ICS

01.040.03CCS

DB43湖 南 省 地 方標(biāo) 準(zhǔn)DB43/T

18892020政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理規(guī)范Specification

of

archival

management

of

governmentaffairs

informationize

projects2020-12-29發(fā)

布 2021-03-29實(shí)

施湖南省市場監(jiān)督管理局

DB43/T

1889— 前言························································································································

Ⅲ1 ·····················································································································12規(guī)范性引用文件······································································································13 術(shù)語和定義············································································································14 基本要求···············································································································35項(xiàng)目文件的形成與收集·····························································································

35.1項(xiàng)目文件的形成································································································

35.2 項(xiàng)目文件的收集································································································

36 項(xiàng)目文件的整理與歸檔·····························································································

36.1 一般規(guī)定·········································································································36.2 分類···············································································································46.3 組卷···············································································································56.4 排列···············································································································56.5 其他整理要求···································································································66.6 歸檔···············································································································67項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理

··············································································68 項(xiàng)目檔案移交·········································································································68.1檔案移交·········································································································68.2 停、緩建項(xiàng)目檔案移交·······················································································6附錄

A（規(guī)范性） 政務(wù)信息化項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表············································7參考文獻(xiàn)··················································································································

15DB43/T

1889— 本文件按照

GB/T

—

給出的規(guī)則起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由湖南省檔案局提出并歸口。本文件起草單位：湖南省檔案局、湖南省發(fā)展和改革委員會(huì)、湖南云數(shù)檔案管理有限公司。本文件主要起草人：施亞雄、鄒毅、吳珮嘉、胡軍、楊揚(yáng)、楊柳、仇壯麗、歐陽婷、劉凡、周洋、唐曼。本文件首次發(fā)布。IIIDB43/T

1889—1

子文件歸檔與電子檔案管理和項(xiàng)目檔案移交。本文件適用于新建、改建、擴(kuò)建和升級(jí)改造等政務(wù)信息化項(xiàng)目,其他信息化項(xiàng)目可參照?qǐng)?zhí)行。2

規(guī)范性引用文件文件。GB/T

11821 照片檔案管理規(guī)范GB/T

11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求DA/T

建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范DA/T

數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范DA/T

錄音錄像檔案管理規(guī)范3

術(shù)語和定義DA/T

—2018

界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1政務(wù)信息化項(xiàng)目 the

of

government

affairs

統(tǒng)等工程建設(shè)項(xiàng)目。3.2建設(shè)單位constructing

對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)行組織管理，并在項(xiàng)目建設(shè)過程中負(fù)總責(zé)的組織。[來源：DA/T

28—2018，3.4]3.3參建單位 participating

制造、第三方檢測等單位。[來源：DA/T

28—2018，3.5]3.4項(xiàng)目文件

在項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的文件材料。[來源：DA/T

28—2018，3.6]DB43/T

1889—3.5前期文件

of

the

項(xiàng)目在籌備、立項(xiàng)、招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議、勘察設(shè)計(jì)及工程準(zhǔn)備過程中形成的文件。[來源：DA/T

28—2018，，有修改]3.6施工文件

of

the

construction

項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的反映項(xiàng)目建設(shè)、安裝情況的文件。[來源：DA/T

28—2018，，有修改]3.7竣工圖

drawing工程竣工后真實(shí)反映工程施工結(jié)果的圖樣。[來源：DA/T

28—2018，3.9]3.8監(jiān)理文件

of

the

supervision工程監(jiān)理單位在履行建設(shè)工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件。[來源：DA/T

28—2018，3.10]3.9竣工驗(yàn)收文件

of

test

on

項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中形成的文件。[來源：DA/T

28—2018，3.11]3.10項(xiàng)目電子文件 digital

文件、視頻電子文件、音頻電子文件等。[來源：DA/T

28—2018，3.12]3.11項(xiàng)目文件歸檔 filing

建設(shè)單位工程管理相關(guān)部門及參建單位將辦理完畢且具有保存價(jià)值的項(xiàng)目文件經(jīng)系統(tǒng)整理交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的過程。[來源：DA/T

28—2018，3.13]3.12項(xiàng)目檔案

經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件。[來源：DA/T

28—2018，3.14]3.13項(xiàng)目檔案移交

the

機(jī)構(gòu)的過程。[來源：DA/T

，3.14項(xiàng)目檔案管理卷

file

the

DB43/T

1889—檔案管理機(jī)構(gòu)在管理某一項(xiàng)目過程中形成的，包括項(xiàng)目概況、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況說明、檔案收集管理情況說明、交接清冊(cè)等說明項(xiàng)目檔案管理情況的有關(guān)材料組成的專門案卷。[來源：DA/T

