燃氣集團會議管理制度第一章總則第一條為規范會議管理，理順會議程序，避免會議沖突，提高會議效率，保證會議質量，建立標準化的會議管理體系，建立健全決策機制，提升公司運營水平，特制定本制度。第二條本制度只用于燃氣集團本部及各成員企業。第二章會議分類第三條會議共分為四類：一類會議：集團總部批準的、以集團名義召開的，要求成員企業管理層和集團本部管理層參加的會議；二類會議：集團本部召開的，要求集團本部管理層參加的會議；三類會議：集團本部各部門召開的，要求有關部門人員召開的會議；四類會議：除以上三類會議以外的其他會議。第三章會議原則第四條會議有序。會議須有計劃性，且計劃執行和會議協調的優先級或規則均明確。第五條注重效率和質量。會議目的和議程明確，有會必議，議則必果，果則必踐，踐則必饋。會議規則清晰，會議計劃、會前籌備、會中控制、會后落實等規則明確。第六條降低成本。采取電話會議等遠程會議形式及郵件、電話溝通等非會議方式，以及合并同類會議、統籌安排等措施減少面對面會議的數量和頻率，降低會議成本。第四章權限及職責第七條集團行政部門根據自身定位，主要負責：1.制訂集團會議管理制度，并監督執行；2.根據會議分類，明確各部門會議計劃并統籌協調；3.制訂年度會議計劃，并協調、落實階段性會議計劃；4.協調或協助組織全局性會議；5.指導集團其他類別會議；6.創新和評估集團會議管理狀況，并持續改進；7.指導、培訓會議人員，提升會議管理水平。第五章會議管理第八條會議計劃1.會議計劃1.1年度會議計劃制定每年11月份，根據集團戰略績效主線關鍵節點計劃，結合各單位年度重大會議計劃及其他類別會議或培訓的計劃，經過充分溝通后，形成年度會議計劃。年度會議計劃每季度滾動修訂一次。1.2月度會議計劃制定每月25日前，根據年度計劃、集團主要領導的下月日程安排，結合集團本部各部門、各成員企業每月22日前上報的本單位會議或培訓計劃，經過充分溝通協調后，形成下月會議計劃。1.3周會議計劃制定每周周四前，根據月度會議計劃和集團主要領導下周日程安排，經過充分協調溝通后，形成下周會議計劃。在會議計劃內的，要填寫《會議登記表》。2.會議嚴格按計劃執行，一般不得調整；未列入計劃的會議，原則上不得召開。因各種原因，會議不能按計劃召開的，發起部門必須提前一天通過行政部取消會議。未經行政部同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。3.會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。因處置突發事件而著急的緊急會議不受本規定限制。第九條會議組織1.選擇會議形式選擇會議形式時，遵循“效果優先、兼顧成本”的原則。會議形式及適用范圍如下：面對面會議：可適用于全部會議的召集。電話會議：主要適用于無須與會者面對面溝通且無會議材料演示的各類會議。2.確定會議議程會議主題必須鮮明突出，會議要達成的成果要明確；會議議程設置必須與主題相一致，并利于導出會議成果；會議議程時間分配要合理有效，有充分的溝通和決策時間。3.落實參會人員對會議成果起到決定性作用的人必須劃入參會范圍，如：決策性會議有決策權的領導必須到會，協調性會議協調雙方代表必須到會，發布性會議則考慮與會人員覆蓋面是否足夠。避免無關人員或對會議貢獻不大者到會。明確主持人、各環節主要發言人、會議秘書等會議中的角色。4.發布會議通知會議通知內容需明確會議目的（會議輸出）、會議議程（議題）會議時間、地點、主持人、參會人員、參會要求、注意事項等內容。會議通知由會議召集單位起草，經本單位領導審核，報會議主持人批準后發布，并報會議管理部門備案。凡使用集團郵件系統的單位，必須利用郵件系統發布會議通知（會議邀請），以提高辦公效率。5.會議通知正式發布一類會議的通知至少提前3天發布。以集團郵件系統發布的、備期限超過一個月的一級重要會議的通知（會議邀請）須至少提前十天發布。二類會議至少提前2天發布會議通知。三類會議至少提前1天發布會議通知。會議主辦部門應提前到達會議會場（視會議規模等合理安排到場時間），按時清點人數，及時催請未到者，會前半小時加催與會領導。