辦公室業(yè)務(wù)培訓(xùn)講座主講人羅求實：黨辦校辦主任、副教授講授時間2021年5月20日一、辦公室及其辦公室工作〔一〕辦公室涵義※泛指辦公的場所※指各級政府部門及企事業(yè)單位下轄的主管某一專項工作的行政機構(gòu)※指各類機關(guān)、團體企事業(yè)單位中協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理本單位日常工作、為領(lǐng)導(dǎo)及整個組織提供輔助性或支持性工作的專門機構(gòu)。〔二〕辦公室的地位※中心地位指揮中心：代表領(lǐng)導(dǎo)處理全局性問題，指揮、控制整個機關(guān)工作的中心信息中心：各種信息的交匯點和集散地※窗口地位：是總進出口※樞紐地位：溝通上下，協(xié)調(diào)左右，聯(lián)系各方〔三〕辦公室的作用※參謀作用：做好調(diào)查研究工作；對文稿提出擬辦意見；對會議提出建議意見※助手作用：協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)承辦各項事務(wù)；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好各種決策的布置和催促檢查工作※效勞作用：為領(lǐng)導(dǎo)效勞；為同級兄弟單位效勞；為下級單位和人民群眾效勞※耳目作用：掌握信息、傳遞信息、反響信息〔四〕辦公室工作※根本任務(wù)●組織協(xié)調(diào)〔領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、具體事務(wù)協(xié)調(diào)〕●督辦檢查〔對上級、對本級、對下級〕●調(diào)查研究〔宏觀、微觀〕●會務(wù)工作〔會前、會中、會后〕●安排領(lǐng)導(dǎo)活動〔出席會議、參觀訪問、調(diào)查研究、檢查指導(dǎo)、外事工作〕●文書立卷與歸檔●信訪接待〔接待日制度〕●機要通信〔機要件處理〕●公務(wù)接洽〔對上級、同級、下級〕●印信管理〔印章、介紹信〕●情況綜合〔工作情況、編寫大事記載〕●信息處理〔信息聚集〕●起草文稿〔擬公文、寫講話稿、編簡報〕●文書處理〔收文處理、發(fā)文處理、文書管理〕●交辦的臨時任務(wù)※辦公室工作特點●服從性〔服從組織、領(lǐng)導(dǎo)、工作〕●效勞性〔效勞對象廣、效勞內(nèi)容多〕●時效性〔及時、不確定、迅速〕●綜合性〔站在全局立場〕●廣泛性〔繁多、雜亂〕●機要性〔要守口如瓶、保密〕※辦公室工作的根本要求〔五個必須，六種意識)●必須堅持指導(dǎo)思想●必須講政治靈魂●必須圍繞中心大局●必須保持良好作風(fēng)●必須與時俱進、開拓創(chuàng)新●樹立學(xué)習(xí)意識●樹立開拓意識●樹立效勞意識●樹立效率意識●樹立鼓勵意識●樹立清正意識※辦公室工作方法●責(zé)權(quán)利統(tǒng)一法●驅(qū)動內(nèi)因法〔思想教育、關(guān)心關(guān)愛〕●彈鋼琴法〔協(xié)同作戰(zhàn)、統(tǒng)籌全局、緊抓中心、兼顧一般〕●調(diào)查研究法

二、辦公室主任及其工作〔一〕辦公室主任※是一種職務(wù)稱呼，是指為本機關(guān)本單位領(lǐng)導(dǎo)工作效勞的綜合辦事機構(gòu)和秘書工作機構(gòu)的負責(zé)人和行政首長。※主要職責(zé)●承辦職責(zé)：〔承辦同級領(lǐng)導(dǎo)層集體或個人交辦的事項；承辦上級辦公室部門交辦事項；承辦同級職能部門或下級單位轉(zhuǎn)辦的事項〕有主辦、會辦、轉(zhuǎn)辦、催辦等方式●參謀職責(zé)：順向參謀、逆向參謀、側(cè)向參謀●管理職能：文書管理〔秘書科、機要室、文印室、收發(fā)室檔案館等〕信息管理〔發(fā)布信息、收集信息〕●協(xié)調(diào)職責(zé)：縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部協(xié)調(diào)●領(lǐng)導(dǎo)指揮職責(zé)：執(zhí)行性指揮；應(yīng)變性指揮※工作特點●政治性●輔助性●效勞性●綜合性和全面性〔該管的要管，別人不管的也要管〕●機密性〔自己保密，催促別人要保密〕※工作原那么●實事求是原那么看問題要客觀全面；注重調(diào)查研究；理論聯(lián)系實際；加強性格修養(yǎng)●效率原那么準(zhǔn)確；及時；社會經(jīng)濟效益；長遠目標(biāo)與當(dāng)前任務(wù)結(jié)合●保密原那么〔看、知、聽、理、傳、說、記、帶都要注意〕※工作禮儀●儀態(tài)禮儀坐姿：根本坐式；