28—2018，3.17]4

基本要求4.1 建設(shè)單位與各參建單位應(yīng)按照

DA/T

28

的規(guī)定，完成項(xiàng)目檔案工作任務(wù)。4.2 建設(shè)單位應(yīng)設(shè)立或明確檔案管理機(jī)構(gòu)，建立項(xiàng)目檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范體系。建設(shè)單位與參建單位應(yīng)配備項(xiàng)目檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備等各項(xiàng)管理資源。4.3 項(xiàng)目檔案工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)管理同步，納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。4.4 建設(shè)單位與各參建單位應(yīng)通過節(jié)點(diǎn)控制強(qiáng)化項(xiàng)目文件管理，實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目文件形成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全過程控制。4.5 項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全，滿足項(xiàng)目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。5

項(xiàng)目文件的形成與收集5.1 項(xiàng)目文件的形成5.1.1 項(xiàng)目前期文件、管理性文件和工程技術(shù)文件的形成應(yīng)符合

DA/T

28

的規(guī)定。5.1.2 重要活動(dòng)及事件，建設(shè)過程中的工程形象進(jìn)度、隱蔽工程、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工序、重要部位、缺陷處理、工程質(zhì)量、安全事故等應(yīng)形成照片和音視頻文件。5.1.3 5.1.4 歸檔的項(xiàng)目文件應(yīng)為原件、正本。使用復(fù)制件歸檔時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)制件提供單位的公章或檔案證明章，確保與原件一致。5.1.5 竣工圖的編制、審核和簽署等應(yīng)符合

DA/T

的規(guī)定。5.2 項(xiàng)目文件的收集5.2.1 項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種形式和載體的項(xiàng)目文件均應(yīng)收集。5.2.2

A

，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、行業(yè)特點(diǎn)、管理模式等特征，制定符合項(xiàng)目實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表。5.2.3 建設(shè)單位應(yīng)收集項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的全部項(xiàng)目文件，各參建單位應(yīng)提供項(xiàng)目參建過程中形成的全部項(xiàng)目文件。5.2.4 項(xiàng)目文件在辦理完畢或階段性工作完成后應(yīng)及時(shí)收集，并對(duì)收集的文件實(shí)行預(yù)立卷。6

項(xiàng)目文件的整理與歸檔6.1 一般規(guī)定6.1.1 項(xiàng)目文件應(yīng)由文件形成單位或部門進(jìn)行整理。由多個(gè)單位分包的，應(yīng)由分包單位對(duì)各自承建范裝訂等內(nèi)容。DB43/T

1889—6.1.2 項(xiàng)目文件應(yīng)依據(jù)歸檔范圍進(jìn)行鑒定，確定其是否歸檔。依據(jù)保管期限表劃分保管期限，保管期限分為永久和定期兩種，定期一般分為

10

年。6.1.3 組卷合理，便于保管和利用。6.1.4

A

的表

A.1

執(zhí)行。6.2 分類6.2.1分類原則6.2.1.1 以項(xiàng)目全部歸檔文件為對(duì)象，依據(jù)參建各方在項(xiàng)目建設(shè)中的職能，按文件形成階段、專業(yè)、內(nèi)容等特征進(jìn)行分類。6.2.1.2 分類應(yīng)具有概括性、包容性及相對(duì)穩(wěn)定性和擴(kuò)充性。6.2.2 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)構(gòu)成，結(jié)構(gòu)宜為“全宗號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)”，上、下位代碼之間用“-”連接，同一級(jí)代碼之間用“?”號(hào)，用

3

位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。6.2.3 類目設(shè)置6.2.3.1 分類號(hào)由檔案門類代碼、政務(wù)信息化項(xiàng)目類別代碼、項(xiàng)目期數(shù)代碼、文件類別代碼等構(gòu)成，分類號(hào)的結(jié)構(gòu)見圖

1。6.2.3.2 檔案門類代碼：可在科技檔案門類“KJ”下設(shè)置“政務(wù)信息化項(xiàng)目”二級(jí)門類，用“政務(wù)”拼音首字母“ZW”標(biāo)識(shí)。6.2.3.3 政務(wù)信息化項(xiàng)目類別代碼：以

