行政公文寫作高紅梅第一頁，共四十七頁。行政公文概述行政公文是應用文的重要組成部分。它應用于國家行政機關實施行政管理，指導工作，規范行動，維系國家機器的運轉。行政公文是法定公文。它的種類、格式、行文規則、辦理及管理，都有法的規定，即必須遵照國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理辦法》（2000年8月）執行。行政公文不僅在國家各級行政機關通用，而且還通用于各類企業、事業單位和群眾團體，使用范圍非常廣泛。第二頁，共四十七頁。一行政公文的性質和功能（一)行政公文的性質1公務性2權威性A作者的法定性B內容的政策性C成文的監控性3公式化（二）行政公文的功能公文是各個行政機關、團體、單位處理和聯系問題、工作的最重要、最常見的一種工具，不同種類的公文具有不同的功能。第三頁，共四十七頁。二行政公文的分類1從使用范圍角度劃分政務公文黨務公文司法公文軍務公文外交公文經濟公文教育公文等2從作用角度劃分知照性公文：發文方只希望收文方明白公文的內容即可。成務性公文：不但有知照性，同時對收文方還提出一些具體要求和做法。3從行文方向角度劃分（1）上行性公文：下級向上級呈送的公文第四頁，共四十七頁。行政公文中屬于上行性公文的有三種：報告請示議案上行性公文的行文情況：逐級行文：向直接上級行文越級行文：向更高一級乃至國家和中央行文（2）下行性公文：上級向下級遞送的公文行政公文種，屬于下行性公文的有五種：命令決定通報批復會議紀要下行性公文的行文情況：逐級行文：向直接下級行文多級行文：向多個下級機關同時行文越級行文：向非直屬下級機關行文第五頁，共四十七頁。（三）平行性公文：具有同級或不相隸屬的機關、團體和單位之間的行文單純的平行文只有公告。4從行文目的的角度劃分問文復文平文三行政公文文種簡介行政公文，是行政機關在行政管理過程中形成的具有法力效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。第六頁，共四十七頁。對于公文的文種，2000年8月《國務院發布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》規定，公文的種類確定為13種：命令議案決定意見通報通知通告公告報告請示批復函會議紀要（一）命令（令）是國家高層權力機關及其主要負責人為處理重大或緊急事項而頒發的一種強制性公文。適用于發布法規、宣布重大行動和舉措，嘉獎有關人員等。注意：個人發布命令時，必須代表組織，因此必須冠以職務名稱；另外，黨內不發命令。第七頁，共四十七頁。（二）決定適用于對重大事項或重大行動作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。（三）公告（平行文）適用于向國內外宣布重要事項或法定事項。（四）通告適用于公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項。公告與通告的不同：1使用范圍不同。通告使用限于一定的局部地區，公告則可以涉及國外，并且往往側重于國外。第八頁，共四十七頁。2公告的內容極為重大，多用于高層機關或組織；而通告的內容相對較小，各級機關組織均可使用。3通告有時可以在內部使用，不公開發布或張貼；而公告適用于平級或不相隸屬地區和國家之間，都要公開發布，因此是一種平行性和普發性公文，無確定的主送機關或國家。（五）通知在一定系統內或個別范圍內告知事項的一種公文。適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關或不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。第九頁，共四十七頁。（六）通報適用于表彰先進，批判錯誤，傳達重要精神或情況。（七）議案適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會常務委員會提請審議事項。（八）報告適用于向上級機關回報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。（九）請示適用于向上級機關請求指示、批準。第十頁，共四十七頁。（十）批復適用于答復下級機關的請示事項。（十一）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（十二）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關部門請求批準和答復審批事項。（十三）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。第十一頁，共四十七頁。國家行政機關公文格式一公文用紙要求1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mmx297mm2公文頁邊與版心尺寸公文用紙天頭（上白邊）為：37mm公文用紙訂口（下白邊）為：28mm版心尺寸為：156mmx225mm第十二頁，共四十七頁。

