會議組織與籌劃問題：1、我們平時主要組織哪些會議？2、我們組織會議的目的是什么？會議中，誰最重要？主持人發(fā)言人參與人組織者目標從會議組織者的角度了解會議的根本流程明確會議組織中的本卷須知和根本原那么分享以往會議組織中的得與失“為更好的組織會議做好準備！！〞Contents會議的根本流程1會議組織的本卷須知2會議組織的根本原那么3突發(fā)事件預(yù)防與處理4一、會議的根本流程準備執(zhí)行總結(jié)/跟進會前會中會后1、會前準備會前準備工作是會議管理的第一步，對會議做出事先安排與充分準備，是實現(xiàn)會議目的的重要條件。 無論會議大小，如會前準備充分，就能事半功倍。“有備無患！！〞確認會議的根本信息What ——會議主題When —— 會議時間Where —— 會議地點Who —— 參會人員Why ——會議目標How-howtodo ——會議形式 howmuch ——會議預(yù)算“5W2H〞1、會前準備確認會議的根本信息制定會議方案會場布置提出預(yù)防措施制定會議方案會議議程方案：主題、主持人、地點、發(fā)言人、時間、嘉賓會議準備方案：事項、要求、負責人、完成時間提出預(yù)防措施人預(yù)防：遲到、缺席財預(yù)防：缺乏，喪失物預(yù)防：缺乏、喪失、損壞2、會中執(zhí)行根據(jù)會議方案完成分配的職責；了解會議需求及時提供方便；觀察參會者情緒和反響，彌補缺乏之處；認真記錄會議內(nèi)容，以備執(zhí)行；相互協(xié)助、配合解決突發(fā)事件。會議中可能出現(xiàn)的問題3、會后總結(jié)跟進安排參會者相互交流的場所和時機了解參會者的意見和建議〔內(nèi)容/組織〕及時編輯會議資料整理后下發(fā)至相關(guān)人員手中〔如會議紀要、會議簡報〕根進會議決議的根進執(zhí)行結(jié)果反省會議組織中的收獲與缺乏-優(yōu)點？問題？原因？改善？二、會議組織的本卷須知5第三方溝通1場地選擇2會議通知3會場布置4進程控制本卷須知6VIP安排1、場地選擇根據(jù)5W2H明確會議的場地要求城市、區(qū)域、會場級別、場地大小、場型、設(shè)備、周邊環(huán)境……根據(jù)場地要求和預(yù)算列出備選方案場地、聯(lián)系人、根本信息、價格、優(yōu)劣勢分析、推薦了解周邊環(huán)境如：客戶距離，交通環(huán)境，娛樂條件2、會議通知通知的根本內(nèi)容：5W2H說明后勤的關(guān)聯(lián)信息：食宿安排、交通、后勤聯(lián)系人與會者需要做哪些準備工作：會前再提醒準備工作、日程等2、會議通知通知的形式：郵件

短信Outlook通知的常見附件會議資料日程表、交通圖、參與人名單通訊錄分房信息、航班及接送機安排、周邊活動地點聯(lián)系方式3、會場布置場型確實認資料的準備和確認打印文件、PPT等設(shè)備的準備和確認投影、相機、音頻線、麥克、白板、筆…其他物品的準備和確認橫幅、X展架等宣傳品、鮮花、茶歇幾種常見的場型A.魚骨型B．課桌式□C．U字形會議的準備和確認XX會議工作準備單負責人：酒店聯(lián)系人：時間：地點：會場準備白板掛紙板屏幕廢紙簍會議桌課桌課桌課桌課桌課桌課桌投影儀4、第三方溝通對象酒店印刷公司培訓(xùn)公司航空公司…關(guān)鍵點明確要求準確傳達信息確認信息到達確認做到確認對口人確認關(guān)鍵時點充分合作酒店能提供哪些免費效勞？到店的資料發(fā)放叫醒效勞資料店內(nèi)的搬運桌牌制作？場地布置5、進程控制紀律：設(shè)定違規(guī)的規(guī)那么時間提醒：發(fā)言時間、休息時間、返回時間午餐確認：留位確認、時間確認物品隨檢：麥克、紙筆、茶水…關(guān)于參會者反響對內(nèi)容、對環(huán)境〔如空調(diào)冷熱〕6、VIP安排會議要求確認鮮花茶點喜好確認飲食要求、飲水偏好、是否抽煙、是否午休、航班要求…日程安排車輛接送、晚餐陪同、出行陪同…房間確認是否安靜、視野如何、有無異味、設(shè)備是否正常…三、會議組織的根本原那么責任到人爛筆頭提前復(fù)查備份1、責任到人明確分工，專人專崗人人負責就是人人都不負責2、“爛筆頭〞原那么“好記性不如爛筆頭！！〞3、提前確認時間、人數(shù)，留出提前量寧可先預(yù)定再取消提前做好預(yù)案關(guān)鍵點：資料準備、酒店預(yù)定、借款、設(shè)備調(diào)試、車輛安排…4、復(fù)查自己重復(fù)確認換人重復(fù)確認關(guān)鍵點：物品準備的重復(fù)確認關(guān)鍵信息重復(fù)確認：時間、地點5、備份備缺乏、備意外人如：第二個緊急聯(lián)系人財留出足夠的備用金物留余量，以備人員增加，物品喪失及損壞四、突發(fā)事件預(yù)防與處理你曾經(jīng)遇到過哪些突發(fā)事件突發(fā)事件舉例主持人遲到電腦損壞資料缺失突發(fā)疾病或意外停電……突發(fā)事件處理的本卷須知充分做好會前準備