2

位阿拉伯?dāng)?shù)字或

2

位拼音字母標(biāo)識(shí)。6.2.3.4 項(xiàng)目期數(shù)代碼：以

2

位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。6.2.3.5 文件類別代碼：以

2

位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，可按照附錄

A

的序號(hào)從“01”開始編制。6.2.3.6 同一類文件存在多個(gè)合同段時(shí)，可用合同段代碼進(jìn)行區(qū)分。合同段代碼文件類別代碼（用

2

位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，如立項(xiàng)文件用“01”，招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議文件用“02”標(biāo)識(shí)等）21期用“01”，第

2

期用“02”標(biāo)識(shí)等）政務(wù)信息化項(xiàng)目類別代碼（用

2

位阿拉伯?dāng)?shù)字或

2

音字母標(biāo)識(shí)）二級(jí)門類代碼（政務(wù)信息化項(xiàng)目用“ZW”標(biāo)識(shí)）一級(jí)門類代碼（科技檔案用“KJ”標(biāo)識(shí)）圖

1 分類號(hào)結(jié)構(gòu)圖DB43/T

1889—6.2.4 檔號(hào)的編制6.2.4.1 政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案的檔號(hào)采用“全宗號(hào)-分類號(hào)-案卷號(hào)”的結(jié)構(gòu)編制。6.2.4.2 信息化項(xiàng)目分期建設(shè)且形成檔案數(shù)量較多時(shí)，檔號(hào)中可設(shè)置項(xiàng)目期數(shù)代碼和文件類別代碼。

6.2.4.3政務(wù)信息化項(xiàng)目未分期建設(shè)且形成檔案數(shù)量較少時(shí)，檔號(hào)中可不設(shè)置項(xiàng)目期數(shù)代碼和文件類別代碼。-KJZW01-002

ZW01

6.2.4.4同一個(gè)單位內(nèi)不同政務(wù)信息化項(xiàng)目，檔號(hào)中“政務(wù)信息化項(xiàng)目類別代碼”或均采用

2

位阿拉伯?dāng)?shù)字或均采用

2

位拼音字母。

ZW01-

-KJ

ZWZJ--KJ6.3組卷6.3.1組卷原則6.3.1.1組卷應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。6.3.1.2組卷應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和數(shù)量組成一卷或多卷，卷內(nèi)文件內(nèi)容應(yīng)相對(duì)獨(dú)立完整。共用文件應(yīng)在備考表中說明。6.3.1.3 獨(dú)立成冊(cè)、成套的項(xiàng)目文件，應(yīng)保持原貌，不宜拆散重新組卷。6.3.2 組卷方法6.3.2.1 項(xiàng)目前期文件按事由結(jié)合時(shí)間組卷，其中立項(xiàng)審批文件根據(jù)審批事項(xiàng)的內(nèi)在聯(lián)系組卷，招標(biāo)投標(biāo)、合同文件按招標(biāo)的標(biāo)段、合同組卷，勘察設(shè)計(jì)文件按階段、專業(yè)組卷。6.3.2.2 實(shí)施文件中系統(tǒng)建設(shè)文件按應(yīng)用系統(tǒng)組卷；施工文件按單位工程、分部工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。6.3.2.3 設(shè)備及系統(tǒng)軟件文件按專業(yè)、系統(tǒng)、臺(tái)套組卷。6.3.2.4 監(jiān)理文件按監(jiān)理的合同標(biāo)段、事由結(jié)合文種組卷。6.3.2.5 科研項(xiàng)目文件按科研項(xiàng)目（課題）組卷。6.3.2.6 試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收文件按工程階段、事由結(jié)合時(shí)間順序組卷。6.3.2.7 圖樣在后。6.4 排列6.4.1 項(xiàng)目檔案案卷應(yīng)按分類順序依次排列。卷內(nèi)文件應(yīng)按文件的形成規(guī)律、問題、時(shí)間（階段）或重要程度排列。6.4.2 項(xiàng)目前期文件按主題、事由排列。DB43/T

1889—6.4.3 施工技術(shù)支撐、施工()記錄、檢測試驗(yàn)、評(píng)定驗(yàn)收排列。6.4.4 6.4.5 監(jiān)理文件按依據(jù)性、工作性文件順序排列。6.4.6 科研文件按開題、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、階段成果、結(jié)題驗(yàn)收排列。6.4.7 試運(yùn)行、驗(yàn)收文件按主題、事由排列。6.5 其他整理要求6.5.1 案卷編目、案卷封面及備考表編制、案卷裝訂、卷盒、表格規(guī)格及制成材料應(yīng)符合

