項目文檔管理項目開發進程文檔管理規范01管理要點建立方式重要作用代表軟件目錄030204基本信息項目文檔管理，是指在一個系統（軟件）項目開發進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常，文檔管理在項目開發中不是很受重視，當發現其重要性時，往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂，問題產生后無據可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關重要的作用，其關鍵性不容忽視。項目文檔管理涉及范圍廣泛，其內容會根據項目的不同而有所變化。這里將重點討論金融計算機軟件開發項目中的文檔管理。管理要點管理要點首先，要了解文檔管理的行業標準。目前ISO認證的企業通用管理規范為軟件系統開發提供了通用的管理規定和行業標準，它涉及文檔管理的整個生命周期。細分文檔的生命周期，一般包括：創建、審批、發布、修改、分發、簽收、追繳、歸檔、廢止與恢復這樣幾個環節。那么當企業需要按照ISO建立標準的文檔管理規范時，將從何入手昵。對此，首先要將文檔分為普通紙質文檔和電子文檔兩類來討論。通常情況，在一個項目中都會確定專門或兼職的項目文檔管理員。對于紙質文檔，文檔管理員只需要關心如何將其較好地分類歸檔并保存，而之前的各個環節則要由整個項目組共同把握。就目前業界項目的開發情況來看，電子文檔使用較紙質文檔更為方便、靈活、廣泛。對于電子文檔，我們大可不必頭疼如何管理其整個生命周期。VSS(VisualSourceSafe)作為一種電子文檔管理工具給我們提供了完整的文檔管理功能，它覆蓋了文檔管理全生命周期各環節的管理要求。VSS通過客戶端/服務器(C/S)架構收集整個項目組成員的各類文檔，通過管理員合理規劃管理，將電子文檔按目錄保存并同時提供給整個項目組的不同成員使用。除了VSS，目前可共享的電子文檔軟件還有IBM公司的Lotus?Quickr、HFS（HttpFileServer）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、MicrosoftOfficeSharePointServer2007等。因此對于文檔管理，重要的是如何規劃并制定出一套適合于自身項目的文檔管理規則。重要作用重要作用作為管理完善的項目文檔，管理者完全可以依順它的軌跡看清整個項目進展的脈絡，同時通過對階段性文檔的把握使整個項目質量得到很好的掌控。制定一套完整有序的項目文檔管理規定十分必要，其作用有以下6個方面。其一，它是項目管理者了解開發進度、存在的問題和預期目標的管理依據。第二，大多數軟件開發項目會被劃分成若干個任務，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務之間的重要憑證。第三，可提供完整的文檔，保證了項目開發的質量。第四，項目文檔是系統管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關人員了解系統如何工作的培訓與參考資料；第五，項目文檔將為系統維護人員提供維護支持；第六，項目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項目的開發資源。現在大多數金融、通信企業為了更好的服務客戶、準確掌握自身數據，都在不遺余力地建立數據倉庫系統。企業數據倉庫(EDW)從籌建項目組到軟件開發建設再到系統上線維護，基本涉及了軟件項目建設的所有環節，對文檔管理提出了比較全面的要求。以下就EDW建設為例做作進一步探討。首先要借助VSS軟件建立項目文檔管理服務器以保存所有的項目文檔。其次，項目保存的文檔要涵蓋項目管理、項目調研、項目開發、項目應用、系統管理、系統測試驗收、項目培訓、版本控制、數據質量管理、用戶手冊、系統上線等整個項目周期。然而從項目管理者的親身體會來講，這些文檔的保存往往是混亂無序，無法快捷地獲得所需信息。究其原因，項目組在系統開發過程中雖然重視了文檔的保存，但卻忽視了文檔的管理。建立方式建立方式從各行業以及每個項目的個性出發，需要管理者結合實際情況制訂出適合自身的文檔管理規定。《軟件文檔管理指南》和《計算機軟件產品開發文件編制指南（GB8567-88）》(以下統稱《指南》)為我們提供了相關的指導。首先要明確關于軟件項目文檔的具體分類。《指南》中提出文檔從重要性和質量要求方面可以分為非正式文檔和正式文檔；從項目周期角度可分為開發文檔、產品文檔、管理文檔；更細致一點還可分為l4類文檔文件，具體有：可行性研究報告、項目開發計劃、軟件需求說明書、數據要求說明書、概要設計說明書、詳細設計說明書、數據庫設計說明書、用戶手冊、操作手冊、模塊開發卷宗、測試計劃、測試分析報告、開發進度月報、項目開發總結報告。這樣的分類細化了項目進度中各個階段所需管理的文檔。其次需要將項目文檔進行歸類整理。下面對EDW項目組文檔情況與軟件文檔管理指南進行對比分析。通過對比可以看出，沒有規范管理的EDW項目組文檔存在以下4方面的問題。問題1：項目組在開發初期針對業務部門和科技部門進行了需求及信息調研，可以覆蓋部分軟件需求和數據需求說明書的內容，但卻缺少業務部門對項目需求描述和變更的文檔記錄。這部分文檔需建立相應目錄予以保存。問題2：對于設計說明，在系統比較復雜的情況下，設計階段應分解成概要設計和詳細設計兩個步驟。EDW項目組只對ETL模塊提供了概要設計說明書，并沒有單獨的存放目錄，而是同其他設計文檔混亂地放在一起。對于比較復雜的應用開發項目，應將這兩種設計說明文檔分目錄管理。代表軟件代表軟件edoc2文檔管理系統edoc2為企業提供了一個易用，安全，高效的文檔管理系統。通過edoc2，企業可以集中存儲和管理海量文檔和各類的數字資產（如Office文檔，電子郵件，多媒體文檔，工程設計文檔等等）。edoc2采用了領先的文檔權限控制和加密技術，以保障文檔的安全。通過edoc2企業可以更高效地管理文檔的整個生命周期：創建、修改、版本控制、審批程序、存儲、查詢、重用以及歸檔。edoc2完整的產品線可以適應任何規模和復雜程度的公司體系。凌云文檔管理系統凌云文檔管理系統，包含企業盤、企業文控、證照管理、項目文檔管理、檔案管理、合同管理等眾多具體業務解決方案。系統基于Alfresco，是國內目前領先