要求 57.6項目工程檔案管理交底 67.7項目工程文檔用章管理 77.8項目其它管理臺帳用電子表格 78、附件 71目標規范云南企業各項目標工程紙質檔案管理。在集團公布建設項目工程檔案管理制度（）后，針對云南企業實際情況梳理云南企業工程項目部文檔管理制度。對云南企業工程部及項目部內業工程師提供文檔管理指導。2適用范圍適適用于云南企業各區域工程項目紙質檔案（包含文檔、圖紙、圖說資料等）收發、流轉、歸檔、立案、查閱、銷毀等文控管理步驟。云南企業處于初成立階段，各項目開發實施過程中，如包含不在昆明市城區開發項目，因其項目所在地特殊性要求，可參考本制度梳理其對應管理制度。3實施管理制度項目：云南地域企業全部在建項目、后期開發項目均需根據最新云南企業工程項目部文檔管理制度進行調整和完善。4、引用文件4.1云南省工程建設地方標準（DBJ53/T—44—）4.1四川省建設工程文件歸檔技術管理要求川建發〔〕158號；4.2建設工程施工質量驗收規范實施指南（第二版）；《昆明市建設電子文件和電子檔案管理規范》4.3《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328—）4.4龍湖集團建設項目工程檔案管理制度（）。5、管理標準5.1工程資料工程資料應隨工程進度同時搜集、整理并按要求移交或歸檔。5.2工程各參建單位資料工程各參建單位應確保各自資料真實、有效、正當和齊全，不得隨意對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失。6、管理職責6.1工程部從職能角度，組織和當地建委、城建檔案館溝通聯絡，明確當地建設工程檔案管理相關要求，組織協調辦理項目檔案進館前置工作；對工程項目部文檔管理進行指導、監督和檢驗。6.2項目經理作為項目工程實施及現場管理責任人，組織開展項目工程檔案管理工作，幫助項目內業工程師各項工程檔案資料管理工作順利進行。6.3項目內業工程師作為項目工程檔案管理實施者，負責項目開發建設全過程檔案資料（含圖紙）搜集、整理、歸檔工作，并監督、檢驗施工、監理單位對所負責項目標工程資料編制、整理、歸檔工作；在總包及監理單位進場后30天內依據項目文檔管理制度進行文控交底，工程完工驗收后，在要求時間內組織參建各方進行完工資料（含完工圖）移交及工程實施全過程資料銷毀工作。7、管理內容7.1建設工程檔案分類及保管期限7.1.1建設工程檔案分類7.1.2建設工程檔案保管期限按《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328—）要求，建設工程文件保管期限分為永久、長久、短期三種期限。永久是指工程檔案需永久保留。長久是指工程檔案保留期限等于該工程使用壽命。短期是指工程檔案保留20年以下。7.2建設工程檔案架構及移交銷毀7.2.1實際工作中建設方項目部內業工程師工程檔案搜集、整理、歸檔、移交及銷毀關鍵有19類,按《建設工程文件歸檔整理規范》（GB/T50328-）要求，工程完工驗收后三個月內將工程完工資料移交城建檔案館。7.2.2建設方項目部內業工程師搜集、整理、歸檔工程檔案，在項目完工立案后，按要求進行移交。移交要求外包含項目實施過程中其它工程檔案，項目部須依據本項目具體情況，確定其處理方法，以“工作聯絡單”形式報OA審批后，按定稿處理方法實施。7.2.3項目工程檔案銷毀前，必需有審批經過銷毀清單。銷毀時，須有企業檔案室檔案管理員或工程部內業工程師現場監銷。為確保相關機密，對銷毀工程檔案必需化為紙漿或焚燒，嚴禁出賣和作它用。建設單位項目文檔架構及移交銷毀一覽表具體詳見附件1。注：除完工資料移交外，項目工程部還需完善工程實物移交。實物移交時所包含移交事項（含配套鑰匙、使用說明書、協議、維修聯絡人等），要求進行逐項點交，移交完成，移交各方完善簽章手續。