GB/T

11822的規(guī)定。采用整卷裝訂的案卷，應(yīng)對(duì)卷內(nèi)文件連續(xù)編頁號(hào)。6.5.2 紙質(zhì)照片的整理應(yīng)符合

GB/T

11821

DA/T

50

的規(guī)定。6.5.3 錄音錄像檔案的整理應(yīng)符合

DA/T

78

的規(guī)定。6.5.4 實(shí)物檔案依據(jù)分類方案按件進(jìn)行整理。6.6 歸檔6.6.1 項(xiàng)目文件應(yīng)及時(shí)歸檔，各參建單位及各階段項(xiàng)目文件歸檔要求應(yīng)符合

DA/T

的規(guī)定。6.6.2 檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)編制項(xiàng)目檔案管理卷，對(duì)各參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況、交接清冊(cè)等內(nèi)容進(jìn)行說明。7

項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理項(xiàng)目電子文件歸檔與電子檔案管理應(yīng)符合

DA/T

28

的規(guī)定。8

項(xiàng)目檔案移交8.1 檔案移交8.1.1 竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交項(xiàng)目檔案，包括紙質(zhì)檔案及電子檔案。8.1.2 項(xiàng)目檔案移交時(shí)，應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，包括檔案移交的內(nèi)容、數(shù)量、圖紙張數(shù)等，并有完備的清冊(cè)、簽字等交接手續(xù)。8.2 停、緩建項(xiàng)目檔案移交有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)移交。立項(xiàng)文件1.11.21.31.41.51.61.71.8招標(biāo)投標(biāo)、合同協(xié)議文件2.1協(xié)議或合同及論證文件，資格預(yù)審文件30

2.22.3

年（或項(xiàng)目審計(jì)完成2.430

2.52.630

2.7設(shè)計(jì)開發(fā)文件3.130

3.230

3.330

3.430

表

表

A.1 政務(wù)信息化項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限劃分表DB43/T

1889—

（規(guī)范性）政務(wù)信息化項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表3.530

3.630

3.730

3.830

3.930

3.1030

3.1130

3.1230

3.1330

3.1430

3.153.1630

3.173.183.1930

項(xiàng)目管理文件4.14.24.34.44.54.64.74.8合同中間結(jié)算審核及批準(zhǔn)文件，財(cái)務(wù)計(jì)劃及執(zhí)行、年度計(jì)劃及執(zhí)行、年度投30

4.94.1030

4.114.12表

表

A.1 政務(wù)信息化項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限劃分表（續(xù)）DB43/T

1889—4.1310

4.1430

4.15實(shí)施文件5.15.1.130

5.1.230

5.1.330

5.1.410

5.1.530

5.1.630

5.1.730

5.1.830

5.1.930

5.1.105.1.1130

5.1.1230

5.1.135.1.1410

5.1.1510

5.2

5.2-5.105.15.3

5.4

5.5

5.6

5.7

5.8

DB43/T

1889—表

表

A.1 政務(wù)信息化項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限劃分表 （續(xù)）5.9

5.2-5.105.15.10

5.115.11.15.11.1.1施工項(xiàng)目部組建、印章啟用、人員任命文件，進(jìn)場人員資質(zhì)報(bào)審文件，施工5.11.1.25.11.1.330

5.11.1.4見證取樣記錄、砂漿、混凝土試驗(yàn)記錄及報(bào)告，鋼筋連接接頭試驗(yàn)報(bào)告，工5.11.1.55.11.1.65.11.1.75.11.1.85.11.1.95.11.1.105.11.1.115.11.1.1230

5.11.1.13施工總結(jié)、完工報(bào)告、交工報(bào)告、驗(yàn)收證書、遺留問題清單5.11.1.145.11.25.11.2.15.11.2.2DB43/T

1889—表

表

A.1政務(wù)信息化項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限劃分表 （續(xù)）5.11.2.330

5.11.2.45.11.2.530

5.11.2.65.11.2.75.11.2.85.11.2.95.11.2.10

5.11.2.115.11.2.1230

5.11.2.135.11.2.145.125.12.130

5.12.230

5.12.330

5.12.45.12.530

5.12.630

設(shè)備及系統(tǒng)軟件文件6.130

6.230

6.330

6.4授權(quán)書、軟件許可協(xié)議、系統(tǒng)軟件安裝