商務禮儀引言

在商務活動中，商務人員時常需要組織或參與各種會議、出席各類儀式活動。而不同的會議或儀式活動對商務人員的言行舉止有著不同的要求。商務人員只有掌握會議及儀式活動的禮儀，注意會議及儀式活動中的慣例和細節問題，才能夠給交往對象留下良好印象，為企業樹立良好的組織形象。

那么，商務人員在組織或參與會議時分別應遵守哪些禮儀規范，在組織或出席各類不同的儀式活動時又該遵守哪些禮儀規范呢？基于以上問題，本項目詳細介紹了會議的組織禮儀和與會者禮儀，以及簽字儀式、開業儀式、剪彩儀式等儀式活動的禮儀。熟悉會議的準備與組織工作，掌握不同類型會議的座次禮儀及參加會議時應遵守的禮儀規范熟悉簽字儀式、開業儀式及剪彩儀式的籌備工作和基本程序掌握簽字儀式、開業儀式及剪彩儀式的禮儀規范知識目標能夠按照相關禮儀規范參加、策劃、組織各種商務會議能夠按照相關禮儀規范參加、策劃、組織簽字儀式、開業儀式及剪彩儀式等活動技能目標任務目標樹立職業意識，培養愛崗敬業、吃苦耐勞的品質樹立團結協作的工作作風，培養靈活應變的能力素質目標任務目標彬彬有禮商務交往禮儀篇專題八《井然有序重規范—會議禮儀》項目導航會議組織禮儀與會者禮儀一二延時符情景案例

昌榮公司被邀請參加一個研討會，這次研討會將有很多商界知名人士及新聞界人士參加。昌榮公司的總經理特意安排他很器重的助理小楊作為公司代表前去參加。

會議當天，小楊睡過了頭，等他趕到現場時，會議已經進行了20分鐘。他急急忙忙地推開會議室大門，不小心碰倒了會議室門口的花盆，花盆倒地發出一聲脆響，這讓他一下子成了會場上的焦點。剛坐下不久，小楊的手機鈴聲響起，肅靜的會場上播放起了搖籃曲。這次，小楊簡直成了研討會上的“明星”。研討會結束后，昌榮公司總經理就讓小楊另謀高就了。研討會上的“明星”昌榮公司總經理為什么讓助理小楊另謀高就了？參加會議時，我們應遵守哪些禮儀規范？延時符一

會議組織禮儀（一）、會前準備

會議是指人們為了解決某個共同的問題或出于某種目的聚集在一起進行討論、交流的活動。在商務活動中，商務人員難免需要組織或出席各種會議，因此需要掌握一定的會議禮儀。

會議的組織工作是非常復雜的，在會前準備、會場布置、會中組織和會后收尾階段都有不同的要求。要想使會議圓滿成功，就必須確保上述每個環節都萬無一失。（一）、會前準備

1．確定會議主題

會議主題是會議的指導思想，它是擬定會議的內容、任務、形式、議程、期限、出席人員等的前提。在通常情況下，會議的主題可以直接通過會議名稱體現。例如，某公司以新產品、新技術的出現為主題，準備召開新聞發布會，并確定會議的名稱為“××公司新產品信息發布會”。

2．確定與會人員名單

根據會議的內容、性質和任務，科學地確定出與會人員名單。確定名單時，應當剔除一切與會議無關的人員。這樣做的目的在于保證整個會議氣氛不被攪亂，以便取得理想的會議效果。

3．下發會議通知

會議組織者應提前向與會者下發會議通知。會議通知可以采取書面、口頭、電話、郵件等方式。會議通知應包括以下內容：①會議名稱；②會議主題和內容；③會期（會議起止時間）及報到時間；④會議地點；⑤與會要求，即與會者應攜帶的材料、應支付的費用、應準備的生活用品等。（二）、會場布置1．進行座次安排會議的座次安排要根據會議規模來設置，講究禮賓次序。（1）大型會議的與會人數眾多，所以會場上通常應分設主席臺和群眾席。①主席臺的座次。按照國際慣例，主席臺的座次排列應符合以下規則：面向群眾，前排尊于后排，中間尊于兩側，右側尊于左側，如圖8-1所示。安排好主席臺座次后，應按照座次順序在就座者身前的桌上擺好寫有入座者姓名的桌簽，以便主席團成員按序入座。后排 ⑨⑦⑥⑧⑩前排 ④②①③⑤主席臺群眾席后排 ⑦⑤⑥⑧前排 ③①②④主席臺群眾席（a）每排人數為單數時的座次排列