37mm28mm210mm297mm156225公文用紙頁邊及版心尺寸（圖一）第十三頁，共四十七頁。二公文圖文的顏色未作特殊說明，公文中圖文的顏色均為黑色。三公文的排版規格與印刷裝訂要求1排版規格正文用3號仿宋體，一般每面排22行，每行28個字2印刷要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。3裝訂要求左側裝訂四公文中各要素標識規則根據位置，將公文的要素分為三部分：眉首、主體、版記。第十四頁，共四十七頁。（一）眉首部分置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱為眉首。包括的要素有公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人。1公文份數序號是將同一文稿印刷若干份時，每份公文的順序編號。如需標識公文的份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第一行。公文的份數序號共7位數，頭兩位表示年份，第三、第四位表示當年的密件序號，后三位表示文件份數序號。不加密級的文件，不印份數序號。第十五頁，共四十七頁。2秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，兩字之間空一格；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第一行，秘密等級和保密期限之間用★隔開。文件的秘密等級分為絕密、機密、秘密三級，這三級文件需標識公文份數序號。3緊急程度需要受文機關緊急處理的公文，應當標注緊急程度。緊急程度分為特級、急件兩種。如只需標識緊急程度，頂格標識在版心右上角第一行；如同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級在上，緊急程度在下。第十六頁，共四十七頁。4發文機關標識由“發文機關全稱或規范化的簡稱”＋“文件”組成。如“內蒙古自治區人民政府文件”，多用套紅大字印刷。發問機關標識的位置非常講究，有三種常見情況：A對于上行文，發文機關標識上邊緣距版心上邊緣為80mm；B如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度的，在以上內容下空2行，標注發文機關標識；C一般公文，發文機關標識上邊緣距版心上邊緣為25mm。第十七頁，共四十七頁。0000001機密★一年特急XXXXXX文件XXX[2002]1號簽發人：xxx關于xxxxxx通知XXXXX:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX圖2公文首頁版式注：版心實線框僅為示意，在印刷公文時并不印出。第十八頁，共四十七頁。發文機關標識推薦使用宋體字，用紅色標識。聯合行文時，主辦機關名稱在前，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。5發文字號發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下空兩行書寫發文字號，居中排布；年份、序號用阿拉伯署名標識；年份標全稱，用六角括號括??；序號布編虛位，不加“第”字。如：內財院辦[2005]3號聯合行文，標識主辦機關的發文字號；發文字號之下4mm處印一條與版心等寬（156mm）的紅色反線。第十九頁，共四十七頁。6簽發人上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1格，簽發人姓名居右空1格。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第一行，其他簽發人姓名從第二行起，在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次排列，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行，并使紅色反線與之相距4mm。（二）主體部分置于紅色反線以下，至主題詞以上各要素的統稱。包括公文標題、主送機關、公文正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等7項內容。第二十頁，共四十七頁。1公文標題公文標題位于紅色反線下空1行，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當。題目力求簡短扼要，一般不用標點符號，但標題中的法規類文件要加書名號。如：內蒙古自治區人民政府轉發國務院關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知公文標題包括發文機關名稱、文件主要內容、公文種類。如：中共中央關于經濟體制改革的決定發文機關是“中共中央”，事由是“關于經濟體制改革”，文種是“決定”。第二十一頁，共四十七頁。公文標題的兩種書寫形式（1）完全型（2）非完全型A發文機關名稱省略如：關于物價大檢查的通知B文件內容省略如：內蒙古自治區人民政府公告國務院通知C二者全省適用于普發性公文如：《通知》、《通告》、《公告》這類公文一般不立卷歸檔，重要公文不應使用這種形式的標題。第二十二頁，共四十七頁。注意：任何情況下，公文標題中的具體文種都不能省略。題注：標識在標題之下。它僅供會議討論通過的公文使用，說明文件是何種會議討論通過的情況，一般用圓括號括住，其形式為（xxxx年x月x日xx會議討論通過），其中的年月日均為大寫。