簽章手續完善實物移交清單在項目當期完工交房后30天內抄送企業檔案室及工程部備份，實物移交要求及模板參考項目物業承接查驗管理制度。7.3施工圖說版本管理在項目實施過程中，項目內業工程師應注意圖說資料版本控制，尤其是出現局部更新及替換版本時，應通知相關分供方（監理單位、施工單位），收回作廢圖紙，發放新圖。作廢圖紙，應在其封面加蓋作廢章（作廢章由云南企業工程部統一制訂模板并由行政部統一刻制），并明確作廢時間和替換版本，在適宜時間，統一銷毀，圖紙銷毀前必需以“工作聯絡單”形式報OA審批經過后，按定稿處理方法實施。項目施工圖說版本更新通知詳見附件2。項目部施工圖設計結果確定表詳見附件3。7.4項目工程文檔流轉管理7.4.1管理步驟

7.4.2文檔提交標準模板、提交數量、時間、流轉步驟詳見附件3。7.4.3文檔編號文檔編號應遵照簡練、易懂標準。在項目實施過程中，項目內業工程師應明確項目各類文檔編號實施者，嚴禁重號、漏號、占號情況出現，工程部資料編號標準詳見附件4。7.4.4項目內業工程師須對項目建設過程中需流轉文檔（含圖紙）收發進行收發登記，并形成電子臺賬，對文檔（含圖紙）流轉建立文檔流轉電子臺賬，方便立即跟蹤、催辦文檔流轉，使文檔流轉處于受控狀態，文檔及圖紙電子流轉跟蹤表詳見附件5。7.5項目工程檔案歸檔要求項目實施過程中，建設單位、施工單位、監理單位應根據《建設工程施工質量驗收規范實施指南》（第二版）及各區域建委、檔案館要求，搜集、整理、歸檔各類工程檔案。建設方項目部內業工程師應定時按規范及檔案館相關完工資料相關要求進行檢驗和搜集，確保項目建設過程中工程檔案和現場實施進度同時，并確保完工資料處于受控狀態，完工資料過程中搜集管理措施詳見附件6。7.5.1工程檔案歸檔要求分項規范要求案卷檔案柜內案卷根據19大類資料依序擺放整齊案卷檔號連貫，案卷題名規范、完善、合理卷內目錄卷內目錄信息（序號、責任者、文件編號、文件題名、歸檔日期、頁次）完善組卷分類組卷，整齊、有序卷內文件卷內歸檔編號連貫，歸檔資料按次序放置卷內歸檔文件及附件搜集完善卷內歸檔文件及附件簽字（手簽）、簽章完善（鮮章）文件排列有序（按建設步驟前后次序排列）卷內文件和卷內目錄一一對應卷內文件借閱統計/標注完整卷標及卷內目錄用表詳見附件7。7.6項目工程檔案管理交底7.6.1交底對象1）項目工程部全部組員：由項目部內業工程師在項目部成立后，向項目工程部全體組員就本項目標文檔管理制度進行交底。2）項目運行團體組員：由項目部內業工程師在項目部成立后，向項目運行團體各職能工程師及經理就本項目標文檔管理制度進行交底。3）總包施工單位、監理單位：由項目內業工程師在項目總包施工單位、監理單位進場后30天內，對總包施工單位、監理單位進行文檔管理交底，交底紀要需在項目內業工程師處存檔立案。4）分包施工單位：分包施工單位進場后一周內，項目監理單位對其進行文檔管理交底,建設單位內業工程師負責監督，交底紀要由甲方內業工程師歸檔。7.6.2交底要求①總包施工單位項目經理、技術責任人、預算人員、資料員及監理單位項目總監、總監代表、資料員必需參與項目部組織項目工程檔案管理制度交底。交底會議紀要抄送工程部立案。②分包施工單位項目經理、預算人員、資料員必需參與項目監理單位組織項目工程檔案管理制度交底,交底會議紀要抄送項目部立案。7.6.3項目工程檔案管理分供方交底內容詳見附件8。7.7項目工程文檔用章管理取消項目章，需用公章項目文檔須嚴格根據云南企業用章管理措施操作；工程部可集中申請印制各項目功效性用章，圖紙作廢章、文檔流轉時效一覽表用章，由項目內業工程師統一保管，未經許可不可外借使用。7.8項目其它管理臺帳表格管理臺帳表格詳見附件9。8、附件附件1：云南企業建設單位項目文檔架構及移交銷毀一覽表(）附件2：