（b）每排人數為雙數時的座次排列小貼士

根據規模大小或出席人數的多少，會議一般可分為小型會議、中型會議和大型會議。小型會議的出席人數少則幾人，多則幾十人，一般不超過100人；中型會議的出席人數一般為100～1000人；大型會議的出席人數一般在1000人以上。（二）、會場布置

②群眾席的座次。群眾席可以根據需要自由擇座，也可以按照會議主辦方指定區域統一就座。常見的群眾席的座次安排如圖8-2所示。

通常，面向主席臺，橫向排列座次時，前排座位尊于后排，如圖8-2（a）所示；縱向排列座次時，中列的座位尊于兩側，右側尊于左側，如圖8-2（b）所示主席臺第一排第二排第三排群眾席主席臺第七列群眾席第五列第三列第一列第二列第四列第六列（a）橫向排列

（b）縱向排列（二）、會場布置（2）小型會議的座次禮儀。小型會議的與會人數較少，全體與會者通常同桌而坐。因此，會議組織者可采用以下兩種方式安排會議的尊卑座次：①無主客之分的座次排列。若與會者中沒有客人，則直接在面對會議室正門的位置上，按照中間為尊、右座尊于左座的原則安排座次，如圖8-3（a）所示。若會議桌斜對著會議室正門，則可以在遠離會議室正門的一側依次設座，如圖8-3（b）所示正門④②①③⑤⑥⑧⑦⑨正門⑤⑦⑨③①②④⑥⑧（a）會議桌正對正門時的座次排列

（b）會議桌斜對正門時的座次排列（二）、會場布置

②有主客之分的座次。若與會者中有客人，一般分兩側就座，客人一方坐在會議桌比較靠里的一邊，而主人一方則相對而坐，如圖8-4所示（a）會議桌正對正門時的座次排列

（b）會議桌斜對正門時的座次排列正門主人客人④②①③⑤⑥ ⑦⑦ ⑥⑤③①②④② ①① ②④ ③③ ④客人主人正門（二）、會場布置

2．布置相關物品

將會議所需的各種設備（如音像設備、多媒體設備、照明設備、通風設備等）和用品（如簽到簿、筆、筆記本、文件夾、座位簽等）擺放到會場的相應位置，并對設備進行調試檢查。此外，還應在會場的顯眼位置懸掛標語、橫幅、旗幟或會標等。（三）、會中組織

安排人員做好會場內外的接待工作，組織與會者簽到，并及時、準確地統計到會人數。同時，安排人員做好會議記錄及奉茶工作。（四）、會后收尾

會議結束后，應對與會議相關的一切圖文、聲像材料進行收集、整理、匯總、歸檔。對于公司內部會議以外的會議，會議組織者可向與會者贈送具有會議主辦方特色的禮品，并可組織與會者攝影留念，以加強業務聯系、促進商務往來。同時，為外來的與會者提供一切力所能及的幫助協助其返程。延時符二

與會者禮儀（一）、主持人禮儀

會議的主持人一般由具有一定職位的人來擔任，其表現對會議能否取得圓滿成功有著重要影響。因此，主持人要特別注意以下事項：

1．熟悉議程

主持人在接到主持任務后，要認真研究所主持的會議，弄清會議的目的、主題、會議的發言者及發言題目、用時等相關情況，從而熟悉會議議程，把握會議走向，預測會議效果，并據此設計出主持人的串聯詞，為主持工作做充分的準備。

2．儀態端正

主持人應衣著整潔、大方莊重，走上主席臺時應步態穩健有力、精神飽滿。如果站立主持，應雙腿并攏、腰背挺直。持稿時，右手持稿子的底中下部，左手五指并攏自然下垂；雙手持稿時，應與胸齊高。坐著主持時，應坐正挺直，雙臂前伸，雙手輕按于桌沿。在主持會議的過程中，切忌出現搔頭、揉眼、抖腿等不雅動作。（一）、主持人禮儀