2主送機關（俗稱“抬頭”或“上款”）即公文的主要受理機關，應用全稱或規范化的簡稱，置于公文標題之下空一行，正文之上，頂格書寫。上行文，主送機關只有一個；平行文、下行文可有多個主送機關。如有多個主送機關，名稱按黨、政、軍、群的順序排列，級別從高到低。同級并列用頓號，不同系統、不同級別用逗號。如：各盟行政公署、市人民政府，自治區各委、辦、廳、局，各大企業、事業單位：第二十三頁，共四十七頁。沒有抬頭的文件，如有的命令、決定、通告、公告等，主送機關名稱移到版記中的主題詞之下，抄送機關之上，標識方法同抄送；如主送機關名稱過多，而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移到版記中的主題詞之下，抄送機關之上。3公文正文主送機關名稱下書寫正文，每自然段左空2格，回行頂格書寫；數字、年份不能回行。正文結構層次序數分級標識方法：第一層“一、”，第二層“（一）”，第三層“1.”，第四層“（1）”；規范性文件的結構層次序數可視需要分為章、條、款、項、目。4附件第二十四頁，共四十七頁。是對公文內容所附有關材料或文件的交代。附件的書寫位置：（1）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字標識“附件：”兩字，附件如有序號，使用阿拉伯數碼，附件名稱后不加標點符號。（見圖一）(2)如果附件較多，且獨立成頁時，應與公文正文一起裝訂，并在附件首頁左上角第一行頂格標識“附件”，有序號的，也要標識序號。xxxxxxxxx。

附件：1.xxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxx圖一第二十五頁，共四十七頁。(3)如果附件不能與正文裝訂在一起，應在附件首頁的左上角第一行頂格標識文件的發文字號，其后再加“附件”兩字。內政辦[2005]2號附件:1.Xxxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxxxxx第二十六頁，共四十七頁。5成文日期用漢字將年月日標全；“零”寫成“o”，如：二oo五年6公文生效標識公文生效標識是證明公文效力的表現形式，包括發文機關印章或簽署人姓名。（1）單一機關發文：單一機關制發的公文，在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，成文日期右空4格，日期上加蓋印章，印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期。（2）聯合機關發文：A當聯合行文需要加蓋兩個印章時，應將日期拉開，左右各空7格，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，兩個印章之間互不相交或相切，相距不超過3mm；第二十七頁，共四十七頁。B當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章的順序，排列在相應位置，并使印章加蓋其上；主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心（156mm），最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2格，標識成文日期。7附注公文如有附加說明的內容,頂格標注在文件落款之下,版心左側,并用圓括號括住。上行文應將聯系人、聯系電話置于附件的位置。（三）版記主題詞及其以下部分的總稱，包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期三部分。1主題詞指經過規范化處理的用來標引公文主題內容的詞語。第二十八頁，共四十七頁?！秶鴦赵汗闹黝}詞表》主題詞的標引方法：A一份文件的主題詞標引，最多不超過5個，主題詞標在文件的抄送欄之上，居左頂格用3號黑體字標識，后標全角冒號，詞目之間空1格；如：主題詞：xxxxxxxxxB主題詞標引順序：先標類別詞，再標類屬詞；在標引類屬詞時，先標反映文件內容的詞，后標反映文件形式的詞。如：《國務院關于加強水土保持工作的通知》主題詞：農業水土保持通知C一份文件如有兩個以上的主體內容，先集中對一個主體內容進行標引，再對第二個主體內容進行標引。如：《聽取全國財政稅收工作會議情況和全國打擊走私工作會議情況的會議紀要》第二十九頁，共四十七頁。抄送機關：指應當了解文件內容的機關，按照黨、政、軍、群的順序，由大到小排列；抄送機關過多，需要回行時，與“抄送：”冒號后的抄送機關名稱對齊；在最后一個抄送機關名稱后標句號；向下級機關的重要行文，應當抄送直接上級；上行文沒有抄送機關。如主送機關移到主題詞之下，標識方法同抄送。主送：自治區黨委書記、副書記，自治區主席、副主席。抄送：自治區黨委各部門，內蒙古軍區。第三十頁，共四十七頁。3印發機關和印發日期：位于抄送機關之下（無抄送機關時，位于主題詞之下）占一行位置，印發機關居左頂格，印發日期居右頂格。如：內蒙古自治區政府辦公廳秘書處2005年5月4日印發印發日期一般為送往印刷廠的日期，用阿拉伯數碼標識。在印發機關欄橫線右下方標注印制份數。4版記中的反線：版記中除印制份數外，各要素之下均加一條反線，寬度同版心。版記應放置在公文最后一面，版記的最后一個要素放置在最后一行。第三十一頁，共四十七頁。