雙膝交疊式

雙腳斜放式腳掌交替斜放式握姿鼓掌揮手辭別姿勢●介紹禮儀口頭介紹：自我介紹；他人介紹；集體介紹名片介紹：事先做好準(zhǔn)備；重大社交活動要帶；陌生人不要太主動；接發(fā)時要用雙手；要有語言表示；要認(rèn)真閱看；放到適宜地方。●著裝禮儀著裝的TOP原那么時間〔Time〕目的〔Object〕場合〔Occasion〕地點〔Place〕●禮儀打禮儀：做好準(zhǔn)備〔內(nèi)容要點、筆紙等〕接通〔語氣、語言、時間〕話畢接禮儀：及時接；禮貌接；準(zhǔn)確接〔記錄who〔誰來電〕、whom〔找誰〕、what〔來電內(nèi)容〕、why〔來電原因〕where〔地點〕when〔時間〕；掛莫急移動禮儀：放置到位〔公文包里、上衣口袋〕遵守公德〔靜音或震動狀態(tài)、接聽要離席〕保證暢通重視私密〔號碼不要隨意告訴陌生人〕注意平安〔開車、加油站、坐飛機不能打〕節(jié)省話費三、辦公室主任日常工作〔一〕值班工作※主要內(nèi)容※根本要求●準(zhǔn)確。認(rèn)真做好值班記錄●嚴(yán)謹(jǐn)。端正態(tài)度，多動腦筋，細致周到●及時。及時處理、及時轉(zhuǎn)交、及時匯報●主動。接待接訪要熱情主動●保密。●帶班。堅持領(lǐng)導(dǎo)帶班制度●應(yīng)急。突發(fā)性事件處理※主要形式：●專職性值班。24小時●輪流性值班●值班●專職性與一般性相結(jié)合※工作制度●崗位責(zé)任制度●值班記錄制度●交接班制度●請示報告制度●平安保密制度●其他輔助性制度〔二〕印章管理※特點●法定性。合法機構(gòu)依法制發(fā)●權(quán)威性。是機關(guān)權(quán)威象征●效用性。※種類●正式印章●專用印章●套印章。專供印刷用●鋼印〔加蓋各種證件〕●手章●名章●截記〔“急件〞字樣等〕※式樣１９９9年國務(wù)院印發(fā)的?國務(wù)院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定?〔國發(fā)〔１９９９〕２５號〕●國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會團體的印章為圓形，中央刊國徽或五角星。自左而右環(huán)行。●國務(wù)院的印章，直徑６厘米●省、部級和國務(wù)院辦公廳、國務(wù)院各部委的印章，直徑５厘米●市、州、縣級印章，直徑４．５厘米●企業(yè)事業(yè)單位、社會團體的印章，直徑不得大于４、５厘米●鄉(xiāng)〔鎮(zhèn)〕人民政府的印章，直徑４．２厘米●印章所刊漢字，應(yīng)當(dāng)使用國務(wù)院公布的簡化字，字體為宋體。●國務(wù)院鋼印，直徑４．２厘米；其他單位鋼印，直徑不得大于４．２厘米，不得小于３．５厘米※刻制本單位〔部門〕申請上級單位批準(zhǔn)開具公函〔包括印章的名稱、式樣、規(guī)格〕當(dāng)?shù)毓膊块T辦理登記手續(xù)到指定地點制作※啟用發(fā)啟用印章通知※使用查領(lǐng)導(dǎo)批了沒有查用印內(nèi)容查用印登記沒有查蓋印是否正確〔齊年蓋月〕查材料留存沒有注意用印地點；不蓋空白章；“代章〞※停用到在指定地點封存或銷毀

〔三〕介紹信管理本卷須知：●注意審批程序●注意格式標(biāo)準(zhǔn)●嚴(yán)禁空白介紹信●嚴(yán)禁用信人自己填寫●注意蓋章〔四〕公文管理

〔五〕協(xié)調(diào)工作※特點●保證性〔目標(biāo)實現(xiàn)〕●非獨立性〔涉及多個因素或?qū)ο蟆场褡兺ㄐ浴苍敲磁c靈活結(jié)合〕※要求●要有把握全局的綜合素質(zhì)●要有承擔(dān)責(zé)任的勇氣〔敢抓、敢管、敢負責(zé)〕●要有良好的工作作風(fēng)〔眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、腦勤〕●要有良好的心理性格決定命運，心態(tài)改變命運。●要有良好的人際關(guān)系●要有多樣的方法和技能※類型●政策協(xié)調(diào)●方案協(xié)調(diào)●事務(wù)協(xié)調(diào)●辦文協(xié)調(diào)〔收文協(xié)調(diào)、發(fā)文協(xié)調(diào)〕●辦會協(xié)調(diào)〔時間地點人員協(xié)調(diào)、議題協(xié)調(diào)、會議紀(jì)要協(xié)調(diào)、議定事項落實協(xié)調(diào)〕●公務(wù)協(xié)調(diào)〔領(lǐng)導(dǎo)活動去還是不去？哪個去？〕●關(guān)系協(xié)調(diào)※本卷須知●捕捉有利時機●控制好自己情緒●語言運用得當(dāng)

