會議的準備階段：1、召開會議的思考向度2、召開會議前的準備工作3、決定會議的功能產出與角色任務會議的目的：第1頁/共45頁會議的準備階段：

從量上來看，會議的支出會增加企業的營運成本

從質上來看，有效率的會議可以為企業節省更多的時間、金錢，以及增加效率

評估會議的價值，要同時兼顧“會議是否有效”以及“會議開支是否控制在最低程度”會議的價值第2頁/共45頁會議的準備階段：通常的會議有5至9人參加，這樣的規模既不太大，比較容易控制；也不太小，可以激起討論。會議規模第3頁/共45頁會議的準備階段：

資訊傳達與監督員工

達成決議與解決問題

開發創意

激勵士氣鞏固主管地位開會的常見原因；

第4頁/共45頁會議的準備階段：1、主席的會前準備工作

2、議事工作人員的會前準備工作、提案人的會前準備工作

3、引言人的會前準備工作

4、備詢人員的會前準備工作第5頁/共45頁會議的準備階段：確認自己在會前收到的議程表。對自己負責的議題有充分的了解，并有充分的資料提供給其他與會者。除非已被指定對某議題發表演講，否則有義務在會中主動提出建設性的意見。努力去了解其他與會者對議程上議題的觀點，他們的興趣所在，是否有權威在背后支持這些觀點找出可能存在的你的反對者，并預先與其協商、折中第6頁/共45頁會議的準備階段：

組織會議場所

選擇視聽設備

提供書寫工具對于大型會議會議用品的準備第7頁/共45頁一對一會議

（3）（1）（2）會議的準備階段：安排座位第8頁/共45頁會議的準備階段：（3）（2）（1）大型會議第9頁/共45頁主持會議的技巧：1、會議主持的角色2、會議主持的影響力3、會議主持的職責4、會議主持的開場白如何當好主持人：第10頁/共45頁主持會議的技巧：*營造和諧氣氛*照議程進行*正確總結討論內容*引導發言者解釋令人困惑的發言*幫助與會者厘清不假思索的想法*尊重少數人的意見，避免會中意見一面倒的情況*減少與議題無關的爭辯與討論*保持中立態度會議主持人的八大職責第11頁/共45頁要掌握會議節奏

和控制會議主持會議的技巧：第12頁/共45頁與會者的責任*

發言內容要有組織*適時發言*一次只討論一個重點*口齒清晰，陳述有力*一針見血*音量適當*解釋方式讓人易*口吻要自信*在要點處可稍加大音量第13頁/共45頁與會者的責任1、與會者的角色與職責

2、如何在會中發揮影響力

3、如何避免與化解會議沖突

4、何種行為是會議的破壞者第14頁/共45頁傾聽，其實真的不那簡單！與會者的責任第15頁/共45頁會議的決策

*提出動議

*處理動議

*修改動議*形成決議會議是一群重要人物的聚集，他們的每一個人單個來說什么事都做不了，但聚在一起卻決定什么事都不做！——弗雷德.艾倫喜劇演員第16頁/共45頁會議的決策：目標聲明

資源需求聲明會議記錄的運用會議后立即行動計劃第17頁/共45頁會議成功的六大要領

現代的公司開會無處不在,很多的決定都要通過會議，開會能使人得到各方面的信息，了解團體的共同目標，了解其他同事的工作進度，能夠協調自己部門與其它部門的工作關系，有的問題不開會是根本不能解決的。會議既然如此重要，我們如何把會議開得成功、圓滿？第18頁/共45頁一.打破開會的誤區1.開會的意義不大(1)開會是一個組織存在的表現(2)開會是一種群體溝通方式(3)會議也是一個集思廣益的場所2.“人們都厭惡開會”

(1)開會能使人得到各方面的信息(2)并非人人都厭惡開會3.“成天開會，時間和精力都浪費在會議中了”(1)開會必然要花一些時間(2)覺得沒時間開會，可能是自己對自己的時間管理不善

第19頁/共45頁一.打破開會的誤區4.“開會時自己可以干點自己的私活”(1)這是得不償失的事情(2)這樣做危險性較高5.“只有開會才能解決問題”(1)并非只有開會才能解決問題(2)會議是個嚴肅的事情6.“開多長時間的會，到時看情況才知道”(1)這種會肯定惹人討厭(2)開會時間長短是完全可以預知的(3)預知不了會議時間的長短，是會議組織者

第20頁/共45頁二.