第十條會議資料和會務準備1.會議資料準備會議資料由會議發起方提供（明確發放及回收要求），交會議承辦方備發和回收。2.會議資源和會議服務協調會議資源指會議所需的場地、設施、設備、文具、茶歇、水果、紀念品、獎品等。會議服務包括會場布置、茶水服務、多媒體調試等服務。會議承辦部門對《會議登記表》所需的會議資源和服務進行確認。行政部對在會議室舉行的、一類會議提供會議服務，其他會議原則上實行自主服務（即由參會人員自理，行政部提供支持和配合）或由會議承辦方安排解決。第十一條會議進程管理1.會議簽到正式會議必須進行會議簽到。會議簽到由會議承辦部門派專人提前到會場負責簽到工作，并收集整理《會議簽到表》。2.會議主持會議主持人應遵守以下規定：主持人應不遲于會前10分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言，以確保議程順利推進及會議效率。屬討論、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。主持人應將會議議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。第十二條會議記錄公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員在會議進行期間必須全面記錄會議的內容，準確記錄參會人的意見，對結論性發言做重點記錄。會議記錄員要在會議結束24小時內整理好原始記錄，需要形成會議紀要的要在次日呈報總經理審核簽發，重要決議必須經所有參會人員閱讀簽字后存檔。第十三條會議決議、紀要1.會議紀要的發放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由行政部存檔備查。2.各部門的會議記錄，由本部門常設會議記錄員負責日常歸檔、保管，同時將一份副本送行政部統一歸檔備查。3.會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調閱應嚴格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關規定執行。第十三四條會議跟進1.會議形成的決議、紀要包括會議基本事項，重要結論，要采取的措施及落實舉措的單位和人員。2.會議決議、決策事項的會后跟進落實，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。3.會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準。4.凡會議議定事項涉及的部門，部門負責人要認真組織落實，承擔相應責任，并注意向主管領導匯報落實情況。第十五條會議紀律1、要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則贊助50元，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。如需請假需經會議召集人批準。無故缺席者，贊助100元。2、所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態。會議期間，所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關的動作。發現有以上情況者，一次贊助50元，成長10次。3、會議需要表決時，原則上采取少數服從多數的方法，特殊情況可集中，一經會議決議之事，應按期完成。管理級別未能兌現承諾的每次贊助100元。對于需要在會議上討論的問題，提前與會議發起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。第十六條附則：本制度由行政部負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關規定執行。