4頁碼：頁碼用4號半角阿拉伯數碼標識，放置在版心下邊緣的下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm,單頁碼居右空一格，雙頁碼居左空一格。一58一一59一第三十二頁，共四十七頁。xxxxxxxxxx。附件：1.xxxxxxxxx2.xxxxxxxxxxxx二00五年五月三日(xxxxxxxxxx)主題詞：xxxxxxx主送：xxxxx，xxxxx，xxxx。抄送：xxxxx，xxxxxxxxx。內財院辦2005年5月3日印發一2一公文末頁版式第三十三頁，共四十七頁。公文文體寫作一報告、請示和批復（一）報告（上行文）1概念：向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關詢問的公文。行文情況：逐級行文，只向本機關的直接上級行文2報告的種類：（從用途的角度分類）（1）工作報告用于匯報工作。（2）情況報告用于反映情況。第三十四頁，共四十七頁。遼寧省商業廳

關于沈陽市百貨大樓重大火災

事故的報告商業部：1997年2月20日上午9點40分，我省沈陽市百貨大樓發生重大火災事故，市消防隊出動15輛消防車，經過4個小時的撲救，火災才被撲滅。這次火災，除消防隊員和群眾奮力搶救除部分商品外，百貨大樓三層樓房一燑及余下商品全部燒毀。時值開門營業不久，顧客不多，加之疏散及時，幸未造成人員傷亡。但此次火災已造成直接經濟損失792萬余元。第三十五頁，共四十七頁。經查明，此次火災是因電焊工XXX違章作業，在一樓電焊鐵窗架時電火花濺到易燃貨品上引起的。另外，市商業局領導對上級機關和公安消防部門的安全防火指示執行不力，百貨大樓安全制度沒落實，許多不安全隱患長期未得到解決，電焊加固鐵窗，本應停止營業，為了利潤，竟邊營業邊作業，忽視了安全工作，這也是造成火災的原因之一?；馂陌l生后，省人民政府召開了緊急防火電話會議，嚴肅指出了沈陽市發生火災的嚴重性，批判了沈陽市不重視安全工作的錯誤傾向。我廳XXX副廳長帶領有關人員趕到現場調查處理；商業局領導在市委、市政府領導下，組織力量對財產進行清理；公機關對事故責任人已拘留審查，市委、市政府在分清責任的基礎上，對有關人員也視責任的輕重進行嚴肅處理：給予專管安全工作的包伙大樓黨委副書記、副總經理XXX撤銷黨內外職務、開除黨籍、開除工職并交司法部門依法處理；撤銷百貨大樓黨委書記、總經理XXX的職務；撤銷百貨大樓副總經理XXX、營業部經理XX的職務。第三十六頁，共四十七頁。這一次火災事故，是我省商業系統歷史上最大的一次，損失嚴重，影響很壞，教訓深刻。問題雖然發生在沈陽市，但也暴露了我省商業安全工作上還存在不少問題，有的地區安全制度不落實，檢查不認真，隱患整改不力，缺乏針對性的防火措施。為了吸取教訓，防止類似事故發生，用電報、電傳、電話、通知各地引起注意，并定于4月20日召開全省商業系統安全工作會議，制定下一步安全工作方案，切實把我省商業系統安全工作抓緊、抓好。特此報告

一九九七年四月十五日第三十七頁，共四十七頁。（3）建議報告（4）答復報告（復文）有所問才有所答。意見與答復報告的區別：1）意見一般是黨內法定公文。2)意見是下行文。（二）請示（問文）1概念：是用于向上級機關請求指示、批準的呈請性、期復性公文。請示是一種雙向公文，下級有請示，上級必有批復。第三十八頁，共四十七頁。請示與報告的區別：1）行文目的不同。報告是呈報性公文，請示是呈請性公文；2）行文時間不同。一是事后，一是事前；3）收文處理不同。報告和請示是兩種不同的公文，兩者功能不同，不能錯用或連用“請示報告”。2請示的種類：根據行文目的，可將請示分為請求指示性請示和請求批準性請示兩種。（1）請求指示性請示是向上級要政策、要方法的請示。第三十九頁，共四十七頁。對上級機關文件中規定的某些政策界限把握不準，而本機關又無權解釋或不能擅自解決，需請求上級機關給予指示，這是要政策；遇到了新情況、新問題，在本機關的職權內從未處理過、解決過，需請求上級給予指示，這是要辦法。這類請示要把請示的原因、請示的事項寫清楚。如果是對政策、法規等理解上存在問題，原文也要一一引述清楚。XX省財政廳關于《會計人員職權條例》中“總會計師”是行政職務不是技術職稱的請示第四十頁，共四十七頁。財政部：國務院國發[1998]12號通知頒發的《會計人員職權條例》規定，會計人員技術職稱分為總會計師、會計師、助理會計師、會計員四種；其中總會計師既是行政職務，又作為技術職稱。在執行中，工廠總會計師按《條例》規定，負責全工廠的財務會計事宜；可是每個工廠，尤其大工廠，授予總會計師職稱的人有四五個，究竟由哪一位負責全廠的財務會計事宜，執行總工程師的職責和權限呢？我們認為宜將行政職務與技術職稱分開?？倳嫀煘樾姓殑?，不再作為技術職稱。比照最近國務院頒發的《工程技術干部技術職稱暫行規定》，將《條例》第五章規定的會計人員職稱中的“總會計師”改為“高級會計師”。以上認識是否妥當，請指示。XXXX年XX月X日第四十一頁，共四十七頁。（2）請求批準性請示批準性請示的重點在請示的原因。在寫清楚請示原因的基礎上，再明確提出請示要求。下面市一篇請求批準增設機構的請示：XX市XX局關于成立老干部辦公室的請示第四十二頁，共四十七頁。通知和通報一通知（一）概念：適用于批轉下級機關的公文；轉發上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關