3．言談得體

主持會議時，應當口齒清楚、發音準確，并簡明扼要地表述會議事項。在會議進行過程中，不可與會場上的人員寒暄、閑談。

4．控制會場

（1）主持人應按既定的順序推動會議活動的進展，不得隨意變動議程順序，同時，嚴格把握會議的起止時間，不隨意拖延或提前。

（2）引導與會者積極討論或發言，當討論、發言的內容偏離會議主題，或者討論、發言的時間超出限定范圍時，應當禮貌地提醒。

（3）就發言內容進行提問并做恰如其分的評價，同時對發言人表示禮節性的肯定或感謝。（一）、主持人禮儀

（4）根據會議性質適當地調節會議氣氛（或莊重、或熱烈等），以實現會議的預期效果。

（5）安排會間休息時間，并明確休息時間的具體長度。

（6）在會議結束前，對會議情況做簡單的總結，并宣讀會議達成的決議。

（7）會議結束時，對為會議提供了幫助的人和協助組織會議的工作人員表示感謝。（二）、發言者禮儀

1．發言準備

發言者在發言之前，要做好以下兩項準備工作：一是準備發言稿。在準備發言稿時，要了解會議的主題、與會者情況等。發言稿要觀點明確、中心突出，主張合理、層次清楚，邏輯縝密、以理服人。二是修飾儀表。在發言之前，發言人一定要抽出時間，對個人儀表進行修飾，如頭發要梳理整齊，著裝要干凈、整潔大方。

2．發言禮儀

發言者分為正式發言人和自由發言人兩種。前者一般是領導報告，后者一般是討論發言。正式發言人和自由發言人應分別遵守以下禮儀規范：

（1）正式發言人的禮儀規范：

走上主席臺時，應步態自然，并體現出自信的風度。

走上主席臺后，首先應面向群眾席，掃視全場，與在座的聽眾進行目光交流，然后誠懇、恭敬地向聽眾鞠躬或點頭致意，稍后便可開始發言。（二）、發言者禮儀

發言時，應口齒清晰、發音準確，簡明扼要地表述發言內容，若是書面發言，則應時而抬頭掃視會場，切勿旁若無人地低頭念稿。發言完畢，應向聽眾表示謝意，然后退下主席臺回到原座位。

（2）自由發言人的禮儀規范：

注意發言順序，遵守發言秩序，不可爭搶發言。

發言時，應口齒清晰、觀點鮮明、內容簡短。

與他人有分歧時，應態度平和，以理服人。

無論是正式發言人還是自由發言人，對于主持人或其他與會者就發言內容所進行的提問都應禮貌作答，對于不能回答的問題應禮貌地說明理由；對于提問人的批評或建議，應當認真聽取，即便批評或建議是不恰當的，也不應失態。。（三）、會議參加者禮儀

參加會議是一件嚴肅的事情。參加會議的人員無論是以單位還是個人的名義出席，都要注意自己的言行舉止，做到穩重端莊，遵時守紀，合乎禮儀規范。

衣著整潔、儀表大方、按時到會，并按會議主辦方安排的座次入座。

保持會場安靜，做到關閉手機或將手機調為靜音，不撥打或接聽手機，不大聲喧嘩，不交頭接耳，等等。

保持得體的儀態，切勿做出不雅行為，如打哈欠、伸懶腰、打瞌睡、掏耳挖鼻、撓頭打嗝等。

會議進行時，不要隨意走動或出入。若確實需要暫離座位，則應輕手輕腳地進行，盡量減少對發言者和其他與會者的影響；若需要長時間離席或提前退場，則應向會議主辦方說明理由并表示歉意，在征得同意后方可離開。

他人發言時，應認真傾聽，并記下與自己工作相關的內容。

當他人發言結束時，應向發言者致以熱烈的掌聲，以表示贊賞和感謝。項目實訓—商務洽談小劇場以南京三新勝公司與北京東升原公司合作到期之際再次就代理業務進行商談為實訓背景，雙方于約定的時間、地點進行談判。請同學們以小組為單位，分角色扮演三新勝公司和東升原公司的人員，模擬雙方進行代理業務談判的場景任務概述項目實訓全班學生以8～10人為一組進行分組，各組選出組長并進行任務分工，將小組成員及分工情況填入表4-1。（見下頁）任務分組表4-1

小組成員及分工情況班級__________ 組號__________ 指導教師__________項目實訓小組成員姓名學號組員職責組長組員（1）回憶所學知識，掌握會議組織禮儀及與會者禮儀。（2）準備會議相關用品。項目實訓任務準備項目實訓以小組為單位開展情景模擬，確定活動開展時間（具體日期、時間段）并將具體實施情況記錄在表