把會議降低到最少

1.開會要計算成本

(1)開會的成本是較高的(2)開會的效率損失2.何謂開會成功(1)有明確界定的目標(2)有會議就一定要有決定第21頁/共45頁二.把會議降低到最少3.通常需要召開會議的理由(1)涉及多部門、多個人員的信息交換、討論和決策(2)需要整合各種不同的意見(3)涉及多部門、多個人的工作安排4.通常不用召開會議的理由(1)未準備好(2)可能不會有結果(3)沒有開會之必要或有其它替代方式第22頁/共45頁三.成功會議的準備要領

1.確定會議的目標(1)目標的形式(2)確定目標時的考慮因素2.確定會議的形式(1)例行會議(2)臨時召集特別會議3.確定會議的議程(1)考慮議程時的依據(2)議程四大主要內容

第23頁/共45頁三.成功會議的準備要領4.確定開會的時間(1)最好的時間(2)最差的時間5.選擇開會的地點(1)地點選擇要考慮的因素(2)選擇開會地點細節6.確定出席會議的人員(1)4-7人比較理想，10人還勉強可以，超過12人就太多

第24頁/共45頁四.有效控制會議過程的要領1.嚴格按事先的議程辦事(1)會議議程是會議取得成功的基礎(2)對偏離議程的情況應及時加以糾正2.及時、準確評估反饋(1)注意與會者的反饋信息(2)評估反饋信息，并做出適當反應第25頁/共45頁四.有效控制會議過程的要領3.對付會議中可能的混亂(1)會議中出現混亂的跡象(2)摸清沖突的實質(3)即時加以解決4.應付開會中的一些行為特別的人(1)應付始終沉默的人(2)應付反對任何建議的人(3)應付脫離主題的人第26頁/共45頁五.會議中達成決定的方法

1.頭腦風暴法(1)獲取獨特的創意的方法(2)不要對他人的觀點提出反對(3)回頭再評估

2.名義小組法(1)以小組的名義進行(2)背靠背，獨立思考(3)循環進行3.德爾菲法(1)小組成員可能從未見過面(2)需要多次循環(3)以達成基本一致的結果第27頁/共45頁六.與會所得最大化要領1.明確與會責任，才能與會有得(1)會議的成功，也有與會者的一半功勞(2)在會上貢獻自己的創意(3)盡可能多地獲取信息2.開放的心態(1)不要事先抱有成見(2)仔細考慮他人的意見(3)主動參與第28頁/共45頁六.與會所得最大化要領3.會前準備功夫(1)熟記通知(2)準備材料(3)心理準備4.積極的提問和表達意見(1)積極地傾聽(2)主動地提問(3)適當地發言第29頁/共45頁六.與會所得最大化要領5.會后想想(1)研究會上得到的與自己工作相關的信息(2)分析與會者的表現及其影響

(3)考慮自己下一步工作第30頁/共45頁幾種不良的開會方式

大多數的企業在會議里決定其基本走向企業花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高第31頁/共45頁幾種不良的開會方式不好意思，我遲到了！您是否想過，您遲到一分鐘就會擔擱每個人一分鐘！第32頁/共45頁幾種不良的開會方式身在操營心在漢，您是否一定要參加這樣的會議呢？怎么這么困呢？好多事等著我去做，什么時候開完呢？第33頁/共45頁幾種不良的開會方式會議不是時事評論會，會議場所不是社交場所！你是否在浪費時間！昨天的NBA，公牛勝了還是母牛勝了？星期天有空嗎？第34頁/共45頁幾種不良的開會方式您是否懂得如何，獲得別人的意見呢？是否碰到為了一件事而爭論不休呢？這樣的會議，有阻礙嗎？第35頁/共45頁幾種不良的開會方式高效的會議是有一定的程序的作為會議主持者，你的任務是要以最快的速度達成會議的目的第36頁/共45頁幾種不良的開會方式為了開會而開會，您如何保證會議的效率呢按照計劃，今天開會，時間2H，現在開始啰！第37頁/共45頁幾種不良的開會方式高效的會議=70%的準備+10%的會議討論+20%會后確認？70%的會議前的準備10%的會議中討論20%的會后跟蹤高效的會議第38頁/共45頁總結：會議聯絡的重要性：開會的原因,會議可能的難點會議重點討論的內容.會議要達成的共識.參加的人員,及必要準備的資料.時間,地點,及相關安排會議前的聯絡非常重要,要想使你的會議是高效的,你必須在會議前做很多的工作.第39頁/共45頁總結：高效會議的特點：10分鐘分議；30分鐘會議；達到了預期的效果；大家都很輕松，達成了共識；結果不錯！第40頁/共45頁總結：非高效會議的特點：如果你的會議時間超過了60分鐘：請問自己幾個問題？

有人遲到了嗎？開會前你準備好了嗎？與會者帶齊你需要的資料了嗎？你是否控制好時間呢？大家是否圍繞會議議題討論呢？第41頁/共45頁總結：非高效會議的特點：如果你的會議時間超過了120分鐘：請問自己幾個問題？

會議前你是否與其他同事討論過呢？

此次會議安