心中有眼淚，眼中才會有彩虹。你不能改變天氣但可以改變心情你不能改變?nèi)菝驳梢赃x擇表情你不能支配他人但可以控制自己你不能件件成功但可以事事盡心〔六〕督查工作※特點●權(quán)威性●綜合性●間接性※內(nèi)容※方法〔會議、、簡報、專項、聯(lián)合、直接、間接、普遍、抽樣、跟蹤〕〔七〕會務(wù)工作※目前狀況●條件較好●會風(fēng)好轉(zhuǎn)●頻率太高●效率較低●不講程序※如何改進●加大投入，改善條件。●分工負責(zé)，協(xié)同作戰(zhàn)。●把關(guān)程序，提高效率。●降低頻率，縮小規(guī)模。●嚴(yán)格紀(jì)律，轉(zhuǎn)變會風(fēng)。〔八〕信息工作〔信息公開〕〔九〕公關(guān)工作〔十〕信訪工作※制度建設(shè)※突出重點※講求實效※渠道建設(shè)〔接待日活動、書記校長信箱等)〔十一〕調(diào)研與統(tǒng)計工作〔十二〕保密與保衛(wèi)工作〔十三〕后勤工作※辦公用品※車輛效勞※食宿效勞〔十四〕校友會工作

如何當(dāng)好辦公室主任認(rèn)識自我，善待人生“我們的外表布滿別人涂上的顏色，我們常把這些認(rèn)作自己。〞●辯證看待人生A.人生如天平

投入與產(chǎn)出的天平得與失的天平

放棄是一種智慧，缺陷是一種恩惠

B.辯證看待人生需要逆向思維●得失天平原理告訴我們要有平常心年青時，幸福是一件實物；成人了，幸福是一種狀態(tài)。其實幸福是一種心靈的領(lǐng)悟。

“兒子喜歡汽水，他只嘗甜味；父親愛喝咖啡，這里亦苦亦甜；爺爺要喝白開水，因為它極淡極淡。〞〔女作家尤今〕保持一顆平常心，每年做幾件事：一是每年去一次殯儀館二是每年要去看一次重病人三是每年要發(fā)怒一回四是每年要喝醉一次五是每年要感動一次六是每年要做一件幫助人的事改編版?再過二十年?：?最后論?正科副科，最后都一起嘮嗑；正處副處最后都歸在一處；正局副局最后都一樣結(jié)局；正部副部最后都一樣散步；總理副總理最后都一個道理；主席副主席最后都只占一席。

權(quán)力歌：“權(quán)是好，好在不言中，朝朝暮暮求者眾，人來人往手不空，謝謝主人翁；權(quán)是惑，惑在迷離中，假作真時真亦假，觥籌交錯酒當(dāng)空，酒散曲已終；權(quán)是假，假在過眼中，年年歲歲花相似，紅艷褪盡一場空，都付笑談中；權(quán)是貴，貴在仕途中，生老病死轉(zhuǎn)眼事，甘為清貧才輕松，來去一陣風(fēng)。〞●注重學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)再學(xué)習(xí)深入深入再深入學(xué)習(xí)型處室建設(shè)●想人之所想，施人之所欲

孔子說：“以富貴而天下，何人不尊；以富貴而愛人，何人不親。〞看到了別人的需要，你就成功了一半；滿足了別人的需求，你就成功了全部。一是按原那么、規(guī)矩辦事二是待人一視同仁三是辦事公開透明四是不帶成見，不感情用事●公正對人●中庸待人寬容待人，和而不同不偏不倚，公平正義剛?cè)嵯酀魍⑹?/p>

●寬容待人容人所長容人之短容人之錯容人不滿真正的錯誤是害怕犯錯誤。當(dāng)遭受許多批評時，下級往往只記住開頭的一些，其余就不聽了，因為他們忙于思索論據(jù)來反駁開頭的批評。〔英國行為科學(xué)家L·W·波特〕牢騷是改變不合理現(xiàn)狀的催化劑，只有在爭辯中，才可能誕生最好的主意和最好的決定。無磨擦便無磨合，有爭論才有高論。〔美國密歇根大學(xué)社會研究院〕不