附件1:會議登記表模板會議登記表登記日期：申請單位會議主題會議須解決的問題會議時間及地點開始時間：預計結束時間：會議地點會議分級（）一類（）二類（）三類（）四類擬邀領導參會人員會務協助人員會議議程所需的會議資源和服務（）會議室（）筆記本電腦（）投影儀（）音響話筒（）電話會議設備（）會場布置（要求：）（）茶水服務（）多媒體調試服務（）其他：（需其他部門協助事項）費用總預算

附件2：會議簽到表模板燃氣集團會議簽到表時間：地點：會議議題：參會人員：序號部門職務應到人員姓名簽到（實到人員）簽到時間備注

附件3：會議費用預算模板燃氣集團會議費用預算表項目數量費用小計備注酒店費用房費餐費……會務費用背景或橫幅鮮花水果礦泉水茶歇……考察費用門票飲料……其他費用市內交通費用市外交通費用通訊費用……總費用經辦人：所屬部門：部門負責人：分管領導：總經理：

附件4：會議記錄模板燃氣集團會議記錄會議名稱會議時間會議地點出席人員缺席人員會議主持人記錄人主要議題發言記錄

附件5：會議室管理規定會議室管理規定一．目的為節約公司資源，提高各部門會議效率，保障會議室的正常使用狀態，行政人事部現面向公司內部實施會議室使用管理制度，具體事項如下。二．適用范圍本制度適用于公司會議室的管理與使用。三.權責使用規定：1.為了避免會議室使用時發生沖突，各部門如需使用會議室，需提前一天由向公司行政部提出申請，填寫會議室使用登記表，以便統一安排。2.各部門申請使用會議室時，需明確使用設備、使用時間、參加人數、以及與會后與行政部門檢查交接會議室的人員等3.臨時召開的緊急會議需要使用會議室時，要及時通知公司行政部并在會后完善登記4.如遇公司緊急及重要的會議，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調換的情況下，公司會議優先于部門會議，部門會議之間由部門之間本著重要、緊急優先的原則協商解決。5.按申請的先后順序使用。特殊情況下，經相互之間協商后可以調整使用順序。但行政部不負責協商，由使用者自行協調。6.部門及個人應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政部有權對會議室的使用權另作安排。7.部門及個人應按預約的時間內使用完畢，不許超時使用。如需延長使用時，請及時通知行政人事部，如在緊接的時間段內已安排了給其他部門或個人使用，超時使用的部門或個人必須離開該會議室，終止使用該會議室。8.會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔，不允許有亂扔垃圾等不講衛生的行為；使用完畢后，務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原，離開時關閉電源、空調。9.如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。四.定義1會議室指的是四樓會議室、二樓會議室。2洽談室、貴賓房等根據先到先用原則使用。3會議室用途：公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客戶接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所，不做其它用途。附表：如下會議室使用登記表年月日會議名稱人數使用部門負責人會議時間會議地使用設備會議室檢查情況是否有損壞□有□無損壞明細填入下表使用部門交接人行政部門交接人說明1：請不要改變會議室設備、家具的位置，愛護會場設施2：使用完畢后，使用部門負責清潔會場，填寫完畢使用登記表后交行政部留檔備案。附件6：全時電話會議系統操作指引全時電話會議系統操作指引一、目的為進一步規范電話會議系統的管理，提高電話會議系統的使用效率和傳輸質量，確保電話會議系統穩定、高效運行，特制定此操作指引。二、適用范圍公司使用全時電話會議系統召開電話會議，會議由主持人和參會人共同參與。遵循經濟高效的原則，召開兩方（不包括兩方）以上的電話會議，可使用全時電話會議系統。一場高質量、高效率的電話會議需要主持人和參會方共同配合完成，主持人和參會人要認真閱讀本操作指引，規范使用全時電話會議系統，確保電話會議順利舉行。三、主持人操作指引主持人可通過寶利通終端和電腦管理軟件兩種方式召開電話會議。（一）寶利通終端操作指引1.會前準備主持人需提前一天將會議時間、會議主題、參會人密碼等信息發送給參會人，確保參會人準時參與。主持人需提前10分鐘，連接好電話會議終端設備。2.建立會場步驟一：主持人撥打+“66293933”，按照語音提示依次輸入密碼“91346566”+“#”號鍵，進入電話會議系統。步驟二：由參會人撥打，按照語音提示依次輸入密碼“91349889”+“#”號鍵，加入電話會議系統。3.會中控制*0，在會議中遇到任何問題，按*0尋求會議助理的幫助。*4，會場全體參會人靜音狀態切換。此功能鍵僅主持人可用。首次按此功能鍵，主持人關閉其他參會人的語音輸入功能，而主持人發言不受影響；取消則再按*4。*6，自我靜音狀態切換。此功能鍵主持人和參會人都可用。首次按此功能鍵，在不發言時避免噪音傳入會議中。取消則再按*6。4.結束會議按鍵，結束呼叫。5.會后管理會議結束后，主持人要確認關閉電話會議系統，關閉電源，將電話終端設備放回會議室指定位置。（二）電腦管理軟件操作指引1.會前準備（1）確定會議主題、時間、參會人員名單，建立“通訊錄”。通訊錄建立方法：方式一：點擊“新建聯系人”，輸入聯系人信息，姓名為必填項，手機、工作電話、備用電話須填寫一項。方式二：下載全時百應標準Excel文件，按照該文檔的格式輸入聯系人信息后，上傳此文件，快速導入聯系人信息。（2）電腦需滿足以下配置：（3）主持人需提前10分鐘，連接電話會議設備和電腦。2.建立會場步驟一：登陸全時電話會議系統。從IE或火狐Fireforx登陸公司專屬站點，站點名：，輸入賬號密碼：91346566和驗證碼，進入全時電話會議系統。步驟二：外呼主持人及參會人。首頁點擊“立即召開會議”，進入“我的會議”，填寫會議主題，點擊“單獨選擇其他聯系人作為參會人”，添加主持人和參會人，點擊“開始呼叫”，將主持人和參會人加入電話會議。3.會中監控從“我的會議”列表中“進入監控”。錄音：選擇點擊“錄音”，對電話會議進行錄音。全體靜音：選擇點擊“全體靜音”，參會人全體靜音。啟用問答：選擇點擊“啟用問答”，告知參會人“請在話機上按*1申請提問